Departamento de recursos humanos: realizar uma análise de trabalho - prós e contras

O objetivo típico de uma análise de trabalho é manter a equipe atual sem causar uma sobrecarga de trabalho. No entanto, o objetivo final de uma análise de trabalho é definir uma descrição de trabalho. É necessária uma descrição do cargo para contratar o funcionário mais qualificado para um determinado cargo. Depois de concluir uma análise de cargos, você entenderá melhor quais tarefas e responsabilidades um cargo precisa.

Isso pode ajudar o gerenciamento a determinar se deve contratar um funcionário de tempo integral, meio período, contrato ou temporário. Conhecer as desvantagens de uma análise de trabalho também ajudará na sua execução. Você estará armado para a batalha se ocorrerem confrontos entre os funcionários.

Este artigo examinará a história de uma análise de trabalho, várias perspectivas de uma análise de trabalho, a definição formal de uma análise de trabalho, quando é feita, porque é feita, as desvantagens de fazer uma, como realizar a tarefa (única e métodos tradicionais) e links para mais informações.

Michele Jones

Michele Jones

A teoria da análise do trabalho foi originada por dois psicólogos, Fredrick Taylor e Lillian Moller Gilbreth, no início do século 20 (Muchinsky, 2012).

Imagine-se como um funcionário…

Você está ocupado. Você tem uma programação completa para o dia. Você sempre soube que você e o balconista registram algumas das mesmas informações, portanto, seus empregos se sobrepõem. No entanto, você também sabe que ficar ocupado faz seu dia passar mais rápido, então você nunca disse isso.

De repente, você é interrompido. Você é chamado para uma reunião e recebe instruções sobre como completar sua parte da análise do trabalho, que pelo que você pode entender é apenas uma palavra bonita para dizer o que você faz durante o dia.

Sua parte insegura pensa: “Por que eles precisam saber o que eu faço o dia todo? Eu faço o trabalho, não é? Eles estão tentando aprender o que eu faço o dia todo para que possam passar os deveres para outras pessoas? Eles estão no meio de me deixar ir? Talvez eu não deva ser completamente honesto. Talvez eu deva adicionar mais funções aos meus requisitos de posição… ”

Imagine-se como um representante de recursos humanos…

O Conselho de Administração decidiu que deseja que você realize análises de cargos em todos os funcionários da empresa. Você conhece muitas maneiras de realizar essa tarefa, mas também sabe que há armadilhas envolvidas.

Atualmente, as questões com as quais você está lidando em Recursos Humanos incluem disputas entre funcionários sobre quem é responsável por quem, disputas entre funcionários sobre quem é responsável por quais tarefas e disputas entre funcionários sobre quem realizou cada realização.

Em outras palavras, você está até o pescoço nas brigas entre os funcionários. Claro, isso faz parte do trabalho. O problema é que essas disputas afetam diretamente essa tarefa. Tentar descobrir quem é o supervisor “real”, quem executa qual tarefa e quem realizou qual realização são itens que precisam fazer parte de uma análise de trabalho.

Uma das vantagens de uma análise de trabalho é que ela pode limitar disputas políticas ao esclarecer as relações de subordinação e as áreas de responsabilidade, de modo que esse problema pode se resolver de uma maneira (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

Portanto, embora haja vantagens e objetivos importantes nas análises de cargos, tanto os funcionários quanto os analistas de cargos podem ter problemas com esta atribuição. Quer você seja um funcionário ou analista de empregos, tente visualizar o outro lado da moeda para ver quais dificuldades podem surgir.

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O que é uma análise de trabalho?

Uma análise de trabalho é o procedimento em que o Departamento de Recursos Humanos reúne, documenta e analisa informações sobre o conteúdo e os requisitos do trabalho. Ele demonstra a relação clara entre as tarefas de trabalho e os conhecimentos, habilidades e habilidades exigidas para executar as tarefas (US Office of Personnel Management, 2007).

Para obter uma análise precisa, o Departamento de Recursos Humanos deve contar com os supervisores e funcionários para fornecer uma análise completa do trabalho, o organograma departamental e quaisquer outras informações sobre quaisquer mudanças no departamento que tenham afetado aquela posição específica.

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Quando o Departamento de Recursos Humanos geralmente espera fazer uma análise de cargo?

• Quando ocorrem fusões ou aquisições
• Quando novas empresas assumirem as antigas
• Quando uma empresa faz avaliações de desempenho
• Quando mudanças estão sendo feitas na empresa

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O Departamento do Trabalho dos Estados Unidos criou um banco de dados de 20.000 descrições de cargos com base em análises de cargos feitas pelos Departamentos de Recursos Humanos. O banco de dados é denominado O'NET. É gratuito para pesquisa e contém uma ferramenta de exploração de carreira que ajuda os usuários a aprender sobre novas carreiras. Explore o dicionário online de títulos ocupacionais (O'NET) criado pelo Departamento do Trabalho dos Estados Unidos hoje para saber mais.

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Por que as análises de trabalho são feitas?

