Índice:
- 8h: Comece a trabalhar. Verificar e-mails.
- 9h: Teleconferência
- Uma teleconferência na vida real
- 10:00: Revisão da teleconferência / problemas do projeto
- 11:00: Planejamento de Projeto / Mais Ligações
- 11h30: Reunião de especialistas
- 12:30: Almoço
- 13:00: Apresentação para Executivos
- 14h: Escrever relatórios
- 15h: Converse com a equipe
- 16h: Atualização do orçamento
- 16h30: Reunião de finanças
- 17h: Chamada de conferência urgente
- 17h30: Resposta a e-mails
- 18h: Revisão da lista de tarefas para amanhã
- Conclusão: Não há dois projetos / organizações iguais
Está considerando uma carreira como gerente de projetos? Leia…
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Em qualquer carreira, o que pode parecer interessante e glamoroso para alguém de fora pode ser os aspectos complexos e estressantes de um trabalho. Escolher a carreira certa é importante, portanto, você precisa fazer sua pesquisa. Olhar além das páginas brilhantes de recrutamento e saber um pouco sobre a realidade do dia a dia do trabalho pode ajudá-lo a tomar uma decisão mais informada sobre se essa carreira é a certa para você.
Neste artigo, reuni minha própria experiência e a de outros gerentes de projeto para dar uma ideia de como é um dia normal. Leia e veja se é uma carreira que você poderia se imaginar desfrutando.
É claro que, na realidade, todos os dias, como gerente de projeto, é muito diferente, mas, para o propósito deste artigo, estruturei algumas atividades típicas em uma média de 9 a 5 dias.
8h: Comece a trabalhar. Verificar e-mails.
O leitor com olhos de águia já terá notado a contradição em meu artigo. No parágrafo introdutório, mencionei que daria a você um dia típico das 9h às 5h e agora comecei o dia às 8h.
Esta é a primeira realidade de um gerente de projeto: um dia raramente é 9-5.
O gerenciamento de projetos é uma carreira exigente. Isso é especialmente verdadeiro quando você está em um ponto crítico de um projeto. Os projetos estão tão intrinsecamente ligados a escalas de tempo que, quando as coisas ficam difíceis, não há tempo para parar e fazer uma pausa. O que isso significa na realidade é que durante os períodos de maior movimento, você pode trabalhar muitas horas para apoiar sua equipe, realizar suas tarefas e garantir que seus prazos sejam cumpridos.
Para lidar com um trabalho tão exigente, muitos gerentes de projeto começarão a trabalhar antes do grande movimento matinal de telefonemas e reuniões, para que tenham tempo de acompanhar os e-mails. Não é incomum para um gerente de projeto começar a trabalhar às 7 ou 8 da manhã. E, claro, uma grande caixa de entrada de e-mail em comum. Você deve ser organizado o suficiente para gerenciar bem sua caixa de entrada e estar sempre atento para responder a e-mails importantes.
9h: Teleconferência
As teleconferências substituíram as reuniões como o método de comunicação mais comum em projetos. Por quê? Porque muitos projetos agora têm equipes remotas. Quando você está trabalhando com pessoas baseadas em vários locais, ter tempo para viajar para reuniões torna-se irreal. E com tecnologia tão avançada como é, um telefone ou videoconferência pode ser tão eficaz. (Bem, isso nem sempre é verdade. Apenas por diversão, vinculei a um vídeo abaixo que oferece uma visão única de como seria uma chamada em conferência na vida real. Se você já assistiu a uma chamada em conferência, este com certeza vai fazer você rir.)
Como gerente de projeto, muitas vezes será sua responsabilidade hospedar chamadas em conferência e talvez você precise atuar como representante comercial em outras chamadas relacionadas ao seu projeto. As ligações do projeto são frequentemente agendadas para dar à equipe uma oportunidade regular de conversar sobre como estão se saindo com o projeto e discutir quaisquer problemas que possam estar tendo.
