Como escrever políticas e procedimentos para o seu negócio

Este é um guia sobre como redigir políticas e procedimentos para seu local de trabalho.

David Livermore

O que é uma política e procedimento?

Então, o que é política e procedimento? Simplificando, são instruções passo a passo sobre como fazer algo em sua organização. Pode ser algo geral, como o que é esperado de todos os funcionários, ou pode ser como concluir uma tarefa de trabalho específica. De qualquer forma, uma política e um procedimento podem colocar esses pensamentos no papel para que todos possam ver e seguir.

Este artigo abordará o seguinte:

• O que incluir em uma política e procedimento
• Como formatar uma política e procedimento.
• Um exemplo de um
• Dicas
• Os prós e contras de usar uma política e procedimento.

O que incluir em uma política e procedimento

Abaixo está o que é necessário em cada política e procedimento.

• Cabeçalho - Deve incluir o nome da sua organização, departamento, etc. Isso identificará a quem o procedimento se destina.
• Título - O título do procedimento. Tente não fazer isso muito longo. Torne-o fácil de lembrar e consultar.
• Número do procedimento - também é para fácil referência. Isso permite que os procedimentos estejam em uma determinada ordem em um livro, fichário, banco de dados on-line, etc. Além de estarem em ordem numérica, deve haver espaçamento igual entre o número do procedimento (ou seja, 100, 105, 110, etc.).
• Data Efetiva - A data em que o procedimento entrou em vigor pela primeira vez. Pode ser importante ao tentar estabelecer um cronograma para uma determinada tarefa de trabalho.
• Data de revisão - se alterações foram feitas no procedimento em um ponto, essa data precisa ser alterada para a data em que o procedimento foi revisado. Isso mantém todos atualizados sobre as mudanças atuais.
• Data da revisão - se o procedimento foi revisado para ver se alguma mudança precisa ser feita, então esta data precisa ser mudada. Não importa se nenhuma alteração foi feita, esta data deve ser alterada para indicar quando foi revisada pela última vez.
• Autorizado por - Nome da pessoa que autorizou a liberação da política e do procedimento. Este seria um chefe de departamento ou supervisor.
• Política - deve incluir quem, o quê, quando, onde, por que e como. No entanto, esta parte deve ser breve. No máximo, deve ser uma visão geral do motivo pelo qual a política está em vigor.
• Diretriz - Se algo tiver que ser feito ou se houver uma instrução geral que a pessoa deve seguir, isso deve estar na diretriz. Não inclua isso a menos que haja algo crítico que deve ser notado imediatamente.
• Procedimento - Esta será a maioria de sua política e procedimento. Ele fornece as etapas detalhadas sobre como cumprir o que a política determina.
• Número da página - deve haver um número de página em cada página.
• Cabeçalhos de página - os cabeçalhos de página devem incluir o título e o número do procedimento da política e do procedimento.
• Iniciais - devem ser as iniciais da última pessoa que revisou a política e o procedimento. Deve também incluir a data da última revisão.
• Exemplos - estarão em páginas separadas que não terão cabeçalho, números de página, etc. Estes são exemplos do que está sendo descrito em etapas importantes do procedimento.

Como formatar uma política e procedimento

Existem algumas regras básicas quando se trata de escrever uma política e procedimento:

• Fonte - a fonte deve ser comumente usada e reconhecida, mas não é considerada não profissional. Comic Sans, por exemplo, é uma fonte pouco profissional.
• Tamanho da fonte - No máximo, você não deve ter um tamanho de fonte grande usado durante todo o procedimento. Deve sempre ser consistente de procedimento para procedimento.
• Cores - as cores não são realmente necessárias. O procedimento deve ser em fundo branco com fonte preta. No entanto, as cores podem ser usadas em exemplos.
• Espaçamento - A parte do procedimento deve ser espaçada apropriadamente para facilitar a leitura. Se não houver espaços entre as etapas, o texto será executado junto quando alguém ler a política.
• Margens - devem ser feitas de acordo com o padrão de sua organização para outros documentos. Isso torna os usuários mais inclinados a ler e usar o procedimento.

