Um guia para a terminologia básica da folha de pagamento

Recentemente, aceitei um emprego trabalhando para uma empresa global de recursos humanos em seu departamento de atendimento ao cliente e fiz um curso de treinamento de 10 semanas em folha de pagamento. Esta era uma nova avenida de negócios à qual eu nunca tinha sido exposto anteriormente. Durante meu treinamento, aprendi o básico sobre folha de pagamento.

Este artigo abordará a terminologia da folha de pagamento e seus impostos, o que é útil para tentar aprender a realizar as funções exigidas.

Primeiro, vamos começar com a definição de folha de pagamento, que é:

Envio de cheques de pagamento aos funcionários, seja por cheque ativo ou depósito direto.
Manter registros das taxas de pagamento dos funcionários, retenção de impostos, deduções, folgas pagas, etc.
Contabilizando os ganhos totais de cada funcionário em um ano fiscal.

Pagamento bruto vs. pagamento líquido

Qual é a diferença entre pagamento bruto e pagamento líquido. Na verdade, é muito simples.

Salário Bruto

Este valor inclui o total da remuneração do empregado calculado antes de qualquer sacada (como impostos, deduções, etc.). Como você calcula o pagamento bruto para funcionários assalariados ou horistas?

Por hora: a taxa de pagamento multiplicada pelas horas trabalhadas é igual ao pagamento bruto total.
Salário: O valor do salário definido para o funcionário nesse período de pagamento é igual ao pagamento bruto total.

Pagamento líquido

Esse valor inclui o pagamento bruto do funcionário, ou valor total, menos todas as retenções e deduções de impostos. O salário líquido é igual ao que o funcionário recebe em seu cheque de pagamento ou depósito direto.

Verifique os requisitos de salário mínimo em nível estadual e federal

Entre em contato com o Departamento de Trabalho de seu Estado ou com o Departamento de Trabalho dos EUA para saber o que a lei determina para um salário mínimo em seu estado. Em uma instância em que seu funcionário está sujeito a requisitos de salário mínimo federal e estadual, você deve pagar ao funcionário a taxa mais alta das duas taxas de salário mínimo.

Folhas de ponto

Um método deve ser usado para rastrear o tempo de cada funcionário para quando eles entram e saem do trabalho, para o almoço e qualquer folga pessoal durante o dia de trabalho. Isso é especialmente importante para funcionários horistas, já que suas horas trabalhadas são usadas para calcular seu pagamento normal, bem como quaisquer horas extras. Existem dois métodos comuns para coletar o tempo de um funcionário:

Cartões perfurados manuais: é um cartão que identifica o funcionário e é usado para perfurar manualmente uma máquina, que coloca um carimbo de hora no cartão. Mais tarde, uma pessoa na folha de pagamento insere manualmente esse tempo em seu sistema.
Rastreamento eletrônico de horas: um cartão magnético ou um carimbo digital pode ser usado para solicitar que uma máquina registre eletronicamente as horas do funcionário. Ninguém precisa inserir esses horários manualmente, pois eles são registrados no momento do soco do funcionário.

Independentemente do método utilizado, o objetivo é registrar o tempo do funcionário com precisão para que ele seja pago pelo número correto de horas trabalhadas.

Horas normais x horas extras

Qual é a diferença entre horas normais e horas extras?

Taxa regular: Esta é a taxa de pagamento normal ou direta do funcionário. É a taxa normal de pagamento, por exemplo, $ 12 / hora. Esse valor é multiplicado pelas primeiras 40 horas trabalhadas.
Horas extras: Se o funcionário trabalhar mais de 40 horas, ele receberá horas extras pelas horas extras. Essa é a taxa normal de pagamento, expressa como tempo mais a metade da taxa normal de pagamento, expressa como "e meia". Você multiplica esse valor pelas horas trabalhadas para receber a taxa de horas extras.

Para o exemplo acima, se a taxa normal do funcionário for $ 12 / hora, a taxa de horas extras será $ 18 / hora ($ 12 + $ 6 = $ 18). Você também pode calcular as horas extras do funcionário desta forma: ($ 12 + ($ 12X0,5) = $ 18) ou ($ 12 + ($ 12/2) = $ 18).

Como você calcula as horas extras se o funcionário trabalhou 42 horas?

