Lista de verificação de abertura de empresas para empreendedores iniciantes

Lista de verificação de abertura de empresas para empreendedores de primeira viagem. Quantos carrapatos você marca?

Scribbling Geek

Você concluiu o plano de negócios para o início pretendido.

Você também montou a melhor equipe do mundo. Atrás de você está uma família que o apoia e muitos amigos encorajadores também. Bem como uma longa lista de clientes potenciais.

O seu sucesso empresarial está garantido? Você seria um milionário recém-formado em um ano?

Não, você não faria.

Colocado sem rodeios, muitos planos de negócios de inicialização se concentram no lado positivo das coisas. Coisas como " ganharíamos $…… receita por ano " ou " nossas vendas projetadas são…… (milhões) de unidades " .

A maioria dos aspirantes a empreendedores com quem conversei também se gabava de ter amigos que me apoiam, contatos valiosos e assim por diante.

O que raramente é discutido, por outro lado, é o verdadeiro trabalho de fundo necessário para o sucesso comercial. Em outras palavras, as coisas essenciais, mundanas e tediosas. Isso é trágico e preocupante porque, muitas vezes, é a falta de tais processos que leva ao fracasso empresarial.

Sim, um empreendimento lucrativo requer visão, previsão e ambição, mas eficiência e organização são ingredientes igualmente importantes para o sucesso empresarial. Sem o devido trabalho e preparação de back-end, qualquer plano de negócios é apenas especulação. Uma tentativa selvagem de um alvo loft, sem os instrumentos para isso, metaforicamente falando.

Aqui está uma lista de verificação geral para o início de uma empresa com 10 áreas que nenhum empresário deve ignorar. Ignore qualquer um e estará convidando ao fracasso.

1. Tenha um sistema de contabilidade eficiente

O negócio é ganhar dinheiro. Portanto, o que é mais importante do que o sistema que gerencia seu dinheiro?

Em seu primeiro dia de operações, você deve ter pelo menos o esqueleto básico de um sistema de contabilidade. Isso deve incluir:

Um sistema eficiente de criação e arquivamento de todas as suas contas, recibos e outros documentos financeiros.
Um sistema de faturamento que inclui pedidos de entrega, extratos, etc.
Um sistema de pedido de compra para ajudá-lo a controlar as contas a pagar.
Um processo programado e sistemático de pagamento de seus fornecedores e funcionários.
Um sistema de registro para controlar as contas a receber, ou seja, quem não lhe pagou.

Por que seu sistema de contabilidade deve estar funcional logo no primeiro dia? Porque o dinheiro é excepcionalmente precioso para startups. Você não quer e não precisa das seguintes atrocidades para começar desde o primeiro dia:

O faturamento está atrasado porque você ainda precisa reformar seu sistema de faturamento.
É cansativo para outras empresas e indivíduos pagarem porque você continua enviando a eles faturas incompletas ou escritas incorretamente, várias cópias da mesma fatura, etc.
Você perde a fé de sua equipe e fornecedores porque seus pagamentos a eles são perpetuamente lentos.
Ah não! Você pagou o dobro / o triplo de alguém!

Resumindo, certifique-se de que seu fluxo de dinheiro seja fácil de gerenciar e supervisionar. Existem poucas coisas mais importantes em qualquer lista de verificação de inicialização do que isso. Existem também muitos softwares de contabilidade acessíveis para tornar a tarefa mais fácil.

Para reiterar, existem realmente poucas coisas mais importantes do que o sistema que gerencia seu dinheiro. É assim, para todas as empresas.

2. Abra uma conta bancária corporativa

Muitos empresários consideram desnecessário ter uma conta bancária corporativa ou imediatamente. Não vou debater seus argumentos ou justificativas.

Em vez disso, gostaria apenas de destacar que, durante a operação de minha própria empresa, encontrei um bom número de organizações que não estão dispostas a pagar para a conta bancária pessoal de um fornecedor, geralmente por motivos de conformidade. As agências governamentais são particularmente sensíveis a isso.

