Gerenciar orçamentos: entenda como relatar o desempenho em relação aos orçamentos

Gerenciar dinheiro é uma parte muito importante de todos os negócios e da vida pessoal e ajuda a ter controle sobre o dinheiro de uma forma mais eficaz e eficiente. Orçamentos são ferramentas financeiras para um negócio e relatórios de desempenho são avaliações para tarefas ou projetos em ambientes de negócios. Os relatórios de desempenho ajudam a identificar ou controlar as variações nos orçamentos; por exemplo, onde o dinheiro foi gasto e de onde a receita foi gerada. Os relatórios de desempenho também podem incluir informações além de finanças; por exemplo, a necessidade de novos equipamentos, estoques, equipe, etc.

3: Entenda como relatar o desempenho em relação aos orçamentos

Este artigo responde à unidade NVQ Nível 4, "Gerenciar orçamentos" e tem um valor de crédito de "5".

Para obter uma compreensão clara da finalidade do orçamento, que é a primeira parte desta unidade, siga o link abaixo

Gerenciar orçamentos - entenda a finalidade dos orçamentos

Para uma compreensão detalhada de como gerenciar orçamentos, que é a segunda parte desta unidade, siga o link abaixo

Gerenciar orçamentos - entenda como gerenciar orçamentos

3.1 Explicar o objetivo e os benefícios de relatar informações sobre desempenho em relação ao orçamento

Para relatar informações sobre desempenho em relação ao orçamento, é necessário monitorar se os orçamentos estimados vão bem com os resultados reais alcançados. O titular do orçamento ou o gerente do orçamento é responsável por monitorar de perto todos esses fatos e dados. É também dever dos outros funcionários envolvidos fornecer ao gerente informações precisas, dependendo de seu próprio nível de responsabilidade. Em troca, os gerentes precisam fornecer feedback sobre o desempenho e também fornecer sugestões e aconselhar sobre quaisquer ações planejadas ou variações.

Relatar informações sobre desempenho é um processo em que todos os dados básicos são coletados e as informações de desempenho são desenvolvidas, o que esclarece detalhes de como os recursos são usados ​​e os objetivos são alcançados.

O objetivo e os benefícios de relatar informações sobre o desempenho em relação ao orçamento são:

• Ele melhora a eficácia dos relatórios financeiros
• Ele ajuda a analisar quaisquer riscos ou estimativa de riscos futuros e perspectivas
• Ajuda a identificar e comparar o desempenho entre o ano financeiro atual e o anterior e a fazer uma estimativa para procedimentos orçamentários futuros.
• Ajuda a identificar variações no orçamento e nos resultados alcançados. Além disso, ajuda a planejar e definir metas para desempenhos futuros. As variações, se favoráveis, indicam bom desempenho, enquanto as variações não favoráveis ​​indicam desempenho ruim.

• Ajuda a cortar custos e aumentar o lucro - basicamente o controle de despesas.
• O excesso de dinheiro no orçamento pode ser usado para expandir ou desenvolver o negócio. Os relatórios de desempenho desempenham um bom papel aqui.
• Ajuda no planejamento das próximas etapas que precisam ser executadas para que uma tarefa seja concluída.
• Ajuda a completar previsões para quaisquer projetos potenciais futuros, necessidade de ações de gestão ou mudanças nas políticas e procedimentos

• Ajuda a identificar erros em qualquer ponto no tempo da tarefa ou projeto real ou qualquer coisa relacionada ao negócio
• Ajuda a decidir se o orçamento e as despesas são razoáveis.
• Ajuda a identificar quem é responsável perante quem e por quê e também reflete os planos financeiros
• Ajuda a corrigir problemas que precisam de ações a serem tomadas e isso pode ser feito antes que o problema saia de controle.

3.2 Explique como verificar a exatidão dos cálculos do orçamento.

A precisão no orçamento é uma habilidade muito importante quando se trata de administrar uma empresa ou organização. Variações no orçamento em relação ao que está previsto podem levar a déficits e colocar a empresa em risco. Se alguém for minucioso em todo o processo de elaboração do orçamento, provavelmente desenvolverá um orçamento mais preciso.

Como verificar a exatidão dos cálculos do orçamento? Vejamos alguns métodos de fazer isso!

