Integrando dados externos com o HRs da sua empresa

Integração de dados externos em HRIS

Este artigo fornece uma visão geral abrangente da integração de dados externos em um HRIS principal, as oportunidades e os desafios dessa integração e fornece as melhores práticas a serem lembradas ao planejar a integração. Embora este tópico seja aplicável a todas as áreas de RH e dados de RH, o foco principal deste artigo examina a integração de pesquisas salariais e dados de mercado.

Um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) é definido como um sistema de registro para todos os dados de recursos humanos. O HRIS eficaz fornece às organizações a capacidade de gerenciar os fluxos de trabalho de atividades comuns de RH, como recrutamento, integração, rastreamento de benefícios e relatórios (Celergo.com, 2017). Não é incomum que as várias funções de RH utilizem um sistema especializado para gerenciar o trabalho do dia-a-dia da função. Tradicionalmente, a organização adquire um HRIS central que serve como sistema operacional básico e armazena dados de RH, como funcionário:

nome
endereço
número da Segurança Social
título de posição
Status FLSA, etc.

Uma vez que o sistema central é estabelecido, as organizações normalmente encontram a necessidade de instalar sistemas adicionais para acomodar as necessidades crescentes do negócio. Em um mundo perfeito, as necessidades adicionais da função de RH podem ser atendidas com a compra e implementação de módulos do sistema central. Em algumas situações, os complementos do sistema principal não oferecem suporte adequado aos processos de negócios. Nesses casos, deve-se tomar a decisão de mudar os processos organizacionais, comprar um software diferente que suporte o processo de negócios atual ou desenvolver sistemas internos totalmente personalizados. Cada vez mais, os especialistas em HRIS são chamados para integrar vários sistemas de RH (Kavanagh e Johnson, 2018). Além da integração do sistema, os especialistas em HRIS também podem ser solicitados a integrar elementos de dados no sistema que auxiliam os líderes organizacionais na tomada de decisões.

Sistemas Integrados de Informação

Kavanagh e Johnson (2015) definem sistemas de informação integrados como “sistemas construídos em plataformas comuns que permitem uma única instância de dados a ser usada em várias aplicações e a transferência contínua de dados entre sistemas” (p. 165). No mínimo, a integração de dados envolve vincular as informações em dois sistemas, mas a necessidade do negócio pode exigir mais de dois vínculos. As integrações geralmente envolvem vincular operações transacionais em um sistema que inicia alguma ação no sistema subsequente. Um exemplo disso é um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) sendo vinculado a vários sistemas. Por causa do exemplo, uma vez que um candidato é selecionado e confirmado,o ATS aciona a entrada no sistema de folha de pagamento que aciona a entrada no sistema de ponto e assiduidade e alerta o departamento de crachás que um novo funcionário está começando e que um crachá deve ser criado para que o funcionário possa entrar e sair no relógio de ponto. Neste exemplo, os dados são transferidos perfeitamente, sem a necessidade de intervenção humana adicional além do gatilho inicial no ATS. Esse tipo de suporte de fluxo de trabalho alivia os profissionais de RH de muitas das funções transacionais e administrativas que tradicionalmente faziam parte da função de RH e fornece ao RH a capacidade de se tornar um parceiro estratégico de negócios e apoiar a tomada de decisões organizacionais.os dados são transferidos de forma transparente, sem a necessidade de intervenção humana adicional além do acionamento inicial no ATS. Este tipo de suporte de fluxo de trabalho libera os profissionais de RH de muitas das funções transacionais e administrativas que tradicionalmente faziam parte da função de RH e fornece ao RH a capacidade de se tornarem parceiros de negócios estratégicos e apoiar a tomada de decisões organizacionais.os dados são transferidos de forma transparente, sem a necessidade de intervenção humana adicional além do acionamento inicial no ATS. Esse tipo de suporte de fluxo de trabalho alivia os profissionais de RH de muitas das funções transacionais e administrativas que tradicionalmente faziam parte da função de RH e fornece ao RH a capacidade de se tornar um parceiro estratégico de negócios e apoiar a tomada de decisões organizacionais.

Ao integrar sistemas e outros dados, os especialistas em HRIS têm o potencial de criar e produzir métricas significativas e fornecer suporte abrangente à decisão. Ao integrar remuneração, mercado de trabalho e tempo para preencher os dados da atividade de recrutamento, o RH pode ser capaz de identificar itens acionáveis para melhorar o recrutamento e / ou administração de remuneração. Para ajudar a ilustrar este ponto, é fornecido o seguinte exemplo de recrutamento de enfermeiros:

Exemplo de recrutamento de enfermeiras

O tempo médio geral de preenchimento de vagas no Centro Médico ABC é de 40 dias. O tempo médio para preenchimento de cargos de enfermagem, porém, é de 70 dias. Alguns podem argumentar que há uma escassez de enfermagem que leva a um maior tempo para preencher a figura. Ao combinar dados, um profissional de HRIS qualificado descobre, no entanto, que quando os recrutadores anunciam as vagas usando o 75º percentil do salário de referência do mercado, o tempo de preenchimento diminui para 50 dias…

… em comparação com os momentos em que a filosofia padrão de compensação da empresa foi usada e o tempo para preencher foi em média de 80 dias. Com essas informações, a administração pode tomar a decisão de mudar a filosofia de remuneração do ABC Medical Center no que diz respeito aos enfermeiros. Neste exemplo simplista, os dados foram extraídos do HRIS central, do ATS e do mercado de trabalho e usados para tomar uma decisão que impacta o orçamento da organização. A integração de dados dá à organização a capacidade de compreender as condições de mudança e perceber seu impacto ao longo do tempo - ou imediatamente - para influenciar as mudanças.