Em outras palavras, se você precisa de uma conta bancária corporativa depende do pool de seus clientes. Se você está vendendo online por meio de uma plataforma de terceiros, é provável que você não precise de uma. Se você pretende lidar com grandes corporações, provavelmente é uma obrigação. Você deve saber quais são os requisitos para pagamento antes de fazer qualquer transação.

Gerenciando uma conta bancária

Ao mesmo tempo, independentemente de estar usando uma conta bancária corporativa ou pessoal, você seria tolo em não extrair as tecnologias e conveniências atuais oferecidas. Seja Internet Banking, Phone Banking ou ainda, familiarize-se com as formas de acessar e consultar prontamente sua conta. Você fará isso com frequência, especialmente durante os árduos primeiros meses de operação.

Enquanto estiver fazendo isso, não se esqueça de consolidar todas as informações relacionadas à sua conta e registrá-las também. Não será apenas o número e o nome da sua conta, mas também coisas como o código do banco, o código da agência e o código swift.

A vida em uma startup é agitada, você nunca terá tempo suficiente. Com certeza você não quer perder tempo no telefone ou na Internet descobrindo o código do seu banco, apenas para receber a remessa de um cliente.

Por último, tenha sempre em mãos as taxas bancárias mais recentes. De onde eu venho, eles tendem a ser toleráveis, mas empresários de outros países me informaram que os encargos financeiros em seus países podem facilmente chegar a centenas de dólares

Você realmente não quer o pagamento perpetuamente paralisado porque seu cliente está horrorizado com as taxas de transferência bancária envolvidas. Nem quer aquele choque no final do primeiro ano, quando descobrir que pagou milhares em taxas bancárias. Tenha sempre consigo uma lista atualizada de taxas cobradas pelo seu banco. Consulte-o com frequência também.

Contas bancárias de empreendedor

Muitos bancos oferecem contas correntes personalizadas para empreendedores e startups. Embora haja inevitavelmente algumas taxas envolvidas, os benefícios e conveniências associados podem valer a pena.

3. Prepare materiais de identidade corporativa

Tenho certeza de que muitos empresários considerariam isso uma brisa hoje em dia. Pode-se até mesmo ter um novo logotipo de empresa desenhado on-line em uma hora.

Portanto, qual é o problema? Por que isso deveria ser um item em qualquer lista de verificação de abertura de empresa?

Novamente, é porque seus recursos são muito limitados. Seu tempo é seu bem mais valioso e você quer devotá-lo a construir relacionamentos e fechar negócios, não a estender um papel timbrado ou esperar por um logotipo para preparar um orçamento.

Na verdade, sendo tão fácil hoje em dia criar obras de arte, não há razão nenhuma para que a identidade corporativa não esteja pronta de antemão.

Mais uma coisa. Não perca os arquivos de arte. Não ser capaz de começar sua proposta porque você não consegue encontrar seu papel timbrado, ou ter que pagar um extra à impressora para redesenhar seu logotipo cada vez que você imprime algo, tais cenários são além de bobos.

4. Tenha materiais de marketing utilizáveis em mãos

Isso costuma ser um desafio. Você é uma configuração totalmente nova, o que há para mostrar?

Você não tem depoimentos. Vice-versa, você tem produtos e serviços limitados e amostras também. Algum cliente potencial ficaria impressionado com um portfólio contendo apenas 50 palavras?

E, no entanto, você ainda precisa mostrar algo. Principalmente ao abordar grandes corporações.

Comece tendo pelo menos um perfil adequado. Um sensatamente escrito "sobre nós" que não está cheio de exageros e gabaritos; em vez disso, descrevendo concisamente quem e o que você é.

Prepare também uma lista padrão de seus produtos e serviços, uma lista funcional que você possa atualizar rapidamente. Isso poderia ser incorporado ao seu perfil e com alguns esforços de layout gráfico, fazer um grande flyer.

