Software de processamento de texto: diploma nvq em negócios e administração e ele: parte ii

Crie e modifique o layout e as estruturas de documentos de processamento de texto

Um documento, não pode ser apenas escrito com algum texto e imagens espalhadas aqui e ali. Todos os documentos precisam de uma apresentação organizada com estrutura e layout padrão. Para isso, é preciso saber como estruturar o documento, quais técnicas e ferramentas são necessárias para isso e onde encontrá-las.

2.1 Identificar os requisitos do documento para estrutura e estilo

Qualquer documento criado deve seguir certos padrões para facilitar a leitura e manter o profissionalismo. Se olharmos em geral para a estrutura padrão de qualquer documento, ele terá uma página de título, um índice, introdução, um corpo para o documento e assim por diante.

Página de título de amostra para um documento

nsf.gov

Cada parte do documento tem seu próprio estilo e estrutura.

Por exemplo, a página de título do documento terá o título do relatório, data, status do documento, etc., o índice terá todas as seções e subseções do documento, com os números das páginas relevantes e assim por diante.

Dependendo do tipo de documento, você precisa configurar um layout de página padrão para as páginas no processador de texto. Algumas das configurações básicas incluem tamanho do papel, tipo de papel, orientação do papel, fonte básica, idioma, configurações de data, justificativa do conteúdo do documento, margens, espaçamento de linha, colunas, cabeçalhos, rodapés, números de página, títulos de parágrafos, tabelas, e tantos outros dependendo do propósito.

Além disso, precisamos examinar a parte gráfica do documento. Os gráficos que você usa em um documento também devem estar de acordo com determinados padrões. Eles precisam ser simples e estar de acordo com o conteúdo do documento (ser significativo) , ter legendas apropriadas e ser rotulados, se necessário, com legendas, se houver.

O próximo aspecto importante a ser considerado em um documento é a gramática, a legibilidade e o estilo do documento. Verifique a ortografia e verifique se há erros de gramática. Alguns padrões básicos evitam sublinhar o texto, usar aspas simples em vez de aspas duplas, deixar espaço entre frases e parágrafos, verificar sinais de pontuação, etc. Além disso, é melhor usar voz ativa ao escrever um documento, em vez de voz passiva.

Depois de cuidar de todos os estilos e estrutura do documento, a configuração da página precisa ser ajustada para que o documento pareça limpo e apresentável para impressão e leitura.

2.2 Identifique quais modelos e estilos estão disponíveis e quando usá-los

Uma coleção de especificações como tamanho de uma página, orientação da página, margens, fontes, espaçamento entre linhas, etc., é chamada de modelo. Cada documento criado no Word é baseado em um modelo.

Por exemplo, quando você abre um novo documento no Word, o Word usa um modelo padrão com algumas configurações normais ou padrão e isso é chamado de modelo Normal.

Um modelo também vem com estilos para o documento.

Por exemplo, para um modelo normal, o estilo padrão é o estilo normal. Ele terá a fonte padrão, tamanho da fonte, espaçamento entre linhas, margem e assim por diante. Existem vários outros estilos disponíveis na própria palavra ( Formatar -> Estilos e Formatação ) a partir dos quais você pode escolher um, modificar um estilo existente ou criar seu próprio estilo.

Dependendo de cada organização e departamento onde você trabalha, você já pode ter diferentes modelos que foram previamente projetados para fins específicos levando em consideração as necessidades e requisitos da organização e seus padrões. Os modelos podem ter formatos diferentes para a página, estilos diferentes e algum texto padrão, tudo dependendo das necessidades e padrões da organização.

Por exemplo, um papel timbrado que toda organização possui é um exemplo de modelo. Ele pode conter informações básicas e informações de contato sobre a empresa. Esses modelos podem ser modificados ou você pode criar seus modelos e salvá-los em um local de fácil acesso no disco rígido. A aparência de um documento é determinada pelos estilos e especificações do documento.

Os modelos podem ser modelos padrão normais ou modelos com macros. Se você precisar criar um modelo para os documentos que criará com frequência, o que você deve fazer é: Crie um modelo com o estilo e as especificações necessárias e adicione o texto que aparecerá cada vez que um novo documento for criado, em seguida, salve o modelo com um nome significativo. Se você deseja modificar um modelo já existente de acordo com suas necessidades, abra um modelo já existente, faça as modificações necessárias e salve-o com um nome diferente.

Tutorial do Word 2003 usando modelos

Existem dois tipos de modelos: modelos integrados e modelos personalizados.

Os modelos integrados vêm com uma estrutura predefinida que foi projetada para vários tipos de documentos.

Por exemplo, fax, memorandos, cartas, currículos, relatórios, etc.

Os modelos personalizados são modelos criados pelo usuário, quando um modelo integrado para sua finalidade e requisito não está disponível ou aquele disponível não é satisfatório. O usuário cria um modelo usando sua própria formatação e estilos e o salva junto com outros modelos para que estejam disponíveis para uso futuro.

Arquivo - Modelos - Marque a opção 'Atualizar estilos de documento automaticamente "

michaelgoerz.net

Nos casos em que deseja reformatar os estilos de um documento existente para os estilos que você criou em um novo modelo, você pode fazer isso anexando o modelo recém-criado ao documento que requer reformatação.

