Unidade 2: organização de viagens e acomodações em negócios

Nota: Estas informações são para ajudá-lo a obter o Diploma de Nível 2 em Negócios e Administração. Por favor, não copie.

Diferentes tipos de reuniões

Os tipos de reuniões dependem do tamanho da organização, dos assuntos que precisam ser discutidos e do número de pessoas que possivelmente estarão presentes.

Uma reunião permanente é exatamente o que parece: uma reunião permanente. Essas reuniões costumam ser realizadas diariamente pelo gerente por curtos períodos de tempo. Eles são normalmente usados quando o gerente tem que informar os funcionários sobre mudanças simples ou tarefas que precisam ser iniciadas e concluídas.
Uma conferência é uma reunião altamente planejada e organizada, e as conferências são amplamente baseadas em discussões e opiniões. Eles são conduzidos por um presidente para discutir um ou vários tópicos e geralmente têm uma alta participação de diferentes pessoas dentro da organização. Às vezes, ocorrem chamadas em conferência. Isso pode envolver uma ou mais pessoas.
Uma apresentação é uma reunião realizada para informar os colaboradores sobre mudanças na rotina, regras e procedimentos. O planejamento de uma apresentação costuma ser muito demorado, pois é vital que todas as informações sejam precisas e detalhadas. Em uma apresentação, geralmente há um ou dois apresentadores e os participantes geralmente têm a oportunidade de discutir quaisquer dúvidas no final.
Uma reunião por tópico é aquela realizada para discutir um tópico individual.
As reuniões de emergência são realizadas repentinamente, geralmente sem muito planejamento e aviso prévio. Geralmente envolvem discussões sobre uma crise interna ou externa à organização. Uma reunião de emergência deverá ter a participação de todos os membros de uma equipe, o que pode causar interrupções no dia de trabalho, mas é muito importante. Uma agenda não é necessária para uma reunião de emergência devido ao curto prazo; no entanto, as atas ainda devem ser anotadas durante ou após a reunião.

Apoio Administrativo para Reuniões

É vital que seja fornecido apoio administrativo para as reuniões. Antes de uma reunião ser realizada, uma lista de todos os participantes deve ser feita e uma breve informação deve ser coletada sobre o propósito da reunião. Conforme as pessoas entram para a reunião, é importante que alguém anote quem chega.

Sempre deve haver um tomador de minuto; são pessoas que registram as discussões e acordos que ocorrem durante uma reunião, permitindo que as pessoas os consultem. Conforme as pessoas entram na área da reunião, é importante que alguém anote os nomes das pessoas presentes, caso uma segunda reunião precise ser realizada com os mesmos participantes. Isso também permite que o gerente, etc., saiba quem recebeu os novos objetivos ou quem está ciente dos novos resultados.

O apoio administrativo também é necessário durante o planejamento e organização de uma reunião (consulte a pergunta 3 para saber como eles podem ajudar).

Organização de reuniões

Ao organizar uma reunião, considere o propósito dela e quem será o 'chefe' da reunião. Um horário adequado deve ser arranjado para que a reunião não entre em conflito com nenhuma nomeação importante das pessoas envolvidas na reunião. A duração da reunião deve ser planejada, bem como uma lista de quem estará presente e um local adequado deve ser escolhido (um que todos os participantes também possam ir). Uma agenda deve ser criada; esta é uma lista de itens que descrevem os tópicos a serem discutidos na reunião.

Se alguma bebida for fornecida, a quantidade deve ser pensada e dependendo de quão longe / perto a reunião está, a bebida deve ser comprada e armazenada corretamente. Dietas especiais devem ser consideradas.

O acesso para deficientes deve ser considerado para apoiar os participantes. Se necessário, o local da reunião deve ser verificado para garantir que seja adequado para acesso de cadeiras de rodas, etc. Intérpretes de linguagem de sinais podem ser contratados ou convidados para ajudar na comunicação.

Alojamento de negócios

Ao viajar para fins comerciais, a área pode ser local ou internacional. É importante que todas as diferentes opções de viagem sejam pesquisadas antes da reserva para comparar a adequação e confiabilidade, bem como os diferentes tipos de acomodação.

Diferentes opções de viagens: carro, táxi, ônibus, ônibus, trem, barco / balsa, avião
Diferentes tipos de acomodação: Hotel, bed and breakfast.

