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Você pode estar preocupado com muitas questões quando se trata de orçamento. Orçar é lidar com dinheiro, dinheiro da organização / empresa, dinheiro do patrocinador, dinheiro de outro financiador privado, dependendo de como a organização / empresa funciona, mas em todos os cenários você está lidando com dinheiro.
Você pode ter tanta coisa acontecendo, reclamações de clientes, problemas com fornecedores, prestadores de serviços podem ter fechado; você pode estar pensando em adicionar aquele dinheiro extra além do orçamento do ano passado, só para garantir! Passe o orçamento desenvolvido para um contador e depois relaxe! Ou planejando gastar tudo alocado em um orçamento! Ou pensar que permanecer dentro do orçamento provará que você é um funcionário / gerente de orçamento eficiente! Não, a resposta é NÃO. Você precisa se responsabilizar por cada ação e parte do orçamento, entender a finalidade dos orçamentos e saber gerenciá-los.
O orçamento não é um processo simples que é desenvolvido e deixado como tal, mas é um sistema contínuo que precisa de monitoramento, controle, registro, relatórios e muito mais, ao mesmo tempo que segue os requisitos legais e regulamentares da organização. Isso por si só é autoexplicativo, dizendo-nos que o processo orçamentário não pára com o desenvolvimento e aprovação de orçamentos, mas envolve a enorme responsabilidade de gerenciar orçamentos; é disso que tratam os negócios; você nunca pode dizer que não tem mais nada a fazer, sempre há um trabalho ou outro.
Este artigo é baseado na unidade NVQ Nível 4 "Gerenciar orçamentos" e tem um valor de crédito de 5.
1: Compreenda a finalidade dos orçamentos
1.1 Explicar o propósito e os benefícios de administrar recursos financeiros de forma eficaz e eficiente.
Gerenciar recursos financeiros de forma eficaz e eficiente é um padrão para a gestão financeira e de desempenho e isso significa um valor razoável para o dinheiro. Eficiência na gestão de recursos financeiros significa que a empresa está atingindo o desempenho máximo com o mínimo de entrada e com muito pouco desperdício. Eficácia na gestão de recursos financeiros significa que a empresa é capaz de fornecer / entregar serviços e produtos com sucesso, cumprindo todas as suas metas e objetivos.
O objetivo e os benefícios da gestão de recursos financeiros de forma eficaz e eficiente são:
- Você tem um plano de curto prazo para as despesas da empresa; geralmente por um período de um ano.
- Você terá uma boa ideia da alocação de recursos financeiros, as metas ou objetivos para os quais cada recurso financeiro será alocado e estará pronto para buscar alternativas em caso de eventuais problemas; em outras palavras, o fluxo de caixa será adequado e perfeito
- Você obtém o máximo de benefícios pelo dinheiro que gasta.
- Você pode olhar os custos e os benefícios de cada objetivo ou meta e priorizar de acordo
- Você tem a chance de avaliar diferentes objetivos e financiar o mais econômico
- Você pode especificar metas e objetivos para o período de orçamento.
- Quando um objetivo / meta / tarefa não segue o fluxo normal, mas apresenta desvios do plano real, você é capaz de avaliar os motivos dos desvios e tomar as ações necessárias para corrigi-los.
- Você pode evitar despesas excessivas, despesas insuficientes e também cobrir despesas inesperadas
- Você é capaz de planejar e controlar o dinheiro ou as finanças e isso é feito por meio de monitoramento, avaliação e revisões constantes.
- Você só pode fazer as alterações necessárias se houver uma gestão adequada dos recursos financeiros
- Melhora o funcionamento geral da empresa / organização
1.2 Identificar requisitos legais, regulamentares e organizacionais para gerenciar um orçamento.
Para organizações que dependem de seu modo de operação e dependência do governo e de outros sistemas, a gestão do orçamento deve cumprir os requisitos legais, regulatórios e organizacionais. O orçamento é um processo complexo e deve ser integrado às estratégias, serviços, valores, objetivos da organização, etc.
Alguns dos requisitos legais, regulamentares e organizacionais para a gestão de um orçamento são:
- Monitoramento de desempenho em relação ao orçamento da organização
- Consistência no orçamento
- Precisão e transparência no orçamento
- Seja sábio e evite erros na gestão de orçamentos
- Estimativas sólidas e firmes para o orçamento
- Recursos adequados (nível mínimo de) para financiar vários serviços que são necessários para o funcionamento da organização
- Relate quaisquer deficiências com antecedência para a organização
- Monitore o orçamento e controle, melhorando assim o desempenho
- Tome as medidas necessárias em caso de déficits ou gastos excessivos
- O sistema de planejamento financeiro precisa ser preciso e preciso.
- Quaisquer mudanças nos serviços precisam ser previstas, mudanças nas políticas precisam ser substituídas por alternativas e prever os custos para o futuro
- Atenda às demandas, os recursos devem corresponder às despesas
- Analise o desempenho em relação aos orçamentos, priorize os itens no orçamento, dependendo da importância das entregas de serviço
- Sempre tenha registros de estimativas para o futuro
- Tenha planos de longo prazo em mãos
- Possui diretrizes detalhadas sobre vários gastos com os motivos
- Consulte o orçamento do ano anterior e use-o como base, procure por mudanças no serviço, mudanças nos custos, etc.
- As decisões são tomadas por um conselho ou comitê que está envolvido com finanças e orçamento
- Envolva as pessoas que lidam diretamente com os orçamentos
- Observe as implicações de cada item no orçamento, os objetivos da organização, metas estabelecidas, fatos práticos sobre o orçamento, etc.
