O escritório enxuto: o escritório 5s

5S Office, The Lean Office

A implementação do 5S Office ou Lean Office pode criar benefícios enormes para o seu negócio. 5S é aplicável tanto no escritório quanto no chão de fábrica.

A organização do local de trabalho é importante em qualquer local de trabalho.

Muitas pessoas pensam que as ferramentas de Manufatura Enxuta, como o 5S, são apenas para o seu processo de produção, mas são aplicáveis ​​a qualquer processo e seu escritório é apenas outro processo. O escritório pega as informações, trabalha sobre elas e as converte em outra forma de informação, isso não é diferente de qualquer outra forma de fabricação. Esse processo enxuto para seu escritório pode fazer melhorias em seus prazos de entrega e em muitas outras áreas.

Freqüentemente, você descobrirá que mais atrasos e problemas se originam de seus processos de escritório do que de seus processos de chão de fábrica. Com que frequência seu pessoal de produção reclama que só recebe alguns dias de antecedência do prazo de entrega de seis semanas que o cliente deu?

5S para o escritório

As etapas do escritório 5S são:

• Seiri / Sort
• Seiton / Definir em ordem
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standardize
• Shitsuke / Sustain

5S visa tornar um local de trabalho mais eficiente, removendo toda a desordem desnecessária, organizando os itens restantes de maneira ergonômica e segura e mantendo e melhorando continuamente essas mudanças.

5S remove resíduos de escritório

5S Efficient Lean Office

LeanMan

5S para remover resíduos de escritório

LeanMan

5S no Lean Office

As seções a seguir descreverão cada uma das etapas do 5S de escritório e como elas podem ser aplicadas no ambiente de escritório. A melhor maneira de fazer isso é com a ajuda de um especialista para fornecer o Treinamento 5S à sua equipe e motivá-la e treiná-la no processo.

Os benefícios da manufatura enxuta, especialmente o 5S, podem ser surpreendentes, não é incomum obter melhorias de eficiência de até 30% implementando o 5S como parte da manufatura enxuta. O principal objetivo de qualquer implementação 5S é remover os resíduos de seus processos, esses resíduos sendo os sete resíduos da manufatura enxuta.

5S Office Sort

5S Seiri no escritório

LeanMan

5S Seiri / Classificar no Lean Office

O primeiro passo do 5S é igualmente aplicável, se não mais pelo que tenho visto no escritório. Freqüentemente, há documentos antigos, arquivos, catálogos, peças de equipamento, amostras antigas e uma série de outras coisas desordenadas nas mesas, escondidas dentro e atrás de armários e geralmente ocupando espaço e atrapalhando.

Seja firme com o que remove; se não for necessário, jogue fora. Muitas pessoas guardam coisas, acumulando catálogos antigos só porque podem ser úteis um dia, mas com que frequência é que isso acontece? Não muito frequentemente!

Siga o mesmo processo de qualquer outra implementação 5S em seus processos de produção. Jogue fora o lixo óbvio, coloque itens desconhecidos em uma área de quarentena, marque com marca vermelha todos os itens que não podem ser facilmente removidos se não forem necessários ou não estiverem funcionando. (Sim, você pode manter o vaso de planta, mas mantê-lo fora do fluxo do trabalho!)

Depois de remover a desordem óbvia, analise os itens em quarentena e chegue a um acordo sobre sua disposição como uma equipe, se for algo necessário, coloque-o onde for necessário, se puder ser arquivado, faça-o e assim por diante para cada item.

Office 5S deu errado

5S Seiton / Set in Order for the Lean Office

Este é o ponto onde muitas pessoas se soltam e vão longe demais em alguns casos. Não estamos procurando etiquetar cada furador e grampeador e colocar pequenos quadrados colados nas mesas identificando onde eles pertencem para cada membro da equipe do escritório, embora isso possa ser uma mudança razoável para a mesa ao lado da copiadora, se as pessoas estão sempre procurando por o grampeador aqui!

