Vá ao Carnegie Hall: pratique a resolução de problemas

Carnegie Hall em Nova York

Modelo de categoria de problema por FJG

Quase tudo o que fazemos na vida é para resolver problemas e tomar decisões. Quer dizer, pense nisso por um segundo. Estamos constantemente olhando para algum tipo de problema e decidindo como lidar com ele. Tomamos muitas de nossas decisões sob estresse e com pouco tempo para pensar sobre isso profundamente. Consequentemente, procuramos imediatamente uma solução que funcionasse antes. Mas essa abordagem nos deixa presos em um círculo de solução do mesmo problema com a mesma solução repetidamente. Mas e se a natureza do problema mudar? A solução de uma pessoa inevitavelmente perderá efeito e acontecerá no pior momento possível. Portanto, é útil usar um método organizado para entender um problema e, eventualmente, resolvê-lo. A primeira coisa que precisamos fazer é determinar qual é o problema.

Definir e enquadrar o problema

Nos 7 hábitos das pessoas eficazes, o quinto hábito de Stephen R. Covey é: “ Procure primeiro compreender.” Compreender o problema é crucial, pois simplesmente nos permite saber o que precisamos resolver. Muitos de nós perdemos um tempo precioso resolvendo o problema errado. Muito poucos de nós podem permitir tal perda de tempo. Portanto, uma boa maneira de começar é usar uma lista de verificação simples, na qual é possível fazer perguntas breves, porém perspicazes.

Que tipo de problema estamos enfrentando?
O que você está vendo ou sentindo que o faz pensar que há um problema?
Existem manifestações do problema que posso apontar?
Quando e como isso está acontecendo?
Onde e para quem está acontecendo?
Por que isso está acontecendo?

Com base nas perguntas acima, é necessário preparar uma declaração do problema para servir como um ponto de partida para uma compreensão refinada e uma análise focada na resolução de problemas. Um exemplo de formato de declaração de problema simples, mas eficaz, são os 5 Ws: quem, o quê, onde, quando e por quê. Tal afirmação vincula o problema e sua estrutura, embora às vezes primitiva, pode expandir nossa compreensão do problema.

Categorizando o problema

A dicotomia de controle é um conceito filosófico e psicológico fundamental. É uma ferramenta de solução de problemas que identifica a maneira como alguém precisa responder com sucesso aos desafios da vida. Primeiro, você identifica os elementos da situação que pode controlar. Então, os elementos que você não pode controlar, mas que você pode influenciar. E, finalmente, identificamos as coisas que não podemos controlar nem influenciar, forçando-nos a se adaptar de acordo. De maneira semelhante, os problemas devem ser colocados em perspectiva para se ter uma ideia do que você pode ou não realizar. Isso permite que a pessoa concentre a energia e os esforços onde eles terão o maior impacto.

Uma maneira de fazer isso é usando o Modelo de Categoria de Problema criado pelo autor para categorizar o problema enfrentado ao relacionar influência e importância.

O modelo mostra quatro quadrantes de categoria e dois eixos. Um eixo y que demonstra a influência do grau (de baixo para alto) em um problema e o eixo x mostrando o grau de importância e / ou nível de prioridade. Cada quadrante é a categoria em que o problema se enquadra, com base no nível de influência e importância do problema.

Categoria I é Ignorar. Neste quadrante, um problema tem pouca importância e não queremos gastar muita energia com ele. Portanto, é ignorado em um futuro previsível, sendo efetivamente arquivado como um processo arquivado.

Categoria II é Colheita. Este tipo de problema pode, se o tempo permitir, ser analisado e resolvido se não surgirem problemas de maior prioridade. Os problemas neste quadrante devem ser mantidos ativos, revisados e resolvidos quando possível. O desafio é que, se forem ignorados por muito tempo, eles se acumulam e, por sua massa e velocidade, tornam-se problemas maiores que podem impedir o progresso em uma escala maior.

Categoria III é Solve. Esses são problemas de alta importância / prioridade que podemos e precisamos resolver. Nesse caso, o indivíduo ou a organização possuem as habilidades pré-requisitos para resolver o problema de maneira eficaz.

A categoria IV é Gerenciar. Haverá problemas que são críticos para resolver, mas são tão complexos e dinâmicos que levam tempo para serem resolvidos.

Trabalhando para uma solução

Agora que enquadramos o problema e categorizamos o problema, é hora de começar a identificar cursos de ação (COA) para resolver o problema. Ao considerarmos o melhor curso de ação, deve-se considerar os seguintes pontos:

Qual COA tem mais probabilidade de resolver o problema a longo prazo?
Qual COA é o mais viável, aceitável e adequado para realizar agora?
Qual é o risco associado a cada COA?

