Planejar e organizar reuniões: diploma nvq nível 3 em negócios e administração

Reveja aspectos importantes de planejamento e organização de reuniões nesta unidade.

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Introdução a esta unidade

Esta unidade é uma unidade opcional do Grupo B no Nível 3 com um total de 5 créditos. Esta unidade ajuda o candidato a compreender os arranjos e ações necessárias para planejar e organizar reuniões, como se preparar para uma reunião, como apoiar o andamento de uma reunião e como fazer o acompanhamento de uma reunião.

Um exemplo de declaração pessoal também foi incluído nesta unidade!

1.1 Explique o papel da pessoa que planeja e organiza uma reunião

Para que uma reunião seja bem-sucedida, é necessário um bom planejamento e preparação. Essas duas etapas levam muito tempo.

Considere o seguinte ao planejar a reunião:

• Descubra os detalhes básicos da reunião: o tipo de reunião, o valor orçado que pode ser gasto, o número de participantes, o local onde será realizada e outros detalhes.
• Descubra o objetivo do encontro
• Descubra o papel de cada um dos participantes da equipe.
• Organize uma lista de verificação e coloque todas as datas no calendário, para garantir que diferentes reuniões ou eventos não conflitem entre si.
• Se as reuniões tiverem que ser agendadas periodicamente para monitorar as ações realizadas, uma reunião que se repete a cada mês ou a cada quinze dias pode ser colocada no calendário eletrônico

Considere o seguinte ao organizar a reunião:

• Compreenda totalmente o propósito da reunião
• Descubra as limitações de tempo das pessoas que estarão envolvidas na reunião, para determinar a melhor hora para realizar a reunião de forma que ela não entre em conflito com outros compromissos.
• Escolha um local de fácil acesso para todos os participantes.
• Planeje a duração da reunião, considerando os visitantes e a quantidade de assuntos que precisam ser discutidos.
• Planeje quais lanches serão fornecidos e quem será o responsável.
• Reúna os itens da agenda e prepare-os no formato e ordem adequados.
• Se as responsabilidades precisarem ser distribuídas entre pessoas diferentes, faça uma lista de quem fará o quê!
• Certifique-se de que a pessoa que está facilitando a reunião saiba o que precisa ser alcançado na reunião e quanto tempo ela está programada para durar.

1.2 Descrever os diferentes tipos de reuniões e suas características principais

Existem vários tipos de reuniões. As reuniões diferem em relação a:

• O número de pessoas presentes na reunião
• O propósito da reunião
• O tamanho da organização
• A pessoa que preside a reunião
• A duração da reunião

Os tipos básicos de reuniões são os seguintes.

• Reunião permanente: é uma reunião que ocorre regularmente, semanal ou quinzenalmente, com o gerente sobre qualquer projeto em andamento. Essas reuniões duram até a finalização do projeto, e possuem formato geral para pauta e atas.
• Reunião temática : uma reunião organizada para discutir um tópico específico relacionado ao trabalho ou projeto.
• Apresentação: Reunião geralmente realizada para informar a equipe sobre as mudanças feitas nos processos e procedimentos. Nessa reunião, há um ou dois apresentadores e, ao final, os participantes têm a oportunidade de fazer perguntas.
• Conferência: Reunião organizada com considerável planejamento e estrutura e moderada por um presidente. O número de participantes depende do objetivo da conferência.
• Reunião de emergência: uma reunião realizada repentinamente, sem muito aviso prévio, para tratar de qualquer crise interna ou externa à organização. Todos os membros da equipe devem comparecer à reunião.
• Seminário: Uma reunião é realizada principalmente para fins educacionais e dirigida por especialistas em um determinado campo.

1.3 Explicar como planejar reuniões que atendam às metas e objetivos acordados

As reuniões precisam ser planejadas com muita atenção e detalhes, pois desempenham um papel muito importante no alcance dos objetivos da organização. Em primeiro lugar, prepare uma lista de verificação para a reunião.

