Índice:
- 1. Envie materiais com antecedência
- 2. Limite os convites
- 3. Defina regras básicas, mas não se preocupe
- 4. Gire as funções com sabedoria
- 5. Comece com um positivo
- 6. Evite solução de problemas detalhados
- 7. Coloque os tópicos menos importantes no final
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As chamadas de conferência geralmente fazem pouco mais do que gerar conversas multitarefas e sarcásticas no Slack ou Gchat. Na pior das hipóteses, são uma total perda de tempo das pessoas e podem drenar o moral se a ligação for mal gerenciada. Às vezes, essas ligações são inevitáveis, seja porque são logisticamente necessárias ou porque algum escalão superior as requer, então veja como aproveitá-las ao máximo.
1. Envie materiais com antecedência
Ajuda enviar uma agenda com antecedência para que as pessoas possam avisar com antecedência qualquer coisa que precisem adicionar. Isso reduz a probabilidade de as pessoas dizerem "Oh, mais uma coisa!" assim como todos se despediram na chamada.
Se você vai se referir a um determinado documento ou outro recurso visual, pode ser útil que todos os tenham disponível durante a chamada. Citar alguns números e ter de repeti-los três vezes é uma perda de tempo. Mesmo que o documento em questão deva estar nas caixas de entrada das pessoas, tente reenviá-lo um dia antes da chamada, especialmente se ele foi enviado há várias semanas ou meses.
Você também deve informar as pessoas com antecedência se elas serão responsáveis por fornecer atualizações sobre um determinado projeto. Embora às vezes as solicitações de última hora sejam inevitáveis e os gerentes geralmente devam estar preparados para essa possibilidade, é melhor avisar as pessoas em vez de presumir que elas sabem e colocá-las na berlinda.
2. Limite os convites
Há dois grupos de pessoas em que pensar: pessoas que precisam estar na chamada e pessoas que não precisam estar, mas ainda podem ser benéficas. As pessoas nessa primeira categoria são provavelmente tomadores de decisão e líderes de equipe com atualizações a fornecer. Identificar essas pessoas deve ser bastante fácil.
A segunda categoria pode incluir pessoas que podem responder a quaisquer perguntas sobre uma situação específica, ou que estão em seu caminho para funções de liderança e poderiam se beneficiar por estarem disponíveis. Ele não necessariamente incluir todos os funcionários ou cada departamento. Lembre-se de que gastar tempo em teleconferências pode ser uma perda de mão de obra, já que os gerentes poderiam apenas fornecer atualizações importantes para suas equipes posteriormente. Em caso de dúvida, consulte os gerentes e líderes de equipe sobre como usar seu tempo com eficácia.
Dependendo da sua organização, pode fazer sentido convidar a todos, mas apenas tornar a participação obrigatória para algumas pessoas. Isso permite que as partes interessadas participem, aprendam mais e, com sorte, contribuam com algo no final. Certifique-se de comunicar essas expectativas diferentes com clareza - e lembre-se, quanto mais pessoas na chamada, mais tempo provavelmente levará!
3. Defina regras básicas, mas não se preocupe
As orientações sobre quando fazer perguntas, quem deve participar e lembrar de dizer seu nome ao entrar ou falar devem ser comunicadas, talvez no mesmo e-mail que contém a agenda. Lembre-se de que essas diretrizes geralmente têm exceções razoáveis, ou um novato pode não estar familiarizado com a cultura de trabalho da sua organização. Ninguém será perfeito em lembrar de silenciar o telefone também, então certifique-se de não insistir nas pessoas por causa de pequenos ruídos de fundo ou outras pequenas infrações.
Se algo está realmente interferindo na chamada, tente um amplo “Todos podem garantir que seu telefone esteja mudo se estiverem em um lugar barulhento?”, Mesmo se você souber exatamente quem é o culpado. Tornar o feedback o mais indireto possível pode evitar que funcionários bem-intencionados se sintam repreendidos ou indesejados.
4. Gire as funções com sabedoria
Atribuir funções às pessoas sem levar em consideração sua disposição e habilidades provavelmente só tornará sua teleconferência mais tediosa. Experimente atribuir funções de anotações, definição de agenda e facilitação a pessoas que estejam realmente interessadas em liderar. Em outros casos, você pode querer procurar membros da equipe que tenham interesse em um determinado tópico de chamada. Seja qual for o motivo, certifique-se de que as pessoas saibam por que você está lhes pedindo para assumir o papel, pois isso pode ajudar a melhorar sua confiança e moral.
Também é bom ter uma voz nova executando as chamadas de vez em quando. Talvez um dos gerentes regionais seja muito querido e sua equipe possa gostar de tê-lo como apresentador.
Embora uma rotação aleatória ou programada de funções possa parecer justa, isso pode sair pela culatra. O novato pode acabar ressentindo-se de você se você torná-lo responsável por anotações sobre algo em que é novo. Provavelmente também não é bom atribuir uma função a alguém responsável por lidar com emergências e pode ter que sair no meio de uma chamada.
5. Comece com um positivo
Embora você não queira exagerar e parecer insincero, é bom reconhecer quando um ótimo trabalho foi feito ou um esforço especial foi feito. Se um determinado grupo ou indivíduo acabou de realizar algo grande, abra com isso, mesmo que não seja muito relevante para a chamada. Você também pode dar um alô para alguém que acabou de voltar de uma grande viagem de negócios, ou talvez um escritório inteiro, se estiver saindo de um fuso horário em que ainda é de manhã cedo. Isso pode definir um tom positivo para uma chamada que de outra forma seria desgastante.
Não torne esta parte muito longa, caso contrário, só perderá tempo. Também tenha cuidado para evitar elogiar as mesmas pessoas a cada ligação, pois isso pode sair pela culatra e diminuir o moral de outras pessoas.
6. Evite solução de problemas detalhados
Ficar no assunto é obviamente uma meta para chamadas em conferência, mas às vezes você se depara com situações complicadas em que a pergunta de alguém está no assunto, mas é complicada ou muito específica para a situação. Se não for aplicável a outras pessoas na chamada, não tenha medo de responder com “Essa é uma pergunta complicada, muito específica para o escritório. Podemos discutir isso off-line? ”
Em alguns casos, você também pode tentar um raciocínio mais específico, como “Sei que algumas pessoas da equipe de RH têm outra reunião para fazer em 10 minutos; podemos adiar esta discussão, uma vez que não os envolve? ” O importante é garantir que o questionador não sinta que a pergunta é inadequada ou pesada - ela só precisa ser tratada em um local ou horário diferente.
7. Coloque os tópicos menos importantes no final
Embora o objetivo seja sempre terminar a chamada em tempo, há alguns dias em que questões técnicas ou complicadas podem fazer com que demore mais. Também é possível que apareça uma emergência, forçando pelo menos uma pessoa a interromper a chamada.
Se a sua ligação for agendada para mais de meia hora, há uma grande chance de que um gerente ocupado ou outro tomador de decisões tenha que correr para outra reunião mais urgente, planejada ou não. Tente colocar os itens urgentes que exigem sua entrada no início da chamada. Embora seja possível trazer um gerente ausente de volta ao circuito depois, isso consome tempo e atenção do seu dia - ou de outra pessoa.