O que fazer quando seu projeto ficar feio

Não há pior sentimento como gerente de projeto do que o momento em que você percebe que seu projeto está repleto de problemas e o fracasso é inevitável. Esse sentimento só piora quando você precisa explicar esses problemas às partes interessadas e, potencialmente, aos executivos de nível sênior.

Quer os problemas que você enfrenta fossem evitáveis ou não, é importante manter a compostura e lembrar que todos os projetos apresentam desafios. A ação mais importante que você pode realizar nesse ponto é ter um entendimento completo do problema, formular uma solução, envolver os principais interessados e conduzir todos em direção a uma solução. Este artigo explora cada uma dessas etapas em profundidade para ajudá-lo a lidar com um projeto com falha.

Há um número infinito de razões pelas quais um projeto pode começar a ir por água abaixo.

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Entenda o problema

No minuto em que você percebe que o projeto está se encaminhando para um curso intensivo, a primeira etapa é certificar-se de que entendeu não apenas todos os problemas que afetam seu projeto, mas também as fontes desses problemas. Como gerente de projeto, você deve ter um entendimento de alto nível dos problemas que estão atrapalhando seu projeto. No entanto, dê uma olhada mais de perto nos indicadores-chave de desempenho que você está usando para monitorar o progresso do seu projeto para ver se os dados estão lhe contando uma história diferente.

Envolva a equipe de desenvolvimento para conversar sobre os pontos problemáticos que eles estão enfrentando para ver se eles chamam sua atenção para uma ou duas peças específicas de trabalho que demoraram consideravelmente mais do que o estimado originalmente. Além disso, reúna toda a equipe do projeto e trabalhe em um diagrama de espinha de peixe para ajudar a resolver todos os problemas.

Soluções de construção

Depois de sentir que tem um entendimento completo do problema, faça algumas recomendações para uma solução. Seja tão criativo quanto você precisa, mas você nunca deve ir para as partes interessadas de mãos vazias. Mesmo que as ideias que você montou pareçam estranhas, eles ficarão gratos por você ter tentado e provavelmente estarão mais empenhados em ajudá-lo a resolver o problema. E você nunca sabe, eles podem decidir seguir com sua ideia, o que faria você parecer um herói.

Como alternativa, se você apenas apresentar aos principais interessados um problema sem pensar em uma solução, eles podem ficar frustrados com você ou sentir que você está sendo preguiçoso, o que pode tornar o trabalho com o problema ainda mais desafiador.

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Envolva as partes interessadas

Assim que você tiver uma solução para os problemas que estão ameaçando seu projeto, é importante envolver os principais interessados o mais rápido possível com o resumo dos problemas e as soluções que você reuniu. Não saia de seu caminho para colocar a culpa nos pés de qualquer indivíduo ou equipe em particular. Isso só piorará a situação e, se alguém realmente for o culpado, a equipe das partes interessadas provavelmente terá essa impressão a partir dos dados e informações que você entregar.

Não fique surpreso ou chateado se eles ficarem chateados se esta for a primeira vez que ouvem sobre o problema. Os bons líderes respeitarão o fato de você estar os alertando sobre os problemas rapidamente e de ter soluções disponíveis. No entanto, alguns líderes ficarão frustrados e podem descontar essas frustrações em você, seja ou não realmente sua culpa. De qualquer maneira, mantenha o foco em usar suas recomendações como um bloco de construção para uma solução final. Além disso, pergunte a eles se há mais alguém que eles queiram que você traga para a mesa. É mais do que provável que outra pessoa em sua empresa tenha enfrentado os mesmos problemas que você está enfrentando em seu projeto e pode ajudá-lo a resolvê-los.

Às vezes, a parte mais difícil de trabalhar com os problemas do projeto pode ser fazer com que os principais interessados cheguem a um acordo sobre uma solução.

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Concordar em uma solução

Pode levar mais do que algumas reuniões de grupo, reuniões individuais e telefonemas, e você pode ter que trabalhar com a equipe de relatórios para gerar mais dados, mas você precisa manter todos concentrados em trabalhar para chegar a uma solução para os problemas para que o projeto volte aos trilhos.

Haverá forte tentação de cortar atalhos; não faça isso e não deixe ninguém levar o grupo a fazer isso, pois isso quase sempre termina em desastre. Sempre trabalhe para conscientizar o grupo sobre os riscos, custos e implicações para o cronograma associados a qualquer uma das soluções que estão sendo exploradas. Se todos na equipe do projeto tiverem essas informações, a solução com a qual a equipe concorda provavelmente será do melhor interesse do negócio.

Corrija e siga em frente

Depois que todos concordam com as soluções que precisam ser implementadas, a próxima etapa é incorporar o trabalho associado a essas soluções no plano do projeto e refazer a linha de base do projeto. Refazer a linha de base de um projeto permite fazer os ajustes necessários no cronograma, orçamento e escopo do projeto, e redefinir as expectativas com os principais interessados. Depois de fazer isso, é importante não insistir no problema, mas sim manter a equipe marchando em direção à linha de chegada.