É muito importante dentro do setor empresarial confirmar as instruções e requisitos para viagens de negócios e hospedagem. Ao organizar viagens de negócios com hospedagem, o processo de planejamento é muito importante. A quantidade de pessoas viajando e o orçamento precisarão ser descobertos para avançar com o processo de planejamento.

Em primeiro lugar, devem ser conhecidos os diferentes tipos de viagens de negócios; a viagem vai ser local ou internacional? Assim que o local for confirmado, deve-se considerar cuidadosamente a escolha da acomodação.

Os hotéis geralmente oferecem três refeições completas por dia (que podem incluir um almoço para viagem), mas podem ser bastante caros. No entanto, eles fornecem aos visitantes muitas instalações diferentes, incluindo salas públicas no hotel e também podem fornecer WiFi gratuito que permitirá que os trabalhadores de negócios se mantenham atualizados com suas tarefas enquanto estão em seus quartos e os permitirá se comunicar com colegas de trabalho.
Os Bed and Breakfasts fornecem sempre o pequeno-almoço de manhã que está incluído no custo da estadia de alguém. As instalações em algumas pousadas são limitadas, o que não deve ser muito preocupante, pois, em viagens de negócios, é provável que o trabalhador nem sempre esteja em seu quarto.

Reserva de viagens

Ao reservar uma viagem, é importante que sejam feitas pesquisas adicionais. Se o hotel / bed and breakfast tem hora de recolher para reserva, é vital que o empresário chegue antes. Em alguns casos, é mais fácil viajar no dia anterior para se acomodar em um quarto e relaxar até o início do trabalho. As despesas deverão ser verificadas cuidadosamente para que o custo esteja dentro do orçamento.

Os bilhetes de viagem e os quartos de hotel / bed and breakfast devem ser reservados com antecedência para evitar decepções e stress. Em alguns casos, os viajantes a negócios podem receber uma certa quantia de dinheiro para comprar comida, viajar de ônibus ou táxi e para atender a outras necessidades.

Quando o planejamento estiver concluído, todos os membros da equipe que participarão da viagem de negócios devem receber os detalhes sobre a viagem e a acomodação para que possam se preparar e saber os detalhes exatos do que estão fazendo.

É importante manter registros de viagens de negócios e acomodações para controlar os fluxos de caixa e os lucros da empresa, pois o dinheiro usado para viagens de negócios costuma ser definido como um orçamento. Se forem mantidos detalhes sobre viagens e acomodações, por exemplo, quanto custam e se são adequados, o registro pode ser consultado no futuro para economizar dinheiro e / ou encontrar uma acomodação melhor.

Também é útil manter registros, pois permite a comunicação aos funcionários sobre possíveis mudanças durante suas viagens.

Tipos de equipamento de escritório

Papelaria: o papelaria é amplamente utilizado no escritório. Exemplos de artigos de papelaria: canetas, lápis, grampeadores, clipes de papel, post-its, réguas.

Sistema de segurança: No meu local de trabalho, todas as portas do escritório são mantidas fechadas e possuem travas codificadas. Isso é para garantir que o público e as pessoas não autorizadas não tenham acesso aos arquivos dos pacientes, bem como ao dinheiro para pequenas despesas. Existem também câmeras CCTV dentro da recepção e fora do edifício para garantir a segurança dos clientes internos e externos. Todos os computadores da equipe têm um botão especial de 'pânico' que, quando pressionado, aparece como um alerta nos computadores da equipe. Isso os avisa que você está sofrendo e é nossa política que, se isso acontecer enquanto não estivermos lidando com o paciente, devemos ir ao funcionário que ativou o botão de pânico para ver o que está errado.

Computador: Um computador é um dos principais equipamentos usados no escritório. Eles contêm software diferente, por exemplo, Microsoft Word, que permite aos membros da equipe criar cartas, etc. Os computadores estão geralmente conectados à Internet, o que permite a comunicação e a pesquisa online. Um software antivírus especial deve ser instalado em todos os computadores para uso seguro ao usar a Internet. Também é importante fazer backup de todo o trabalho para evitar a perda de trabalho. A maioria dos softwares em computadores pode ser criptografada por senha para permitir apenas o acesso autorizado e para proteger a confidencialidade.

