"Solicitando produtos e serviços": uma declaração pessoal (para exame de administração e negócios nvq)

Para administrar empresas e organizações com eficácia, todos os produtos e serviços devem estar disponíveis no momento certo. Cada empresa tem seu próprio fornecedor. Eles reúnem informações sobre fornecedores e produtos por meio de várias fontes. Nossa organização estava usando __________ (removido para fins de confidencialidade) para pedidos de papelaria no passado, e recentemente mudou-se para _______________ (removido para fins de confidencialidade) , porque eles descobriram que é mais econômico. Os custos dos produtos são comparados e uma cotação geral é obtida dos fornecedores. A empresa que oferece o melhor negócio com qualidade é a escolhida para os serviços.

Ligamos para os fornecedores e, sempre que possível, marcamos uma visita a eles para verificar a qualidade do serviço que prestam. Nossa empresa obtém serviços de _____________ (removidos para fins de confidencialidade) . Portanto, geralmente é marcada uma visita para verificar se eles estão em conformidade com todas as políticas e procedimentos, e também se será um lugar melhor e mais seguro para o cliente. Também verificamos orçamentos para encontrar a melhor qualidade e serviço.

Como solicitamos produtos e serviços

Depois de escolher o fornecedor, continuamos a receber serviços dele. Todos os meses os pedidos são feitos de acordo com os requisitos para papelaria e todos os dias para outros serviços. Ao solicitar um serviço ou produto, asseguramo-nos de especificar as necessidades e especificações de forma muito clara. Anotamos o nome do produto, um código se disponível, a quantidade e os custos. Isso só é possível se eu tiver conhecimento dos produtos e serviços.

Ao selecionar produtos e serviços, meu gerente de escritório se relaciona com os fornecedores e obtém cotações de vários fornecedores. Os fornecedores também fornecem produtos de amostra para verificarmos a qualidade. Depois de pesquisar exaustivamente os custos e a qualidade, meu gerente de escritório decide com qual empresa ir e recebe os serviços deles.

A qualidade é muito importante na escolha de serviços e produtos. Precisa atender às expectativas dos clientes. Igualmente importante é como esses serviços irão beneficiar os funcionários.

Outra coisa importante a ter em conta é comprar apenas os produtos de que necessitamos, tendo em atenção as necessidades dos clientes e colaboradores. Do contrário, o dinheiro gasto em itens indesejados será um desperdício. Um planejamento claro ajuda a economizar o orçamento.

Ao encontrar fornecedores e produtos, o gerente de negócios se relaciona com os diferentes fornecedores para obter a melhor cotação. Isso ajuda a organização a economizar dinheiro e manter o controle do orçamento.

Ao entrar em contato com os fornecedores, todos garantem o profissionalismo, o pagamento em dia e o acompanhamento dos pedidos e entregas. Garantimos que colocamos o pedido com bastante antecedência e damos ao fornecedor tempo suficiente para entregar os produtos ou serviços a tempo.

Pedidos, recebimentos e tudo relacionado ao fornecimento e recebimento de bens e serviços pertencem ao que é chamado de cadeia de suprimentos. A cadeia de suprimentos começa com as matérias-primas usadas na fabricação do produto, até o produto entregue ao consumidor, incluindo todos, como o atacadista, varejista, etc. Portanto, todos os que estão nesta cadeia são responsáveis ​​pelo desempenho e qualidade.

Ao encomendar produtos, tenho o máximo cuidado para me certificar de que forneço detalhes claros dos produtos que solicito, os quais incluem código, tamanho, cor e outros detalhes necessários. Eu verifico se todos os itens pedidos são necessários e quem precisa deles. Eu priorizo ​​o pedido de acordo com as necessidades e peço apenas os essenciais. Eu então os autorizo ​​pelo meu gerente. Eu faço pedidos usando um sistema chamado ____________ (removido para fins de confidencialidade) . Os pedidos são feitos através do catálogo do fornecedor que já está disponível no sistema. Assim que recebemos os pedidos, eles são cuidadosamente verificados em relação à fatura para ver se recebemos todos os itens de acordo com a fatura e, em seguida, o recibo é assinado. Além disso, recebo as mercadorias do pedido em ____________ (removido para fins de confidencialidade) para alertar a equipe de pagamentos de que recebemos o pedido. O sistema gera um número de pedido de compra. Em seguida, anoto o número do pedido de compra na fatura e envio-o para a equipe de pagamentos, que libera os pagamentos para o fornecedor.

Monitorando e avaliando pedidos

Os pedidos, quando feitos, são monitorados para acompanhar o que está acontecendo. Os pedidos são monitorados para pronta entrega e qualidade para evitar a ocorrência de problemas. Pedidos de equipamentos de ICT são feitos por meio de nosso balcão de serviços de ICT, e todos os produtos, desde o pedido até a entrega, são rastreados.

Os pedidos e serviços também são avaliados mensalmente para verificar se estão de acordo com a qualidade e desempenho exigidos. Isso também ajudará a melhorar o desempenho e encontrar maneiras de melhorar o desempenho, porque afetará não apenas um indivíduo, mas a equipe e a organização.