1. Para identificar o que é necessário para fazer o trabalho com sucesso, compreendendo:

• Como o trabalho é feito
• Quando as tarefas de trabalho são necessárias
• Quem é afetado pelo trabalho
• Quais qualidades são necessárias para realizar o trabalho
• Quais funções e deveres são realizados regularmente
• Quais requisitos mentais e físicos são considerados necessários

2. Para realocar, eliminar, descobrir ou dividir responsabilidades e deveres adicionais

3. Para criar uma descrição de cargo e documentar os atributos do cargo

4. Para fazer melhorias em processos ou procedimentos

5. Para desenvolver um melhor desempenho dos funcionários

6. Gerenciar com eficácia os sistemas de treinamento e promoção

7. Para ajudar os funcionários a maximizar seus talentos e avançar em suas carreiras

8. Para encontrar a melhor qualidade de funcionários para cada posição particular

9. Determinar se um indivíduo com deficiência é capaz de realizar as tarefas de uma posição com ou sem acomodação especial

10. Auxiliar na defesa judicial quanto à seleção de empresas ou eliminação de preenchimento de cargos; para obter mais informações sobre como uma análise de empregos se relaciona com a lei, verifique o site da Equal Employment Opportunity Commission.

11. Classificar adequadamente os cargos em termos de seu título apropriado e faixa salarial

Por que existem desvantagens nas análises de trabalho?

• Cada pessoa pode ser tratada de maneira diferente, pois desempenha funções diferentes.
• Muitos trabalhadores não gostam de se adaptar a um novo ambiente.
• Podem ocorrer atitudes perturbadoras se as pessoas se sentirem ameaçadas em seus empregos.
• As qualificações mentais podem ser difíceis de detectar, pois não podem ser observadas diretamente.
• Após a conclusão da análise, pode-se determinar que algumas posições serão eliminadas.
• Vieses pessoais por parte do analista de trabalho podem distorcer os dados coletados.
• Se as pessoas se sentirem inseguras em sua posição atual, elas podem distorcer a verdade sobre o que realmente fazem em um dia.
• Uma análise de trabalho consome muito tempo, uma vez que se deseja informações precisas.
• Se os trabalhadores não entendem o que é uma análise de trabalho, eles podem não participar de uma maneira útil.
• Concluir uma análise de trabalho pode ser muito difícil se os trabalhos mudam com frequência.
• Coordenar uma análise de trabalho abrangente requer muita mão de obra e cooperação.

• Uma história chocante do fracasso em completar uma análise de trabalho

  Esta história é um exemplo de uma desvantagem associada a uma análise de trabalho. A contratação de um candidato não qualificado para uma posição foi o resultado do fracasso desta empresa em realizar uma análise de cargos com sucesso.

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Como são feitas as análises de trabalho?

Freqüentemente, o Departamento de Recursos Humanos apresenta sua própria maneira de fazer uma análise de cargos para criar descrições de cargos uniformes com base em seus métodos. Existem, no entanto, outras maneiras de fazer análises de trabalho.

Existem muitos métodos exclusivos e tradicionais que podem ser implementados na realização de análises de trabalho para facilitar os funcionários durante esse procedimento. Seis exemplos de maneiras de realizar essa tarefa serão ilustrados a seguir.

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1. Participação do funcionário

Faça com que cada funcionário preencha uma análise de trabalho. Todos os funcionários devem ser solicitados a concluir uma análise de trabalho. Em caso de dúvidas ou problemas no preenchimento de uma análise de cargos, o Departamento de Recursos Humanos deve auxiliar cada funcionário.

Isso permitirá ao Departamento de Recursos Humanos a oportunidade de ver onde há uma sobrecarga ou onde as tarefas podem ser deslocadas. O departamento pode analisar as informações obtidas dos funcionários e supervisores e determinar se alguma alteração precisa ser feita.

Se a posição de um funcionário for considerada eliminada, a meta típica da empresa é encontrar uma função diferente para ele e treiná-lo novamente, se necessário. Uma boa empresa deve acreditar que indivíduos talentosos aceitarão o desafio de uma nova função e desfrutarão do crescimento na carreira com as responsabilidades adicionais que vêm junto com ele.

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2. Um sistema de bônus

Após a conclusão de uma análise de cada trabalho, uma empresa pode decidir que um bônus deve ser emitido para aqueles que são considerados elegíveis. Essa elegibilidade pode ser determinada na avaliação de desempenho mais recente do supervisor e no tempo de trabalho do funcionário na empresa. O valor percentual do bônus deve ser o mesmo para todos os funcionários elegíveis.

Uma programação de bônus definida como essa motivaria os supervisores e funcionários a participar de boa vontade e prazer em uma análise de trabalho. Eles talvez vissem isso como uma oportunidade, ao invés de uma ameaça.

Junto com uma programação de bônus, um sistema de incentivos pode ser estabelecido para que aqueles que são negligenciados pelo bônus sejam motivados também. Basicamente, o sistema poderia dar "esperança" aos trabalhadores sem bônus. Eles poderiam aprender por que não receberam um bônus e o que poderiam fazer no futuro para melhorar o desempenho de sua posição.

