Índice:
- Mantenha sua comunicação escrita profissional
- Regra 1: Esteja ciente de suas reações (também conhecido como "Sem ventilação")
- Regra 2: Verifique novamente para quem seu e-mail está indo
- Regra 3: Mantenha o pessoal separado do profissional
- Regra 4: Esteja ciente de seu público
- REGRA 5: Cuidado com o seu idioma
Mantenha sua comunicação escrita profissional
Você provavelmente já ouviu isto: “A maneira como você escreve é tão importante quanto o que você escreve”. Hoje em dia, a “marca pessoal” de alguém é tudo - tanto online quanto no mundo profissional. ” Manter seus e-mails profissionais ajudará muito a apoiar sua marca pessoal.
De muitas maneiras, os programas de e-mail e mensagens instantâneas permitem o equivalente visual de espionar uma conversa telefônica. Existem blogs que dão conselhos sobre como escrever um e-mail "como se um dia fosse lido em um depoimento no tribunal". Esses blogs contêm muitos conselhos sobre o que não fazer, mas muito poucos sobre o que uma pessoa deve fazer ou por que isso é importante.
Aqui estão minhas cinco principais regras "o que não fazer" e sugestões sobre o que fazer:
Regra 1: Esteja ciente de suas reações (também conhecido como "Sem ventilação")
Este pode ser o mais difícil de seguir. Aqui está a situação mais comum que observei:
Você ouve algo em uma reunião virtual e sua reação é enviar imediatamente uma mensagem instantânea, emoji (se o seu IM tiver essa capacidade) ou e-mail para alguém que também está na reunião.
Qual é o risco?
Se a pessoa para quem você está enviando o comentário estiver compartilhando sua tela com um público maior, mas essa pessoa se esqueceu de desligar as notificações por e-mail e / ou manter a tela de MI fechada… seus comentários agora são públicos.
Não pense por um minuto que ninguém percebeu - acredite em mim, TODO MUNDO VIU.
O que fazer?
- Se o seu comentário for relevante para o tópico da reunião: fale na reunião.
- Se o seu comentário for simplesmente uma reação instintiva: guarde para você por um minuto e ouça um pouco mais atentamente a conversa. É possível que a afirmação a que você reagiu seja apenas parte da história.
- Espere até depois da reunião: se foi realmente tão bom ou ruim, guarde para uma discussão particular após o término da reunião.
Regra 2: Verifique novamente para quem seu e-mail está indo
Devido ao ritmo acelerado dos negócios, estamos todos em alerta máximo o tempo todo e tudo vence ontem.
Aqui está um cenário provável:
Alguém envia um e-mail. Então, em cinco minutos ou menos, essa pessoa aparece em sua mesa, liga ou pergunta "Você recebeu meu e-mail?"
Eventualmente, você aprende a parar tudo o que está fazendo para ler todos os e-mails que chegam imediatamente. Como resultado, você também está motivado para responder imediatamente.
Então você descobre que sua resposta foi para a (s) pessoa (s) errada (s) na empresa.
Como isso aconteceu?
Talvez você pressione “responder a todos” por hábito, em vez de encaminhar o e-mail como o início de uma conversa paralela. Talvez o remetente tenha digitado o nome errado ou você tem o mesmo nome de outra pessoa da empresa.
O que fazer?
- Antes de clicar em enviar: reserve um minuto extra para revisar tudo: sua lista de destinatários, seu e-mail em geral (talvez sua mensagem não esteja clara, você omitiu palavras, etc.);
- Tente cancelar a mensagem assim que perceber o erro. Se o recurso “Recuperar esta mensagem” não funcionar:
Regra 3: Mantenha o pessoal separado do profissional
Se você não fez isso, já ouviu histórias como esta:
Um e-mail muito pessoal foi enviado não apenas para a pessoa pretendida, mas também para TODA A EMPRESA.
CARAMBA!!! O fator de constrangimento é incomum… tanto para o remetente quanto para os destinatários.
O que fazer?
