Planeje uma experiência de feira de negócios de sucesso

Razões que sua empresa deve expor em uma feira comercial

As feiras de negócios são uma ótima maneira de gerar novos leads e encontrar fornecedores e parceiros em potencial. Expor em feiras de negócios exige uma quantidade considerável de tempo de planejamento, forte gerenciamento de projetos, capacidade de planejar e gerenciar um orçamento e de trabalhar com uma variedade de pessoas. Como as feiras comerciais são um investimento, deve-se considerar cuidadosamente o local, o público e outros expositores.

Se você sabe que seus clientes atuais e potenciais participam de uma determinada feira comercial a cada ano e tem um produto, serviço ou solução que é um claro diferencial em relação aos seus concorrentes, então você deve se registrar para expor. Dependendo do seu setor e da oferta de serviço, não espere fechar negócios em seu estande. Em vez disso, veja isso como o início da construção de novos relacionamentos com parceiros, fornecedores e agências em potencial.

Razões pelas quais sua empresa não deve expor em uma feira comercial

Se sua empresa expõe no mesmo evento ano após ano e não ganha novos negócios, deve haver uma discussão sobre a continuidade ou não da exposição no evento.

Se o público não muda, os expositores não mudam e se você não tem nada de novo a oferecer, provavelmente encontrará uma maneira mais eficaz de gastar o dinheiro do orçamento. Por exemplo, você pode investir esse dinheiro em suas campanhas de Pay-per-Click ou em anúncios de remarketing. Os anúncios de remarketing têm como objetivo manter sua marca e proposta de valor diante dos visitantes do site.

Se você planeja comparecer porque deseja ter acesso às tabelas de preços e ao molho secreto de seus concorrentes, não o encontrará em uma feira. Se você não está interessado em construir relacionamentos, uma feira provavelmente não é um bom investimento.

Pergunta da enquete

Planejamento para expor em feiras e conferências anuais

O planejamento de uma grande feira de negócios pode levar vários meses, e é importante ter um gerente de projeto chefiando esse tipo de planejamento de evento. Isso garantirá que os cronogramas sejam cumpridos, os orçamentos permaneçam nos trilhos e todas as oportunidades sejam examinadas minuciosamente.

A maioria das feiras do setor segue um ano civil, mas variam de acordo com o local. Por exemplo, uma feira normalmente é realizada no outono de cada ano, mas as datas podem oscilar em uma ou duas semanas. Isso pode ocorrer devido ao agendamento do local, ou simplesmente porque o show sempre começa no domingo, e sempre termina na quarta-feira.

Gerenciar o orçamento de uma feira de negócios exige que o gerente selecione feiras onde possam causar o maior impacto. Reveja o material online para descobrir as empresas que estão patrocinando o evento. Descubra quem serão os palestrantes e determine se o tema se encaixa na sua estratégia para o ano.

Se não houver compatibilidade, verifique outras conferências que serão compatíveis com sua marca, seu público e que terão o tipo certo de clientes em potencial.

Oportunidades de falar normalmente fazem parte de um grande pacote de patrocínio. No entanto, se um executivo de sua equipe pode causar um impacto, considere como um patrocínio beneficiará sua empresa.

O layout do estande deve ter assentos

Os participantes apreciarão a oportunidade de se sentar por alguns minutos.

Como selecionar o melhor espaço de exposição para sua empresa

A seleção do espaço de exibição exige um planejamento cuidadoso. Se um concorrente com uma longa história em uma feira anual de negócios tiver escolhido primeiro seu espaço, você pode não querer estar do outro lado do corredor ou próximo a ele. A empresa que administra o espaço de exposição normalmente publicará um layout de piso em seu site, com o espaço do estande selecionado e nomes de empresas de outros expositores. É impossível competir com uma empresa que tem grandes telas de LED e duas dezenas de vendedores. Portanto, é muito importante selecionar cuidadosamente o seu espaço. Caso contrário, seu estande se perderá no barulho.

O armazenamento de exposições é um custo de fazer negócios

É mais fácil pagar pelo armazenamento e permitir que os profissionais gerenciem seus estandes engradados.

Os benefícios de pagar pelo armazenamento do estande

O estande de 20 x 30 estava embalado em várias caixas grandes e exigia uma empilhadeira para se mover. Era muito grande para abrigar ou gerenciar no escritório corporativo. Poderíamos ter trazido o estande de 6 'internamente e gerenciado o transporte de e para eventos diferentes. A vantagem de abrigá-lo em uma empresa expositora significava que os painéis e estruturas do estande eram inspecionados quanto ao desgaste e a danos a cada vez que era devolvido ao depósito. Se um painel for danificado, eles podem imprimi-lo e substituí-lo antes de devolver o estande ao armazenamento.