- Planos e reservas precisam estar prontos em tempos de déficit
- Ter monitoramento, controle e relatórios adequados + procedimentos de revisão para orçamentos
1.3 Descrever os diferentes tipos de sistemas orçamentários e suas características.
Os sistemas orçamentários fazem parte do processo de planejamento e controle de uma empresa. Ao planejar negócios, pode ser um plano de curto prazo ( menos de um ano ), um plano de longo prazo ou um plano de médio prazo. Dependendo do plano, do tipo de organização e tendo em consideração os vários factos envolvidos, deverá ser possível escolher o tipo certo de sistema orçamental. Existem vários tipos de sistemas orçamentais. Veremos alguns deles e seus recursos.
Orçamento tradicional:
Neste tipo de orçamentação, são tidas em consideração as informações e valores do ano anterior e elaborado o orçamento para o ano seguinte com pequenas variações sempre que necessário. Esses sistemas de orçamento são fáceis de desenvolver e implementar. Eles também são eficazes em termos de custo e tempo. No entanto, existem algumas desvantagens em usar este sistema, uma vez que segue o processo orçamentário de cima para baixo, onde o orçamento é imposto pela alta administração. Eles também não são muito flexíveis e não podem ser usados para sistemas de orçamento de longo prazo.
Orçamento baseado em atividades (ABB):
O orçamento aqui é baseado nas atividades que causaram uma despesa. Com base na atividade e como ela se beneficia, os recursos são alocados. Estes são altamente precisos no sentido de que o rastreamento dos custos para cada serviço / objetivo é mais fácil. Consome muito tempo, é complexo e custa mais.
Orçamento móvel:
Esses são orçamentos de curto prazo em que os orçamentos são adicionados para cada período de rolagem. Por exemplo, um orçamento poderia ter sido desenvolvido para apenas 3 meses e quando esse período expirar, um novo orçamento será adicionado levando em consideração os fatos e números do período anterior. Como esse orçamento visa planos de curto prazo, os orçamentos estão sempre atualizados e realistas. Requer mais tempo, pois o orçamento deve ser preparado com bastante frequência (a cada poucos meses ), em vez de uma vez por ano.
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Orçamento de cima para baixo:
O orçamento é preparado pela alta administração e repassado com autoridade aos funcionários da organização. Eles são comuns em pequenas organizações ou novos negócios. Às vezes, os gerentes sem habilidades orçamentárias, sem consciência dos resultados positivos de outros sistemas orçamentários, impõem orçamentos aos funcionários que usam esse processo. No entanto, pode não ser sempre o caso e, às vezes, nem todos os funcionários concordarão com o orçamento. Este procedimento orçamentário consome menos tempo e pode exigir motivação para acordo.
Orçamento bottom-up:
Os gerentes se reúnem para discutir e tomar decisões sobre orçamentos. Isso é exatamente o oposto do orçamento de cima para baixo. Habilidades e idéias de várias pessoas são reunidas ao desenvolver o orçamento e, portanto, a qualidade do processo orçamentário é boa. Esses sistemas são usados em grandes organizações / negócios bem estabelecidos. Os gerentes envolvidos terão boas habilidades de orçamento e as idéias são coletadas de funcionários experientes em cada departamento. Esse tipo de orçamento é demorado.
Orçamento base zero (ZBB):
Os orçamentos, neste caso, são preparados a partir do nível de base, ou seja, da base zero. No processo de orçamento base zero, todas as tarefas / serviços são preparados, o que ajudará a alcançar os objetivos da organização. Os gerentes decidem sobre a prioridade de cada serviço com base em como a organização se beneficiará. Com base nesta prioridade, os recursos são alocados. Algumas áreas nas quais o ZBB pode ser usado são treinamento, P&D, serviços sem fins lucrativos, etc. Esta é uma forma muito eficaz de sistema de orçamento, mas consome muito tempo. Os gerentes precisam ser altamente qualificados para desenvolver um sistema ZBB.
Orçamento incremental:
Este é um tipo de sistema de orçamentação onde qualquer antecipação de aumento ou diminuição da receita do negócio é levada em consideração durante o desenvolvimento do orçamento. Este tipo de orçamento é direto e eficaz em termos de custos, mas não inclui quaisquer outras despesas, como despesas pontuais, despesas de emergência, etc. Esta é uma forma muito fácil e rápida de fazer um orçamento e às vezes pode levar a erros na alocação de recursos.
Orçamento com base no lucro:
Este tipo de orçamento é baseado em realizações de lucro; ou seja, com base no valor da receita ou lucro esperado para um determinado exercício financeiro. A maioria das empresas usa esse tipo de orçamento como um método comum de orçamento, mas não pode ser considerado um método formal de orçamento. Como este orçamento é baseado no lucro, se as vendas forem afetadas, isso afetará o orçamento também.
Leitura Adicional
- Gerenciar orçamentos: entender como
relatar o desempenho em relação aos orçamentos Gerenciar um orçamento não se limita apenas ao gerenciamento, mas também envolve relatar o desempenho em relação aos orçamentos. Isso tem seu próprio propósito e benefícios e também ajuda com futuras previsões de orçamento
- Noções básicas sobre como gerenciar orçamentos
Gerenciar um orçamento é uma habilidade crítica para qualquer empresa. A supervisão do orçamento envolve monitoramento, controle, registro de despesas, minimização de custos e identificação de situações que exigem ações corretivas.