3 truques para conter a procrastinação de apresentação

Você sofre de procrastinação de apresentação? Encontre algumas dicas para fazer suas apresentações a tempo, sem pressa de última hora.

Pexels

Sua apresentação termina na próxima semana. Os slides não estão prontos. Seu conteúdo é uma bagunça, prolixo e sem valor. E você está pensando: "Ah, vou fazer isso em um piscar de olhos; pode esperar alguns dias…"

Dois dias para a hora do show: "Está demorando mais do que o esperado; vou improvisar".

"Vamos improvisar" não é a solução

Este é um cenário familiar para muitos apresentadores. Às vezes, você está simplesmente sobrecarregado com muitas coisas e não pode perder tempo para se preocupar com a próxima apresentação em um futuro próximo. Eu chamo esse fenômeno de 'Procrastinação de Apresentação'.

Conhecemos os efeitos adversos da procrastinação em nossa produtividade. Como é a procrastinação de apresentação diferente? Por um lado, os efeitos calamitosos do trabalho de última hora aqui são compostos no palco, evidentes para o público examinar. Quando você apresenta, você está se representando. Uma apresentação incompleta reflete horrivelmente em sua credibilidade e profissionalismo. Faz você parecer despreparado, desorganizado e possivelmente até preguiçoso.

'Voar' não funciona na metade do tempo. Você pode exalar tanto carisma que transborda de seus ouvidos, mas se você não sabe genuinamente do que está falando ou oferece qualquer valor, o público verá através dessas travessuras.

Como se motivar para trabalhar na sua apresentação

Idealmente, você deve estar preparado. Invista tempo para conhecer suas coisas e fazer o trabalho corretamente. A verdade é que você não pode simplesmente deixar de lado seus compromissos de incluir Picasso em seus slides e Ralph Waldo Emerson em seu roteiro. Algo tem que ceder. Como defensor de apresentações produtivas, ofereço alguns atalhos possíveis que você pode criar para si mesmo.

Hack nº 1: entenda que é um processo

Reconheça que criar uma boa apresentação é uma soma de partes, um processo passo a passo, se quiser. Utilizar o seu tempo livre para preencher essas lacunas garantirá que você faça tudo rapidamente e evitará comprometer muito a qualidade.

Você pode ter seu próprio 'sistema', mas seguir um processo estruturado faz com que seja 'pronto' muito mais rápido e lhe dá tempo para se esforçar para chegar perto da 'perfeição'.

Hack nº 2: reaproveitar trabalhos anteriores

Ao contrário do que alguns profissionais de comunicação sugerem, você simplesmente não tem tempo em todas as instâncias para criar uma apresentação personalizada para o seu público do zero.

Se você é um treinador ou trabalha em um departamento específico, é provável que fale novamente sobre o mesmo conceito ou ideia. Nada o impede de usar o gráfico específico ou a transcrição que você cuidadosamente criou antes de criar sua próxima apresentação.

Dica 3: terceirizar partes de sua apresentação

Este é mais um último recurso se você simplesmente não puder perder tempo. Deixe um profissional aliviar suas costas, terceirizando partes de sua apresentação para eles. Por exemplo, contrate um designer se você tiver problemas com design. Conte com a ajuda de um redator se você estiver perplexo com o conteúdo.

Observe que não sugeri livrar-se completamente do processo; você deve conhecer melhor sua apresentação. Injete seu pouco de originalidade nele. Sua contribuição pode ser na forma de fornecer a estrutura da mensagem ou esboçar designs.

O paradoxo da perfeição

Sou bastante perfeccionista, como tenho certeza de que muitos de nós somos. Na minha juventude, costumava adorar desenhar animais. Eu desenharia os membros, orelhas e cabeça, e deixaria os olhos por último; Eu sempre baguncei tudo. Eu amassaria o papel e eliminaria imediatamente a criatura miserável.

Quando se tratava de criar apresentações, as coisas não eram muito diferentes. Busquei incessantemente a ideia de perfeição. Fiz de 50 a 60 pequenos ajustes em um slide antes de ficar satisfeito. Então, novamente, eu nunca estava realmente satisfeito.

Perceba que nada pode ser perfeito

Sem dúvida, esses atos me chamaram a atenção para um bom trabalho, mas também afetou negativamente meu cronograma de entrega. Em três horas, tudo o que fiz foram três slides miseráveis ​​em 60? Tive que adiar uploads, submissões de trabalhos e slots de apresentação.

Não há nada de errado em querer ser 'perfeito', certo? Errado. A perfeição é um mito. As coisas nunca serão perfeitas, pelo menos para você. Mas eles podem ser "bons o suficiente" ou melhores.

Passei horas me concentrando em pequenos detalhes em certas áreas mínimas, comprometendo assim a qualidade como um todo. Quando os prazos chegaram, simplesmente não consegui entregar o que tinha na época. Eu só tinha metade de um guarda-chuva viável.

Faça

Em situações em que você está sobrecarregado de tempo (ou não), pesar o custo de oportunidade é tudo. Você prefere ter alguns super slides, mas não pode fazer a apresentação ou ter um deck completo de um padrão aceitável para fazer uma apresentação.

Eu sou bom em como as coisas devem ser fantásticas, mas há uma linha tênue entre 'bom o suficiente' e mais. Não estou encorajando você a despachar um produto meia-boca, mas atrasar um produto 'bom o suficiente para despachar' é tão ruim quanto. A velha máxima é verdadeira: "Feito é melhor do que perfeito."

Feito é melhor que perfeito.

O que realmente importa?

Faça a sua apresentação (com o perdão do trocadilho do bolo) camada por camada. Construa-os do zero. Se acontecer de você ficar sem tempo, você ainda estará em uma boa posição para fazer a apresentação de qualquer maneira. Um treinador de fala amigo meu, Benjamin Loh, disse o seguinte:

É tudo uma questão de priorizar as partes importantes para chegar a 'Concluído' ou 'Bom o suficiente' antes de aspirar a ir além disso.