Nvq nível 3: pedidos de produtos e serviços em negócios e administração

Ganhar o Diploma de Nível 3 em Negócios e Administração requer um conhecimento profundo de pedidos de produtos e serviços.

Introdução a esta unidade

Esta unidade é uma unidade opcional de Nível 3 do Grupo B com 5 créditos, uma unidade bastante longa. Ao concluir esta unidade, o candidato será capaz de identificar e usar diferentes produtos e serviços, escrever especificações para produtos e serviços e certificar-se de que os produtos e serviços atendem às expectativas e padrões da organização ou empresa.

O candidato deve ser capaz de explicar o motivo da escolha de produtos de boa qualidade, mas com a melhor relação custo-benefício. Eles também devem ser capazes de explicar como negociar a melhor relação custo-benefício. O candidato precisará saber como e por que manter um bom relacionamento com fornecedores e prestadores de serviços e também saber e compreender o que é uma cadeia de suprimentos e como funciona.

Além deste artigo, há uma declaração pessoal que cobre a maior parte da unidade!

1.1 Identificar diferentes fontes de informação sobre produtos e serviços para uma organização.

As empresas sempre buscam informações sobre os produtos que utilizam em diferentes fontes e fornecedores, para que possam tomar uma boa decisão sobre o que precisam para tornar seu negócio eficaz. Eles examinam os custos dos produtos com empresas diferentes; eles olham o preço dos serviços individuais e encontram a melhor combinação, ou seja, o produto que melhor se adapta à sua organização em termos de custo e qualidade. As informações sobre estes podem ser obtidas através de catálogos, sites, jornais, folhetos ou ligando para empresas e visitando.

1.2 Explicar como usar diferentes fontes de informação sobre produtos e serviços.

As informações sobre produtos e serviços estão disponíveis online ou em livretos ou podem ser obtidas diretamente com a empresa. É preciso usar essas informações para identificar o serviço ou produto que melhor se adapta às necessidades da empresa e dos funcionários. Fontes diferentes também ajudam a comparar diferentes produtos e serviços para escolher o certo. Podemos solicitar que nos enviem amostras e catálogos para ver os custos e a qualidade. Também para compras a granel podemos solicitar orçamentos e escolher o melhor.

1.3 Descreva como escrever uma especificação para um produto ou serviço.

A especificação é uma descrição de quais itens você deseja comprar e o que o fornecedor deve cotar e fornecer.

Ao escrever uma especificação para um produto:

As diretrizes precisam ser claras e curtas.
Deve incluir os custos, a quantidade e especificar se é para entrega ou coleta.
Ele também precisa incluir manuais ou notas de saúde e segurança.
Certifique-se de entender o que é necessário.
Pesquise o mercado exaustivamente, conversando com vários fornecedores sobre custos e escalas de tempo de entrega
Identifique os possíveis riscos associados à aquisição de produtos
Ter uma compreensão clara dos bens e serviços de cada fornecedor

1.4 Identificar fontes de produtos e serviços que atendem às expectativas de qualidade de uma organização.

Ao selecionar produtos e serviços para uma organização, certifique-se de obter orçamentos de diferentes provedores de serviços e empresas, para que você possa comparar os diferentes serviços e escolher aquele que é mais econômico. A segunda coisa a ter em mente é a qualidade. Compare os diferentes serviços e faça visitas às empresas para ver quais são os serviços que oferecem e testemunhar a qualidade dos serviços antes de escolher o que comprar. Qualidade significa muito para uma organização.

Depois de concluir os itens acima, compare para escolher o melhor serviço que seja econômico e de boa qualidade e compre-o.

1.5 Explicar o propósito de selecionar produtos e serviços que atendam às expectativas de qualidade de uma organização.

Cada organização pensa bem antes de comprar qualquer produto. Eles compram apenas coisas que são necessárias. Para ter sucesso em seus negócios, eles precisam comprar produtos ou serviços com um entendimento claro de quais são as necessidades de seus clientes. Somente se a organização selecionar produtos e serviços que atendam às expectativas de qualidade, poderá prestar o melhor serviço aos seus clientes.

Também é essencial para o benefício dos funcionários que trabalham para a organização. Para que uma organização seja bem-sucedida e eficaz, a qualidade deve se espalhar por todas as pessoas, departamentos, atividades e funções.

1.6 Descreva como negociar a melhor relação custo-benefício.

Negociar a melhor relação custo-benefício é importante para que você fique em cima do seu orçamento e economize nos gastos. Antes de negociar, reúna o máximo de informações sobre os produtos ou serviços que deseja adquirir e depois certifique-se de que o serviço ou produto é qualitativo e útil para a organização. Verifique o mesmo produto com empresas diferentes; você pode fazer isso pesquisando online, verificando livretos, ligando para empresas ou visitando-as pessoalmente.

