Índice:
- 1. Aplique um "Método" à Loucura
- 2. Automação
- 3. Tecnologia
- 4. Monitoramento
- 5. Propriedade
- Conclusão
Cinco dicas e truques para reduzir custos (para proprietários de empresas)
Marten Bjork via Unsplash.com
Nessa economia, os CEOs buscam realizar duas coisas: aumentar a receita e reduzir custos. O gerenciamento bem-sucedido dessas duas áreas, receita e custos, gera lucros maiores. Gerenciar apenas um e ignorar o outro muitas vezes significa dores de cabeça e estresse e, em alguns casos, fechar as portas.
É fácil para CEOs e proprietários de negócios se concentrarem em aumentar a receita. Aumentar a receita significa trabalhar nas tarefas de missão crítica, ou em outras palavras, trabalhar nas tarefas que “são o negócio”: ou seja, construir o melhor widget, vender as grandes contas e encontrar ou aumentar essa vantagem competitiva.
Para muitos, controlar e reduzir custos é uma reflexão tardia, às vezes uma distração. Os custos diretamente associados à receita são normalmente monitorados de perto. Isso inclui o custo de materiais, vendas e mão de obra. No entanto, alguns custos associados à “administração do negócio”, como funções de contabilidade (por exemplo, folha de pagamento, A / P, A / R), gerenciamento de recursos humanos e gerenciamento de registros, podem ser facilmente ignorados.
Não controlar ou monitorar esses custos indiretos normalmente leva a uma bola de neve de problemas, como aumento do desperdício, risco de fraude, custos trabalhistas inflacionados e custos de oportunidade mais altos. Aqui estão cinco maneiras pelas quais um CEO ou empresário pode gerenciar e reduzir melhor seus custos indiretos.
1. Aplique um "Método" à Loucura
Uma das primeiras coisas a fazer para obter o controle de uma atividade que você ou sua empresa está executando é aplicar uma metodologia ou sistema a essa atividade. Por exemplo, em vez de apenas folhear uma pilha aleatória e desorganizada de papéis cada vez que estiver procurando algo específico, você pode classificar os papéis em ordem alfabética por tópico. Isso permite que você localize com mais rapidez o que está procurando sempre que acessar essa pilha de papéis.
Aplicar um sistema de alfabetização dos papéis significa que você pode encontrar as coisas em questão de segundos, em vez de minutos. Multiplique essa economia a cada vez que você procurar algo e, em seguida, calcule o custo do seu tempo, e você começará a ver que algo tão simples como colocar papéis em ordem alfabética pode economizar dinheiro.
A alfabetização de papéis é apenas um exemplo com o qual todos podem se identificar, que ilustra as ineficiências de atacar um trabalho sem um processo implementado que ajude a facilitar o trabalho.
A aplicação de um método padrão a uma atividade de negócios é chamada de “gerenciamento de processos de negócios” ou BPM. Usando o exemplo acima, os papéis não se organizam em ordem alfabética por mágica; portanto, um processo precisa ser implementado para garantir que os papéis sejam armazenados em seu estado alfabético.
2. Automação
Automatizar um processo pode ser uma das maneiras mais rápidas de reduzir custos. Isso mesmo, custos. Se feito corretamente, a automação pode reduzir mais do que apenas os custos de mão de obra. A automação também pode reduzir os custos de correção de defeitos, removendo o erro humano (e outras variáveis) de um processo. A automação também ajudará a expor os resíduos e a utilizar os recursos de maneira mais eficiente.
Para esclarecer o ponto sobre a redução de custos de mão de obra - automação não significa necessariamente que você será capaz de se envolver em uma redução em grande escala da força de trabalho. Isso significa que seus funcionários serão capazes de concentrar seus esforços com mais precisão e fazer mais trabalho em menos tempo.
Automação não significa implementar robôs ou gastar grandes quantias de capital em grandes e complexos sistemas de computador. A implementação de um processo automatizado pode ser tão simples quanto construir uma macro em uma planilha do Excel ou pode ser tão complexa quanto implementar uma plataforma de imagem de documento totalmente nova. Em ambos os casos, semelhante a aplicar um “método para a loucura”, você deve ser capaz de identificar onde tempo e / ou materiais estão sendo economizados e traduzir isso em dólares.