Impressora / Fotocopiadora: as fotocopiadoras são usadas para fazer cópias de documentos que estão em papel. É sempre útil ter cópias das informações, especialmente se se tratar de um cliente.

Scanner: Scanners são conectados a computadores e são usados para transferir algo do papel para o computador. Meu trabalho em meu local de trabalho é usar o scanner para colocar anotações de pacientes e cartas de hospitais no sistema para alocação.

Mesas e cadeiras: a maioria dos funcionários de uma organização de escritório é designada para suas próprias mesas. Em algumas organizações, há "hot desk" dos funcionários. Isso significa que eles não têm área própria, apenas levam para onde estiver disponível.

Máquina de fax: as máquinas de fax são usadas para copiar documentos para uma empresa externa. Cada aparelho de fax possui um número individual, semelhante a um número de telefone, o que o torna disponível para outras empresas encaminharem informações imediatamente.

Máquina de franquear: as máquinas de franquear são usadas para pesar e 'imprimir' em envelopes (cartas / pacotes) para que possam ser enviados. O crédito é comprado e inserido na máquina para pagar os custos do selo, que podem ser alterados para 1ª ou 2ª classe. (consulte a unidade 12 para obter mais informações sobre máquinas de franquear)

Laminador: o papel ou cartão é inserido em um laminador, que é então "selado" em uma cobertura de plástico para protegê-los de danos e rasgos causados pela água. Os documentos são frequentemente laminados para serem exibidos, por exemplo, pôsteres ou instruções.

Telefone fixo: quase sempre os telefones são usados no escritório. Eles podem ser usados para dar / receber chamadas externas e internas. No meu local de trabalho, os telefones são usados para me comunicar com outros funcionários e para ligar para outras empresas de saúde e pacientes. Também recebemos chamadas de pacientes que podem ter uma dúvida ou que desejam marcar uma consulta. Cada telefone também possui uma 'caixa de correio' onde as pessoas que ligam podem deixar uma mensagem se você não puder atendê-la. Eles também podem ser colocados em uma configuração "não perturbe".

Arquivo: Um arquivo é usado para organizar e armazenar documentos. Eles geralmente têm várias gavetas e seções que podem ser etiquetadas para ajudar na organização. No meu local de trabalho, temos arquivos especialmente para os dados pessoais dos pacientes, que estão organizados em ordem alfabética por sobrenome e podem ser bloqueados. Uma vantagem de muitos deles é que são à prova de fogo, de modo que informações vitais não serão destruídas se ocorrer um incêndio.

Triturador: Os trituradores podem ser usados no escritório para descartar informações privadas e confidenciais sobre outro membro da equipe ou um cliente / paciente. Isso é para garantir que nenhuma pessoa não autorizada possa obter as informações. A Lei de Proteção de Dados declara que as informações pessoais devem ser 'mantidas não mais do que o absolutamente necessário'. No meu local de trabalho, destruímos todas as informações confidenciais que não são mais necessárias.

Cofre: Um cofre é um "equipamento" vital para um escritório, caso ocorra o armazenamento de dinheiro. Um cofre armazenará o dinheiro com segurança e somente pessoas autorizadas devem saber como acessá-lo por meio de uma chave ou código. A (s) chave (s) para um cofre também deve (m) ser mantida (s) em um local seguro para evitar perda ou roubo.

Usando equipamento de escritório

Ao selecionar o equipamento de escritório para concluir uma tarefa, é necessário considerar o que a tarefa exige que você faça. Se você tiver que escrever uma carta, pode optar por usar o Microsoft Word em um computador e, em seguida, usar uma impressora. (Considere os recursos disponíveis: pode não haver papel suficiente para imprimir.)

Também é importante considerar a quantidade de tempo de que você dispõe para concluir uma tarefa. Por exemplo, se você precisar fazer um gráfico, levará mais tempo desenhando-o à mão livre do que se você estiver usando um software em um computador.

Se a tarefa envolver fornecer informações a outras pessoas, isso precisa ser feito rapidamente ou a velocidade não é muito importante? O envio de fax e o uso de comunicação por telefone são quase instantâneos, enquanto o e-mail depende de quanto tempo alguém leva para acessá-lo e lê-lo.