Uma vez decidido, escolha um preço pedido e permaneça firme nele. Você deve estar pronto para ir embora se o fornecedor não concordar. Eles podem voltar a você para negociação ou outra empresa pode fornecer taxas competitivas.

1.7 Explique o propósito de desenvolver e manter bons relacionamentos com fornecedores e as formas de fazê-lo.

Manter um bom relacionamento com os fornecedores é uma boa prática comercial. Beneficia tanto a organização que é você quanto o fornecedor. Os fornecedores podem fornecer-lhe ofertas e ser flexíveis ao fazer negócios, se o seu relacionamento com eles for bom. Sempre certifique-se de acertar todas as contas a tempo, ser atencioso com os representantes de vendas, colocar os pedidos com bastante antecedência, dando ao fornecedor tempo suficiente para entregá-lo a tempo, ao invés de fazê-lo no último minuto e, finalmente, ser muito cauteloso sobre produtos danificados ou ausentes. Tem que ser tratado com cuidado.

1.8 Descreva uma cadeia de suprimentos e como ela funciona.

De acordo com a Wikipedia e outras definições na rede,

Em uma cadeia de suprimentos, várias atividades ocorrem, como a transformação de um produto de um recurso natural ou matéria-prima em um produto final ou acabado que será entregue ao cliente ou cliente. A cadeia de abastecimento consiste em todas as partes envolvidas como a equipe de produção, a empresa, o fornecedor, a organização para a qual é entregue e os clientes que o compram. São basicamente os fabricantes, os fornecedores ou atacadistas, os varejistas e os consumidores.

Em suma, uma cadeia de suprimentos leva um produto de um fornecedor a um consumidor e cada indivíduo envolvido na cadeia contribui para a cadeia de suprimentos.

2.1 Descreva os procedimentos para o pedido e fornecimento de produtos e serviços para uma organização.

Encomendar e fornecer produtos e serviços para uma organização é uma tarefa muito importante, pois envolve o cuidado dos clientes. Os produtos podem incluir coisas básicas como material de escritório, como material de impressão, papelaria, equipamentos de TI, etc., que podem custar muito dinheiro. Os serviços podem incluir qualquer serviço obtido de uma organização ou provedor diferente. Por exemplo, a nossa organização recebe serviços do NHS e de lares de idosos.

Ao solicitar serviços e produtos, o responsável deve solicitar quantidade suficiente, para que não esgote o estoque e afete o funcionamento da organização. Por exemplo, se ficarmos sem envelopes, material de impressão, etc., isso pode afetar a organização de várias maneiras.

Os procedimentos a seguir devem ser seguidos ao solicitar produtos:

Ao solicitar material de escritório, indique os detalhes claros e exatos dos produtos, incluindo o código do produto, sempre que possível.
O tamanho, cor e quaisquer outros detalhes devem ser especificados
Certifique-se de obter o formulário de pedido autorizado pelo gerente do escritório
Os pedidos podem ser feitos através de formulário de pedido ou através de catálogos no sistema, e em nosso escritório é feito no SRM.
Quando o pedido de suprimento estacionário é entregue, ele deve ser verificado item por item para garantir que todos os suprimentos solicitados no pedido de requisição foram entregues corretamente e na quantidade solicitada.
O pedido de requisição é assinado pela pessoa que verifica os suprimentos para mostrar que o pedido entregue foi acertado.
Qualquer item encontrado incorreto ou danificado de alguma forma deve ser devolvido o mais rápido possível e substituído pelo fornecedor para evitar atrasos desnecessários.

2.2 Descrever as necessidades e prioridades para o pedido e fornecimento de produtos e serviços para uma organização.

Ao solicitar produtos e serviços para uma organização, verifique se eles são realmente essenciais para a organização e como isso ajudará no bom funcionamento da organização, quais são os prós e os contras, quem precisa e quais serão as outras vantagens de usar esses produtos e serviços. Priorize também os produtos de acordo com as suas necessidades e encomende apenas os mais essenciais, pois encomendar tudo o que é solicitado pode causar problemas no orçamento no final do exercício.

2.3 Explique o propósito de ter políticas organizacionais para a aceitação de presentes e hospitalidade.

É importante para uma organização ter uma política escrita que regule o relacionamento entre a Empresa, sua equipe e o ambiente externo. Cada organização tem uma política de aceitação de presentes. Em nossa empresa, aceitar presentes ou hospitalidade sem autorização ou divulgação não é aceitável . Isso esclarece os padrões da organização e informa aos funcionários o que se espera deles e protege a empresa ou organização. Aceitar presentes pode levantar suspeitas de conduta imprópria.

De acordo com a Política de Presentes e Hospitalidade,

3.1 Explicar a finalidade de monitorar e avaliar os procedimentos de pedido e fornecimento de produtos e serviços e as formas de fazê-lo.