Se você deseja dar um passo adiante, inclua uma programação para a produção de material de apoio atualizado também em sua lista de verificação de inicialização. No geral, o que você quer evitar é aquela situação horrível de você encarar um contrato potencial, mas não conseguir estabelecer contato porque não tem como se apresentar profissionalmente. Evite isso programando e preparando meticulosamente com antecedência.

5. Crie um procedimento de reclamação de pessoal

Para compartilhar, uma vez tive uma experiência incrível na minha empresa. Durante uma entrevista de saída, uma equipe afirmou que ela está saindo porque eu não reembolsei suas despesas de transporte em vinte e quatro horas. Sua expectativa era ser reembolsada imediatamente, em dinheiro vivo.

Também ouvi de outros empresários sobre funcionários pegos roubando dinheiro do caixa pequeno. Quando confrontados, esses funcionários alegaram pensar que essa era a forma de serem reembolsados por despesas menores da empresa.

Em poucas palavras, as pessoas podem ser estranhas. Eles ficam mais estranhos quando há dinheiro envolvido; particularmente, despesas pessoais.

Ter um procedimento adequado para reclamações de funcionários, com um formulário padronizado e a necessidade de documentos como recibos, evita dores de cabeça de muitas maneiras. Isso evita a trapaça. Ele também dá paz de espírito à sua equipe, garantindo que você não espera que gastem em nome da empresa.

Mais importante ainda, reforça a impressão de que você é uma operação legítima. Essa impressão é crucial para a retenção da equipe; lembre-se de que muitas pessoas hesitam em trabalhar para novas empresas. É também a chave para reter funcionários de alto calibre.

Em qualquer negócio, um funcionário irritado é uma bomba-relógio. Duplamente para novas empresas.

6. Ter vários conjuntos de documentos de registro da empresa, certificações, etc.

No meu país, o mais básico deles é uma impressão de computador. Para outros países, pode ser mais complicado, mas meu palpite é que não seria nada mais do que uma pilha de papéis.

Por que você deve ter vários conjuntos desses em mãos? Porque todos estariam pedindo por eles no início. De bancos a órgãos governamentais, organizações comerciais e assim por diante. Esses documentos são duplamente cruciais se você estiver solicitando subsídios do governo para empresários.

Novamente, o propósito subjacente aqui é o gerenciamento do tempo.

Não é difícil obter cópias desses documentos, o processo requer apenas tempo. Em muitos casos, o processo também é tortuoso e tedioso.

Ter cópias sobressalentes deles por perto nunca é demais; isto é, a menos que sejam excessivamente caros para duplicar. Nesse caso, você ainda pode se preparar sabendo pelo menos o procedimento e o custo de antemão.

Certificações e licenças comerciais

Em todo o mundo, certificações e licenças são necessárias para muitos tipos de operações. Você está cortejando multas pesadas e pena de prisão se não tiver antes de lançar sua startup.

7. Compilar uma lista de (potenciais) fornecedores

Considero este um dos itens mais importantes em qualquer lista de verificação de início de empresa.

Simplificando, não há nada mais exasperante do que perder um contrato valioso devido à incapacidade de garantir fornecedores. Ou não conseguir encontrar fornecedores a tempo.

Se você elaborou corretamente seu plano de negócios, também deve ser capaz de prever sua cadeia de suprimentos. Estabeleça contato com antecedência. Não deixe a busca ou o contato até que você esteja fazendo uma cotação para um emprego. Bastam alguns minutos para cada fornecedor.

Porém, preste atenção: não estou sugerindo que você peça dezenas de citações de estranhos e as arquive religiosamente. Esses pedidos diminuem a boa vontade em relação a você como nada mais poderia. Em vez disso, planeje uma abordagem diplomática e profissional. Por exemplo, um telefonema ou um e-mail, talvez até uma visita pessoal.

