Atrás do carrapato: o que as auditorias internas podem realmente fazer por você?

Descubra como tornar as auditorias internas realmente úteis para sua empresa - não apenas uma caixa a ser marcada.

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Auditoria interna pelas razões erradas

Com a auditoria interna agora se tornando uma exigência, as empresas às vezes contratam funcionários de auditoria apenas para poder marcar essa caixa, sem nenhuma ideia adicional do que fazer com eles.

Muitos auditores descobrem que estão apenas reproduzindo auditorias externas e, embora isso possa ajudar quando os auditores externos vierem fazer uma visita, não fornece muitas informações valiosas para o negócio.

Uma auditoria interna deve ser um exercício construtivo projetado para determinar até que ponto um sistema de gestão está cumprindo seus próprios procedimentos e práticas. Uma auditoria interna também pode identificar melhorias nos processos de negócios e ajudar nas comunicações internas.

O que são auditorias internas?

Embora as auditorias internas sejam geralmente conduzidas por funcionários da empresa, tem havido um aumento na contratação de especialistas externos com o único propósito de auditoria. Assim como você terceiriza suas funções jurídicas ou financeiras, também pode terceirizar as funções de auditoria.

Sua auditoria interna é a mais importante de todas as auditorias. Ele permite que uma empresa examine seus próprios sistemas, procedimentos e atividades para decidir se eles são adequados para o negócio e se os funcionários estão realmente os seguindo.

Ele fornece à administração informações sobre se seus padrões de qualidade estão sendo atendidos, se o sistema é tão eficiente e eficaz quanto deveria ser e se melhorias são necessárias.

Também podem fornecer uma linha de comunicação em toda a empresa e ser um grande motivador.

Para que são utilizadas as auditorias internas?

Os critérios para auditorias internas são geralmente as próprias políticas, procedimentos e instruções de trabalho da empresa.

Você não está procurando auditar diretamente em relação a um padrão externo específico durante uma auditoria interna, basicamente duplicando o que um auditor terceirizado faria; em vez disso, você está garantindo que suas próprias políticas e procedimentos sejam usados corretamente nas tarefas do dia-a-dia.

Desde que os documentos internos da empresa tenham sido desenvolvidos de acordo com todos os requisitos de conformidade externos e referenciem os padrões apropriados, seus requisitos externos devem ser cobertos. No entanto, uma compreensão dos padrões e requisitos ajuda a fornecer uma base sobre o que a documentação deve incluir.

As auditorias não precisam ser temidas

A maioria dos padrões e códigos exige auditorias. As auditorias devem ser vistas como um benefício para a empresa, ao invés de uma tarefa árdua ou uma imposição.

Uma auditoria é usada para coletar informações que são revisadas e relatadas. Este relatório frequentemente discutirá a necessidade de melhorias ou ações corretivas.

Mas uma auditoria não é uma caça às bruxas para colocar a culpa em um funcionário individual ou em uma área específica da empresa. As auditorias devem ser conduzidas de forma positiva e transparente. Seu auditor deve fazer você e sua equipe se sentirem à vontade e confiantes sobre a auditoria, ao invés de temerosos.

Seu auditor precisa trabalhar com você para garantir que sua auditoria funcione para você, ao mesmo tempo em que permanece independente e objetivo sobre qualquer informação que tenha encontrado.

O que uma boa auditoria pode fazer

Confirme se os procedimentos documentados estão sendo seguidos
Fornece informações precisas sobre a eficácia dos procedimentos atuais
Auxiliar no desenvolvimento de planos de melhoria contínua
Identifique onde as mudanças nos procedimentos são necessárias
Melhorar a consciência e compreensão dos requisitos do processo
Ajude a minimizar o risco
Melhorar a segurança no local de trabalho
Melhorar a comunicação interna
Confirme as práticas de trabalho positivas
Forneça informações para ajudar a aumentar as vendas de seus produtos ou serviços
Permitem que você tome decisões mais informadas para ajudar sua empresa a crescer

Cronogramas e escopos de auditoria interna

Como estabelecemos que você não deseja apenas marcar uma caixa e realmente deseja fazer bom uso de suas auditorias internas, seu cronograma de auditoria deve ser baseado em avaliações de risco que você conclui.

Quais áreas da sua empresa estão mostrando que precisam de atenção extra no momento?
Em quais áreas você gostaria de obter mais informações sobre como eles estão realmente se saindo?

Revisando seus recursos

Você também precisa revisar seus recursos disponíveis ao definir sua programação de auditoria.

Quantas auditorias você pode realizar de forma realista em um ano?
Quantos você deve estar fazendo?
Você é capaz de realizar auditorias suficientes para se sentir confortável por estar atendendo aos seus requisitos externos, bem como por encontrar as informações de que realmente precisa?

O escopo da auditoria

Assim como você precisa priorizar ao criar o cronograma de auditoria anual, também é uma grande parte do desenvolvimento do escopo das auditorias. O escopo define o que realmente será analisado na auditoria individual. Dado o tamanho potencial das áreas e processos a serem auditados, é fundamental saber onde sua atenção é mais necessária.

Ao criar suas programações de auditoria e escopos de auditoria, você precisa observar o seguinte:

Avaliações de risco recentemente concluídas
Informações relacionadas a possíveis impactos financeiros, de produto e de fornecimento
Qualidade dos controles internos: eles são tão fortes quanto você acredita que deveriam ser? Eles estão sendo usados?
Quaisquer reclamações de clientes recebidas
Grau de mudança ou estabilidade: Houve uma grande mudança de pessoal? O mesmo pessoal está no departamento desde o início?
Resultados do último trabalho de auditoria e quaisquer ações corretivas listadas: Todas elas foram implementadas?
Discussões com funcionários em todos os níveis sobre as áreas que eles acham que precisam de atenção
Há alguma habilidade ou conhecimento especial necessário para concluir a auditoria?

É a sua auditoria

Em última análise - independentemente de quem conduz a auditoria interna, equipe interna ou contratados externos - é a sua auditoria e você precisa saber quais informações deseja examinar.

As auditorias podem ser tão simples ou complicadas quanto você quiser. E lembre-se, você é o único que realmente sabe quais informações são valiosas para você.

Se você quiser descobrir por que uma área de sua empresa sempre parece ter um desempenho melhor do que outras, ou qual é o dia de folga mais popular para sua equipe, uma auditoria interna pode ajudá-lo a descobrir isso.