40 horas X $ 12 = $ 480 de pagamento normal

2 horas X $ 18 = $ 36 horas extras

Total = ($ 480 regulares + $ 36 horas extras) = $ 516 de pagamento bruto

Retenção de impostos

Funcionários em tempo integral: Para funcionários que não são considerados contratados, o empregador retém impostos de seus salários para impostos de renda federais, estaduais e locais. As retenções de impostos de cada funcionário são determinadas de maneira diferente com base no W-4 que eles concluíram no momento da contratação. Os empregadores devem certificar-se de que estão retendo o valor correto das verbas federais, do Medicare e da previdência social para cada funcionário.
Funcionários contratados: Esses funcionários são responsáveis pelo pagamento de seus próprios impostos sobre a renda no final do ano, uma vez que o empregador não retém impostos sobre seus salários.

Formulários de nova contratação

Existem vários formulários que devem ser preenchidos pelo funcionário no momento da contratação. Esses formulários incluem W-4 para retenção de imposto de renda federal, um formulário de retenção de imposto de renda estadual e um formulário I-9 para elegibilidade de emprego.

Formulário de Candidatura a Emprego: as informações na candidatura a emprego podem ser usadas para inserir em seu sistema de folha de pagamento o nome do funcionário, endereço, informações de contato, etc. Essas informações podem ser verificadas, como empregadores anteriores e / ou educação.
W4 Formulário de retenção de imposto de renda federal : este formulário fornece informações sobre o estado civil do funcionário, o número de dependentes e os valores adicionais de retenção eleitos.
Formulário de retenção de imposto de renda estadual: você deve primeiro se registrar no departamento estadual da agência de receita como empregador naquele estado. Eles irão informá-lo sobre quais formulários e quanto imposto reter para o funcionário.
Formulário I-9 - Este formulário é para verificação de elegibilidade de emprego e requer que o novo contratado forneça sua prova de elegibilidade, que pode consistir em sua certidão de nascimento ou green card. O empregador verificará essas informações, mas elas não precisam ser enviadas ao órgão estadual.

Outras coisas importantes para saber

E-verify: O empregador pode usar o sistema e-verify para verificar seu I-9 e compará-lo com bancos de dados federais para ter certeza de que o funcionário está qualificado para trabalhar nos EUA.
Sistema Estadual de Notificação de Emprego: Os empregadores devem registrar seus funcionários no estado, o que permite que o estado colete informações e pagamentos, como penhoras (por exemplo, pensão alimentícia, gravames etc.) desses funcionários.

Existem vários formulários que você deve preencher, tanto como funcionário quanto como empregador, para que sua folha de pagamento e impostos funcionem sem problemas.

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Períodos de pagamento

Este é um período de tempo recorrente em que os funcionários são pagos. Pode ser um período de tempo semanal, quinzenal, semestral ou mensal. Saber o valor do pagamento por período por ano é importante para calcular quanto os funcionários devem receber por cada período de pagamento.

Semanal: 52 períodos de pagamento / ano
Duas vezes por semana: 26 períodos de pagamento / ano
Semestral: 24 períodos de pagamento / ano
Mensal: 12 períodos de pagamento / ano

Requisitos de folha de pagamento de final de trimestre e ano

Os formulários a seguir podem ser usados para registrar os impostos do empregador no IRS ou em sua agência estadual:

Formulário 941 (trimestral): este formulário do IRS resume os salários pagos e é usado pelos empregadores, independentemente de serem isentos de impostos ou não. A cada trimestre, o empregador relatará o valor dos impostos federais sobre os salários retidos, impostos da previdência social, impostos do Medicare e quaisquer outros pagamentos e / ou retenções relacionados.
Formulário 940 (anual): este formulário do IRS é utilizado pelos empregadores para relatar os salários pagos e os impostos federais sobre o desemprego que foram acumulados sobre os salários sujeitos ao FUTA durante todo o ano.
Impostos estaduais sobre o desemprego: A maioria dos empregadores paga impostos federais e estaduais sobre o desemprego.
Formulário W-2: Forneça W-2s aos seus funcionários antes do prazo. Você precisará preencher os formulários W-2 com a Administração do Seguro Social por meio de e-arquivamento e / ou preenchimento dos formulários reais.