Abaixo estão os requisitos de estilo recomendados para cada uma das categorias que listei acima.

• Cabeçalho - o cabeçalho deve estar sempre no centro, em negrito, em todas as letras maiúsculas e no topo da política. Ele também deve ter o maior tamanho de fonte em comparação com o resto da política e do procedimento.
• Título e número do procedimento - Ambos devem estar na mesma linha, pois são usados ​​para referência na política e no procedimento. Eles podem ser do mesmo tamanho ou um pouco menores que o cabeçalho, mas devem estar em negrito e também em letras maiúsculas. O título deve estar no lado esquerdo, com o número do procedimento no lado direito.
• Data Efetiva, Revisada e Revisada - Já vi isso ser feito de várias maneiras. Às vezes, eles estão em sua própria coluna, enquanto outras vezes eu os vi em sua própria linha. É uma preferência pessoal, mas devem estar sempre abaixo do título e ter uma fonte de tamanho pequeno. Assim como as categorias anteriores, elas devem estar em negrito e com maiúsculas.
• Autorizado por - pode ser a última linha na parte superior da política e do procedimento. Deve estar em negrito, em maiúsculas e no lado esquerdo do documento.
• Política - Deve haver algo para indicar que a política começa neste ponto. Normalmente, você pode escrever a palavra "política" em letras maiúsculas e em negrito, enquanto a política em si é explicada não em negrito ou maiúscula. Você também vai querer justificar o texto no documento.
• Diretriz - Isso é algo que você geralmente quer destacar, então estará em negrito e em letras maiúsculas. Justifique o parágrafo para que fique bem na política e no procedimento.
• Procedimento - Esta é a parte mais difícil de explicar porque é muito detalhada. Basicamente, você desejará separar suas etapas o máximo possível. Você não quer parágrafos de informação, você quer texto simples de seguir. Portanto, divida o máximo que puder usando diferentes tipos de listas em diferentes recuos. Por exemplo, A.1.ia, cada um em um recuo diferente do anterior. Porém, ao passar para o "B", deve haver o mesmo recuo do "A" anterior. O exemplo a seguir mostrará um exemplo real disso.
• Número da página - Deve estar centralizado no rodapé do documento. Faça o número para cada página ou mostre a página atual e o número total de páginas (ou seja, Página 1 de 2). A primeira página não precisa ter um número de página.
• Cabeçalhos da página - O cabeçalho da página em cada página subseqüente após a primeira deve ter a mesma aparência do título e o número do procedimento na primeira página.
• Iniciais - No final de cada procedimento, a pessoa que está revisando / revisando o procedimento deve incluir suas iniciais e a data da última revisão / revisão.
• Exemplos - são separados do procedimento que está sendo escrito. Eles podem incluir capturas de tela de um programa, tabelas para revisar, etc. No ponto relevante do procedimento, o exemplo deve ser consultado (isto é, Exemplo A). Então, no canto superior direito de cada exemplo, deve haver uma referência ao que é esse exemplo.

Melhor fonte a ser usada para política e procedimento

Existem quatro fontes que recomendo:

1. Arial - esta fonte é considerada o padrão da indústria para a maioria dos documentos. Muitos computadores usam essa fonte por padrão e é fácil de ler. Você nunca pode dar errado com esta fonte.
2. Times New Roman - Outro padrão da indústria. Também é usada como fonte padrão para alguns programas de computador. Algumas pessoas consideram este um estilo antigo que a primeira geração de usuários de computador reconhece.
3. Calibri - Para uma abordagem mais suave, você pode escolher esta fonte. É agradável para os olhos e suaviza a aparência de um documento. Como a política e o procedimento podem ser enfadonhos de ler e escrever, esta pode ser uma das melhores fontes de uso.
4. Georgia - Esta é uma fonte raramente usada, mas que pode saltar para você. Eu considero um cruzamento entre Arial e Times New Roman.

