Acordar um orçamento: estimativas, prioridades e recursos financeiros, e o propósito e benefícios do orçamento

Este artigo foi escrito com base na Unidade NVQ “ Concordar com um Orçamento ”. Esta é uma unidade de nível 3 com um valor de crédito de 4.

Existem duas partes nesta unidade; a primeira parte é avaliada com base no conhecimento e compreensão, depoimentos pessoais, questionamentos, discussões e outras evidências. A segunda parte é avaliada com base em evidências por meio de vários procedimentos.

O que significa chegar a um acordo sobre um orçamento

Se você tem alguns objetivos quantificados que precisa alcançar, ou sabe que precisa lidar com situações críticas que podem surgir a qualquer momento, você precisará de um plano. Você precisará planejar suas economias, receitas e despesas, e isso se aplica tanto a objetivos pessoais quanto a objetivos de negócios. Resumindo, você precisará “concordar com um orçamento”.

O que é um orçamento?

Um orçamento é um documento financeiro que planeja economias, gastos, receitas e despesas futuras. Um orçamento pode ser planejado por indivíduos ou por empresas ou organizações para que eles prevejam se podem operar com suas receitas e despesas planejadas. O orçamento também dará uma ideia de como será o desempenho do negócio no próximo exercício.

Muitos tipos de orçamentos

Pode haver muitos tipos diferentes de orçamentos com base na situação ou parte do negócio em questão e também nos números financeiros disponíveis.

Quando dados financeiros insuficientes estão disponíveis, um orçamento é preparado com base nas estimativas do ano anterior e isso é chamado de orçamento previsto.
Um orçamento baseado em quanto dinheiro será gasto no próximo ano financeiro é chamado de Orçamento de Caixa.
Se os custos são calculados para iniciar um novo negócio, incluindo os custos de todos os ativos necessários para iniciar o negócio, isso é chamado de Orçamento de Abertura de Negócios.
E existem Orçamentos de Desempenho baseados em serviços ou projetos onde os orçamentos são criados avaliando cada item individual.
Uma estimativa das vendas futuras de uma empresa é chamada de Orçamento de Vendas.

Existem muitos outros tipos de orçamentos, todos dependendo da finalidade, das metas e de outros fatores envolvidos.

Por que é importante criar um orçamento?

O planejamento com um orçamento lhe dará uma visão clara de quanto dinheiro entrará e quanto você gastará. Portanto, antes de realmente gastar em algo, você pode decidir se isso afetará ou não as finanças daquele ano. Você pode priorizar, atingir metas, diminuir despesas indesejadas e gerenciar o dinheiro de forma eficiente. Fazer um orçamento vai te aliviar do estresse e das dúvidas, porque você já sabe o que tem e o que espera.

Habilidades e processos necessários para desenvolver um orçamento

Existem vários processos que é necessário conhecer e compreender antes de desenvolver e concordar com um orçamento. Alguns deles são discutidos abaixo:

Como usar estimativas ao desenvolver um projeto de orçamento (seção 1.1)
Como identificar prioridades e recursos financeiros necessários ao preparar um orçamento (seção 1.2)
O propósito e os benefícios da identificação de prioridades ao preparar um orçamento (seção 1.3)
O objetivo e os benefícios de avaliar e justificar os custos e receitas estimados (seção 1.4)

Entenda como desenvolver orçamentos

O desenvolvimento de um orçamento tem várias etapas e vários fatores também precisam ser considerados. É criado um projeto de orçamento que contém propostas de despesas e investimentos para o período orçamentário mencionado.

Explicar como usar estimativas ao elaborar um projeto de orçamento (Seção 1.1)

Ao desenvolver um projeto de orçamento, leva-se em consideração o orçamento dos anos financeiros anteriores, as declarações de renda e o fluxo de caixa do negócio. Ao projetar receitas e despesas, seja muito cauteloso e conservador e sempre use os valores reais corretos e definitivos, se os tiver em mãos. Também esteja preparado para gerenciar variações nos valores estimados do orçamento.

Nota: Onde você não tem números reais, ao estimar despesas, estime o mais alto possível, por exemplo, a conta de serviço público mais alta; ao estimar a receita, adivinhe um valor baixo, por exemplo, pegue um valor que trouxe menos receita para um serviço.

Ao usar estimativas para desenvolver um projeto de orçamento, prepare uma lista de todos os recursos de que você precisará para desenvolver o orçamento. Reúna todos os recursos e, finalmente, reúna-os para desenvolver o orçamento. Você precisará preparar isso antes do início do ano financeiro (fiscal).