Lista de verificação da reunião:

• Verifique se metas concretas e realistas foram estabelecidas.
• Verifique se o local da reunião é acessível a todos.
• Verifique se as datas e horários são convenientes para todos os participantes.
• Certifique-se de que o presidente está ciente da agenda.
• Prepare uma agenda que possa cumprir todos os objetivos.
• Verifique se a agenda está impressa e pronta, os recursos estão prontos para a reunião e todos os convites foram enviados.
• Verifique se o presidente, o anotador de minutos e os apresentadores estão prontos e se os lanches estão prontos.

Planejamento: Planeje a reunião em conjunto com o presidente e todos os presentes, incluindo o tipo de reunião, sua finalidade, o orçamento disponível, o número de participantes, o local e outros detalhes básicos.

Requisitos do local: Ao escolher um local para a reunião, observe o propósito da reunião e o número de participantes e se o local está em um local acessível. Verifique com o local do evento se eles possuem todas as instalações necessárias para a reunião. Informe também o presidente e os participantes, se necessário, e, se necessário, obtenha idéias sobre suas expectativas para o local, a fim de evitar aborrecimentos ou falhas na reunião.

Participantes e convites alvo: Liste claramente os participantes da reunião e envie os convites para a reunião. Pergunte sobre o que eles estarão conversando e quanto tempo precisarão. Dessa forma, você pode calcular a duração da reunião.

1.4 Explicar o objetivo de chegar a um acordo sobre um resumo para a reunião

Um resumo é uma nota curta do que é a reunião: o propósito, quem estará presente e por que eles estarão presentes.

Um resumo nos permite focar nos objetivos da reunião e em seus resultados, o que ajuda a formar uma equipe eficaz.

Um bom briefing tem que ser curto, claro e focado, somando todos os pensamentos que precisam ser transmitidos. Isso lhe dará uma compreensão clara do que você está tentando fazer, sem qualquer confusão.

O briefing deve ser muito claro sobre os objetivos da reunião em relação ao negócio.

O tamanho do local é uma consideração importante para uma reunião.

1.5 Explicar como identificar locais adequados para os diferentes tipos de reuniões

Ao escolher um local para a reunião ou conferência, há algumas coisas que devem ser mantidas em mente.

• Adequação : Verifique se o local é grande o suficiente para acomodar todos os participantes da reunião.
• Local : Certifique-se de que o local esteja em um local acessível a todos os participantes da reunião.
• Disponibilidade : Verifique se o local está livre na data solicitada para evitar decepções de última hora. Isso pode criar mais problemas não saber que o local não está disponível após todos os preparativos terem sido feitos e todos os participantes terem chegado.
• Tamanho : Verifique se o local pode acomodar todos os participantes e os recursos de que eles precisarão e se há ajuda disponível para usar os recursos necessários.
• Instalações : Verifique o local para ver se você pode realizar a reunião lá sem problemas no uso dos recursos.
• Custo : Verifique também se o local se encaixa no orçamento e se é econômico.

1.6 Descrever os tipos de recursos necessários para diferentes tipos de reuniões

A seguir estão alguns dos recursos básicos necessários para uma reunião.

• Material de escrita: para fazer anotações na reunião.
• Projetor aéreo: para demonstrar ou exibir documentos ou slides.
• Quadro seco: Ajuda a pessoa que demonstra a escrever coisas ou ideias de forma clara para os participantes, para que não haja dúvidas.
• PC / laptop: são usados ​​em conjunto com o retroprojetor para exibir apresentações de slides ou documentos.
• Impressões de informações para outros participantes: incluem agendas e outros documentos que os participantes podem exigir para acompanhar a reunião sem problemas.

1.7 Descrever os pontos principais que devem ser cobertos por uma agenda e documentos de reunião

A agenda é preparada antes da reunião e enviada a todos os participantes. É uma lista de tópicos que serão apresentados para discussão.

Uma agenda deve incluir:

• uma breve descrição dos objetivos da reunião
• uma lista dos tópicos a serem cobertos
• uma lista informando quem tratará de cada tópico e por quanto tempo.
• A hora, data e local da reunião e quaisquer informações de fundo que os participantes precisarão saber para manter uma discussão informada sobre o tópico da reunião.

