Bolhas e silos no processo da empresa

Estourando a bolha

Da próxima vez que você estiver no trabalho, dê uma olhada. Quão bem os departamentos individuais trabalham juntos?

Você diria que tem um bom entendimento de como cada departamento funciona? Ou como os papéis deles se encaixam nos seus?

Todo mundo gosta de pensar que seu próprio papel é o mais importante, que o negócio não poderia funcionar sem seu departamento.

Errado!

Uma coisa que frequentemente vemos na auditoria interna é que cada departamento está trabalhando dentro de um silo, permanecendo dentro de sua própria pequena bolha de trabalho, alheio ao que mais está acontecendo ao seu redor no negócio.

Embora focar nos detalhes de tudo o que você faz seja uma coisa boa, não deve ser à custa do quadro geral.

Independentemente do setor, nenhuma empresa pode operar com apenas um departamento. Mesmo as pequenas empresas com uma única operadora exigem que você tenha várias funções ao assumir diferentes funções dentro de sua empresa.

O Processo Multi-Departamento da Empresa

Vamos dar uma olhada em um exemplo simples das etapas na fabricação de um produto existente e na venda para nossos clientes. Antes mesmo de pensar em fazer mais, você precisa determinar:

• quanto produto você tem atualmente em estoque
• se tem uma data de validade
• se é um produto sazonal exigido apenas em certas épocas do ano
• se há uma necessidade atual de fazer mais
• se a empresa tem recursos para fazer mais neste momento

As perguntas acima são geralmente revisadas por alguém do departamento de planejamento. Eles também determinarão quanto do produto será feito e a quantidade de matéria-prima que precisará ser comprada.

A informação é então normalmente passada à gerência para aprovar a produção, a compra das matérias-primas e a quantidade de tempo e pessoal necessários para concluir a fabricação do produto. As discussões com o departamento financeiro geralmente são incluídas neste momento para garantir que a empresa tenha os fundos disponíveis para concluir todas as tarefas.

Depois que o processo de planejamento é concluído e aprovado, os detalhes das necessidades de matéria-prima são passados ​​para o departamento de compras. Aqui eles terão uma lista de fornecedores aprovados que eles usam para rascunhar ordens de compra para comprar as matérias-primas necessárias. Novamente, eles precisarão ser aprovados, geralmente pela administração, antes de serem enviados aos fornecedores.

Após o pedido das matérias-primas, o departamento financeiro precisa liberar o pagamento para garantir que as mercadorias sejam entregues no prazo. Os registros financeiros precisam ser atualizados para refletir quanto dinheiro a empresa gastou e para quê. Posteriormente, eles também precisarão fazer a correspondência desse pagamento com as faturas recebidas como parte do processo de reconciliação.

Portanto, encomendamos nossas matérias-primas; o resto deve ser fácil, certo?

Os fornecedores começaram a entregar nossas matérias-primas, então agora alguém precisa verificá-los para ter certeza de que os pedidos estão corretos e as mercadorias estão em condições de uso. A melhor maneira de fazer isso é comparar os pedidos de compra e as faturas com as mercadorias recebidas.

Dependendo do tamanho da empresa e do tipo de material recebido, pode ser qualquer um, desde a recepcionista até o pessoal do depósito ou o encarregado do local. Em empresas maiores, e também dependendo do tipo de mercadoria, você pode ter uma pessoa assinando para confirmar que as mercadorias foram recebidas no local e outra para verificar a qualidade das matérias-primas.

Qualquer papelada relacionada à matéria-prima deverá ser mantida e cópias podem ser enviadas a diferentes departamentos para garantir que seus registros sejam precisos. Quando há papelada envolvida, é aqui que as coisas podem ficar complicadas se houver falta de comunicação ou se você não entender por que os outros departamentos precisam deles e em que prazos.

Você não pode pagar uma fatura se não souber o que está pagando. Você também não deve aceitar a mercadoria no local se não souber os produtos e as quantidades que devem estar lá.

Agora que temos nossos materiais, podemos fazer nossos produtos.

Mais uma vez, dependendo do tamanho e da configuração do negócio, a forma como as matérias-primas são armazenadas, registradas e distribuídas para uso pode ser muito diferente. Um ponto que deve permanecer o mesmo é que deve ser registrado quando cada material é utilizado, por quem e por quanto. Sem essas informações, você não saberá do que precisa quando iniciar o processo de planejamento da próxima vez que quiser fazer o produto.

Começamos a fazer nosso produto usando as instruções de trabalho que foram desenvolvidas antes de começarmos a fabricar este produto originalmente. As instruções de trabalho são usadas para garantir que cada produto seja feito exatamente da mesma maneira e tenha uma qualidade consistente.

