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Quer se trate de pintura de edifícios, telhados, concreto ou qualquer um de uma infinidade de projetos de reparo e substituição, todos eles começam no mesmo lugar - o processo de licitação. Isso pode parecer um empreendimento hercúleo, mas aqui estão algumas dicas para ajudar na tarefa.
Antes de iniciar a solicitação de licitações, o primeiro objetivo é decidir sobre o escopo da obra a ser executada. A despesa requer reparo ou substituição? É todo o componente ou apenas uma seção? O trabalho pode ser concluído em fases? Qual é o cronograma em que o trabalho precisa ser concluído? Uma vez que essas decisões sejam tomadas, o próximo ponto é montar uma folha de especificações ou um formulário que liste os detalhes exatos sobre o que a associação precisa fazer para o projeto. (Embora vários projetos sejam bastante simples, a associação pode precisar de ajuda adicional para preencher a folha de especificações.) Isso não apenas cobrirá o que precisa ser realizado, mas também ajudará a manter as propostas semelhantes, se não exata, no que diz respeito ao trabalho e aos materiais.
É nesta etapa que é elaborado o Edital. Esta é uma carta detalhada enviada aos fornecedores solicitando uma proposta de trabalho a ser executado. É melhor enviá-lo para o maior número possível de fornecedores, a fim de obter um bom controle da média da faixa de mercado, bem como eliminar os extremos em cada extremidade do espectro. Existe também a possibilidade de que algumas empresas não respondam, portanto, um grande número delas não deixará a associação com falta de opções. Os empreiteiros que devem ser visados são aqueles que realizam mais projetos comerciais, pois estarão mais aptos a cumprir as obrigações em mãos.
O que deve ser incluído no edital de licitação:
- A folha de especificações deve ser anexada como um formulário separado à carta.
- O escopo do trabalho deve ser escrito na carta.
- Os níveis de seguro Workman's Comp que a associação deseja que eles tenham.
- Um pedido de prova de todas as licenças que o contratante deve ter. Verifique com o condado e estado para descobrir o que é obrigatório.
- Uma garantia de desempenho, se necessário. Embora não seja um requisito comum, verifique seus documentos antes para ver se isso é necessário.
Assim que os lances chegarem, observe os detalhes específicos. Verifique as garantias de mão de obra e materiais. Se o gasto tiver uma expectativa de vida útil de 20 anos, uma garantia de um ano não será adequada. Revise para ver se haverá algum subcontratado com o qual o fornecedor trabalhará. Verifique com eles para ter certeza de que suas garantias e mão de obra são adequadas. Certifique-se de que todas as especificações fornecidas estão incluídas na licitação. Se algo extra for adicionado, pergunte por que e não tenha medo de obter uma segunda opinião. Mais imperativo, reveja as condições de pagamento. Estes são os termos nos quais a associação deve insistir:
- Os depósitos iniciais não devem ser superiores a 5-10%. Os negócios do fornecedor e os assuntos de gestão de dinheiro não são responsabilidade da associação. É responsabilidade fiscal do conselho administrar os fundos de seus proprietários de maneira sensata.
- Sempre retenha de 10 a 15% do pagamento de todas as fases até que a obra passe na inspeção para satisfação do conselho e, se envolvido, da gestão. Isso vai economizar recursos que vão ajudar a associação caso o empreiteiro saia, e outro deve ser trazido para terminar o projeto, bem como consertar o trabalho anterior.
- Só faça pagamentos depois que a lista pendente for concluída Pagar com a palavra do empreiteiro de que uma fase, ou todo o projeto foi concluído, não dá a eles motivação após o fato para corrigir qualquer coisa considerada inferior.
Finalmente, antes de o contrato ser assinado, peça um tempo para que os advogados da associação o examinem. O redator de qualquer contrato o redigirá em seu favor. Um advogado bem versado em revisão de contratos será capaz de chamar a atenção da diretoria para pontos de contenção que podem ser problemáticos para a comunidade. Sim, custará dinheiro fazê-lo. Mas algumas centenas de dólares para o escritório de advocacia poderiam salvar a associação dez, senão centenas de milhares de dólares mais tarde.
© 2018 Kristen Willms