Benefícios da integração de dados

Existem vários motivos pelos quais uma organização escolheria integrar dados externos com o HRIS central. Conforme explicado no exemplo acima, os dados integrados permitem que os líderes obtenham análises just in time, bem como relatórios ad hoc. Ao integrar os conjuntos de dados, o HRIS cria valor ao disponibilizar recursos de relatórios completos. No caso de planejamento de remuneração, os sistemas integrados podem incluir diretrizes de mérito com base na localização e dentro da faixa salarial apropriada com base nas classificações de desempenho. Dessa forma, a integração de dados elimina a necessidade de os gestores interpretarem uma matriz complexa e reduz a probabilidade de erros com base em cálculos manuais e interpretação de políticas. Além disso, o planejamento de compensação que não é executado utilizando um sistema integrado e em tempo real é demorado e caro.Em uma pesquisa de autoatendimento de RH em 2002, o Cedar Group estimou que, na América do Norte, as empresas tiveram uma economia de $ 5,29 por transação média com um sistema de planejamento de compensação automatizado (Wright, 2004). Se esse número for verdadeiro, mesmo as pequenas e médias empresas têm a ganhar com a integração de dados e a automação do planejamento de remuneração para criar esse tipo de aplicativo de autoatendimento para gerentes.

O HRIS integrado também fornece conformidade de relatórios federais sem preocupações. Para organizações que precisam relatar dados anualmente, os esforços de coleta de dados podem ser entediantes e demorados. Um sistema integrado que rastreia o treinamento necessário, por exemplo, poderia ser facilmente manipulado para criar relatórios padrão da Joint Commission. O mesmo é verdadeiro para os relatórios EEO-1 e Vets-100. Além da conformidade planejada, os sistemas integrados permitem que as organizações forneçam respostas oportunas aos auditores e produzam dados para conduzir auto-auditorias. A integração de dados de plataformas baseadas na Web de autoatendimento para funcionários também aumenta a eficiência e diminui os erros, pois os funcionários enviam seus próprios dados para o HRIS.

Desafios a considerar

Integrar dados externos não é totalmente positivo e certamente traz um conjunto de desafios a serem considerados pela organização. A integração de dados e sistemas é cara e muitas vezes requer soluções alternativas ou patches para fornecer dados úteis para o suporte à decisão. Se uma organização deseja integrar um sistema caseiro com um sistema de fornecedor ou integrar dois ou mais sistemas de fornecedor, será necessário um especialista HRIS com conhecimento técnico de protocolos e linguagens de programação para compartilhar dados entre sistemas (Kavanagh e Johnson, 2018). Se esse programador não fizer parte da equipe da organização, o líder de HRIS terá que fazer um orçamento para o cargo adicional. Embora o HRIS altamente integrador possa fornecer maior eficiência por meio do uso do Autoatendimento de Candidato, Funcionário e Gerente,alguns argumentam que esses sistemas podem transferir o trabalho de RH para gerentes e funcionários, sobrecarregando os gerentes de linha e os funcionários de linha. Diz-se que isso tem o efeito de longo prazo de diminuir a produtividade geral das organizações. Os sistemas de benefícios podem não ser bem recebidos pelos funcionários que sentem que precisam de suporte adicional na tomada de decisões (Stone, et al. 2015). Além disso, alguns funcionários podem não se sentir confortáveis com o uso de tecnologia e podem preferir formulários em papel à entrada no computador.alguns funcionários podem não se sentir confortáveis com o uso de tecnologia e podem preferir formulários em papel a usar o computador.alguns funcionários podem não se sentir confortáveis com o uso de tecnologia e podem preferir formulários de papel a entrada no computador.

