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Quando os visitantes entram no ambiente de negócios, eles devem ser saudados e recebidos com educação.
Foto de Helena Lopes no Unsplash
Ao encontrar e cumprimentar visitantes / clientes em um ambiente de negócios, você tem os primeiros segundos para criar uma boa impressão que terá um impacto duradouro.
Os visitantes entram em um ambiente de negócios por vários motivos; eles podem ser clientes (existentes ou novos), representantes, fornecedores, parceiros de negócios, pessoas de diferentes departamentos / áreas / organizações e assim por diante.
O primeiro ponto de contato com um visitante depende da estrutura da organização. É provável que um ambiente de escritório ou um ambiente industrial tenha uma área de recepção, onde o funcionário administrativo da recepção será o primeiro ponto de contato, enquanto em um ambiente de varejo, qualquer funcionário pode ser o primeiro ponto de contato.
Há várias coisas que devemos ter em mente ao atender e cumprimentar clientes. Se você está ciente e tem bons conhecimentos sobre as práticas de negócios, as políticas, regulamentos, legislações e, mais importante, habilidades interpessoais e de comunicação, você será capaz de criar a primeira melhor impressão.
O conteúdo aqui é baseado na Unidade NVQ Nível 2 em Negócios e Administração e esta unidade tem um valor de crédito de 3. Estaremos discutindo os vários procedimentos que precisam ser seguidos e a hospitalidade que se espera oferecer ao atender, saudar e receber visitantes em um ambiente de negócios.
Esta unidade possui duas partes. A primeira parte será avaliada com base no conhecimento e compreensão do candidato sobre os procedimentos para receber e receber visitantes e a segunda parte será avaliada com base no desempenho do candidato; isto é, por meio de observação, depoimentos pessoais, depoimentos de testemunhas etc. Ambas as partes também podem ser avaliadas por meio de questionamentos e discussões profissionais.
1. Compreender os procedimentos para atender e receber visitantes
1.1. Descreva as diferentes razões pelas quais as pessoas visitam uma empresa, seus requisitos e como suas necessidades podem ser atendidas
Considerando o ambiente de negócios e o tipo de negócio, pode-se esperar visitantes por diversos motivos visitando as instalações da empresa. É responsabilidade da organização acolher os visitantes, responder às suas necessidades e exigências e prestar-lhes informações e serviços relacionados com a visita.
Os diferentes motivos pelos quais as pessoas podem visitar uma empresa são:
- Consultas sobre produtos e serviços
- Fale com um membro da equipe sobre os serviços existentes
- Reclamações
- Marketing
- Várias reuniões, incluindo reuniões de conselho / comitê, reuniões de preocupações sérias, discussões em grupo, etc.
- Coletas e entregas
- Reparos e manutenção
- Auditorias
Os diferentes requisitos para visitantes que visitam uma empresa podem ser:
- Forneça o endereço correto, incluindo códigos postais e pontos de referência, se houver.
- Parques de estacionamento - certifique-se de que existem lugares de estacionamento suficientes a uma distância razoável e também de que existem lugares de estacionamento atribuídos para pessoas com deficiência
- Alguns clientes podem ter necessidades especiais e, portanto, facilidades relacionadas ao tipo de clientes ou visitantes que a organização espera que haja.
- Placas visíveis para conduzir os visitantes ao local certo sem qualquer confusão. Os sinais precisam ser profissionais também. Verifique se as entradas são claras, limpas e acolhedoras e refletem a natureza do negócio.
- Certifique-se de que haja alguém para saudar e dar as boas-vindas ao visitante na área de recepção, que haja assentos suficientes, banheiros, livretos, jornais, revistas, etc.
As diferentes maneiras pelas quais as necessidades dos visitantes que visitam uma empresa podem ser atendidas são:
- Sempre mantenha as áreas de recepção facilmente acessíveis com placas de sinalização e outras informações sempre que necessário.
- A entrada deve ser organizada e limpa porque reflete a organização.
- Todas as necessidades básicas e instalações devem ser disponibilizadas - estacionamento, assentos, banheiros, jornais / revistas na área de espera, água potável.
- Esteja pronto para responder a quaisquer dúvidas relacionadas ao negócio, sempre que possível, forneça folhetos / livretos ou outros recursos de informação.
- As áreas acessíveis aos visitantes devem seguir padrões de saúde e segurança.
1.2 Explicar o propósito de lidar com os visitantes de maneira rápida e cortês
Quando os visitantes entram no ambiente de negócios, eles devem ser saudados e recebidos com educação. Se a organização serve algo para comer ou beber, pergunte se eles gostariam de algo, caso não, você pode perguntar se eles gostariam de um pouco de água. Lide com cada visitante o mais rápido possível e responda às suas dúvidas com rapidez e educação.