Os papéis da reunião são um registro de

• aqueles presentes
• a hora em que a reunião começou e terminou
• todos os tópicos discutidos; nada deve ser deixado de fora.

1.8 Explicar o objetivo das necessidades e requisitos especiais dos participantes da reunião e fornecer-lhes as informações necessárias para a reunião

O organizador da reunião terá que se certificar de que as necessidades de todos os participantes sejam atendidas. Sempre venha preparado, se você tiver recebido algo específico. Se você estiver agendando uma chamada em conferência, certifique-se de fazê-lo com antecedência. Você pode ser solicitado a trazer comida ou bebidas.

• Se você está apenas participando da reunião, deve trazer pelo menos duas canetas e papel suficiente para fazer anotações.
• Se você é responsável por organizar comida e bebida para os participantes, verifique se algum dos participantes tem necessidades dietéticas especiais.
• Se a cadeira ou o alto-falante precisar usar um laptop e projetor, certifique-se de que estejam configurados e prontos.
• Se um participante for portador de deficiência física e exigir arranjos especiais de acesso, certifique-se de que haja instalações para essa pessoa no local.
• Verifique com o local da reunião a data e hora da reunião e se o local estará disponível o tempo todo.
• Se os participantes precisarem do endereço e das instruções, certifique-se de que recebam os detalhes por e-mail com antecedência.

Mantenha todos os participantes externos informados sobre o propósito da reunião e as atribuições individuais.

1.9 Descrever os requisitos de saúde e segurança que devem ser considerados ao organizar reuniões

Saúde, segurança e proteção são os fatores mais importantes a serem considerados ao conduzir uma reunião.

• Verifique se o local é uma estrutura segura para o tipo de reunião que está ocorrendo.
• Verifique se os fios elétricos estão presos corretamente e não se arrastando no chão.
• Certifique-se de que o equipamento a ser usado, como laptops e OHPs, esteja funcionando bem e tenha passado nos testes de ICT para evitar problemas de segurança.
• Certifique-se de que quaisquer documentos confidenciais levados para a reunião não sejam deixados para trás e sejam devolvidos com segurança. Além disso, certifique-se de que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a esses documentos.

1.10 Explicar o objetivo e os benefícios de informar o presidente antes de uma reunião

O presidente da reunião deve ser informado sobre a reunião para que eles saibam o que esperar da reunião. Alguns assessores têm muito trabalho em sua programação e, portanto, não conseguem dar toda a atenção a um projeto ou área. A pessoa responsável por instruir o presidente é a pessoa responsável por manter o bom andamento da reunião.

1.11 Explicar o objetivo de acolher e fornecer refrescos adequados aos participantes

O objetivo de acolher e oferecer refrescos adequados aos participantes é fazer com que se sintam bem-vindos e relaxados, e que tenham bom humor para estarem atentos e participarem. Os refrescos adequados também evitam que as pessoas se sintam cansadas.

1.12 Descreva os tipos de informações, conselhos e suporte que podem ser fornecidos durante uma reunião

O tipo de suporte mais óbvio que você pode ser solicitado a fornecer é em minutos. Você pode ser solicitado a fornecer uma agenda e outros documentos de apoio. Outros tipos de informações e suporte podem incluir recursos de TI, como um projetor, laptops ou até mesmo comida e bebida.

1.13 Descreva os tipos de problemas que podem ocorrer durante uma reunião e como resolvê-los

Vários são os problemas que podem surgir durante uma reunião. Eles podem ter origem nas pessoas que participam da reunião ou nos recursos utilizados na reunião.

Problemas em TIC

Um laptop ou projetor usado para a reunião pode não funcionar corretamente devido a um conflito com o software. Na maioria das vezes, o problema é a falta de conexão com a intranet. Esses problemas só podem ser resolvidos se alguém tiver direitos administrativos para fazer alterações no sistema. Caso contrário, deve-se buscar o conselho de um técnico de TI.