SEMPRE mantenha seu trabalho e seus e-mails pessoais separados e evite fazer login na versão online de suas contas do Gmail, MSN, Yahoo ou Hotmail de seu laptop de trabalho (ou computador de mesa).
É mais fácil combinar e-mails pessoais e comerciais em um único local para que você possa ficar de olho em ambos. No entanto, agora que nossos telefones celulares são tão inteligentes e poderosos quanto nossos laptops (tablets, etc.), a combinação de catálogos de endereços de e-mail não é mais necessária.
Regra 4: Esteja ciente de seu público
Mesmo que seu e-mail se destine a um público específico, ele tem o potencial de ser encaminhado a qualquer pessoa, em qualquer lugar da empresa ou fora dela.
No mundo corporativo, você nunca está apenas escrevendo para um amigo ou colega de trabalho. Você deve sempre presumir que o e-mail será lido por alguém de alto escalão na empresa. Sua melhor opção é abordar cada e-mail como se estivesse escrevendo para seu gerente, para o chefe de seu gerente ou para um cliente.
Ao mesmo tempo , evite usar jargões, siglas ou palavras do setor que apenas seu professor de literatura universitária possa usar. Essas coisas não fazem você parecer mais inteligente… apenas irrita o (s) leitor (es) e torna sua mensagem mais difícil de entender.
REGRA 5: Cuidado com o seu idioma
Isso não significa apenas “sem palavrões” (ou mantê-lo “PG” como a classificação do filme) - isso deveria ser óbvio. Se não for, espere conversar com o departamento de Recursos Humanos.
'Cuidado com a linguagem' também significa mantê-la no “PC” (politicamente correto).
LEMBRE-SE: Seu e-mail pode ser lido por qualquer pessoa dentro ou fora da empresa. Como não há como saber quem será o leitor final, mantenha sua linguagem e seu tom neutro.
E se você não tiver certeza?
- Peça a um colega de confiança que leia o e-mail e dê feedback ou sugestões sobre como a mensagem poderia ser melhorada.
- Escreva o e-mail (sem destinatários) e salve-o na pasta “rascunho” por um tempo. No dia seguinte (ou mais tarde naquele dia, se você tiver um prazo), examine-o.
- Ainda diz o que você pensou que estava escrevendo?
- O e-mail mostra que você é o profissional que você é? Caso contrário, corrija ou peça ajuda.
TENHA MUITO CUIDADO ao postar nas redes sociais.
Se você é proprietário de uma pequena empresa, contratado independente, etc. - deve ter páginas de mídia social separadas para o seu negócio. Certifique-se de que seus comentários e postagens estejam diretamente relacionados ao produto ou serviço que você está oferecendo.
Se você teve um dia ruim, não o divulgue no Facebook ou Twitter e não destrua a empresa para a qual trabalha. Seus amigos do Facebook de colega de trabalho ou supervisor (antigos e atuais) podem não entender. Além disso, muitas empresas agora têm programas que monitoram como e quando seu nome corporativo é usado e por quem (verifique o manual da empresa).
Não se esqueça - os empregadores em potencial tentarão acessar sua (s) página (s) para decidir se você é “adequado” para o trabalho. Não é preciso muito para colocar em questão a sua reputação (marca pessoal) e perder uma entrevista ou oferta de emprego.
Seu melhor plano: pegue o telefone (sim, aquela coisa com os números) e ligue para alguém de sua confiança para dar vazão às suas frustrações.
Quando você trabalha em um ambiente corporativo, é importante lembrar que nenhuma de suas comunicações é particular. Todo e-mail que você enviar (interno e externo) poderá ser lido por qualquer pessoa que tenha interesse no assunto. Diga a coisa errada, responda tudo ou envie para a pessoa errada, e você pode estar colocando em risco sua reputação profissional (marca pessoal), seu trabalho e a empresa.
No final, o melhor conselho é apenas usar o bom senso e manter o pessoal separado dos negócios o máximo que puder. Como o filme O Poderoso Chefão, de 1972, nos lembra: “Não é pessoal, são negócios”.