Pode haver momentos em que a área da recepção esteja ocupada e os visitantes tenham que esperar algum tempo. Peça desculpas pelo atraso e agradeça a espera.
O objetivo de lidar com os visitantes prontamente e com cortesia são:
- Os visitantes saberão que são respeitados, dada a importância e a empresa também os considera importantes.
- Os visitantes, em troca, manterão uma atitude e um comportamento profissionais.
- Os visitantes confiarão na empresa e também terão um bom comentário e impressão sobre a organização.
- Cada funcionário e seu comportamento serão um reflexo da organização e, portanto, uma resposta rápida e cortês deixará uma boa imagem da organização.
- Os visitantes irão recomendar a organização a outras pessoas e espalhar a boa palavra e também usarão esta organização no futuro.
1.3 Explicar o propósito de apresentar uma imagem positiva de si mesmo e da organização
Quando os visitantes visitam um ambiente de negócios, seu primeiro ponto de contato será a pessoa na recepção (a maioria das organizações tem um), ou pelo menos a pessoa que o encontra e cumprimenta. Como todos sabemos, a primeira impressão sempre faz a diferença e, portanto, apresentar uma imagem positiva de você e da organização é muito importante. Vista-se e apresente-se perfeitamente. Siga o código de vestimenta da organização. Sorria, mantenha contato visual, ouça, seja positivo e faça o possível para ajudá-los em suas dúvidas.
O objetivo de fazer isso é:
- Nesse momento específico, você está representando a organização para o visitante. Portanto, seu comportamento e abordagem refletirão na organização como um todo. Você e a organização serão julgados ou avaliados com base em sua abordagem e serviço.
- Isso cria uma sensação de confiança no visitante.
- Os visitantes têm uma impressão positiva da organização.
- Ajuda a construir confiança entre a organização e seus clientes e funcionários.
- Atrai clientes de qualidade que irão melhorar o negócio da organização, aumentando assim o lucro da organização.
1.4 Explicar o propósito de seguir os procedimentos de saúde e segurança ao lidar com visitantes, incluindo as próprias responsabilidades
Vários procedimentos de saúde e segurança estão em vigor em todas as organizações. Esses procedimentos devem ser seguidos com responsabilidade pelos funcionários em todos os momentos, o que inclui também o atendimento aos visitantes.
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O objetivo de seguir esses procedimentos é:
- Para manter a organização e seu ambiente um lugar mais seguro para visitar e trabalhar
- Ter todas as instalações de primeiros socorros exigidas em requisitos adequados.
- Prevenir riscos à saúde de funcionários e visitantes.
- Para se certificar de que as máquinas e quaisquer dispositivos ou equipamentos que operam nas instalações da organização são seguros para uso.
- Para ajudar a tomar medidas preventivas ou estabelecer planos de emergência como e quando necessário.
- Para registrar e relatar acidentes, lesões e quaisquer outros problemas de saúde e segurança.
- Garantir que as práticas de trabalho são seguras e que as medidas de saúde e segurança foram implementadas e estão sendo seguidas.
- Pisos, escadas e outras áreas devem ser seguras para uso
- Para confirmar que, se os materiais perigosos, se algum for usado, forem armazenados em um método seguro, em um local seguro e que sejam manuseados e usados de maneira segura, pois podem causar danos de várias maneiras
- Para garantir que haja ventilação adequada nas áreas onde os visitantes têm acesso e onde os funcionários trabalham
- Manter a temperatura das áreas de trabalho e de visita em níveis adequados e também que os banheiros, lavagens e banheiros estejam em boas condições para que os visitantes possam utilizá-los sem problemas ou esforço
- As áreas de visita e trabalho devem estar livres de materiais inflamáveis, explosivos e outros materiais radioativos prejudiciais.
- Enormes máquinas e equipamentos devem ser mantidos longe das áreas de visita, a fim de evitar acidentes
- Sinais de alerta devem ser colocados nas áreas exigidas.
- Certifique-se de que não há fios à direita e tome cuidado para evitar quaisquer riscos à saúde e segurança
- Obtenha treinamento adequado ao usar qualquer equipamento no local de trabalho e cumpra as políticas de saúde e segurança e procedimentos de acidentes das organizações.
- Certifique-se de ter registrado os visitantes de acordo com os procedimentos da organização para garantir a segurança.
Espero que você tenha achado as informações aqui úteis e interessantes. Não hesite em enviar feedback e compartilhar seus pensamentos e experiências.
Obrigado pela visita.
Livingsta.
Uma nota gentil para os candidatos NVQ: isto é apenas para referência e por favor não reproduza. Além disso, relacione-se com seu ambiente de negócios e descrição de trabalho enquanto escreve suas unidades. Tudo de bom!