Por que é importante atualizar as descrições de cargos

É importante manter as descrições de trabalho atualizadas regularmente para dar um reflexo verdadeiro do trabalho que está sendo executado.

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As descrições de cargos são ferramentas eficazes para os empregadores terem no local de trabalho. Como um resumo das tarefas e funções atribuídas a um cargo, as descrições de cargos podem ser úteis para um empregador por uma variedade de razões: para recrutar novos funcionários, na conclusão de avaliações de desempenho, para investigar reclamações no local de trabalho e para compreender o essencial funções do trabalho no que se refere ao ADA.

Descrições de funções precisas e atualizadas regularmente podem ser especialmente importantes para a atribuição de funções, visto que se relacionam com o cumprimento das metas e objetivos da organização. São ferramentas muito úteis que auxiliam os supervisores e os funcionários que executam as tarefas.

Para criar adequadamente uma descrição de trabalho, deve-se incluir vários elementos do trabalho.

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O que é uma descrição de trabalho?

É útil saber a definição de uma descrição de trabalho para entender seu papel no local de trabalho. As descrições de trabalho são criadas após a realização de uma análise de trabalho. Essa análise dá uma olhada nas funções essenciais do trabalho e quais requisitos mínimos são necessários para desempenhar com sucesso as funções atribuídas. A lista de especificações ou "descrição" é o que se torna a descrição do trabalho. O SHRM Learning System (Módulo 2, Workforce Planning and Employment 2006) define uma descrição de trabalho como um resumo das características importantes de um trabalho, incluindo:

O pessoal da Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM) reconhece a importância de uma descrição precisa dos empregos por meio de descrições eficazes no local de trabalho. Para obter mais informações sobre descrições de cargos e outros assuntos de recursos humanos, pode-se verificar o site do SHRM, www.shrm.org.

Todos os trabalhos, incluindo temporários, devem ter descrições de trabalho atualizadas para fornecer uma descrição precisa do trabalho.

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Por que os gerentes devem atualizar regularmente as descrições de cargo?

Os gerentes geralmente têm a tarefa de revisar e modificar as descrições de cargos para garantir que descrevam corretamente o cargo. Existem vários motivos para atualizar as descrições de trabalho. Considere o seguinte:

1. Recrutamento e contratação

Quando ocorre uma vaga no local de trabalho, o supervisor deve tomar medidas para encontrar um substituto para preencher a vaga. Uma das primeiras etapas do processo de recrutamento é retirar a descrição do cargo mais recente para revisar os requisitos mínimos e as funções essenciais do cargo a ser preenchido.

Como as metas e objetivos são afetados por mudanças nos planos estratégicos gerais de uma organização, os supervisores descobrirão que as descrições de cargos às vezes não representam mais verdadeiramente o cargo a ser preenchido. A mudança de prioridades devido a pessoal limitado e / ou mudanças de local de trabalho na estrutura organizacional muitas vezes causará uma mudança no que realmente precisa ser realizado pelo trabalho. Assim que a descrição do cargo for atualizada para refletir o trabalho a ser feito, o empregador estará pronto para anunciar a vaga para os candidatos se inscreverem.

Além disso, alguns empregadores publicam a descrição do trabalho em seus sites para os candidatos analisarem antes de preencher o formulário de emprego online. Quando os candidatos a emprego têm acesso à descrição do trabalho, eles podem entender melhor se suas habilidades correspondem às da posição postada. Muito tempo perdido pode ser evitado tanto pelo empregador quanto pelo funcionário quando a descrição do trabalho é publicada ou disponibilizada para os candidatos interessados ​​no trabalho publicado.

2. Orientação para novos funcionários

Os novos funcionários devem receber uma cópia da descrição de seu cargo no primeiro dia de trabalho. Durante a orientação de novos funcionários, por exemplo, novos funcionários recebem uma grande quantidade de papelada sobre as políticas do empregador, informações sobre o salário, benefícios de saúde e / ou outros benefícios concedidos a funcionários em tempo integral. Ao mesmo tempo em que recebem essas informações, também podem obter uma cópia da descrição de suas funções.

Novamente, esta descrição de trabalho deve ser atualizada para dar ao novo funcionário uma descrição precisa do trabalho para o qual foi contratado. Um novo funcionário ficará facilmente desencantado com o novo emprego quando o emprego para o qual ele pensou que estava se candidatando for muito diferente do que foi postado no site. Os empregadores podem perder bons funcionários que optem por não permanecer com seu novo empregador por esse motivo.