Uma teleconferência na vida real
10:00: Revisão da teleconferência / problemas do projeto
Então, vamos supor que a teleconferência das 9h tenha uma hora de duração. Isso é bastante típico em um projeto maior. Como gerente de projeto, você encerrará a teleconferência com um conjunto de anotações feitas durante o processo. Sua equipe provavelmente o notificou sobre o trabalho que foi concluído, o trabalho em andamento e os principais problemas do projeto. A probabilidade é que haja um trabalho urgente ou semi-urgente que você precisa fazer depois de sair da teleconferência para lidar com as questões que acabaram de ser levantadas.
Portanto, a esta altura do dia, é provável que você esteja fazendo várias coisas:
- Atualizando a documentação do projeto, por exemplo, o plano do projeto, para refletir tudo o que você acabou de dizer na chamada de conferência
- Faça algum trabalho inicial para resolver quaisquer problemas urgentes dos quais você foi notificado, por exemplo, se um fornecedor está atrasado com uma entrega, você pode verificar o impacto que isso terá em seu projeto, ligar para o fornecedor ou escalar o problema.
- Outros e-mails / telefonemas / discussões podem ocorrer e ocupar uma grande parte da sua manhã. É comum para um gerente de projeto receber um fluxo contínuo de e-mails, questões e telefonemas ao longo do dia, então você terá coisas novas para lidar, mesmo enquanto estiver ocupado lidando com os problemas que já tem.
11:00: Planejamento de Projeto / Mais Ligações
Portanto, após a reunião anterior, você provavelmente descobriu que agora o plano do seu projeto precisa ser atualizado. No entanto, não espere muito tempo para fazer isso. Você provavelmente será interrompido por mais ligações e e-mails. No entanto, você inicia o plano de qualquer maneira.
11h30: Reunião de especialistas
Usei o termo genérico reunião de 'especialista' para este título, mas, na realidade, pode ser qualquer tipo de reunião relacionada a um tópico específico do seu projeto. Por exemplo, se você for um gerente de projeto de TI, pode ser uma revisão de software.
No entanto, o que quero dizer aqui é que as reuniões ocupam uma parte considerável do seu dia. E não se esqueça, um bom gerente de projeto reservará um tempo para os dois lados da reunião para garantir que eles aproveitem ao máximo o tempo. Eles podem conferir o material de referência de antemão ou ler informações básicas e, depois, podem escrever e distribuir anotações que fizeram durante a reunião.
12:30: Almoço
Portanto, não quero pintar um quadro muito sombrio quando se trata de como a vida como gerente de projeto pode ser ocupada. Então, às 12h30, aqui está um ponto de parada para o almoço. É uma boa ideia, por mais agitado que seja o seu trabalho, sempre tirar uma folga no meio do dia. Você descobrirá que tem mais energia para a tarde e pode se concentrar melhor.
13:00: Apresentação para Executivos
Como gerente de projeto, espera-se que ele tenha que fazer muitas apresentações. Você pode descobrir que um projeto de alto nível é observado cuidadosamente por seu gerente, executivos seniores ou o patrocinador do projeto, e eles podem pedir que você apresente atualizações regulares.
É claro que uma apresentação regular não é apenas uma reunião de uma hora fora de sua semana de trabalho. Leva tempo para reunir os detalhes que os executivos seniores esperam ver em uma apresentação, e você pode se ver tendo que enviar informações de acompanhamento após o término da reunião, para ajudar a responder a quaisquer dúvidas ou preocupações que eles tenham. Ter habilidade para pegar muitos dados críticos e transformá-los em uma apresentação clara e direta é muito importante se você deseja ter um bom desempenho em seu trabalho.
14h: Escrever relatórios
Os gerentes de projeto gastam uma quantidade considerável de tempo na documentação, pois há muitas informações que precisam ser armazenadas e atualizadas regularmente em um projeto. Assim como apresentações para executivos, você pode precisar fornecer relatórios escritos para um público mais amplo regularmente ou para um cliente. Ter sólidas habilidades de redação é importante, pois você deseja que seus relatórios tenham uma aparência profissional e sejam fáceis de ler e compreender.
