Preparação como chave para o sucesso

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A preparação pode parecer monótona e demorada quando tudo o que você realmente deseja fazer é mergulhar em um projeto e começar a sentir que realizou algo. Principalmente quando os prazos são apertados. Mas um grama de prevenção pode mitigar um quilo de intervenção. Gastar algum tempo no início de um projeto se organizando e mapeando um plano pode economizar uma tonelada de tempo perdido mais tarde em refazer o trabalho ou ajudantes mexendo no polegar porque você não sabe que trabalho lhes dar em seguida. Além disso, dedicar algum tempo para seguir os procedimentos adequados pode evitar que surjam problemas mais tarde que desperdiçam tempo, apresentar mal a empresa aos clientes e colocar estresse e ansiedade desnecessários nos colegas de trabalho.

Dando o salto de trabalhador para gerente

À medida que progredimos na escada corporativa da responsabilidade, podemos passar de uma função de abelha operária para uma de gerência, mesmo que nosso cargo não inclua a palavra. O trabalho de uma abelha operária é seguir ordens e marcar coisas da lista proverbial de "coisas a fazer" o mais rápido possível. Mas quando você passa para uma função gerencial, a ideia profundamente arraigada de 'tenho que fazer' pode na verdade prejudicar sua capacidade de gerenciar.

Os gerentes precisam dar um passo para trás da agitação e aprender a gastar tempo preparando, delegando e se comunicando. Do ponto de vista da abelha operária, essas coisas parecem muito intangíveis e podem fazer com que você sinta que não "fez" nada. Mas ignorar esses requisitos de função pode significar que aqueles que você gerencia realmente não fazem nada, porque você não reservou tempo para dizer a eles o que precisa ser feito ou não dedicou tempo suficiente para garantir que eles entendessem o que você está pedindo para. Também é importante que os gerentes considerem as necessidades de cada trabalhador individual e adaptem seu estilo de comunicação e instrução às necessidades desse trabalhador para maximizar seu potencial.

Conhecimento é poder

Um dos melhores métodos de preparação para eventos futuros é documentar os atuais. Conhecimento é poder. Dedicar algum tempo agora para documentar passo a passo o que você acabou de fazer para corrigir um problema ou configurar um recurso significa que, da próxima vez que a mesma coisa precisar ser feita, você pode delegar essa tarefa a outra pessoa, porque todos vocês precisam fazer é indicar o artigo que explica, passo a passo, o que precisam fazer. Levar uma hora agora para documentar um processo que será repetido, você economiza duas horas em 3 meses e novamente em 6 meses e novamente e novamente, toda vez que você não precisa descobrir o processo novamente e então fazê-lo ou ensine a outra pessoa. Não reinvente a roda, documente a invenção e depois deixe que outra pessoa a faça.

Planejamento do projeto para manter o foco

Olhar para o escopo de um projeto inteiro pode ser assustador, até mesmo opressor. Quando um projeto é dividido em pequenas partes e tarefas específicas, torna-se fácil se concentrar em cada pequena tarefa e passar de uma para outra com eficiência. Planejar um projeto e identificar tarefas e prazos é uma etapa fundamental para se preparar para o trabalho que está por vir. Este processo pode ser aprendido. Você pode aprender a organizar a si mesmo e a seu trabalho e, ao fazer isso, realizará mais tarefas em menos tempo e com menos estresse. Ao se deparar com um novo projeto, a primeira coisa a identificar é o prazo. Em seguida, divida o projeto em partes temáticas principais de trabalho. Esses serão seus marcos. Estime prazos para cada etapa, de modo que você cumpra seu prazo final. Se você estiver usando o Planner, um organizador de estilo Kanban,esses marcos se tornarão suas colunas ou baldes. Em seguida, pegue cada marco e divida-o ainda mais nas tarefas necessárias para atingir esse marco. Organize essas tarefas em sequência e pronto, você tem um plano de projeto para mantê-lo no ponto.

Preparação Diária e Semanal

Talvez seu trabalho não seja baseado em projetos ou se estenda a vários projetos. A preparação diária e semanal torna-se a chave para manter o foco e cumprir as metas. No início de cada dia, não pule para o primeiro e-mail que você vê e comece a responder. Comece cada dia com preparação.

Manter uma lista de tarefas, incluindo um calendário
Revise as tarefas existentes
Revise todas as novas comunicações e adicione itens à lista de tarefas. Se eles forem específicos de uma data, como uma reunião, adicione uma referência a essas tarefas no calendário.
Priorize a lista de tarefas
Usando o calendário e a lista de tarefas, identifique as tarefas que você espera realizar até o final do dia
Agora comece a trabalhar.

Todas as segundas-feiras, reveja a lista de tarefas e o calendário para ter uma ideia de como será a sua semana. Bloqueie qualquer grande quantidade de tempo necessária para reuniões ou grandes tarefas.

Pontos chave

A preparação é essencial, não opcional
Estar preparado aumenta a eficiência, economizando tempo e dinheiro
A falta de preparação coloca a satisfação do cliente em risco
A falta de preparação aumenta o estresse, a ansiedade, o absenteísmo e o esgotamento dos funcionários.
Prepare-se através do gerenciamento de listas de tarefas e processos de documentação.