10 regras de ouro do gerenciamento de projetos

Siga essas regras para fazer qualquer projeto funcionar em sua capacidade total.

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Estou envolvido na gestão de projetos e portfólios de projetos há mais de 30 anos e existem algumas regras de ouro que aprendi com todos esses projetos que são padrão em qualquer tipo de projeto. Neste artigo, quero compartilhar alguns deles com você.

Se você aplicar essas regras a qualquer projeto que realizar, provavelmente terá em mãos um projeto bem-sucedido e sem estresse!

Regras de gerenciamento de projetos

Entenda o escopo
Entenda os objetivos das partes interessadas
Plano
Contingência
Comunique-se com a equipe
Teste antecipado / protótipo
Monitor
Reportar ao cliente e gerenciar as expectativas
Entregar
Faça uma reunião de encerramento / lições aprendidas

1. Compreenda o escopo

Pode parecer que estou afirmando o óbvio, mas é vital que você saiba do que se trata o projeto. O que você está tentando construir ou alcançar? Existe uma especificação por escrito para o projeto que você deve seguir? Quais são as metas de negócios que impulsionam o projeto?

Converse com as pessoas envolvidas na decisão de seguir em frente com o projeto. Pode ser um vendedor em sua organização (se você estiver realizando o projeto como fornecedor para outra empresa) ou um gerente sênior em sua organização, se for um projeto interno.

Descubra quais são as expectativas do seu cliente (se um cliente interno ou externo). Eles já fizeram algo semelhante antes e como acham que o projeto foi - o que foi bom e o que poderia ser feito melhor?

Certifique-se de entender todos os requisitos técnicos do projeto - se necessário, converse com um técnico da sua equipe ou com o gerente / departamento de TI.

2. Compreender os objetivos das partes interessadas

Antes de iniciar um projeto, tente descobrir quem são todas as partes interessadas. Por exemplo, se você estiver fazendo um projeto para um cliente externo, você pode ter as seguintes partes interessadas:

O patrocinador do negócio - é a pessoa que está colocando a mão no bolso e gastando o dinheiro com você ou sua organização. Eles vão querer uma entrega de qualidade no prazo e sem encargos adicionais aos acordados.
O gerente de projeto do cliente - essa é a pessoa da organização do cliente com quem você fará a maior ligação durante o projeto. Eles vão querer um projeto sem estresse e sem complicações. Eles vão querer ter uma boa aparência aos olhos de seu chefe e você poderá descobrir que sua remuneração ou bônus estará vinculado ao sucesso do projeto.
O especialista do cliente - talvez você tenha que se envolver com um especialista do cliente em algum ponto do projeto. Eles vão querer ter uma opinião e opinião sobre o design e sentir que sua experiência será ouvida e atendida. Em geral, eles também terão pouco tempo (visto que são especialistas em sua área)
Outros fornecedores - às vezes você descobrirá que dependerá de informações de outro fornecedor de seu cliente ou eles estarão aguardando informações suas. Você terá que trabalhar (geralmente por meio do gerente de projeto do cliente) com esse fornecedor e mantê-lo satisfeito.
Seu próprio chefe - seu chefe vai querer relatórios sobre como seu projeto está indo (para garantir que você esteja mantendo esse cliente feliz e tendo lucro para sua organização).

Certifique-se de entender de cada um dos patrocinadores do projeto o que tornará este um projeto bem-sucedido do ponto de vista deles.

3. Plano

Agora não consigo enfatizar o suficiente - plano, plano, plano. Liste as tarefas envolvidas no projeto e os recursos (pessoas e coisas) necessários. Observe as interdependências das tarefas - o que não pode começar antes que outra coisa comece ou termine, etc.

Use ferramentas como o MS Project, ou mesmo uma simples planilha do Excel para auxiliar no seu planejamento. Organize as pessoas e as coisas de que você precisará com antecedência e planeje fazer alguns protótipos e controle de qualidade para resolver os problemas iniciais.

4. Contingência

Não importa o quão bom seja seu plano, as coisas não sairão como o esperado. A vida vai intervir. Certifique-se de adicionar alguma contingência em seu plano. Isso pode ser recursos extras ou tempo extra em sua programação, mas isso fará a diferença entre uma entrega tranquila e uma noite frenética às 2 da manhã para chegar ao final para entrega.