Problemas com os participantes

Além disso, pode haver conflitos decorrentes das reuniões. Os tipos de conflito em reuniões de negócios podem incluir:

• Diferenças profissionais: surgem devido a diferenças de opinião. Quando essas diferenças não são resolvidas, elas podem prejudicar as relações de trabalho.
• Lutas de poder e problemas de personalidade: surgem quando indivíduos ou grupos não gostam uns dos outros. Eles se originam da personalidade das pessoas, e não de conflitos de trabalho.

Resolvendo Conflito

Estas são algumas abordagens e técnicas que você pode usar para resolver conflitos.

Os conflitos podem ser sobre:

• Desentendimentos sobre cargas de trabalho
• Diferenças de opinião
• Desentendimentos sobre pausas para almoço, férias anuais, feriados, etc.
• Diferenças em relação às diferentes formas de trabalhar.

Os conflitos podem ser resolvidos das seguintes maneiras:

• As discussões cara a cara devem ser conduzidas nas quais as pessoas ouvem claramente. Eles são necessários para compreender o problema em detalhes e também para saber a gravidade do problema
• As rotas podem ser alteradas ou emendadas para atender às necessidades e para resolver quaisquer conflitos
• Quando meras discussões cara a cara não resolvem os conflitos, a gerência precisa se envolver.
• Os procedimentos de reclamação devem ser executados se o problema for grave e a pessoa afetada desejar realizar um procedimento de reclamação em relação ao conflito.

1.14 Explique o que deve ser incluído no registro de uma reunião e o objetivo de garantir que o registro seja preciso e aprovado

As atas devem incluir todas as informações sobre as decisões tomadas em uma reunião e as ações que precisam ser executadas em um determinado período de tempo. Quando as decisões são registradas, isso permite que todas as pessoas envolvidas mantenham as coisas sob controle e as lembra do que precisam fazer. Quaisquer dúvidas ou confusões que surjam após a reunião, podem ser esclarecidas consultando e examinando a ata.

Os minutos devem ser claros e concisos. O anotador deve estar preparado antes da reunião, estar atento e alerta durante a reunião e anotar a ata após a reunião.

Antes do encontro

O anotador não deve ser um participante ativo da reunião, pois pode ser difícil lidar com as duas tarefas. Crie um modelo para registrar suas atas de reunião e certifique-se de deixar algum espaço em branco para registrar suas anotações. Inclua as seguintes informações:

• Data e hora da reunião
• O propósito da reunião
• O nome do líder da reunião ou do presidente
• Itens de ação atribuídos
• Decisões tomadas
• Ações a serem tomadas
• Quaisquer outros problemas
• Data para próxima reunião

Antes da reunião, reúna o máximo de informações possível do organizador. Peça uma lista de participantes, bem como algumas informações sobre o objetivo da reunião.

Decida como você deseja gravar suas notas. Se você não se sentir confortável em confiar na caneta e no bloco de notas, tente usar um gravador.

Durante o encontro

Conforme as pessoas entram na sala, marque seus nomes na lista de participantes ou anote os nomes conforme as pessoas entram na sala de reuniões. Se houver novas pessoas de quem você não conhece, peça ao presidente ou à própria pessoa para apresentá-los à equipe. Também é bom apresentar todos os presentes, porque os visitantes ou alguns participantes podem não saber quem está presente na reunião. As apresentações também o ajudam a anotar nas atas quem foi designado para fazer o quê.

O anotador deve ser um ouvinte muito cuidadoso, não desviando a mente para mais nada, de modo a escrever as notas com precisão. Se você não entender exatamente qual decisão foi tomada ou que ação foi atribuída, peça ao líder da reunião para esclarecer.

Depois da reunião

Após a reunião analise as anotações e acrescente os pontos adicionais que ficaram de fora, esclarecendo as dúvidas ali mesmo para que você não perca o que foi discutido na reunião. Digite suas notas no modelo que você criou antes da reunião, isso tornará as notas mais fáceis para todos lerem e usarem.