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3. Detalhes da Análise do Trabalho

Para obter uma análise precisa de uma posição, os funcionários podem precisar manter um diário de suas atividades por vários dias, a fim de observar como passam o tempo no trabalho. A análise do trabalho também deve ser aprovada por cada supervisor.

A análise deve listar:

• O nome do departamento
• Um resumo da posição de suas responsabilidades gerais ou propósito principal
• Um relato detalhado de todas as tarefas envolvidas no desempenho de sua posição
• Uma estimativa da quantidade média de tempo gasto na execução de cada tarefa totalizando cem por cento, organizando-os em ordem de importância
• Uma lista de funcionários cujas atividades esta posição coordena ou supervisiona
• Uma lista que identifica os tipos de responsabilidades de supervisão envolvidas, como atribuição de trabalho, contratação ou avaliação de desempenho

O supervisor deve descrever resumidamente a experiência mínima, educação e qualquer licenciamento necessário para o cargo.

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4. Duas abordagens para análise de trabalho

Duas abordagens populares para análises de empregos são orientadas para tarefas e orientadas para o trabalhador. O método orientado a tarefas concentra-se nas tarefas envolvidas na execução do trabalho. O método orientado para o trabalhador se esforça para examinar as qualidades humanas necessárias para executar o trabalho com sucesso.

Essas características são normalmente categorizadas em quatro seções chamadas KSAO's:

• Conhecimento
• Habilidades
• Habilidades
• Outros (personalidade, interesses e experiências)

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5. Métodos de análise de trabalho

Algumas das maneiras de conduzir uma análise de trabalho incluem métodos tradicionais e métodos exclusivos. Muitos departamentos de RH apresentam suas próprias maneiras de fazer análises de trabalho. Eles podem querer fazer isso devido à maneira como planejam usar sua análise de trabalho.

A principal razão para fazer uma análise de trabalho é chegar a uma descrição de trabalho apropriada. Muitos especialistas em Recursos Humanos desejam tornar todas as descrições de seus cargos semelhantes. Eles querem que tenham o mesmo formato e sejam criados usando o mesmo método.

Maneiras únicas de fazer uma análise de trabalho
Amostras de trabalho
Análise de fundo
Questionários
Observações - diretas e indiretas
Entrevistas com funcionários ou supervisores
Investigações de incidentes críticos
Diários de trabalho
A Técnica da Grade do Repertório
Lista de verificação
Análise Hierárquica de Tarefa

O que é um PAQ? O PAQ é um instrumento de análise de trabalho que é preenchido por um analista de trabalho profissional e mede a validade dos componentes do trabalho das qualidades encontradas nos testes de aptidão. O que é JASR? Este método é rápido e orientado para a tarefa.

Maneiras tradicionais de fazer uma análise de trabalho
Entrevistas pessoais
pesquisas
Avaliações de trabalho
Entrevistas por telefone
Revisões de procedimentos e processos
Questionário de Análise de Posição (PAQ)
Entrevistas de eventos comportamentais
Análise de Trabalho na Velocidade da Realidade (JASR)
Planilhas de análise de trabalho

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6. O Processo de Análise de Trabalho em 6 Etapas

Muitas empresas usam um processo de seis etapas em termos de realização de uma análise de trabalho. Normalmente, está organizado da seguinte forma:

1. Colete os dados e decida como melhor usá-los. Isso pode envolver a redação de descrições de funções, a determinação de padrões de desempenho ou a realização de outros estudos ocupacionais.
2. Liste as tarefas e qualificações necessárias para executar o trabalho com êxito. Revise os organogramas e gráficos de processo.
3. Identifique as tarefas críticas ou trabalhos representativos para a análise principal.
4. Analise o trabalho coletando dados sobre atividades de trabalho, condições de trabalho e habilidades necessárias para desempenhar o trabalho. Avalie as habilidades, identificando quais competências são mais críticas.
5. Reveja as conclusões com o trabalhador e seu supervisor. Depois de confirmadas, elimine tarefas que não estejam vinculadas a competências.
6. Documente todas as descobertas e desenvolva uma descrição de trabalho precisa com especificações de trabalho.

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Provavelmente a coisa mais difícil, mas também a mais importante ao fazer uma análise de trabalho, é envolver todos. Muitas opções foram fornecidas neste artigo para orientá-lo sobre como fazer isso. Um memorando, uma reunião formal ou uma entrevista individual pode ser o melhor. Explicar aos participantes da análise de trabalho os motivos pelos quais ela está sendo concluída pode ajudar muito a compreender a decisão da empresa.

Demonstração O'NET - Análise de Trabalho

Referências

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF, & Shaw, JB (2006). Gestão de Recursos Humanos (6ª ed.). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psicologia aplicada ao trabalho. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Escritório de Gestão de Pessoal dos EUA. (2007). Manual de operações de exame delegado: um guia para escritórios de exame de agências federais. Recuperado em 30 de novembro de 2013 de