Se os fornecedores em potencial forem bem-vindos, peça preços de amostra também. Neste ponto, gostaria de destacar a necessidade de ser humilde ao estabelecer contato. Nunca, jamais, aja como se você fosse o próximo grande guru do mundo corporativo.

Lembre-se de que esses estabelecimentos são mais antigos que o seu. Provavelmente, eles encontraram um monte de startups que também fracassaram; portanto, inevitavelmente haverá algum grau de cautela. Sempre respeite os fornecedores potenciais como parceiros futuros valiosos. Nada menor.

8. Ter algum tipo de sistema de gestão de clientes

Você pode ficar muito sofisticado com este item da lista de verificação de inicialização. Ou pode ser nada mais do que um simples arquivo do Microsoft Excel para manter o controle de clientes existentes e potenciais, incluindo uma programação para contato regular. Estes últimos são saudações festivas, convocações, uma brochura enviada pelo correio, etc.

Resumindo, você não vai crescer se não tiver clientes repetidos ou recorrentes. Para conseguir isso, você deve trabalhar para a situação dos sonhos dos clientes voltando para você por si próprios, sem excessiva persuasão.

Por mais difícil que pareça, a chave é ser apenas regular. Para manter um contato leve, mas consistente.

Com o tempo, esses esforços também aumentam a imagem da sua empresa. Você não é aquela pessoa que liga apenas quando precisa urgentemente de negócios, você também é um "amigo".

Por último, encontre um método fácil e funcional para você manter contato. Algo que não seria muito incômodo com o tempo. Obviamente, certifique-se de que "consistente" não passe a ser persistente. Você não quer ser rotulado como uma praga.

9. Prepare modelos de cartas comerciais, contratos, acordos de trabalho, etc.

Qualquer que seja a natureza da sua inicialização, você precisará de todos os tipos de documentos profissionais. Alguns deles podem ser caros de produzir. Por exemplo, aqueles que requerem preparação profissional ou endossos.

Espere. A maioria desses documentos ainda é cara? A maior parte deles não é gratuita hoje em dia?

Eles são.

Graças à Internet, existem todos os tipos de modelos gratuitos para você baixar. Uma nota aqui. Baixe, mas tenha o bom senso para personalizar. Certifique-se de compreender totalmente os documentos também antes de utilizá-los.

É humilhante, para dizer o mínimo, se o seu cliente ou fornecedor souber mais sobre o documento e apontar que não é você quem está lendo as letras mais finas.

Para o último, você também pode acabar em sérios problemas legais se isso acontecer. Problemas legais caros que podem interromper sua inicialização durante a noite.

10. Esteja psicologicamente preparado

Sim, você está pronto para começar um negócio. Mas você está pronto para operar um? Para sustentá-lo e crescer?

Um sistema de contabilidade funcional, um software de gerenciamento de cliente perfeito, você marcou tudo em sua lista de verificação de início de empresa. Mas você está psicologicamente pronto para ser um empreendedor? Você consegue cumprir seus sistemas e cronogramas? Seus procedimentos?

Além disso, você é capaz de fazer os sacrifícios na vida familiar e social necessários para dar à sua startup a atenção que ela requer? Você está pronto para a quantidade fenomenal de trabalho necessária para manter qualquer novo empreendimento à tona e, eventualmente, ter lucros?

Acima de tudo, você possui resiliência para crises econômicas inevitáveis? Você consegue resistir ao fracasso, à humilhação e ao abandono no longo caminho para o sucesso empresarial?

A sua paixão é real? Ou apenas uma noção romântica no momento.

Dito de outra forma, você é quem mais precisa de preparação. O mais importante é verificar continuamente, antes do início das operações. Todo o resto é apenas o equipamento que você está carregando.

Em última análise, você é aquele que faz a jornada real também. Se você não estiver realmente preparado, nada mais ajuda ou importa.