Nesse ponto, é útil entender como um líder pode se comunicar melhor com sua equipe e conselheiros de confiança para obter feedback e criar um conjunto de soluções para um problema específico. Três maneiras que podem levar a um feedback eficaz e ao desenvolvimento de COA são brainstorming, advocacy e inquérito.

Todos nós entendemos como o brainstorming coleta o máximo de ideias possível e, em seguida, as seleciona para encontrar a melhor ideia. Isso funciona melhor quando você reúne um grupo de colegas que se sentem à vontade para cuspir ideias sem a presença de líderes seniores para fazer julgamentos reais ou percebidos. Outras duas formas são a defesa de direitos e a investigação.

Na defesa de direitos, cada membro expressa diretamente sua opinião. Embora permita que todos os jogadores saibam qual é a posição dos outros, não permite muito entendimento, pois há pouca investigação sobre a posição uns dos outros. Este processo, se não supervisionado com cuidado, pode levar à defesa total de uma posição particular, uma vez que pode parecer que o líder do grupo designado está empurrando sua agenda e quer atropelar aqueles na equipe que se opõem à proposta.

Por outro lado, a investigação tenta criar um campo de jogo mais nivelado, usando perguntas para liberar informações sobre o problema. Permite que todos desafiem o problema por meio de suas respostas a uma pergunta. Este método pode permitir um maior envolvimento, pois tende a criar uma atmosfera de compartilhamento e diálogo.

Um último método pode ser chamado de híbrido. É aqui que o líder combina os melhores aspectos de defesa e investigação no discurso de solução de problemas.

Respondendo à Declaração do Problema

Anteriormente, falamos sobre a criação de uma definição de problema para nos permitir iniciar a análise que abriu a porta para a criação de cursos de ação para o nosso problema. Agora, precisamos desenvolver um procedimento para responder à nossa declaração de problema. Uma maneira útil é a recomendação de solução de sete etapas deste autor.

Reafirme o problema. Esta é a última vez para garantir que o problema certo seja resolvido.
Ponto de partida; onde estávamos.
O endpoint desejado com base nos cursos de ação. Pode ser mais de um.
Por que foi importante para nós resolver o problema? Qual era a teoria que sublinhava o problema?
O que os dados estavam nos dizendo? Quais foram os indicadores que nos apontaram para nossas conclusões?
Apresente apenas análises factuais. Nunca distorça dados para expressar uma opinião tendenciosa. Deixe os dados falarem por si.
Faça uma recomendação.

Observar-orientar-decidir-agir

Até este ponto, temos uma última coisa a fazer de acordo com o ciclo de loop OODA de John Boyd, observar-orientar-decidir-agir ; precisamos agir - tomar uma decisão. Uma decisão ousada e bem informada é o objetivo. No entanto, haverá momentos em que uma decisão será necessária antes que todas as informações desejadas cheguem. Uma decisão é crucial porque nada poderia ser pior do que chegar tarde.

Em termos de piloto, uma aeronave não voa sozinha. O piloto em comando tem que pilotar a aeronave e nunca pode aceitar ser seu passageiro, por isso convida ao perigo. Assuma o comando e controle e seja decisivo. Esta é uma habilidade fundamental para um líder de sucesso.

Com seu plano de ação em mãos, é preciso ter em mente algumas coisas importantes.

Considere cuidadosamente quais indicadores você espera começar a ver. "Como ficará a situação quando resolvermos o problema?"
Quais etapas devem ser tomadas para implementar a melhor alternativa dentro de um cronograma aceitável. O tempo raramente é um amigo.
Como você supervisionará a execução do plano?
De quais recursos você precisa?
Quem está no comando e eles têm as autoridades necessárias?
Comunique-se, comunique-se e comunique-se.
Não se esqueça, sempre há algo mais para fazer. Você precisa estar vigilante. Preste atenção a problemas como uma aula de jardim de infância e nada o pegará de surpresa.

No final, um líder precisa obter resultados. Se alguém deseja uma equipe engajada e voltada para resultados, a visão, a orientação e a motivação devem corresponder ao desafio. Isso permite que os membros da equipe em toda a organização incorporem a liderança de forma quantitativa e qualitativa, onde todos estão focados nos resultados enquanto entendem e maximizam as habilidades interpessoais. Então, deixe os problemas virem, lute para resolvê-los e melhorar a cada dia. Lembre-se, precisamos praticar para chegar ao Carnegie Hall.