Depois que as informações foram inseridas no portal online e os itens do menu 'a la carte' foram selecionados como parte da remessa, a empresa expositora me enviaria uma proposta por e-mail. A proposta era uma estimativa de frete de ida e volta. A proposta incluiu embalagem, frete e devolução do estande.

O Prospecto da Feira de Negócios e Kit de Serviços ao Expositor

A empresa anfitriã da feira terá um Prospecto e um Kit de Assistência ao Expositor. O Prospecto contém informações sobre datas, localização, designação de espaço de estande e informações de reserva de hotel. Ele também conterá informações sobre os programas de parceiros, estatísticas sobre o ano anterior, dados demográficos dos participantes e oportunidades de publicidade e patrocínio durante o evento.

O Kit de Atendimento ao Expositor tem mais detalhes e é mais relevante para custos e oportunidades específicas da feira. O Kit também conterá informações sobre os fornecedores da feira. Se o seu estande tiver luzes, você precisará solicitar eletricidade. Se você planeja usar scanners em seu estande para capturar informações do visitante em seu crachá, você precisará de internet sem fio ou Wi-Fi. Se você planeja usar vegetação na forma de plantas falsas, o decorador do show terá muitas opções disponíveis.

Se a feira for sediada em um centro de convenções, você precisará entender as expectativas sobre a mão de obra no local. Muitos dos grandes programas usam mão-de-obra sindical para montar e desmontar os estandes. Se for esse o caso, é muito importante saber o que você pode e não pode fazer na forma de configurar e desmontar.

Publicidade em uma feira de negócios é cara

Gaste seu dinheiro em publicidade onde será visto por seu público.

Oportunidades de patrocínio e publicidade

Durante o tempo que você está planejando as centenas de detalhes em torno do seu estande na feira, você receberá muitos e-mails e telefonemas sobre oportunidades de ser um Patrocinador e anunciar.

A diferença entre patrocínio e publicidade pode ser de $ 10.000 a $ 25.000. Os benefícios de patrocinar o show serão oferecidos na forma de gastos diferenciados. Um patrocínio de US $ 25.000 pode lhe dar o benefício de e-mails pré-show e a colocação do logotipo de sua empresa em vários lugares do salão de convenções ou do salão de festas do hotel.

Poderá ter a oportunidade de anunciar na revista da organização e poderá receber espaço digital no site da feira (com o seu nível de patrocínio) e no site da organização. A publicidade não patrocinada é autoexplicativa. Você está simplesmente pagando pelo espaço impresso ou digital, sem os benefícios de patrocínio.

Listas de e-mail de feiras e uma frase de chamariz

Você precisa entender o seu público e os participantes do evento. A empresa anfitriã geralmente enviará um email com a lista de expositores 30 dias antes do evento. No entanto, a lista geralmente será limitada ao seguinte: Nome, Sobrenome, Nome da empresa, Cargo, Cidade e Estado. Os Termos que você concorda em cumprir com a empresa anfitriã geralmente incluirão a estipulação de que você (a empresa) não enviará e-mail aos outros expositores. Mas pode haver uma ressalva no acordo se você for uma empresa patrocinadora.

Um dos benefícios de ser uma empresa patrocinadora pode dar a você acesso a uma implantação de email pré-show de terceiros. Em minha experiência como empresa patrocinadora, tivemos a oportunidade de fornecer texto de e-mail e links para uma empresa terceirizada aprovada. A empresa tinha acesso aos endereços de e-mail e implantaria dois e-mails em nosso nome. Trabalhei em estreita colaboração com a empresa para agendar as datas e horários e para testar os e-mails em vários canais para garantir que a mensagem funcionasse como um design responsivo para diferentes dispositivos e navegadores. Eu incluiria uma linha de assunto, o corpo do e-mail, uma frase de chamariz e um link para nossa página de destino para ambos os e-mails.

O objetivo de ambos os e-mails era redirecionar o destinatário para uma página de destino específica em nosso site. A linha de assunto foi projetada para despertar o interesse do destinatário, para que ele abrisse o e-mail. A call-to-action foi um convite para se inscrever para ganhar um prêmio de alta tecnologia em um sorteio que seria realizado após o show. Três links diferentes dentro do e-mail direcionariam o destinatário à página inicial do concurso. O envio de suas informações, incluindo seu endereço de e-mail e número de telefone, os inscreveria automaticamente em nosso concurso e eles poderiam retirar um cartão Starbucks de $ 5 durante o horário de exibição.

