Exemplo de planilha de contabilidade para pequenas empresas

Se você possui uma empresa, não pode ignorar a contabilidade

Se você tem sua própria pequena empresa, é fundamental manter bons registros. Na verdade, pode até ser um requisito para incorporação ou licenciamento. Você precisa ser capaz de ver, a qualquer momento, se seu negócio é lucrativo ou não. Na época do imposto, é ainda mais crítico manter bons registros de negócios ao longo do ano, ou você pode acabar encrencado com as autoridades fiscais.

Configure planilhas simples para registros de receitas e registros de despesas. Se você adquirir o hábito de inserir itens nas planilhas no dia em que ocorrerem, logo descobrirá que criou um novo hábito e terá bons registros de negócios para começar. A discussão a seguir tem o objetivo de orientar, e os exemplos são baseados em alguém que opera uma pequena empresa de serviços - neste caso, redação e edição - em casa, e que não tem funcionários.

Quais registros eu preciso manter?

Os requisitos variam de jurisdição para jurisdição, portanto, é sempre aconselhável verificar com o governo estadual ou provincial, bem como com a agência tributária federal, para ter certeza de que você entendeu o que precisa fazer em termos de contabilidade.

De modo geral, para uma empresa individual, não é necessário um balanço anual, e a manutenção de planilhas é suficiente. Você provavelmente descobrirá que, como proprietário de uma empresa, existem leis que o obrigam a manter os registros de sua empresa por um período de vários anos. Você também pode precisar obter um “número comercial” da agência tributária para registrar os impostos aplicáveis à empresa.

Em termos de manter seus registros para fins fiscais, você deve sempre se certificar de que guarda provas para fazer backup de cada entrada em suas planilhas. Isso é chamado de trilha de auditoria. Essa trilha de auditoria inclui itens como faturas de seus serviços e recibos de compras que você faz. Se você usa seu carro para o seu negócio, você precisa registrar a quilometragem incorrida para uso comercial, o custo da gasolina, o custo de uma licença e os reparos / manutenção. Contas de telefone e outras contas de serviços públicos, incluindo seu provedor de internet, também devem ser rastreadas. Planilhas simples que você pode configurar usando um software como o Microsoft Excel podem ajudá-lo a ficar por dentro de tudo.

Registros de renda

Existem apenas alguns passos simples necessários para configurar uma planilha para registrar a receita gerada por sua pequena empresa. Você pode realmente entrar em muitos detalhes se desejar, mas simples é geralmente melhor e o impedirá de ver a contabilidade como uma tarefa árdua.

Basicamente, tudo que você precisa fazer é registrar suas fontes de renda. Se a receita deriva de uma fatura que você emitiu para um cliente pela prestação de um serviço, observe os detalhes. Sua trilha de auditoria ou “prova” dessas transações pode incluir extratos do PayPal, extratos bancários e faturas que você criou para seus clientes.

Os títulos das colunas podem incluir o que você quiser, mas no mínimo deve ter a data da transação ou fatura, o nome do cliente, uma descrição dos serviços que você prestou, o número da fatura de venda (para que você possa fazer uma referência cruzada e fornecer um trilha de auditoria) e quaisquer impostos aplicados.

Você também pode criar fórmulas em células diferentes para manter os totais em execução ou, se for muito adepto de planilhas, pode fazer coisas como um link para outras planilhas. O exemplo abaixo é fornecido como ilustração para registros de receita simples.

Receita de clientes mostrando o número da fatura

greenlamplady (Kaili Bisson)

Registros de despesas

Como acontece com os registros de receita, manter as coisas simples no lado das despesas tornará tudo isso relativamente rápido e fácil. Registre todas as despesas legítimas em que você incorre em sua empresa na data em que ocorrem. Tente usar descritores ou tipos de despesas como os usados pelas autoridades fiscais, pois isso o ajudará muito na hora de fazer seus impostos. Alguns exemplos incluem:

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Negócios - despesas de uso doméstico
Suprimentos
Telefone e utilidades

Novamente, os títulos das colunas podem incluir o que você quiser, mas, no mínimo, devem ter a data da transação, o tipo de transação, o nome do fornecedor, o valor gasto e quaisquer impostos aplicados. Guarde todos os recibos e contas como prova. Você pode mais uma vez criar fórmulas em células para manter a execução de totais de diferentes tipos de despesas. Uma planilha de despesas simples é mostrada abaixo.

Despesas por tipo com impostos incorridos

Baixe um aplicativo para controlar despesas

Existem também muitos aplicativos por aí que você pode baixar para o seu dispositivo Android ou iOS que lhe permitirão controlar as despesas do negócio.

A maioria desses aplicativos se integra facilmente a pacotes como QuickBooks e também ao Excel, dando a você tranquilidade de saber que todas as suas despesas são capturadas. Alguns aplicativos até permitem que você envie faturas por e-mail para seus clientes - uma grande economia de tempo para qualquer pequena empresa.

Mantenha o hábito da planilha contábil em andamento

Agora, comece a adquirir o hábito de gastar tempo em suas planilhas contábeis todos os dias. Você logo descobrirá que não leva tempo se você ficar em cima disso, e na hora do imposto você ficará muito feliz por ter feito isso.

Quanto tempo leva para formar um hábito?

Na verdade, leva pelo menos 2 meses para desenvolver um novo hábito. Mas não se desespere! Alguns minutos por dia é o suficiente para adicionar algumas entradas à sua planilha.