10 dicas sobre como treinar outra pessoa para fazer seu trabalho

Conduzindo treinamento no trabalho

Treinar alguém para fazer seu trabalho pode ser muito importante. Isso pode ajudá-lo a ter um backup caso algo aconteça e você precise de ajuda ou se você precisar tirar uma folga inesperada e quiser garantir que suas tarefas sejam mantidas. Mesmo que alguém seja formado em alguma coisa, isso não significa que conheça o trabalho. Eles precisam ser mostrados como sua organização funciona.

A maioria das pessoas acha que treinar outra pessoa para fazer seu trabalho pode ser uma ameaça à sua posição, mas não é. No mínimo, permite que você promova ou mude para outra organização, tenha a certeza de que alguém estará lá para preencher sua vaga. Treinar outra pessoa para fazer seu trabalho promove o treinamento de sucessão, portanto, você sempre pode garantir que alguém o suceda.

Por último, isso ficará bem em seu currículo se você for um instrutor competente. Nem todo mundo é capaz de treinar. Se você puder treinar outras pessoas, apesar das diferentes personalidades, questões sociais, etc., isso lhe dará ainda mais credibilidade em seu local de trabalho.

Treinamento no Trabalho

O treinamento no trabalho é a melhor maneira para a maioria das pessoas aprenderem como fazer seu trabalho.

Por Wikilmages, domínio público, via Pixabay

Experiência de Treinamento

Sou supervisor há mais de 15 anos. Tive de treinar supervisores abaixo de mim e a equipe de linha abaixo deles. Também tive que designar novos funcionários para treinadores.

Sua Experiência de Treinamento

O que fazer antes do início do treinamento para o emprego

Antes mesmo de considerar treinar alguém em como fazer seu trabalho, você precisa fazer alguma preparação para que possa treinar efetivamente essa outra pessoa:

• Prepare todos os sistemas de computador necessários. Se a pessoa precisar de acesso a software, equipamento ou qualquer outra coisa que envolva tecnologia, você deve tentar ter isso pronto com antecedência. Dar à pessoa seu próprio acesso irá inspirar confiança enquanto ela aprende.
• Prepare procedimentos nas tarefas envolvidas. Se você tiver um esboço preparado sobre como lidar com algo passo a passo, isso facilitará o processo. Nem todo mundo gosta de seguir instruções escritas, portanto, torne-as acessíveis e fáceis de ler.
• Descubra informações sobre a pessoa. Se possível, descubra se a pessoa trabalhou na área em que você trabalhou, qual treinamento ela teve, etc. Isso pode permitir que você passe por cima de algumas partes do seu treinamento ou se concentre em outras áreas que poderiam estar faltando.

Que tipo de treinamento para o trabalho você prefere?

Treinamento no Trabalho

O treinamento no trabalho é quase obrigatório quando alguém começa no seu local de trabalho. Considere as seguintes etapas ao começar a treinar alguém:

