5 maneiras de combater o aumento do escopo

Não deixe o alcance do escopo prejudicar seus negócios. Continue lendo para aprender como superar esse problema.

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O aumento de escopo, também conhecido como revestimento de ouro, ocorre quando os requisitos que não foram levados em consideração anteriormente durante a fase de planejamento começam a ser incluídos em um projeto após o início do desenvolvimento. À medida que esses requisitos adicionais se acumulam, os projetos e as equipes de projeto começam a desmoronar sob o peso do trabalho adicional. Embora existam requisitos legítimos que podem surgir e precisam ser incluídos no plano do projeto durante o desenvolvimento, a responsabilidade recai sobre os ombros do gerente de projeto para conduzir conversas e implementar processos que impedirão o escopo do trabalho de se expandir além do que é considerado crítico após o escopo inicial já ter sido acordado. O artigo a seguir apresenta cinco ferramentas que os gerentes de projeto podem usar para manter o aumento do escopo sob controle.

5 maneiras de combater o aumento do escopo

1. Reúna requisitos claros.
2. Faça com que todas as partes interessadas assinem os requisitos.
3. Mude o processo de controle.
4. Negociar
5. Planeje as fases futuras.

1. Reúna requisitos claros

A primeira parte da boa coleta de requisitos é ter certeza de que todos os principais participantes do projeto estão conectados desde o início. Depois de ter certeza de que todos os principais participantes estão envolvidos, uma boa maneira de começar a reunir os requisitos é ter uma conversa inicial com o patrocinador executivo do projeto para saber quais são os requisitos e deixá-la guiá-lo sobre quem fale com o próximo. Durante essas conversas, documente os requisitos funcionais versus não funcionais e também quais requisitos são necessários versus quais requisitos seria bom ter. Depois de chegar a um ponto em que você se sinta confortável com um início sólido na construção dos requisitos, agende sessões com a equipe maior para revisar os requisitos e certificar-se de que tudo seja considerado. Além disso,para garantir que tudo seja contabilizado no início do projeto, talvez tente conduzir uma sessão de brainstorming ou mapear o fluxo do processo em um alto nível para garantir que tudo seja contabilizado. Continue socializando os requisitos até ter certeza de que eles foram devidamente definidos, dando ao escopo de seu projeto uma base sólida.

O triângulo de ferro no gerenciamento de projetos ilustra como, se algum dos elementos de escopo, cronograma ou custo de um projeto mudar, os outros dois elementos também mudarão.

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2. Assinatura das partes interessadas

Depois de definir totalmente os requisitos de um projeto, outra boa maneira de evitar o aumento do escopo é fazer com que todas as partes interessadas do projeto assinem esses requisitos. Se você nunca teve partes interessadas fazendo isso antes, pode se surpreender com o número de requisitos que são adicionados ou modificados quando você começa a pedir que coloquem suas assinaturas neles e valide que eles sentem que tudo foi capturado. Isso pode adicionar um tempo significativo ao projeto no início, mas vai lhe poupar muita dor no futuro, pois requisitos mais limpos reduzirão o risco de aumento do escopo. Um benefício adicional de ter as partes interessadas aprovando os requisitos é que se eles vierem até você enquanto o projeto está na fase de desenvolvimento e tentarem expandir o escopo do projeto adicionando requisitos,você pode lembrá-los do documento que assinaram anteriormente e lembrá-los de que não podem alterar o escopo do projeto sem impactar o cronograma e o custo do projeto.

3. Processo de controle de mudança

Um bom processo de controle de mudanças atribui à equipe que lidera o projeto a responsabilidade de aprovar todas as mudanças no escopo inicial do projeto como um grupo. Um benefício de um processo de controle de mudanças é que ele serve como uma verificação e balanceamento de que o gerente de projeto não está operando no vácuo. Outro benefício de um processo de controle de mudanças é que a responsabilidade pela tomada de decisões é compartilhada, já que todas as solicitações para desviar do escopo inicial do projeto têm uma solicitação detalhada enviada que é avaliada pela liderança sênior do projeto. Como parte da verificação, a liderança do projeto não deve apenas revisar a pergunta principal, mas também os riscos, custos e recursos associados a esse trabalho.

Como realizar o controle integrado de mudanças em um projeto

4. Negociar

Não tenha medo de negociar com as partes interessadas que desejam fazer mudanças no escopo acordado de um projeto. Isso exigirá alguma criatividade de sua parte. Uma boa tática a ser usada pode ser dizer que você ficaria feliz em incluir esse requisito no escopo do projeto, mas apenas se outros elementos do escopo existente fossem ajustados para liberar recursos, dinheiro e tempo para acomodar a mudança. Alternativamente, se o solicitante tiver uma forte convicção sobre a inclusão de um requisito específico, ele pode escrever a solicitação de controle de mudança e apresentá-la ao comitê. Como alternativa, outra opção é explorar maneiras alternativas de incluir o que o solicitante está procurando de uma forma que não tenha um impacto dramático no escopo existente.

5. Fases futuras

Outra tática é trabalhar com o indivíduo que busca expandir o escopo de um projeto e ver se há uma oportunidade de fazer esse trabalho como parte de uma fase futura. Essa é uma venda especialmente fácil se o solicitante tiver muito trabalho que gostaria de ver concluído. Talvez o maior benefício dessa abordagem seja que ela dá a você mais tempo para analisar as solicitações apropriadamente e desenvolver o melhor plano para executar ao adicionar essa funcionalidade.

© 2016 Max Dalton