Depois de concluídos o monitoramento e a avaliação, eles podem ser usados ​​para melhorar a eficiência dos procedimentos envolvidos. Ele pode ser melhorado escolhendo a empresa certa e usando o sistema certo para pedidos. Sempre tenho uma lista de itens que preciso solicitar. Também envio um e-mail para a equipe solicitando os requisitos, depois os reúno e coloco no pedido. Se eu não receber o pedido dentro do prazo, entro em contato com o gerente do meu escritório, que por sua vez busca o fornecedor. Ao receber o pedido, eu recebo a mercadoria no sistema, para que o fornecedor seja pago em dia.

Como Garantimos Obter o Melhor Valor em Serviços e Produtos

Trabalhamos em equipe para obter a melhor relação custo-benefício dos serviços que prestamos e recebemos. Melhor valor para o dinheiro significa ter o produto qualitativo certo a um preço mais barato. Para isso, teremos que negociar com fornecedores ou prestadores de serviço, evitando compras desnecessárias. Fazemos pedidos em grandes quantidades sempre que necessário, pois economiza tempo e dinheiro. Para manter tudo isso, mantemos um bom relacionamento com o fornecedor.

Lembro-me de ter entrado em contato com um ____________ (removido para fins de confidencialidade) 3 semanas antes, quando tentava ______________ (removido para fins de confidencialidade) para um cliente. O _______________ (removido para fins de confidencialidade) me informou que não poderá fornecer o serviço, pois não tinha certeza se alguém estava solicitando esse serviço. Eu imediatamente os informei da perda para nossa organização, se esse cliente não ___________ (removido para fins de confidencialidade) . Nossa organização estará pagando dinheiro pelo serviço, sem que ninguém tivesse, pois eles são __________ (removidos para fins de confidencialidade) . A senhora ao telefone conversou com o gerente e concordou em atender ao que eu estava pedindo. Esta é uma forma de economizar dinheiro para a organização.

Os funcionários que trabalham para nossa organização não estão autorizados a aceitar presentes ou hospitalidade sem autorização ou divulgação. A política afirma que “ ___________________ (removido para fins de confidencialidade) ”. Se algum funcionário não seguir as políticas e procedimentos da organização, será levado a ações formais e poderá até levar à demissão, por se tratar de falta grave.

Sempre recebemos comunicações de provedores de serviços sobre novos serviços que eles oferecem. Eles nos enviam folhetos atualizados que distribuímos aos clientes que deles precisam. Qualquer comunicação que eu recebo é enviada em cascata à equipe e a quaisquer outros departamentos que eu acho que vão precisar deles.

Ao fazer pedidos, eu tenho um limite de ______________ (removido para fins de confidencialidade) para autorização. Além disso, quando sai uma fatura de um valor ou serviço maior, ou quando um pedido tem que ser feito por um valor maior, eu examino e verifico se é algo que realmente precisamos e só então prossigo com o pedido.

Ao encomendar produtos, eu verifico para ter certeza de que recebemos o que queremos. Por exemplo, ao fazer um pedido de fax, negociei com meu gerente e equipe de TIC, por uma máquina cara, porque uma máquina mais barata consumia muita tinta ou fitas, custava mais dinheiro, enquanto uma máquina cara consumia menos tinta. Apresentei o argumento de gastar uma vez e depois economizar dinheiro, em vez de comprar uma máquina barata na qual teremos que gastar o tempo todo.

Ao solicitar produtos e serviços, certifico-me de seguir e respeitar as políticas e procedimentos da organização. Certifico-me de que as faturas que recebo são genuínas e originais e não são cópias das faturas. Eu encomendo produtos apenas com as empresas com as quais somos contratados e autorizados a fazer pedidos.

Quando faço a ligação com ____________ (removido para fins de confidencialidade) para prestação de serviço a clientes, quando não há ___________ (removido para fins de confidencialidade) disponível, aconselho a equipe a solicitar ___________ (removido para fins de confidencialidade) . Assim utilizamos o dinheiro que pagamos, não deixando os nossos serviços sem uso, não desperdiçando ou perdendo dinheiro.

Revisão e contato com fornecedores e prestadores de serviços

Ao escolher fornecedores de artigos de papelaria ou serviços de cuidado, os gerentes e os idosos se reúnem e, se necessário, marcam visitas aos prestadores de serviços para ver se são bons o suficiente para os clientes e, em seguida, firmam um contrato de serviços. Ao fazer pedidos de papelaria, concordo com os produtos que se enquadrarão no meu limite de autorização e sempre me certifico de que estou solicitando os produtos necessários e não os indesejados. Quando ele excede meu limite, busco o conselho de minha gerente e explico a ela por que isso é importante antes de prosseguir com o pedido.

Ao entrar em contato com prestadores de serviços, mantenho o profissionalismo. Negocio os serviços de que necessitamos para que possamos fazer o melhor para os nossos clientes. Conforme explicado acima, falei com lares para evitar a perda de dinheiro para nossa organização, que está dentro de minha autoridade.

Quando os serviços são prestados a clientes, envio contratos que são um contrato entre o prestador de serviços, o cliente e a nossa organização. Nós, como organização, nos certificamos de que todos cumprimos o que está assinado no contrato. Os serviços prestados são sempre monitorados e avaliações realizadas para garantir que cumprem os contratos e as leis das organizações. Quaisquer problemas que ocorram são levados à alta administração e as discussões são tomadas e as decisões tomadas em reuniões de urgência.

Revisões são conduzidas periodicamente para discutir sobre provedores de serviços. Quaisquer problemas que ocorram são levados a sério e os serviços recebidos são temporariamente ou permanentemente suspensos tendo em conta o bem estar dos clientes.