Também é aconselhável que o funcionário assine a descrição do trabalho para que uma cópia assinada possa ser colocada no arquivo pessoal. A cópia assinada indicará simplesmente que a pessoa recebeu uma cópia da descrição do trabalho que mostra o trabalho para o qual foi contratado.

3. Acomodações ADA

Para determinar se uma acomodação razoável pode ser feita para um funcionário ou candidato a um emprego com deficiência, a organização deve revisar a descrição do cargo. Os tribunais provavelmente verão desfavoravelmente um empregador que faça uma descrição de trabalho depois que um funcionário fizer um pedido de acomodação. As acomodações só podem ser feitas quando existe uma descrição de trabalho atualizada para o trabalho.

4. Reclamações de funcionários

Os funcionários que procuram o departamento de Recursos Humanos ou seus supervisores diretos para reclamar sobre um aspecto de seu trabalho, muitas vezes se beneficiarão ao examinar as descrições de suas funções. A descrição do trabalho lista a função essencial do trabalho, que muitas vezes é questionada para o funcionário que sente que está sendo solicitado a realizar tarefas que estão bem além de sua descrição de trabalho.

Embora muitos empregadores tenham uma linha listada na descrição do cargo para "todas as outras funções conforme atribuídas", os supervisores não devem incumbir os funcionários de trabalhos que estejam bem fora de sua descrição. Essa linguagem é incluída para fornecer alguma flexibilidade ao empregador quando pode haver algum trabalho temporário ou fora das responsabilidades normais. Quando os funcionários recebem essas tarefas regularmente, eventualmente haverá um funcionário insatisfeito ou descontente que sentirá que não está sendo tratado com justiça.

5. Questões de compensação

Os profissionais de remuneração avaliam as descrições de cargos para determinar os salários que devem ser pagos pelo desempenho de um cargo. Determinar salários para um trabalho é outro motivo crucial para que as descrições de trabalho sejam precisas e atuais. Uma vez que não é incomum ter mudanças significativas no local de trabalho, a administração deve revisar e / ou atualizar as descrições de funções anualmente ou conforme necessário.

Além disso, os funcionários podem desafiar os empregadores se acharem que estão sendo mal pagos por um trabalho que está fora da descrição de suas funções que eles desempenham regularmente. Esse problema pode ser especialmente problemático se houver políticas que contenham a linguagem do contrato sindical que dita como um funcionário deve ser pago por trabalho adicional executado.

6. Encargos de EEOC

Quando um empregador recebe uma Carga de Discriminação de um funcionário ou ex-funcionário por meio do sistema de reclamações da Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), a administração é encarregada de investigar a reclamação e fornecer uma resposta por escrito aos detalhes da cobrança. Freqüentemente, a documentação fornecida incluirá descrições de funções. A descrição do trabalho que é recuperada do arquivo pessoal do funcionário ou da postagem fornecerá uma boa descrição das funções e requisitos do trabalho para o investigador da EEOC.

7. Avaliações de desempenho

Quando os supervisores estão se preparando para concluir uma avaliação de desempenho de um funcionário, é útil revisar a descrição do cargo da posição para preencher os vários fatores de classificação no formulário de avaliação. Ele fornecerá uma estrutura para revisar o desempenho no que se refere às várias tarefas e responsabilidades do cargo.

Descrições de trabalho precisas são importantes

As descrições de funções devem ser precisas para atender às necessidades das responsabilidades do local de trabalho listadas acima. Embora não devam ser tão detalhados no número exato de tarefas realizadas ou em todos os cenários possíveis que um funcionário pode enfrentar em seu trabalho, eles devem incluir o escopo geral e o nível do trabalho a ser executado.

Os supervisores devem revisar regularmente as descrições das funções para garantir que dão uma boa imagem de quais são as responsabilidades das funções. Atividades de emprego, como rotatividade, reclamações de funcionários e outras questões relacionadas com os funcionários, muitas vezes trazem esse ponto para o primeiro plano da administração.

Faça das descrições de trabalho uma prioridade no local de trabalho

As descrições de funções são documentos importantes para manter em arquivo no local de trabalho. Conforme mencionado acima, as descrições de cargos podem ser usadas em muitos dos trabalhos de recursos humanos que ocorrem regularmente ou em atividades menos frequentes (Encargos EEOC, avaliações anuais de desempenho, etc.). As informações contidas no arquivo são utilizadas como meio de manutenção de registros.

Como qualquer outro documento, uma descrição do trabalho deve ser mantida em arquivo para os momentos em que devem ser usados ​​para alguma finalidade no local de trabalho. Quando sua importância não é reconhecida e eles não são usados ​​de forma eficaz para refletir os trabalhos que descrevem, os empregadores são encarregados de uma variedade de questões desnecessárias.