A questão dentro do escritório é considerar o processo e o fluxo através do escritório, não as peças típicas de papelaria que cada pessoa possui. Considere quais informações entram no escritório e onde. Você tem bandejas de entrada organizadas em cada mesa? O trabalho é distribuído em um sistema de classificação? Independentemente de como as coisas estejam organizadas, considere como elas irão fluir para a pessoa que precisa delas. Lembre-se de que queremos levar as coisas para perto de onde são necessárias.

Considere a localização do equipamento de escritório. a fotocopiadora está presa no canto mais afastado, onde todos têm que ir até ela? É o papel para a máquina no canto oposto devido à falta de espaço. O toner está armazenado em um depósito porque é muito caro para deixá-lo espalhado? Quem vai levar para casa? Leve-o ao melhor local para quem precisa.

Observe as impressoras do escritório: todos têm uma ou você é como a maioria dos escritórios modernos com algumas impressoras em rede? Eles estão no lugar certo e os consumíveis para eles estão à mão para evitar andar para as coisas?

Certifique-se de que os arquivos estão organizados corretamente e localizados onde necessário, nem todos armazenados em uma fileira no lado oposto do escritório. Localize brochuras e catálogos onde estão as pessoas que os usam, e não em uma biblioteca para a qual tenham que ir a pé.

Arquivos de código de cores e similares para áreas específicas de trabalho, como tornar todos os arquivos de pedidos do cliente vermelhos, arquivos de fornecedores azuis, etc. Isso deixará imediatamente claro o que é o quê e onde pertence.

Considere o escritório virtual e os “armários de arquivo” lá. Quantos de seus funcionários realmente sabem como organizar seus documentos em seus computadores? Quantas vezes você pediu algo e depois esperou que alguém fizesse uma busca em seus diretórios em busca do documento, sem saber onde o colocou? Quantas vezes você fez isso sozinho?

Vídeo 5S Office

5S Seiso / Shine e Check in the Lean Office

Assim como na área de produção, limpe bem o local e mantenha-o assim, atribua responsabilidades e defina exatamente o que precisa ser feito.

Vídeo do The Lean Office

5S Seiketsu / Padronizar no Lean Office

Pouca diferença aqui em relação ao chão de fábrica: Projete e conduza suas auditorias, seja no escritório ou no nível individual. Faça competições também, da mesma forma que faz para as áreas de produção. Use fotografias e assim por diante. Sempre recebia uma fotografia da minha mesa após essas auditorias, pois a minha sempre estava a mais desarrumada! Talvez eu deva tentar praticar o que prego.

5S Office

5S Shitsuke / Sustain no Lean Office

Muitas vezes, a parte mais difícil no escritório, como é na fábrica, é sustentar as melhorias 5S que fizemos e torná-las parte de nossa rotina diária. Muitas vezes falhamos nesta etapa e as mudanças que fizemos e as melhorias criadas começam a desaparecer lentamente até que perdemos os benefícios que ganhamos.

É muito importante que todas as etapas anteriores sejam repetidas e mantidas para garantir que você não perca os benefícios do trabalho que realizou. Certifique-se de que os novos funcionários sejam treinados nos princípios da manufatura enxuta e 5S e compreendam plenamente como eles podem contribuir para o funcionamento da empresa como um todo.

Treinamento para 5S Office

Da mesma forma que você implementaria o 5S no chão de fábrica, você precisará trazer um consultor ou um treinador para ajudá-lo a implementar essa ferramenta de manufatura enxuta. Trazer ajuda externa garantirá que o projeto seja levado a sério e os instrutores externos terão uma experiência valiosa sobre o que pode ser feito para tornar os layouts de seu escritório mais eficientes e agradáveis ​​para o trabalho de sua equipe.

Selecionar e contratar um treinador para implementar o escritório 5S é praticamente o mesmo processo que você usaria para contratar um treinador para suas áreas de produção.

Você precisa de 5S em seu escritório?

© 2010 Tony