15h: Converse com a equipe
Sua principal função como gerente de projeto é manter o controle de um projeto, e não se deve subestimar a rapidez com que um projeto pode começar a deslizar. A única maneira de evitar isso é ter um relacionamento sólido com sua equipe e comunicar-se com ela regularmente. É importante que sua equipe se sinta confortável o suficiente com você para que possam conversar sobre quaisquer problemas que estejam tendo e que possam estar causando problemas ao seu projeto; portanto, boas habilidades interpessoais são essenciais.
Durante esse tempo, você pode estar proativamente em contato com membros individuais da equipe por telefone ou pessoalmente, ou pode priorizar certos membros da equipe se estiver lidando com um problema específico em seu projeto.
16h: Atualização do orçamento
Manter o controle das finanças do projeto é essencial. No início de qualquer projeto, você precisará fazer um orçamento para estimar o que vai gastar e quando. Para manter o controle de seu projeto, você precisará revisar o orçamento regularmente e compará-lo com seus gastos reais. Um excelente domínio de números é muito importante para um gerente de projeto.
16h30: Reunião de finanças
Se você estiver excedendo o orçamento de um projeto, pode muito bem se encontrar em uma reunião com a equipe de finanças para revisar seus gastos. Ou sua organização pode simplesmente desejar uma revisão financeira regular de seu projeto para verificar se ele está no caminho certo. No entanto, o que você certamente encontrará em qualquer projeto é que será frequentemente solicitado a participar de reuniões com departamentos internos que têm interesse ou interesse em seu projeto.
17h: Chamada de conferência urgente
É raro o dia em que tudo corre bem em um projeto. Você pode frequentemente ter que mudar sua programação cuidadosamente planejada para lidar com uma crise crescente em um projeto. Por exemplo, você pode ter que agendar uma teleconferência para conversar com um terceiro sobre um problema que foi levantado com você naquela manhã. Lembre-se também de que, se estiver lidando com equipes em fusos horários diferentes, é provável que tenha de agendar ligações de manhã cedo ou tarde da noite. Uma das muitas razões pelas quais um trabalho de gerenciamento de projetos raramente é 9-5.
17h30: Resposta a e-mails
O e-mail ainda é uma importante ferramenta de comunicação para qualquer empresa e, embora você possa ter tido 10 ou 20 minutos em momentos estranhos durante o dia para ler e responder aos e-mails, provavelmente descobrirá que sua caixa de entrada cresceu rapidamente com o passar do dia. Portanto, muitas vezes você pode se pegar apertando 30 minutos extras no final do dia de trabalho apenas para ler os e-mails e ficar no topo de sua lista de tarefas antes de sair do trabalho.
18h: Revisão da lista de tarefas para amanhã
Portanto, às 18h, você pode sentir que fez algum progresso em seu trabalho e que está pronto para deixar o escritório. No entanto, para tentar obter uma vantagem no dia muito agitado que você planejou para amanhã, você pode gastar apenas 10 minutos revisando sua lista de tarefas. Obviamente, uma lista de tarefas é uma ferramenta essencial para todo gerente de projeto, pois o ajudará a administrar seu tempo e a lidar com um cronograma muito exigente.
Conclusão: Não há dois projetos / organizações iguais
Se você se surpreender com qualquer um desses pontos, lembre-se de que este é apenas um guia e, na realidade, todos os projetos são diferentes e como você administra seu tempo neles será diferente. Além disso, todas as organizações são diferentes. Alguns podem ter culturas que esperam que você trabalhe longas horas e almoça o mínimo possível; outros podem ter uma abordagem muito diferente e podem incentivar ativamente os funcionários a fazer pausas adequadas, reduzir sua carga de trabalho e trabalhar horas razoáveis. Qualquer que seja o projeto que você esteja gerenciando, uma lição que você pode tirar deste exemplo é que a capacidade de se manter organizado, alerta e eficiente é extremamente importante para um gerente de projeto. O bom gerenciamento do tempo faz uma diferença significativa na capacidade de manter o controle das demandas complexas e da imprevisibilidade que acompanha a supervisão de um projeto.