Outro grande desafio que deve ser considerado é a flexibilidade do sistema - que é crítica para o sucesso da integração de dados. No exemplo da automação de compensação, os planos de compensação mudam ao longo do tempo e o HRIS deve ser capaz de acompanhar essas mudanças. As mudanças podem incluir elegibilidade, regras de negócios (ex: valores de aumento mínimo e máximo), orçamentos, diretrizes, datas de acesso, cálculos e até mesmo apresentações em tela. A adição ou remoção de componentes de remuneração base, planos de bônus ou planos de ações é necessária para fornecer flexibilidade para mudanças típicas do programa (Wright, 2004). Os sistemas também devem fornecer a flexibilidade necessária para acomodar as mudanças nas necessidades relacionadas à conformidade. O planejamento de remuneração para funcionários isentos e funcionários não isentos, por exemplo, pode seguir diretrizes diferentes.A integração de dados de remuneração também pode fornecer aos gerentes sinalizadores para indicar possíveis problemas de conformidade - por exemplo, indicadores para mulheres e funcionários minoritários quando seus salários caem abaixo de homens igualmente qualificados e funcionários majoritários. Esse tipo de sinalizador pode ser complicado de implementar porque requer que o sistema extraia dados de vários sistemas diferentes (HRIS, ATS, dados do mercado salarial), aplique cálculos (índice de comparação com base na taxa horária ou salário anual, dependendo do status FLSA), e enviar um indicador ou sinalizador para o gerente com base na definição do negócio do que constitui um item que requer revisão (Wright 2004).Esse tipo de sinalizador pode ser complicado de implementar porque requer que o sistema extraia dados de vários sistemas diferentes (HRIS, ATS, dados do mercado salarial), aplique cálculos (índice de comparação com base na taxa horária ou salário anual, dependendo do status FLSA), e enviar um indicador ou sinalizador para o gerente com base na definição do negócio do que constitui um item que requer revisão (Wright 2004).Esse tipo de sinalizador pode ser complicado de implementar porque requer que o sistema extraia dados de vários sistemas diferentes (HRIS, ATS, dados do mercado salarial), aplique cálculos (índice de comparação com base na taxa horária ou salário anual, dependendo do status FLSA), e enviar um indicador ou sinalizador para o gerente com base na definição do negócio do que constitui um item que requer revisão (Wright 2004).

Melhores práticas para integrar dados

Wright (2004) oferece oito sugestões a serem observadas ao integrar dados e usá-los para automatizar o planejamento de compensação. As sugestões são aplicáveis em todas as funções de RH e os especialistas em HRIS devem estar atentos às recomendações.

Planeje cuidadosamente. A integração de dados não deve ser uma decisão de última hora ou reflexão tardia. Os dados de todos os sistemas envolvidos na ligação devem ser mapeados para garantir que os conjuntos de dados sejam compatíveis para transferência.
A funcionalidade deve ser implementada ao longo do tempo. É aconselhável que as organizações não tentem fazer muito rápido. Ao implementar em fases, as organizações se dão a oportunidade de responder aos desafios e redirecionar os recursos, se necessário.
É importante pesquisar e seguir as práticas recomendadas que são específicas do setor. As necessidades de uma instalação médica provavelmente seriam muito diferentes das de um fabricante. Não existe uma solução única para todas as necessidades de integração de dados e os especialistas em HRIS devem estar cientes disso ao iniciar um projeto.
O RH deve verificar a frequência das exceções às regras de negócios para determinar se o sistema recém-integrado deve ser configurado para acomodar as exceções.
As organizações devem considerar as implicações dos cálculos baseados em arredondamentos. Esta dica é específica para dados de compensação, mas é importante considerar. Se os números forem arredondados, isso pode afetar o orçamento de forma inesperada e atrapalhar as projeções orçamentárias. Isso parece uma questão pequena, no entanto, com o tempo, pode acabar custando caro.
Valide os dados necessários no HRIS principal e planeje o tempo para implementar a limpeza de dados programada, se necessário.
Wright enfatiza a necessidade de testar qualquer modificação do sistema antes de entrar em operação. É importante que todos os cenários possíveis sejam testados no sistema para garantir que a segurança está intacta e que o sistema integrado está funcionando como previsto.
E, finalmente, a oitava recomendação é planejar a comunicação do gerenciamento de mudanças. Diz-se que as implementações de HRIS falham não por causa de problemas de hardware ou software, mas por causa do líder da mudança e das pessoas e questões organizacionais relacionadas à mudança (Kavanagh e Johnson, 2015).

Concluindo, a integração de dados externos traz vários benefícios. A integração de dados permite melhor suporte à decisão e metrix. Embora as eficiências sejam eventualmente percebidas, existem custos iniciais associados à integração de dados que os especialistas de HRIS devem considerar. Além disso, alguns funcionários e gerentes podem resistir ao uso das funções de autoatendimento das quais os dados integrados dependem. Se os líderes aplicarem métodos eficazes de gerenciamento de mudanças e planejarem os recursos de acordo, a integração de dados provavelmente terá um impacto positivo na função de RH e nos negócios em geral.

Fontes:

Integração HRIS com folha de pagamento global - quatro chaves para o sucesso. (06 de outubro de 2017). Recuperado em 24 de fevereiro de 2018, em

Kavanagh, MJ, & Johnson, RD (2018). Sistemas de Informação de Recursos Humanos (4ª ed.). Los Angeles, CA: Sage.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). A influência da tecnologia no futuro da gestão de recursos humanos. Revisão de Gestão de Recursos Humanos, 25 (Gestão de Recursos Humanos: Passado, Presente e Futuro - Volume 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Não se contente com menos: os programas de compensação global precisam de ferramentas de compensação global. Revisão do Plano de Benefícios do Funcionário, 58 (9), 14.