Quando você está escrevendo suas anotações:

• Numere as páginas conforme avança para não ficar confuso depois.
• Concentre-se nos itens de ação, não na discussão.
• Seja objetivo.
• Se precisar fazer referência a outros documentos, anexe-os a um apêndice ou indique onde podem ser encontrados.
• Quando terminar de digitar as atas, peça ao coordenador da reunião para verificar se há erros no documento.

Boas atas garantem que as decisões e ações resultantes de uma reunião não sejam perdidas ou esquecidas. Eles também servem como um registro para referências futuras, sendo, portanto, documentos importantes para o bom funcionamento da organização.

1.15 Explique como registrar ações e acompanhamento, se necessário

Qualquer ação discutida em uma reunião deve ser registrada ali mesmo. As ações a serem acompanhadas podem envolver um indivíduo ou a equipe como um todo. Portanto, antes da próxima reunião de equipe, se o acompanhamento tiver algo a ver com você ou sua equipe, certifique-se de que esteja completo. Se estiver relacionado a outra equipe ou pessoa de uma organização externa, consulte por telefone ou e-mail para ver se a tarefa foi acompanhada.

1.16 Explique o objetivo de coletar e avaliar o feedback dos participantes da reunião

O feedback é um reflexo do desempenho dos indivíduos na equipe. Cada pessoa em uma equipe trabalha de maneira diferente. Do nosso ponto de vista, algumas situações podem parecer boas, mas temos que ver as coisas também do ponto de vista do observador. O feedback dá uma chance de entender a visão de outras pessoas sobre a maneira como trabalhamos.

O feedback pode ser positivo, negativo ou neutro.

O feedback pode ser fornecido de várias maneiras, e é importante prestar atenção ao maior número possível. O feedback transmite a maneira como as pessoas veem a maneira como trabalhamos e como isso pode ser melhorado. Nem todo feedback é necessariamente preciso.

O objetivo de coletar e avaliar o feedback de uma reunião é:

1. Como uma organização trabalha para seus clientes, o atendimento ao cliente é muito importante para o bom funcionamento da organização. Portanto, temos que ouvir o feedback para melhorar o atendimento ao cliente.

2. Obter feedback ajuda a distinguir entre o que é certo e o que é errado. Você também fica sabendo o que é necessário ou essencial e o que não é, ajudando assim a melhorar sua eficiência.

3. Vivemos em uma comunidade com diferentes culturas e crenças. Portanto, coletar feedback o ajuda a melhorar seu trabalho com a comunidade diversificada.

4. Trabalhamos com pessoas com diferentes personalidades, relacionamentos e personagens na comunidade. Receber feedback nos ajuda a trabalhar com eficiência de uma forma que se adapta a todas as pessoas na comunidade.

5. O feedback informa se sua maneira de trabalhar é bem-sucedida ou não. Também o ajudará a considerar maneiras alternativas de melhorar seu desempenho.

6. Por meio de feedback, descobrimos se ferimos alguém, ou fizemos alguém se sentir desconfortável ou desrespeitamos alguém. Podemos fazer isso sem querer, portanto, o feedback nos ajuda a identificar esses erros.

7. O feedback nos ajuda a focar no que os participantes de uma reunião exigem, e não no que nós exigimos.

Usando o feedback dos participantes:

1. Podemos usar o feedback para entender melhor as necessidades da comunidade.

2. Podemos usá-lo para entender as mudanças na comunidade.

3. Podemos usá-lo para melhorar o próprio programa.

4. O feedback ajuda a desenvolver uma cultura organizacional que acolhe e aplica o que foi obtido de outras pessoas.

1.17 Descreva como chegar a um acordo sobre pontos de aprendizagem para melhorar a organização de futuras reuniões

Anote os problemas que você encontrar nas reuniões e discuta-os com os gerentes. Assim, as pessoas podem decidir como lidar com essas questões no futuro.

Os problemas precisam ser resolvidos porque afetam todos os participantes e visitantes de uma reunião. Se nenhuma ação for tomada, os problemas não resolvidos podem ser prejudiciais ao bom funcionamento da organização.