Os fatos importantes a seguir ao seguir o processo acima são:

Você precisa criar uma lista de todas as despesas. Categorize as despesas separadamente e desenhe uma lista. Por exemplo, papelaria de escritório, equipamento, salários e seguro. Prepare uma lista de despesas estimadas e use as despesas do ano anterior como referência.
Procure quaisquer restrições, como valor de gasto máximo ou mínimo, ou período de tempo alocado para certas tarefas e projetos, e leve isso em consideração.
O próximo passo é criar uma lista de todas as receitas. Categorize como acima e prepare uma lista de todas as fontes pelas quais você terá uma renda e o valor estimado para cada uma. Por exemplo, receita de serviços prestados, produtos entregues, financiamento externo, impostos, vendas ou qualquer evento de arrecadação de fundos.
Crie uma ligação entre receitas e despesas. Você tem uma lista de receitas e despesas. Descubra a fonte de receita que ajudará com uma despesa e crie um esboço interativo.

É melhor seguir o conselho de pessoas experientes e qualificadas ao preparar o orçamento, pois nem todos são qualificados para desenvolver um orçamento por conta própria, especialmente em grandes organizações ou empresas.
Enquanto você tem uma lista de despesas, desenvolva uma lista priorizada levando em consideração quais despesas contribuem para o desenvolvimento da organização ou para atingir uma meta específica. Anote as despesas estimadas para cada tarefa priorizada (considere todas as despesas como pessoal, salário, transporte, recursos, contas de serviços públicos e quaisquer outras despesas associadas).
Não presuma que haverá um ajuste apertado entre a receita e as despesas. Despesas inesperadas podem surgir a qualquer momento e, portanto, é aconselhável ter dinheiro reservado para despesas diversas.

Faça uma lista das coisas que você gostaria de implementar pela primeira vez no novo ano fiscal; por exemplo, um aumento de salário ou ampliação ou reforma de espaço de escritório. Crie uma lista de despesas estimadas para essas coisas.
A melhor maneira de listar todos os dados acima é usar uma planilha com receitas e despesas listadas junto com as fontes. Se os valores projetados de receitas e despesas forem aproximadamente iguais, o orçamento é chamado de orçamento equilibrado. Se suas despesas forem menores do que a receita, então você tem um superávit e pode ver se algo pode ser feito com ele para melhorar o negócio ou a organização. Se as despesas forem maiores do que as receitas, haverá um déficit e a organização terá que buscar maneiras de cortar despesas; por exemplo, reduzindo contas de serviços públicos e artigos de papelaria, ou procurando eventos para arrecadação de fundos ou doações.

Nota: À medida que você ganha experiência no desenvolvimento de orçamentos, a elaboração de orçamentos para os próximos anos se torna mais fácil. Você saberá onde procurar informações e recursos e como identificar prioridades.

Explicar como identificar prioridades e recursos financeiros necessários ao preparar um orçamento (Seção 1.2)

Para manter um negócio sob controle, as prioridades precisam ser corretamente identificadas (orçamento orientado por prioridades) e as finanças bem planejadas e gerenciadas.

A lógica por trás do orçamento orientado por prioridade é que os recursos financeiros devem ser alocados aos itens do orçamento - por exemplo, serviços ou projetos - com base na eficácia desse item do orçamento em alcançar as metas e objetivos de alto valor para a organização. Portanto, os itens do orçamento são classificados com base nos fatos acima e o financiamento é alocado de acordo.

Precisamos agora encontrar maneiras de identificar as prioridades e os recursos financeiros.

Como alguém pode identificar prioridades?

Você precisa de habilidades, experiência, raciocínio lógico e um bom conhecimento de como a organização funciona ou opera. Se você elaborou o orçamento do ano anterior, terá uma ideia de como identificou esses fatores e isso tornará a tarefa mais fácil para você. Itens priorizados são serviços que oferecem o maior valor para a organização ou empresa.

Algumas maneiras de identificar as proporções ao desenvolver um orçamento

Se você elaborou orçamentos no (s) ano (s) anterior (es), use essas listas de receitas e despesas projetadas como base. Use o demonstrativo financeiro recente da empresa ou organização para números de vendas e lucro. Pode haver pequenas alterações ou flutuações em certos números e as prioridades também teriam mudado. Observe todas essas mudanças e leve em consideração todos os fatores acima ao redigir o orçamento.

Ao priorizar itens do orçamento, analise cuidadosamente cada item e sua importância para a organização. Investigue as áreas em que este item terá impacto e liste os departamentos que dependem disso; por exemplo, melhorar os serviços de TI, melhorar as tecnologias, cortar custos, produtividade no local de trabalho, etc. Peça informações e ideias às pessoas certas - por exemplo, funcionários seniores ou gerentes, dependendo da organização - e tome a decisão de tornar um item uma prioridade.
Procure os objetivos fundamentais para os quais a organização administra, por exemplo, o bem-estar da comunidade, o apoio a uma vida saudável, a prestação de serviços de qualidade para pessoas idosas ou o fornecimento de produtos domésticos de qualidade a preços razoáveis. Crie um plano estratégico para identificar as prioridades.
Você pode conduzir pesquisas, reuniões ou grupos de foco, inclusive com o público, para chegar a decisões sobre como tornar um serviço uma prioridade.