Despesas e qualidade também precisam ser consideradas ao realizar uma tarefa. Alguns equipamentos de escritório podem produzir documentos de qualidade superior, mas com um alto custo, isso precisará ser cuidadosamente planejado.

Reduzindo o desperdício

É importante reduzir o desperdício ao mínimo no ambiente de trabalho, pois o desempenho será mais eficiente e os clientes / pacientes se sentirão mais à vontade. O treinamento correto deve ser fornecido a todos os funcionários, incluindo como identificar e minimizar o desperdício.

O uso de e-mail ajuda a reduzir o desperdício de papel, pois atas de reuniões, boletins informativos, etc. podem ser enviados para os e-mails dos funcionários em vez de serem entregues em papel.
Se um funcionário estiver usando uma impressora, ele deve imprimir apenas a quantidade de páginas de que precisa e, se possível, duplexá-las. Isso também pode se aplicar ao usar uma fotocopiadora.
O “desperdício elétrico” também é muito importante para reduzir: as contas serão mais baixas e o edifício e o meio ambiente serão mais econômicos. Terminada a jornada de trabalho, todas as luzes devem ser apagadas, assim como os computadores e seus componentes (scanners, impressoras, fotocopiadoras). Aquecimento central ou ar condicionado só devem ser usados se necessário.

Sistemas de diário

Uma cópia impressa ou um sistema de diário manual geralmente tem a forma de um livro encadernado ou com um anel. Eles vêm em muitos formatos diferentes de dia / mês, portanto, será necessário considerar quantas entradas irão para o diário antes de selecionar. As desvantagens desse sistema são a possibilidade de perdas e o uso de papel. O espaço pode ser limitado em um diário encadernado, o que pode levar a entradas não claras. Isso pode resultar na leitura incorreta das entradas. Em minha organização, há um ou mais planejadores de parede em cada sala mantida pela equipe que são atualizados regularmente. Eles são úteis porque estão sempre à vista. É uma decisão pessoal se usamos um diário do tipo "livro" ou não.

Os sistemas de diário eletrônico podem ser criados em um computador, telefone ou agenda elétrica. Em um computador, existem muitos programas diferentes que você pode usar para fazer um sistema de diário, portanto, é uma questão de preferência pessoal. Se os sistemas de diário forem eletrônicos, sempre haverá a possibilidade de criptografá-los com senha para garantir que apenas pessoas com acesso autorizado possam visualizá-los e editá-los.

Benefícios de um sistema diário

O uso de sistemas de diário permite que você planeje e organize com eficiência seu próprio tempo e os outros. Se os sistemas de agenda estiverem acessíveis a outros membros da equipe, isso permite que eles saibam sua disponibilidade geral para reuniões, dias de treinamento e dentro do meu local de trabalho quando são os dias de administração. Os sistemas de agenda ajudam no planejamento de reuniões e eventos, pois você será capaz de garantir que nada se sobreponha a eles.

Ao solicitar recursos, geralmente é uma boa ideia manter um diário do que foi pedido, quando e a quantidade do que foi pedido. Isso ajuda o gerente e o responsável pelo caixa a manter o controle da frequência com que os recursos estão sendo usados e pode ajudar a resolver problemas para reduzir o desperdício de recursos.

É vital incluir datas e horas em um sistema de diário. Devem ser seguidos com nomes, se necessário, e informações sobre o compromisso ou evento sendo anotado. Os sistemas diários devem ser sempre precisos e corretos e devem conter todos os detalhes necessários.

Exemplo de um sistema em uso

Obter informações corretas ao fazer entradas no diário é vital. No meu local de trabalho, usamos um software chamado 'SystmOne'. Contém uma espécie de sistema de diário eletrônico para marcação de consultas e consultas telefônicas. É importante que as informações estejam corretas para evitar marcações conflitantes, para ajudar na salvaguarda dos pacientes, para garantir que o paciente correto seja inserido e para que o médico ou assistente de receita conheça um pequeno resumo sobre os sintomas / necessidades do paciente.

Também temos a opção de manter nossos próprios sistemas de agenda para inserir datas de reuniões de equipe e dias de treinamento. Manter o controle dessas datas nos ajuda a manter o tempo livre disponível. Participar de reuniões e dias de treinamento nos permite comunicar com outros colegas, melhorar quaisquer problemas que possamos ter dentro da cirurgia e nos ajuda a expandir nossos conhecimentos.