1. Mostre ao redor a pessoa. Mesmo se alguém estiver trabalhando atualmente na organização, mostre a pessoa ao redor. Isso permitirá que eles vejam o fluxo que você atravessa. Isso é especialmente importante para novas pessoas que estão chegando.
2. Aprenda sobre a pessoa. Converse com a pessoa para descobrir suas habilidades básicas, em que experiência, etc. Isso permitirá que você verifique o tipo de pessoa que ela é e como ela pode reagir a certas situações.
3. Pergunte como eles preferem aprender. Algumas pessoas preferem ler um livro para aprender, outras preferem aprender fazendo a tarefa. Tente adequar seu treinamento ao que eles preferem. Pode haver casos em que você tenha que recorrer a métodos diferentes para fazer seu ponto de vista.
4. Comece com pequenas partes do trabalho e, em seguida, adicione mais partes a ele. Se você tiver um trabalho de várias etapas no qual precisa treinar, comece com a primeira etapa e peça que eles o repitam. Conforme eles progridem, adicione outra etapa e depois outra. Assim que virem o processo do início ao fim, eles o encerrarão sem problemas.
5. Assombre-os. Sente-se ao lado deles e observe-os completar cada tarefa. No início, você deve apontar os erros à medida que eles os cometem, mas depois deixe que cometam o erro e veja se o detectam. Se você pairar muito sobre eles, eles podem ficar nervosos e cometer ainda mais erros, então tome cuidado com o quanto você passa o mouse sobre eles.
6. Peça-lhes que tentem adivinhar uma solução. Se a pessoa vier até você fazer uma pergunta, mude a questão para ela e pergunte como ela acha que deve lidar com isso. Em seguida, corrija o que eles dizem se algo estiver incorreto.
7. Não faça uma tarefa difícil para eles. Se algo difícil acontecer, não assuma apenas por eles e deixe-os assistir. Fale com eles sobre isso. É a única maneira de aprenderem. Se eles virem que você assumirá o comando todas as vezes, não se importarão em aprender o que você está ensinando.
8. Verifique o trabalho deles. Depois de concluírem uma tarefa, verifique seu trabalho para garantir que esteja livre de erros. Se houver um erro, repasse com eles. Não diga que eles cometeram um erro, apenas avise-os sobre o que deveriam ter feito diferente.
9. Desenvolva um cronograma. Conforme o treinamento progride, informe-os sobre o que você espera que eles aprendam em um determinado período de tempo. Não para pressioná-los, mas apenas para lhes dar objetivos para progredir.
10. Seja flexível na forma como você treina. Cada pessoa é diferente. Você não pode treinar alguém da mesma maneira todas as vezes. Você tem que se ajustar à pessoa. Lembre-se de que eles são a nova pessoa, por isso estarão nervosos, preocupados e sob pressão para aprender o mais rápido possível. É seu trabalho como treinador fazer com que eles se sintam à vontade.

Estas são regras gerais. Seu local de trabalho pode ter expectativas ou uma maneira de começar o treinamento. No entanto, descobri que seguir essas etapas me ajudou a treinar outras pessoas para fazer meu trabalho da maneira mais eficaz possível em uma variedade de ambientes.

Exigindo treinamento no trabalho

Treinador e Trainee Fighting

Se você escolher o treinador errado para um novo funcionário, eles podem acabar lutando um contra o outro, em vez de trabalharem juntos.

Por tpsdave, domínio público, via Pixabay

Determinando um instrutor para um novo funcionário

Você pode ter várias pessoas em sua organização que podem fazer seu trabalho, e outra pessoa pode precisar ser designada como instrutor para um novo funcionário que está chegando. Como supervisor, isso permite que você tenha alguém que cuide do trabalho diariamente ser responsável pelo treinamento, sem deixar o funcionário nervoso com o fato de um supervisor estar treinando-o. Considere o seguinte ao escolher um treinador para um novo funcionário:

• Algumas pessoas simplesmente não são capazes de treinar. Você terá aqueles que não se importam o suficiente para treinar alguém, ou que não têm as habilidades para ser um bom professor. De qualquer forma, você deve saber quem são os que não são capazes de ser treinadores. Nunca force alguém a ser um treinador.
• Nem todos os treinadores funcionarão bem com novos funcionários. Pode haver este treinador estelar em seu escritório que treinou todo mundo, mas este treinador e o novo funcionário não parecem estar se dando bem. Tudo bem, atribua o novo funcionário a outra pessoa. Não fala mal para o treinador. Assim como o casamento, nem todos são combinações perfeitas.
• Tente usar apenas um treinador. Se você fizer com que o novo funcionário salte muito por vários motivos, as pessoas podem treiná-lo de maneiras diferentes e causar confusão. Se você tiver que trocar quem os está treinando, tente fazer isso desde o início.

Exemplo de treinamento prático

Sua experiência com treinamento

Experiências em treinar outra pessoa para fazer meu trabalho

Ao longo dos anos, tive experiências boas e ruins em treinar alguém para fazer meu trabalho. Aprendi muito, o que me ajudou a me tornar um treinador eficaz. Vou compartilhar algumas de minhas experiências abaixo.