Uma vez que uma decisão lógica é feita na lista de prioridades, precisamos alocar recursos para essas coisas. Para fazer isso, precisamos identificar os recursos financeiros.

Maneiras de identificar os recursos financeiros necessários ao preparar um orçamento

Os recursos serão necessários para despesas contínuas, despesas de curto prazo e despesas pontuais.

Vá até a lista de prioridades para despesas que você tem. Você pode consultar o padrão de alocação de recursos do ano anterior e segui-lo, ou fazer alterações se houver uma alternativa mais prática e benéfica disponível. Um item pode exigir mais financiamento do que outro, apenas porque está em um nível de prioridade mais alto. Alguns serviços podem ter financiamento conjunto.
Observe cada despesa e faça um esboço de tudo o que depende dessa despesa em particular; por exemplo, os departamentos, as áreas de serviço e as áreas de operação. Investigue os efeitos do orçamento nessas áreas de atuação e, a partir dessas informações, elabore uma lista de prioridades. Consulte as demonstrações financeiras anteriores. Descubra os benefícios de gastar nessas áreas, considerando-as uma prioridade.
Verifique se há recursos suficientes para todos os itens que são uma prioridade definitiva e, se houver falta, você pode procurar patrocinadores, organizar eventos para arrecadar dinheiro ou trabalhar com organizações parceiras para reduzir ou compartilhar despesas.

Observação: dependendo da organização ou empresa para a qual você trabalha, seu tamanho e a forma como opera, pode ser necessário um orçamento geral ou vários orçamentos individuais para diferentes operações.

Explique o objetivo e os benefícios da identificação de prioridades ao preparar um orçamento (Seção 1.3)

Saber identificar as prioridades para desenvolver um orçamento também traz muitos benefícios.

O objetivo e os benefícios de identificar as prioridades ao preparar um orçamento são:

Um orçamento ajuda você a gerenciar o dinheiro disponível de uma maneira muito eficaz.
Identificar as prioridades e os recursos disponíveis ajudará a alocar recursos apropriados para projetos relevantes ou priorizados.
Depois de definir um orçamento bem planejado, você pode monitorar com eficácia o desempenho da organização para ver se as metas e os objetivos foram alcançados. Qualquer erro que tenha ocorrido nas decisões de orçamento ou qualquer desempenho fraco / baixo nos negócios devido a um orçamento ineficaz pode ser usado para melhorar o processo de tomada de decisão no futuro.

Você é capaz de planejar as futuras metas, objetivos e desempenho da organização.
A identificação eficaz de prioridades o ajudará a definir orçamentos futuros com mais precisão.
Você terá uma ideia clara de quando tomar as medidas necessárias se algo sair do plano.
Você será capaz de identificar problemas antes mesmo que eles ocorram, pois você estará monitorando o orçamento: por exemplo, necessidades financeiras emergenciais ou problemas com fluxo de caixa.
Um orçamento adequado de acordo com as prioridades ajudará no bom funcionamento da organização e aumentará a motivação da equipe.

Explicar o objetivo e os benefícios da avaliação e justificação dos custos e receitas estimados (Seção 1.4)

Depois de identificar as prioridades e recursos para os itens do orçamento, você precisa reservar os custos de cada item do orçamento. Para fazer isso de maneira eficiente, você precisa investigar e avaliar o valor necessário para cada item do orçamento. Uma análise de custo-benefício é feita neste processo.

Você é capaz de avaliar se algum item do orçamento é consistente com os princípios que regem o funcionamento da organização.
Você pode descobrir se os benefícios de uma ação excederão os custos ou se a produtividade aumentará como resultado do orçamento.
Você será capaz de identificar se há necessidade de recursos orçamentários extras, se o motivo é apropriado ou se eles são legítimos.
Você pode evitar mudanças de última hora ou revisar planos de orçamento futuros e estar pronto para enfrentá-los.
Você pode identificar áreas que podem exigir gastos adicionais, por exemplo, projetos que podem implicar em despesas adicionais e estar preparado
Você pode ter certeza que as estimativas são realistas e precisas e implementá-las sem se preocupar.
Você pode cortar custos ou evitar custos ao avaliar se achar que a despesa não é um requisito ou uma necessidade.
Você será capaz de decidir facilmente se os contratos (entrega de um projeto a agências contratadas) serão mais econômicos do que a organização que trabalha diretamente em um projeto.

Aqui está um artigo complementar sobre a negociação de orçamentos substituídos e as habilidades necessárias para chegar a um acordo sobre um orçamento.

Espero que as informações aqui sejam úteis. Por favor, não hesite em deixar suas sugestões, experiências e idéias na seção de comentários abaixo.

Obrigado pela visita.

Tudo de bom!

Livingsta