3. Tecnologia
A tecnologia é o meio para a automação, mas não deve ser confundida com a automação. Conforme declarado acima, a automação pode ser tão simples quanto usar o Excel para calcular o uso de materiais ou um banco de dados Access para implementar um sistema de rastreamento de fluxo de trabalho simples. A tecnologia permite que você capture informações em uma escala que é inatingível em um processo manual.
Usar a tecnologia certa para o trabalho certo deve melhorar a qualidade, aumentar a velocidade e reduzir o desperdício. A tecnologia não deve ser limitada apenas como o mecanismo que conduz o trabalho através das etapas de melhoria do processo, ela também pode ser usada para introduzir trabalho no sistema (por exemplo, digitalizar um documento em papel ou receber um e-mail) e sair do trabalho do sistema (por exemplo, processamento de impressão ou interface de dados de saída).
A tecnologia certa deve facilitar a vida de seus funcionários e começar a compilar informações valiosas sobre o desempenho de sua empresa em seus processos centrais e administrativos.
4. Monitoramento
A informação é a chave para a melhoria do processo. Não importa se essas informações são coletadas por meio de um processo automatizado ou se essas informações são compiladas usando tecnologia. O importante é que você tenha informações ao seu alcance, para que possa identificar os principais padrões e tendências para determinar a trajetória de custos de seus processos. Como CEO, você já está familiarizado com a realização desse tipo de monitoramento com dados financeiros, dados de mercado e com a leitura dos principais indicadores de desempenho de seu negócio principal.
As informações sobre todos os processos em seu negócio devem estar disponíveis para todas as partes interessadas em sua organização. Isso permite que essas partes interessadas (ou seja, gerentes de escritório, gerentes de compras, gerentes de armazém, etc.) executem a mesma análise que você faria para o seu negócio como um todo, mas em um nível que corresponda à sua área de responsabilidade. Agora, as partes interessadas estão habilitadas a tomar decisões informadas sobre mudanças significativas no processo. Eles podem ver os benefícios (ou a falta deles) dessas mudanças, iniciando o processo de eliminação dos defeitos e custos do processo.
5. Propriedade
Agora que seus stakeholders têm as informações para monitorar seus processos, eles começarão a sentir mais responsabilidade e propriedade, em vez de apenas gerenciar o status quo. As partes interessadas no processo que sentem que estão contribuindo para o bem-estar da empresa passam mais tempo pensando estrategicamente sobre como podem economizar tempo, dinheiro e outros recursos da organização; em vez de gerenciar crises e estouros de custos de forma reativa.
Às vezes, pode ser difícil para um CEO abrir mão de algum controle sobre certos processos. Quantas vezes você disse: “Todas as despesas superiores a US $ 1.000 devem ter minha aprovação” ou “Devo aprovar todas as novas requisições de contratação”? Isso retarda a agilidade da sua empresa; permitir que seus gerentes façam o trabalho deles, permite que você faça o seu. Ceder a propriedade aos seus gerentes é muito mais fácil de fazer quando o método, a tecnologia e o monitoramento estão em vigor.
Conclusão
Sempre há um custo para mudar a forma como seu negócio funciona (ou seja, implementar uma mudança de processo). Qualquer mudança no processo deve pelo menos merecer uma rápida análise de custo / benefício. Quanto maior a mudança, mais profunda é a análise. Analisar a mudança do processo pode ser uma tarefa complicada. Quantificar a economia de custos em áreas como desperdício e qualidade pode ser mais difícil do que aquelas encontradas em tempo e recursos.
Implementar método, automação, tecnologia, monitoramento e propriedade o deixa mais perto de ser capaz de identificar o verdadeiro custo da melhoria, fornecendo-lhe as informações necessárias para tomar essas decisões. A melhoria do processo normalmente leva tempo e, em alguns casos, o custo da melhoria do processo é carregado no início do projeto. Não perca de vista as metas de longo prazo e abandone um projeto de melhoria de processo muito cedo.
Essas formas de gerenciar custos são testadas pelo tempo. Existem muitas metodologias no mercado que você pode implementar, bem como soluções de software / hardware que fornecerão as informações necessárias para administrar seu negócio com mais eficácia. Como CEO, cabe a você iniciar o processo de mudança.