Eu não usaria nenhuma frente que fosse muito difícil de ler ou que parecesse pouco profissional. Ninguém levará a política e o procedimento a sério se uma fonte não profissional for usada.

A imagem abaixo mostra todas as quatro fontes em ação.

Exemplos das fontes mencionadas acima.

David Livermore

Um exemplo de política e procedimento.

David Livermore

Formatação usada no exemplo de política e procedimento acima

Esta tabela cobre a formatação que usei no exemplo acima. A fonte usada é Arial e o texto é padronizado no lado let, a menos que especificado de outra forma.

Categoria	Formato
Cabeçalho	14 pt., Negrito, centro
Título	14 pt., Negrito
Número do Procedimento	14 pt., Negrito
datas	12 pt., Negrito, centro
Autorizado por	12 pt., Negrito, centro
Política	12 pt., "Política" está em negrito, Justificado
Diretriz	12 pt., Negrito, Justificado
Procedimento	12 pt., Justificado
Número de página	10 pt., Centro
Cabeçalho da página	12 pt., Negrito
Iniciais	12 pt.

Dicas sobre política e procedimento

Aqui estão algumas dicas gerais a serem seguidas em relação a políticas e procedimentos.

• Reveja os procedimentos com freqüência. Só porque você escreve um procedimento, não significa que ele esteja concluído. Periodicamente, você precisa voltar e revisar seu procedimento para quaisquer alterações. Alguns recomendam revisá-los a cada poucos anos, mas eu gosto de revisá-los todos os anos, se possível. Além disso, quando algo muda na organização que afeta um procedimento, a política e o procedimento devem ser alterados imediatamente.
• Revise o procedimento antes de ser disponibilizado. Peça a algumas pessoas que revisem o procedimento para verificar se faz sentido. Incluir novos funcionários, bem como os experientes neste processo. Eles podem fornecer informações nas quais você pode não ter pensado. Se você tem um comitê regular que analisa os procedimentos, isso é ainda melhor.
• Faça com que todos confirmem que revisaram o procedimento assim que for lançado. Assim que termino de escrever ou revisar um procedimento, envio tudo para toda a minha equipe. Eles assinam e datam quando fazem a revisão. Também envio um e-mail para a equipe para avisar sobre as mudanças feitas em uma política e procedimento. Desta forma, tenho documentação que notifiquei a todos. Em grandes organizações, isso deve ser tratado por supervisores em nível de equipe ou seção.
• Desenvolva um índice analítico. Se você acabar desenvolvendo muitas políticas e procedimentos, desenvolva um índice para facilitar a localização de uma política específica.
• Permita algum espaço de manobra em um procedimento. Não se deve esperar que a equipe siga as políticas e procedimentos ao pé da letra. Deve servir como um guia para fazer o trabalho. Desde que nenhum erro tenha sido cometido e nenhuma lei quebrada, então alguma margem de manobra pode ser permitida ao seguir um procedimento.
• Mantenha o procedimento o mais curto possível. Não inclua todos os cenários ou situações que podem surgir. Se algo acontece uma vez por ano, por que desenvolver um procedimento para isso? Isso poderia ser melhor servido em um memorando ou e-mail.
• Verifique se você não está quebrando nenhuma regra ou lei em um procedimento. Em grandes organizações, você pode ter que verificar se não está prejudicando o empregador ou o funcionário ao desenvolver um procedimento. Se necessário, inclua a base jurídica por que uma política e procedimento foram desenvolvidos na parte política do procedimento.
• Pesquise no Google. Antes de começar a escrever uma política, pesquise online para ver se alguma outra organização escreveu uma política semelhante. Não plagie o procedimento. Em vez disso, apenas leia e crie o seu com base nas idéias daquele que encontrar.

