Como fazer a alocação de recursos no excel

Introdução

O planejamento de recursos pode ser um dos aspectos mais desafiadores do gerenciamento de projetos, especialmente se você estiver pedindo para fazê-lo para várias equipes de projeto em uma organização inteira por um longo período de tempo. Se você tiver o Microsoft Project Server, poderá fazer a alocação de recursos com bastante facilidade, porque o Microsoft Project Server pode examinar todos os projetos em sua organização e informar onde um recurso específico está alocado. No entanto, a edição padrão da Microsoft não permite que você faça isso e, nesse ponto, é mais fácil consultar os cronogramas de seus projetos no Microsoft Project ou em outro lugar e construir sua documentação de alocação de recursos no Excel. Este artigo explica tudo o que você precisa para fazer a documentação de recursos no Microsoft Excel.

Trabalhar na alocação de recursos pode parecer como se estivesse resolvendo um quebra-cabeça muito grande.

Construir uma lista

O primeiro passo é construir uma lista de todos os recursos que você será responsável por alocar. Se for para um único projeto ou um pequeno departamento, você provavelmente pode fazer isso sozinho, mas se estiver alocando recursos para um grande departamento onde os funcionários estão trabalhando em centenas de projetos, pode ser necessário trabalhar por meio de um departamento de suporte para garantir que você tenha a lista completa de nomes. Peça para alguém revisar a lista. Você não quer começar a movimentar as pessoas e ajustar os cronogramas do projeto, apenas para descobrir que outras pessoas poderiam ter preenchido alguns dos buracos.

Fator no Trabalho de Apoio

Em algumas empresas, os funcionários que trabalham em projetos também realizam uma boa quantidade de trabalho de suporte. A porcentagem do trabalho de suporte que os funcionários realizam varia de empresa para empresa e de funcionário para funcionário. É importante entender qual a porcentagem do trabalho de suporte que você precisa para calcular os números de cada funcionário durante o dia de trabalho médio ou semana de trabalho ao longo da duração para a qual você está alocando recursos. E se você não é a pessoa que está familiarizada o suficiente com a carga de trabalho dos funcionários, certifique-se de obter essa informação de alguém que esteja. Se você der um palpite e ele estiver errado, seus números serão prejudicados de uma maneira muito grande, o que pode causar muita dor.

O que fazer quando um projeto dá errado

Conheça a duração que você está alocando

Para esclarecer, sempre verifique por quanto tempo você está sendo solicitado a alocar recursos. Prever onde as pessoas estarão no curto prazo é uma coisa mais fácil de fazer, mas quanto mais longe você for solicitado a olhar, maior o risco de você estar errado, e se você não precisa colocar um número lá fora, você pode querer fortemente considerar não fazer isso.

Reúna cronogramas de projetos

A previsão que você faz como parte da alocação de recursos torna-se extremamente mais precisa se você tiver cronogramas de projeto completos como entrada. Mesmo que o projeto ainda não tenha começado formalmente, você deve ser capaz de reunir um cronograma de projeto básico e de alto nível que exija todas as tarefas conhecidas que precisarão ser feitas. No entanto, nesse estágio, o trabalho de desenvolvimento provavelmente será apenas uma grande parte do tempo sem detalhes, já que uma estrutura de divisão do trabalho que detalha todas as tarefas ainda não foi construída. Mas você ainda deve conseguir juntar os nomes das pessoas que estão fazendo o trabalho de desenvolvimento, junto com os nomes das pessoas associadas a todas as outras tarefas. Depois de analisar o caso de negócios e uma conversa com a entidade empresarial que solicitou o projeto, você 'Você terá uma noção de alto nível da complexidade do projeto e será capaz de prever durações para cada uma das tarefas a partir daí. Se o projeto já estiver em andamento e houver uma estrutura analítica do trabalho que chama todas as tarefas associadas ao trabalho de desenvolvimento, você terá informações ainda mais detalhadas sobre quem trabalhará em quê e quando.

O nivelamento de recursos é uma etapa final crítica no trabalho na alocação de recursos, pois ajuda as empresas a entender quando aumentar ou diminuir sua força de trabalho e ajuda os gerentes de projeto a definir cronogramas de projeto realistas.

Campeões de liderança e gerenciamento de projetos

Crie sua planilha de alocação de recursos

As etapas para canalizar todas as informações que você reuniu em uma planilha de alocação de recursos no Excel são as seguintes:

Abra uma nova pasta de trabalho no Excel e crie novas planilhas para cada recurso para o qual você precisará fazer previsões.
Na primeira folha, começando com um punhado de linhas abaixo, comece a inserir os nomes dos projetos nos quais o indivíduo trabalhará na primeira coluna, com cada projeto seguindo em sua própria linha.
Na linha vazia diretamente acima de onde você inseriu seu primeiro projeto, pule para a segunda célula da linha e comece a inserir os dias individuais ou os intervalos de datas de uma semana para a duração necessária para fazer a alocação de recursos nessa linha. Em última análise, isso depende de quão granular você, ou seu chefe, deseja obter.
Abra o cronograma do projeto para o primeiro projeto de sua lista e filtre apenas as tarefas com as quais o recurso que você está procurando estava envolvido. Encontre a duração da primeira tarefa com a qual o recurso estava envolvido e gire na planilha de alocação de recursos que você está criando. Navegue até as células na linha do projeto que se alinham com o intervalo de um dia ou uma semana e, em seguida, insira o número de horas que esse recurso aplicou ao longo desse período. Repita esta etapa para todas as tarefas em todos os projetos para todos os funcionários.
Insira uma fórmula na parte inferior de cada coluna de intervalo de datas de um dia ou uma semana que some o número total de nossos nessa coluna que também leva em consideração o trabalho de suporte necessário para esse recurso.
Reveja os totais. Se você usou dias de trabalho padrão únicos, qualquer dia em que pareça que um funcionário trabalhará mais de oito horas é uma bandeira vermelha e precisa ser analisada. É muito normal ter isso quando você vai somar os números e realmente destaca como a maioria das organizações superaloca seus recursos e nem percebe até que passe por um exercício como este.
Nivele seus recursos. É aqui que você realiza o exercício de transferir o trabalho para outras pessoas ou de estender a duração das tarefas para que todos sejam alocados apropriadamente.