Para anexar um modelo a um documento, Arquivo -> Modelos -> Marque a opção 'Atualizar estilos de documento automaticamente' -> Clique em Ok

O Word substituirá os estilos com nomes correspondentes no documento antigo e o novo modelo e novos estilos serão adicionados à lista de estilos. Neste processo, apenas os estilos mudam e outras especificações como margem, cabeçalhos, rodapés, etc. não mudam, pois são configurações de nível de documento. As configurações de nível de documento sempre substituem as configurações de nível de modelo.

Para ver a formatação e os estilos disponíveis, clique em Formatar - Estilos e Formatação

Inserindo mesa

As tabelas são utilizadas em vários tipos de documentos para vários fins e existem diferentes tipos de tabelas. Veremos as diferentes configurações e recursos disponíveis para modificar uma tabela e organizar as informações nela.

Criar ou inserir uma tabela - Tabela -> Inserir -> Tabela -> Definir o número de linhas e colunas -> Você pode usar o ajuste automático para conteúdo que irá ajustar a tabela de acordo com o conteúdo ou selecionar ajuste automático à janela, o que esticará a tabela até as margens da página.

Adicionar e alterar a estrutura da tabela - Você sempre pode clicar com o botão direito do mouse em uma tabela e acessar as propriedades da tabela e fazer muitas alterações nas propriedades da tabela. Você também pode adicionar e excluir linhas e colunas, alterar a largura, bordas, sombreamento e muitas outras propriedades de uma tabela.

Para converter texto em tabela, primeiro digite os dados separados por tabulações ou vírgula, aqui separei os dados por tabulações

Para mesclar células em uma tabela, selecione as células que deseja mesclar - clique com o botão direito nas células selecionadas - escolha "mesclar células"

Mesclar e dividir células em uma tabela - para mesclar células, selecione as células que deseja mesclar -> clique com o botão direito sobre elas -> clique em mesclar células.

Para dividir células -> clique com o botão direito na célula que você precisa dividir -> clique em dividir células -> defina o número de linhas ou colunas em que deseja que a célula seja dividida

Alinhar texto horizontalmente ou verticalmente em uma tabela - Selecione as células nas quais deseja alinhar o texto. Clique com o botão direito sobre eles -> clique em "Direção do texto" -> e escolha o alinhamento que você precisa

Margem da célula, bordas e sombreamento em uma tabela - Clique com o botão direito na tabela -> clique em Bordas e sombreamento -> altere as configurações de margens, bordas e sombreamento

Como criar um formulário?

Também veremos como criar e modificar um formulário. Formulários são documentos de texto que possuem campos de formulário que você preenche quando necessário. Esses formulários podem ser usados ​​no computador ou impressos e preenchidos. Semelhante a outros documentos, os formulários também podem ser salvos como um modelo. Para criar um formulário, MS Word -> Novo -> Documento em branco -> Você pode digitar o título e outros detalhes necessários. Você também pode usar uma tabela para dar ao formulário um layout profissional.

Exibir - Barras de ferramentas - Formulários, mostrará a barra de ferramentas de formulários

Para adicionar marcadores e estilos de lista - Formato - Marcadores e numeração

Os estilos integrados tornam o trabalho mais fácil quando você estiliza títulos, parágrafos e índice analítico. Por exemplo, quando você seleciona manualmente um título, altera a fonte, o tamanho da fonte, a cor da fonte, você executa as ações em três etapas para obter o resultado e terá que repetir isso para cada título. Mas quando você muda os estilos com os estilos embutidos ou já criados, você termina o trabalho com um único clique.

Os estilos vinculados alteram os estilos do caractere e do parágrafo juntos e são marcados com ' ¶a' no final. Esses estilos se comportam como um estilo de parágrafo ou de caractere e podem ser aplicados clicando em qualquer lugar dentro do parágrafo para aplicar a todo o parágrafo, ou você pode selecionar uma seção específica do parágrafo e aplicar o estilo se precisar que o estilo seja aplicado apenas a parte do parágrafo.

Os estilos de lista são usados ​​para alterar a aparência das listas. Possui níveis de hierarquia com estilos de recuo e numeração.

Os estilos de tabela são usados ​​para alterar a aparência das tabelas. Eles vêm com visuais diferentes para bordas, sombreamento, alinhamento e fontes nas tabelas.

Por favor, envie sua opinião:

Espero que todos tenham conhecimento de

• Estudar a estrutura e o layout necessários para um documento
• Estilos e modelos disponíveis
• Usando tabelas e outras informações necessárias para o documento
• Aplicando as técnicas acima ao documento

Tentei o meu melhor para anexar capturas de tela à maioria das ações explicadas aqui. Algumas capturas de tela são do Microsoft Word 2010 e irei substituí-las pelo Word 2003 assim que possível.

Espero que você tenha achado esta informação útil. Sinta-se à vontade para enviar feedback e fazer perguntas, se tiver. A primeira seção desta unidade pode ser encontrada no link abaixo

Seção 1 - Insira e combine texto e outras informações com precisão nos documentos de processamento de texto (Software de processamento de texto, questões 1.1 a 1.7)

A próxima seção desta unidade é encontrada no link abaixo

Seção 3 - Use ferramentas de software de processamento de texto para formatar e apresentar documentos de forma eficaz para atender aos requisitos (Software de processamento de texto, questões 3.1 a 3.6)