Os Prós da Política e Procedimento de Uso

Abaixo estão os prós no desenvolvimento de uma política e procedimento:

• Permite uma maneira uniforme de fazer as coisas. Sem uma política e procedimento em vigor, poderia permitir que as pessoas fizessem as coisas da maneira que desejassem. Eles podem cometer erros ou causar erros no processo. A política e o procedimento resolvem esse problema.
• Ele elimina as constantes perguntas dos funcionários. Como supervisor, recebo constantemente perguntas de minha equipe. Agora que nossa política e procedimento estão totalmente atualizados, posso apenas indicar o procedimento para responder às suas perguntas. No entanto, às vezes é necessário esclarecimento sobre o procedimento.
• Política e procedimento responsabilizam os funcionários. Se feito corretamente, o uso de políticas e procedimentos pode manter sua equipe em um padrão específico. Alguém não pode dizer que não tinha consciência de algo ou não há nada a que se referir. Com política e procedimento, mantém os funcionários cientes do que se espera deles.
• Ótimo para treinar novos funcionários. Quando recebo um novo funcionário, passo o primeiro ou dois dias trabalhando próximo a ele. Eu mostro a eles a maior parte do trabalho, mas depois vou embora. A única coisa que deixo com eles é a política e o procedimento. Como eles têm dúvidas, eu os encaminho para esse procedimento. Eles aprendem sobre o trabalho e aonde ir se tiverem dúvidas. Além disso, isso me libera para fazer meu trabalho.
• Ele pode definir metas. A grande vantagem de ter deveres de trabalho por escrito é que isso pode definir metas para sua equipe. O procedimento pode definir o que deve ser feito e quando deve dormir. A equipe pode tratar isso como uma meta para si mesma, em um esforço para promover, ganhar aumentos, etc.

Os contras do uso de políticas e procedimentos

Abaixo estão os contras no desenvolvimento de uma política e procedimento:

• Isso sufoca a criatividade. Os funcionários sentem que não têm liberdade para tomar decisões. Eles não vão pensar fora da caixa ou encontrar soluções novas e criativas para um problema se sentirem que sempre têm que seguir um procedimento definido. Sempre digo à minha equipe que os procedimentos devem ser diretrizes, não regras rígidas e rápidas. Contanto que você alcance a meta com sucesso, o como não importa.
• Requer atualização constante, o que pode ser demorado. Sempre que algo muda, alguém precisa voltar a uma política para revisá-la. Quando surge uma nova função de trabalho, alguém tem que escrever o procedimento de como fazê-lo. É um processo muito demorado. A cada semana, estou lidando com a atualização, revisão ou planejamento de como atualizar uma política e procedimento.
• Isso pode impedir o crescimento de uma organização. Muitos funcionários voltam à frase de que algo sempre foi feito assim, então por que mudar? Isso não é o mesmo que impedir alguém de ser criativo. Em vez disso, a política e o procedimento podem impedir a mudança em uma organização se alguém tiver um documento que afirma que algo sempre foi feito de determinada maneira.
• Os funcionários podem interpretar uma etapa de um procedimento de várias maneiras. Alguém pode ler uma etapa de uma maneira, enquanto outro pode ler uma etapa de uma maneira diferente, quando o autor do procedimento poderia ter significado algo completamente diferente. As palavras em um pedaço de papel estão abertas à interpretação. Portanto, quando um procedimento é desenvolvido, especialmente um longo, deve haver alguma comunicação verbal sobre ele.
• Eles são chatos de escrever. Às vezes, passei vários dias seguidos escrevendo e revisando procedimentos. Pode ser um processo muito longo e demorado, então não é a coisa mais empolgante no meu trabalho. O problema de ser enfadonho é que você está mais sujeito a cometer erros, e é por isso que é importante ter várias pessoas verificando a política após qualquer revisão.

© 2014 David Livermore