• Contratei um novo supervisor para meu escritório, mas ela e eu simplesmente não nos demos bem. Ela foi ótima durante a entrevista, mas depois que ela começou, a história foi diferente. Não foi culpa dela, nem minha. Simplesmente não clicamos, o que tornou o treinamento muito mais difícil. No final, ela optou por não ficar, o que foi uma boa decisão.
• Treinei alguém que conhecia há muito tempo. Já trabalhei com essa pessoa em outro emprego. Então, nós dois mudamos para outra organização quase ao mesmo tempo. Acabamos trabalhando no mesmo departamento. Eu era seu supervisor e precisava treiná-la para fazer o trabalho. Conhecê-la tornou tudo muito mais fácil, já que eu conhecia o tipo de pessoa que ela era.
• Tive um funcionário que se recusou a treinar um novo funcionário que estava chegando. Apesar de ter a capacidade de ordenar que ela treinasse esse novo funcionário, eu não o fiz. Se alguém não quiser treinar, descontará no novo funcionário.
• Um funcionário que treinou muito não conseguiu treinar um novo funcionário. Designei um funcionário para treinar outro funcionário. Ela treinou muitas vezes antes sem nenhum problema. Mas o novo funcionário não conseguia aprender nada. Eles se chocavam sobre como faziam as coisas, então não era o ajuste certo. No final, treinei com sucesso o novo funcionário.
• Não consegui demitir um funcionário que não estava aprendendo o trabalho. Essa funcionária começou em outro turno e não estava indo bem durante o treinamento. Mudei-a para o meu turno para que eu pudesse observar seu progresso. Ela lentamente começou a entender, mas apenas o suficiente para passar pela condicional. Infelizmente ela começou a piorar depois disso. Eu deveria tê-la despedido enquanto ela estava treinando, já que ela não poderia assumir as obrigações do trabalho de maneira eficaz. Apenas aprender as funções durante o treinamento não é suficiente para permanecer no trabalho.

Tive muitas experiências, felizmente, em sua maioria, foram boas. Pode haver momentos em que você se depara com pessoas que simplesmente não podem ser treinadas ou não são adequadas para a posição. No final, você terá que cortar suas perdas. Nem todo mundo é adequado para um trabalho, não importa o quanto você os treine.

Às vezes você tem aqueles funcionários que não podem ser treinados, então você não tem escolha a não ser despedi-los.

Por geralt, Domínio Público, via Pixabay

Perguntas e Respostas

Pergunta: Meu supervisor principal me perguntou se eu estaria disposto a me tornar um treinador e eu disse que sim. O único problema é que não tenho nenhuma experiência como treinador, apenas como estagiário. Como posso fazer essa troca sem muita dificuldade?

Resposta: A melhor maneira de fazer isso é aprendendo como a pessoa aprende. Eles querem que lhes seja mostrado como fazer algo? Ou fazê-lo por tentativa e erro? Descubra como eles aprendem primeiro.

Pergunta: A pessoa que estou treinando quer fazer as coisas do jeito dela. Ela precisa seguir nosso jeito de fazer as coisas. Como posso fazer isso acontecer?

Resposta: Essa é difícil! Agora, sem mais detalhes, é difícil dizer. Existem razões pelas quais as coisas são feitas do jeito que são, mas poderia haver uma maneira melhor de fazer as coisas.

Isso já aconteceu e eu sempre digo à pessoa para fazer as coisas de acordo com a política ou procedimento da empresa, então podemos ver como melhorar esse processo. Mas você precisa aprender a maneira prescrita antes de sairmos dessa caixa. Não reprima esse objetivo para buscar um caminho diferente, mas reforce que não podemos olhar para isso até que o processo definido seja seguido. Em seguida, faça com que o funcionário "mostre seu trabalho" para demonstrar que aprendeu esse processo e, em seguida, fale sobre como esse processo pode ser melhorado.

Pergunta: Preciso de ajuda para treinar dois novos colegas de trabalho que estão em departamentos diferentes um do outro. Meu gerente espera que eu faça todo o treinamento enquanto faço minhas próprias tarefas de trabalho ao mesmo tempo. Adendo?

Resposta: Isso é difícil! Minha sugestão é ir até seu chefe e ver se você pode delegar suas funções a outras pessoas. Ou delegue algumas de suas funções aos novatos. Quando tive que treinar um ou dois novos funcionários, descobri que delegar tarefas a eles tornou meu trabalho mais fácil, permitiu que eu me concentrasse em seu treinamento e lhes dei as habilidades de que precisavam. Mas se isso não for possível, você precisa planejar como deseja treiná-los e ainda gerenciar suas funções. Se você puder dar a eles uma tarefa e deixá-los executar por conta própria, então verifique seu trabalho depois, essa pode ser outra solução.

© 2013 David Livermore