Cada vez que alguém descobre uma maneira de tornar o processo de manufatura melhor, as instruções de trabalho e outros documentos do processo precisam ser atualizados para que se mantenham atualizados. Seu departamento de auditoria interna também pode revisar o processo para se certificar de que as instruções de trabalho estão realmente sendo seguidas.

Se você estiver usando qualquer equipamento para fazer seus produtos, você precisa se certificar de que o equipamento está em boas condições de funcionamento. O departamento de manutenção precisa de um cronograma para testar, reparar e substituir o equipamento conforme necessário. As discussões com a equipe de gerenciamento de riscos e / ou auditoria interna podem ajudar na elaboração dessas programações.

Além disso, qualquer incidente que ocorreu durante o processo de fabricação, como quebra de equipamento, o processo de produção não sendo concluído direito ou lesão da equipe, precisaria ser registrado, investigado e resolvido.

Antes que o produto possa ser vendido, ele precisa ser verificado quanto à qualidade; você não quer vender um produto inferior ou com defeito.

Agora temos um produto acabado em nosso depósito esperando para ser vendido, mas para quem o vendemos e por quanto?

E continua

O "quanto" teria sido calculado anteriormente pela administração, novamente o departamento financeiro seria envolvido para confirmar quanto custou para você fazer o produto e quanto lucro você queria obter.

Uma pesquisa de mercado conduzida por alguém envolvido em pesquisa e desenvolvimento teria sido necessária no início para verificar por que outros produtos semelhantes estavam sendo vendidos e quanto as pessoas estariam dispostas a pagar.

Quanto a quem vender, sua pesquisa de mercado já deve ter examinado isso no início, então você já sabe quem são seus clientes. O departamento de marketing terá montado uma campanha para atingir os clientes certos, deixando para o departamento de vendas a tarefa de entregar o produto ao cliente.

Esse já é um processo bastante complicado, mas ainda não terminamos quietos.

Semelhante ao pedido e à compra de matéria-prima, agora temos que reverter esse processo para retirar os produtos de nossa área de armazenamento e levá-los ao cliente.

Nosso departamento de embalagem precisaria empacotar a quantidade certa de cada produto para os clientes. Precisaríamos criar faturas que o cliente precisaria pagar. O armazém precisaria confirmar se os produtos certos foram para o cliente certo. E nosso departamento financeiro precisaria ter certeza de que o cliente pagou e que os pagamentos foram registrados e reconciliados corretamente.

Além disso, como tínhamos uma equipe fazendo os produtos, nosso departamento de folha de pagamento precisaria saber quem estava trabalhando e a que horas trabalhava, para que pudesse ser pago por seu tempo.

Enquanto tudo isso está acontecendo, ainda existem alguns departamentos trabalhando em segundo plano. Dois fatores principais a serem considerados são nosso departamento de TI, que garante que a equipe tenha acesso aos sistemas e às informações de que precisam.

O outro são nossos faxineiros. Independentemente de você optar por usar pessoal interno ou uma empresa de limpeza externa, alguém deve manter o local de trabalho limpo, arrumado e livre de perigos potenciais.

Então, quem estava envolvido?

Olhando para o exemplo acima, nosso processo simples de produção e vendas envolveu os seguintes departamentos:

• Gestão
• Planejamento
• Compra
• Finança
• Armazém
• Controle de qualidade
• Gerenciamento de documento
• Produção
• Manutenção
• Marketing
• ISTO
• Embalagem
• Vendas
• P&D
• Gerenciamento de riscos
• Auditoria interna
• Investigação de incidentes
• Folha de pagamento
• Limpeza

Como você pode ver, todos os departamentos estão envolvidos. Se você tirasse apenas um desses departamentos da mistura, as coisas ficariam complicadas muito rapidamente! As verificações de controle podem ser perdidas, você pode não ter os recursos necessários para terminar a produção ou pagar a equipe, pode estar perdendo oportunidades de vendas ou, mais importante, pode estar vendendo um produto que não é adequado para uso e pode ser perigoso.

Como removemos os silos?

Frequentemente, durante uma Auditoria Interna, se vejo que há uma falha na comunicação ou se a equipe não tem certeza das funções das diferentes áreas, recomendarei que a equipe de um departamento vá e acompanhe a equipe de outros departamentos por um curto período. Eu os peço para sentar para ver o que os outros membros da equipe realmente fazem. Eles têm a oportunidade de fazer perguntas e entender melhor como os departamentos trabalham juntos.

Essencialmente, eles começam a ver o negócio como um quebra-cabeça com todas as peças se encaixando para formar um todo, em vez de uma coleção de silos individuais.

© 2017 Katrina McKenzie