A outra chamada à ação foi um convite para solicitar um agendamento no estande durante o horário do salão de exposições. No primeiro ano em que usei essa tática, recebemos 24 solicitações de agendamento. No segundo ano, recebemos 48 solicitações de agendamento. Todas as manhãs do evento, enviei e-mails personalizados às pessoas que solicitaram atendimento, como um lembrete do horário que haviam solicitado. Tivemos uma boa exibição em ambos os anos, mas nem todos apareceram como previsto. No entanto, esses compromissos perdidos foram repassados à nossa equipe de vendas para acompanhamento, após o show.

Muitas conferências não compartilham a lista de e-mail dos participantes

Muitas conferências usam terceiros para implantar e-mails na lista de participantes. Para enviar um e-mail aos participantes, você normalmente precisa comprar um pacote de feiras que inclua o benefício de marketing por e-mail.

Pela minha experiência, você (a marca) escreverá o e-mail e trabalhará com o provedor de serviços de e-mail parceiro. O parceiro oferecerá um conjunto de datas e horários para implantar seu e-mail na lista de participantes da feira, fornecedores e outros parceiros.

Teste o e-mail antes da data de implantação

Testar seu e-mail é absolutamente crítico. Alguns dos piores emails que recebi foram enviados por meio de um parceiro, mas a marca não testou o email. Recebi e-mails que começam com;

- Caro, - Olá {First_Name}

junto com uma série de outros desastres evitáveis de marketing por e-mail.

Meu melhor conselho é trabalhar com o parceiro de e-mail e testar exaustivamente seus e-mails para garantir que a marca seja representada de maneira adequada e levada a sério pelo destinatário.

Use uma linha de assunto de e-mail atenciosa e envolvente

O objetivo do seu e-mail é levar outros participantes ao seu estande. Existem várias maneiras de fazer com que eles abram seu e-mail, mas primeiro você precisa fazer com que abram seu e-mail.

Incluir uma frase de chamariz no e-mail

Os concursos são uma ótima maneira de levar as pessoas ao seu estande. No entanto, concursos atraem pessoas que só querem ganhar um concurso, então você tem que estar preparado para isso.

O primeiro objetivo do seu e-mail é levar o tipo certo de pessoas ao seu estande. O segundo objetivo do e-mail é atrair pessoas que possam ser qualificadas em tempo real pelos tomadores de decisão ou pela equipe de vendas. Participantes qualificados são aqueles que você deseja acompanhar logo após o show, para que eles se lembrem de você e para que você possa aprofundar o relacionamento.

Material promocional para feiras comerciais versus brindes de produtos

Os materiais impressos são caros e datam imediatamente. As únicas pessoas que receberam aval impressa são as que compareceram ou solicitaram marcação na passagem pelo estande. Incluímos uma pasta que continha o folheto da empresa, white papers, estudos de caso e uma folha com a equipe executiva. Também demos a eles uma caneta Balmain de marca muito bonita que incluía o logotipo da empresa, número de telefone e site. Também demos a eles um drive USB compatível. Tínhamos outros itens para distribuir às pessoas que só queriam ter seu Mapa de Trilha assinado. Todos os anos distribuímos dezenas de canetas de marca mais baratas, centenas de cartões Starbucks de US $ 5 e baldes de doces.

O objetivo é fornecer material impresso apenas para pessoas que estejam realmente interessadas na solução da empresa. Caso contrário, todo esse material impresso vai para o lixo e ocupa espaço em nossos aterros. O objetivo das canetas mais baratas era dar aos visitantes do estande algo pequeno o suficiente para levar para casa, com a marca e o URL do site e o número do telefone. O item era algo que eles podiam usar todos os dias e era bom o suficiente para a casa ou escritório.

Funções da equipe e tamanho do estande



Tamanho do estande	# Estandeiros	Função
10x10	1-2	Vendas
10x30	2	Vendas
20x30	6-8	Vendas e Marketing

Lições aprendidas com a exposição

Uma das muitas lições aprendidas é parar de fazer o que você sempre fez, se não estiver funcionando. Avalie o sucesso e o fracasso de cada feira e use essas lições para determinar se vale a pena investir no ano seguinte.

Experimente novas táticas, como ser patrocinador de uma empresa. O patrocínio é muito caro, mas pode fornecer visibilidade e benefícios que você não tinha antes.

Não dê material impresso a todos, porque nem todos são clientes em potencial.

O acompanhamento pós-show é importante. Você conhecerá dezenas de pessoas durante o show, portanto, certifique-se de fazer o acompanhamento dentro de uma ou duas semanas antes que se esqueçam de você. Agende um horário para enviar e-mails a clientes e parceiros em potencial ou faça o acompanhamento com um telefonema.

E, acima de tudo, reserve alguns minutos para refletir sobre a execução perfeita do evento antes de mergulhar no planejamento para o ano seguinte.