Se o seu projeto for para um cliente externo, incentive-o no início a incluir alguma contingência no orçamento (talvez 10%). Isso lhes dará algum espaço para se movimentar dentro do escopo e significará que será mais fácil concluir o projeto sem ter que voltar ao Procurement para cada pequena mudança.

5. Comunique-se com a equipe

Provavelmente, você não concluirá este projeto sozinho. Não se esqueça de que sua equipe não consegue ler mentes e você precisará se comunicar com eles para envolvê-los, solicitar ideias, fazer brainstorm e informá-los sobre os prazos. Seja honesto e ouça seus pensamentos sobre como fazer as coisas mais rápido ou melhor.

Se o seu projeto se estender por várias semanas ou meses (ou mesmo anos), marque uma reunião regular com a equipe. Se sua equipe estiver dispersa globalmente, você pode realizar esta reunião em um horário conveniente para todos por meio de uma chamada em conferência ou sessão, como uma sessão Zoom ou Webex.

Certifique-se de que cada membro da equipe entende o quadro geral e que todos eles entendem o efeito que fazer um bom (ou mau) trabalho terá sobre os outros membros da equipe.

Escreva um resumo do projeto para ajudar os novos sócios a embarcarem rapidamente e se atualizarem.

6. Teste antecipado / protótipo

Não importa o que você esteja construindo, não vá muito longe na produção sem testar como está se saindo. Se possível, construa um protótipo inicial e leve-o aos tomadores de decisão para sua contribuição. Quanto mais cedo você obtiver esta entrada, menos retrabalho precisará fazer mais tarde.

Os primeiros testes ou protótipos devem tentar testar todos os aspectos do produto. Envolva TI, usuários finais, partes interessadas e outros neste teste inicial.

7. Monitorar

Depois de obter a aprovação do protótipo e dos testes iniciais, você pode passar para o desenvolvimento em escala total. É aqui que a maior parte do esforço será gasta.

É vital monitorar seu projeto ao longo deste estágio. Estabeleça metas e prazos intermediários e não os perca - trate cada um como um prazo do cliente.

Continue verificando com a equipe e o cliente / partes interessadas para garantir que as expectativas ainda sejam as mesmas e que você esteja no caminho certo para atendê-las.

8. Reportar ao cliente e gerenciar as expectativas

Os clientes gostam de saber o que está acontecendo. Eles não gostam de ficar no escuro sem relatórios de como as coisas estão indo. E eles não gostam de surpresas.

Certifique-se de relatar regularmente ao seu cliente e informá-lo sobre como estão as coisas com seu projeto - afinal, é o dinheiro dele!

Se eles não estiverem segurando sua parte do negócio (fornecendo feedback, fornecendo qualquer coisa!), Certifique-se de avisá-los e de como o atraso afetará o cronograma ou o orçamento.

9. Entregar

O dia D chegou. Diga ao cliente, antes da entrega, quando esperar a entrega - ele deve esperar a primeira hora da manhã em seu horário, a última coisa naquela noite, ao meio-dia, etc? Um cliente pode ficar angustiado se pensasse que a entrega seria com ele na primeira hora da manhã, e na verdade você pretendia entregá-la antes da meia-noite!

Quando tiver feito a entrega, certifique-se de dizer ao cliente que a entrega foi feita e de informá-lo sobre os próximos passos. Eles devem assinar, fornecer feedback, informar outros revisores, etc?

Se sua entrega for um software e você o estiver entregando eletronicamente, certifique-se de testar se o que você carregou (por exemplo, para um site FTP), pode, de fato, ser baixado, descompactado e executado com sucesso.

Tenha cuidado com o membro da equipe técnica que presume que, só porque ele fez o upload, ele deve estar totalmente lá e intacto!

10. Faça uma reunião de encerramento / lições aprendidas

Depois que tudo for aprovado e o projeto encerrado, planeje uma reunião de revisão. Esta reunião lhe dará a oportunidade de solicitar um bom feedback (presumindo que você tenha feito um bom trabalho!), De observar onde melhorias podem ser feitas em projetos futuros e de dar feedback ao cliente sobre o papel que desempenharam.

Faça uma reunião interna com sua equipe antes de qualquer reunião de revisão pós-projeto com seu cliente.

Seja honesto, mas diplomático. Elogie onde o elogio é devido e dê feedback construtivo onde achar que isso vai melhorar o processo da próxima vez.

Documente as descobertas.