Monitorar e avaliar os procedimentos de aquisição é parte integrante da gestão de uma organização. Um alto nível de atenção e concentração está envolvido durante o processo de aquisição. Qualquer pedido deve ser monitorado e avaliado para evitar perdas para a organização.

Monitoramento: Neste processo os produtos são revisados continuamente. Os pedidos são monitorados para ver se foram concluídos no tempo necessário e se a meta está sendo cumprida, o que inclui orçamento e outras necessidades. Ao monitorar, pode-se tomar as ações necessárias caso ocorra algum problema e evitar práticas inadequadas.

Avaliação: Esteé feito para analisar o progresso em relação aos objetivos e metas que já foram estabelecidos. Em todas as organizações, produtos e serviços devem ser avaliados em uma base mensal, trimestral ou anual, dependendo de sua capacidade ou capacidade. Ajuda a controlar se os objetivos e planos foram cumpridos, abrindo caminho para planos futuros.

Isso pode ser realizado por

Desenvolva uma lista de verificação para ver se os procedimentos de aquisição estão sendo seguidos. Prepare a lista de verificação com discussão entre os membros da equipe e membros da organização, uma vez que tem a ver com todos e não apenas com você
Se houver alguma dúvida, ela pode ser identificada seguindo um quadro ou gráfico. As áreas de risco podem ser identificadas e as soluções podem ser buscadas com pessoas experientes.
Você deve rastrear e rastrear cada aquisição, durante todo o processo de aquisição.
Além disso, sempre determine se o método de aquisição usado foi apropriado para os bens ou serviços que estão sendo adquiridos.
Documente todas as aquisições e transações.

3.2 Descrever as ações que podem ser tomadas para melhorar a eficiência no pedido e no fornecimento de produtos e serviços.

A eficiência no pedido e fornecimento de produtos e serviços pode ser melhorada fazendo o seguinte:

Encomende através do sistema disponibilizado pela empresa para evitar quaisquer problemas.
Escolha a empresa mais econômica e qualitativa
Sempre mantenha uma lista de itens a serem pedidos, se o pedido for feito periodicamente, por exemplo, uma vez por mês, para que você não perca nenhum item.
Se você não receber um pedido a tempo, verifique com o fornecedor qual é o motivo.
Certifique-se de escolher os itens corretos com os códigos e a quantidade corretos e sempre verifique se os pedidos acima do limite foram aprovados pelo gerente.
Assim que o pedido for atendido, verifique a fatura e recebimento de mercadorias da fatura e envie para a equipe central de pagamentos, para que o fornecedor seja pago em dia.

3.3 Descrever maneiras de obter uma melhor relação custo-benefício para os produtos e serviços fornecidos.

Todos os contratos públicos de bens e serviços devem ser baseados na relação custo-benefício. A relação qualidade / preço não se trata de alcançar o preço inicial mais baixo, mas de qualidade e custo para um serviço qualitativo

Melhor valor para o dinheiro da aquisição pode ser alcançado de várias maneiras:

Conseguir um maior nível ou qualidade de serviço com o mesmo custo.
Evitar compras desnecessárias, pois isso desperdiça dinheiro.
Garantir que as necessidades do usuário sejam atendidas qualitativamente.
Você sempre pode trabalhar em conjunto com outros departamentos e fazer pedidos a granel, pois pode haver melhores descontos na compra a granel.
O relacionamento entre você e o fornecedor deve ser bom para ter negócios econômicos.

Por que é importante selecionar produtos e serviços que representem a melhor relação custo-benefício?

Na hora de escolher produtos e serviços, é importante escolher aqueles que apresentam a melhor relação custo-benefício a qualquer momento. Isso é importante porque:

Tem o equilíbrio certo entre custo e qualidade e esses serviços são os mais confiáveis.
A melhor relação custo-benefício deixa o fornecedor e o cliente felizes, pois o equilíbrio elimina divergências.
Ajuda a construir uma relação cliente-fornecedor
Esses produtos duram mais e economizam em muitas outras pequenas despesas. Por exemplo, quando você olha para o custo de um produto caro, ele é muito mais barato quando comparado ao custo total de um produto comprado inicialmente mais barato e que teve outras pequenas despesas ao longo de sua vida.
Os prazos de entrega serão mais rápidos, evitando perdas no negócio e nas suas operações.
As condições de pagamento serão flexíveis e os preços não variam com frequência.
Desta forma, você economiza dinheiro sem sacrificar a qualidade, mas a melhor relação custo-benefício nem sempre significa economizar dinheiro. Por exemplo, um fornecedor que oferece serviço de qualidade com respostas rápidas por um preço mais alto ainda pode ter a melhor relação custo-benefício, já que você recebeu serviços de qualidade pelo dinheiro que gastou.