• Certifique-se sempre de que cada item de despesa e receita relacionado ao negócio esteja incluído no orçamento; por exemplo, até mesmo itens menores, como contas pequenas, pequenas despesas do dia a dia, etc.
• Verifique se você adicionou todas as informações relacionadas ao funcionamento do dia a dia do negócio no processo de orçamento; até mesmo as tarefas menores e suas despesas
• Ao estimar custos, sempre faça suposições realistas; isso pode ser alcançado pesquisando exaustivamente aquele item específico do orçamento. Você deve ser capaz de explicar sua suposição junto com o raciocínio lógico.

• Não decida sobre as estimativas sozinho; em vez disso, pegue informações e idéias de todos os membros envolvidos da organização. Dessa forma, é altamente improvável que a precisão se desvie.
• Sempre tenha alguns fundos extras para cobrir variações, isso ajudará a função do negócio dentro do orçamento alocado, evitando desvios de precisão
• Observe cada linha no item do orçamento, como custos de treinamento, doações, eventos de arrecadação de fundos, material de escritório, etc., e estime com o máximo cuidado. Resumindo, liste TODAS as receitas e despesas.
• Categorize os itens, para que seja mais fácil verificar cada tarefa ou objetivo para seus detalhes de orçamento. Por exemplo, despesas com treinamento, despesas com salários de pessoal, despesas com reforma, transporte, jurídico, seguro, etc. Faça isso para receitas e despesas.

• Adicione o máximo de detalhes possível para que você tenha uma figura precisa.
• Faça uma estimativa do total, uma estimativa de itens individuais e some-os para obter o total; ambos devem corresponder; por exemplo, encontre subtotais de categorias e some os subtotais; encontre o total geral de todos os itens. O total geral deve ser igual à soma dos subtotais.
• Tenha um formato padrão onde você listará seus itens de orçamento e fará os cálculos. Calcule os totais usando fórmulas e também manualmente. Sempre verifique cálculos duplos / triplos.

• Faça listas de verificação e peça a ajuda de terceiros para verificar a precisão dos itens, estimativas e cálculos.
• Anote os valores / custos de cada item individual
• Esteja pronto para responder a quaisquer perguntas ou dúvidas que possam surgir na papelada do orçamento. Adicione notas e comentários sempre que necessário, pois isso economizará tempo em responder perguntas e tornará o orçamento mais claro e transparente. Consulte o orçamento anterior e as demonstrações financeiras e faça comparações.
• Receba feedback antes de finalizar, não apenas de uma pessoa, mas envolva um número suficiente de pessoas qualificadas e experientes. Por exemplo, pessoas do departamento financeiro, contadores, equipe do projeto, diretor, conselho, etc.

3.3 Explicar o objetivo e os benefícios do registro de informações que ajudarão na preparação futura de orçamentos

Ao preparar um orçamento para um determinado ano, mantenha um registro de todas as informações que você usou para desenvolver o orçamento, incluindo notas, comentários, declarações e documentação que ajudarão com orçamentos futuros para a organização ou negócio.

O objetivo e os benefícios de fazer isso são:

• Ajuda a coordenar o processo de elaboração do orçamento em várias áreas funcionais e integrá- las para o propósito da organização. Você sabe que tem os planos e materiais prontos para o próximo ano financeiro em mãos, em vez de começar do zero.
• Ajuda você a aprender e evitar erros com o que aprendeu e experimentou no ano anterior.
• Você está motivado e o processo se torna muito mais fácil. Você não vê o orçamento como uma tarefa agitada, mas sim com motivação. Além disso, melhora a satisfação no trabalho.

• Ajuda na melhoria contínua, ajudando a evitar erros do passado e a tomar medidas alternativas para alcançar melhores resultados.
• Ajuda a melhorar o desempenho dos departamentos e da organização como um todo. Você tem o básico em mãos e sabe onde procurar recursos e como gastá-los com sabedoria.
• Você tem um melhor entendimento de monitoramento, controle e revisão de orçamentos. Você também pode melhorar os relatórios de desempenho e pode, com certeza, ver uma grande diferença nos relatórios de orçamento e desempenho.
• Reduz as incertezas na maioria das áreas, reduz quaisquer conflitos que possam surgir e melhora a tomada de decisões.

• Ajuda você a manter o foco e acompanhar a direção que o negócio está tomando. Você pode sentar e analisar desempenhos e fatores que contribuem ou afetam o crescimento do negócio
• Ajuda você a se concentrar no futuro do negócio, em vez de apenas nas situações e desempenhos presentes.

Espero que você tenha achado as informações aqui úteis e interessantes. Não hesite em enviar feedback e compartilhar seus pensamentos e experiências.

Obrigado pela visita. Tudo de bom.

Livingsta.