Como organizar seu chefe desorganizado

Eles são chefes por um motivo (mas as habilidades organizacionais não são essas)

Ajudar seu chefe a se organizar melhorará sua imagem profissional. Ajude-os a fazer isso sem ser um show-off.

Maggie via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modificado por FlourishAnyway

Ajude seu chefe a reunir as coisas dele (ou dela)

Ele é o chefe por um bom motivo, mas certamente não é por causa de suas habilidades organizacionais.

Às vezes, ele negligencia detalhes importantes. Seu escritório é uma montanha de arquivos perdidos. Quando seu chefe não consegue encontrar aquele documento importante, prazos iminentes podem fazer o escritório parecer uma panela de pressão. Soa familiar? Nesse caso, ajude seu chefe a administrar seu tempo e priorizar - o tempo todo deixando-o pensar que foi ideia dele .

À medida que seu chefe se torna mais organizado, ele aprimora sua imagem profissional. Ele também estará mais ciente do que está em sua programação e desenvolverá maior domínio de seu tempo. Por sua vez, você pode obter benefícios residuais de menos estresse e mais eficiência.

Pense no tempo e esforço extras necessários para mantê-lo organizado como um investimento. Ao gerenciar para cima, você estará gerenciando seu próprio progresso na carreira e sua imagem profissional ao mesmo tempo.

Pronto para começar?

Você conseguiu isso!

Lidere pelo exemplo. Primeiro demonstre você mesmo habilidades organizacionais sólidas.

StartUpStockPhotos via Pixabay, Free Domain

Primeira construção de confiança

Antes de tentar consertar qualquer coisa, você precisa ganhar o direito de fazer isso. Isso significa construir uma base de confiança.

Lidere pelo exemplo

Certifique-se de demonstrar habilidades de organização sólidas por si mesmo, ajustando seu sistema para permanecer no caminho certo. Mantenha seu próprio espaço de trabalho arrumado. Compareça às reuniões preparadas. Cumpra todos os prazos. Além disso, demonstre sua desenvoltura por ter as informações mais frequentes na ponta dos dedos (por exemplo, contatos importantes, relatórios acessados com frequência).

Procure entender

Ao ganhar a confiança de seu chefe, ouça também, prestando atenção especial a quaisquer sentimentos que sejam expressos. Preste atenção em sinais de que as fracas habilidades organizacionais de seu chefe estão causando frustração, conflito ou mesmo consequências na organização. Os exemplos incluem prazos ou reuniões perdidas, papelada perdida e comentários de outras pessoas.

Avalie a situação antes de começar a ajudar e, principalmente, evite fornecer feedback que poderia sair pela culatra em você. (Lembre-se de que você está em um modo de coleta de informações.) Pode haver um método para a loucura dele, embora ineficaz, que você precisa entender.

Além disso, não importa o quão irritado o descuido dele o deixe, nunca se intrometa com ninguém que o fale mal. Seu desabafo pode chegar até ele, e esses comentários críticos são inconsistentes com sua intenção de ajudar.

Construir uma parceria de confiança é a chave para o sucesso

Demonstre habilidades organizacionais sólidas comparecendo às reuniões preparadas e mantendo seu próprio espaço de trabalho organizado. Ouça a sensação a que sentimentos ou consequências as fracas habilidades organizacionais do chefe estão relacionadas.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Fornece suporte estratégico

Certifique-se de que sua função e seu comportamento apóiam o melhor desempenho de seu chefe, minimizando distrações e aumentando sua eficiência.

Alinhar metas

Aprenda quais são os objetivos do seu chefe e como ele é avaliado na empresa. Certifique-se de que suas metas de desempenho estejam vinculadas às dele. Se perceber uma desconexão, diga a ele que gostaria de obter clareza sobre como suas metas podem apoiar mais plenamente as dele e as da organização.

Minimize as interrupções

Pergunte como ele prefere receber informações, tanto em termos de canal (por exemplo, eletrônico, pessoalmente, telefone) e preferências de tempo. Algumas pessoas são "pessoas da manhã" e gostam de mergulhar no início do dia, enquanto outras demoram para se aquecer.

Compreenda também como ele deseja que as interrupções sejam tratadas e ajude-o a evitar as desnecessárias. A pesquisa indica que os funcionários do escritório são interrompidos, em média, uma vez a cada três minutos. ¹ Visto que pode levar até 23 minutos para retornar à tarefa original, não é de se admirar que alguém consiga terminar o que começou.

Em vez de aparecer para fazer essa pergunta rápida - que geralmente não é tão rápida, não é? - experimente essa técnica. Agrupe vários itens menos importantes e reserve 15 minutos na agenda de seu chefe para cuidar de todos eles de uma vez. Depois de usar essa técnica algumas vezes, explique a ele que sua lógica é a eficiência e a minimização de interrupções. Discuta como isso funciona para vocês dois. Você pode achar que este é um ótimo ponto de partida para uma conversa sobre eficiência.

Faça de um bom chefe um chefe organizado

Seja sucinto nas comunicações e ajude seu gerente a evitar distrações.

ernestoeslava via Pixabay, Free Domain

Enquete do leitor

Comunique-se com clareza

Seja breve

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ The Wall Street Journal. "Distrações no local de trabalho: veja por que você não concluirá este artigo." Última modificação em 11 de dezembro de 2012.