Como escrever melhores relatórios e apresentações de negócios

Pense em relatórios e apresentações como uma jornada - para você e seu público.

Pixabay (modificado por Catherine Giordano)

No mundo dos negócios, muitas vezes somos chamados a escrever um relatório ou memorando ou fazer uma apresentação. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a ser um comunicador mais eficaz.

Vamos pensar nesta tarefa como uma jornada. Existem coisas para fazer no início de uma viagem, coisas para fazer para tornar a viagem mais fácil e agradável e coisas para fazer no final de uma viagem.

Dicas para apresentações do início ao fim

1. Comece com um esboço
2. Colocar as primeiras coisas primeiro
3. Vá do quadro geral aos detalhes
4. Siga as conclusões com apoios
5. Tudo bem para começar no meio
6. Use Inglês Simples
7. Seja conciso e direto
8. Não abuse do Power Point
9. Certifique-se de que sua formatação funcione bem
10. Faça do espaço em branco seu amigo
11. Escreva para o seu público
12. Junte tudo com um resumo
13. Alcance seu objetivo

Comece bem com planejamento e organização.

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Iniciando a jornada

Antes de embarcar em uma viagem, você pode querer coletar informações - por exemplo, pesquisando opções de transporte e hospedagem e obtendo brochuras para o destino. Da mesma forma, o primeiro estágio para preparar um relatório de negócios ou apresentação é coletar e organizar as informações sobre os fatos e dados que você deseja incluir.

Aqui estão algumas dicas para ajudar você a começar.

1. Comece com um esboço

Liste todos os pontos que você deseja fazer em seu relatório, memorando ou apresentação. Agrupe-os em áreas temáticas. Decida quais pontos são suas conclusões e quais são suas evidências de apoio.

Este é o seu roteiro. Mapeie sua rota - como você chegará do início à conclusão. Você pode encontrar um caminho melhor à medida que avança, então sinta-se à vontade para fazer alterações conforme avança.

2. Coloque as coisas mais importantes em primeiro lugar

Se você planeja uma viagem, há certas coisas que você precisa saber antes de continuar. Por exemplo, você não decidiria que roupa levar antes de decidir seu destino.

Da mesma forma, em um relatório, seus pontos devem ser apresentados na ordem adequada. Não comece a discutir um ponto antes de apresentar todas as informações de que seu público precisará para entender esse ponto.

Se você for usar um termo técnico com o qual seu público possa não estar familiarizado, defina esse termo antes de introduzi-lo no relatório ou apresentação.

3. Vá do quadro geral aos detalhes

Se você estivesse em uma viagem rodoviária, você começaria com a interestadual, depois mudaria para as estradas estaduais e finalmente chegaria nas ruas da cidade ou estradas de terra.

Ao escrever um relatório, você deve começar com o quadro geral - os principais problemas, os pontos mais importantes. A partir daí, você passará para os detalhes e pontos menos importantes.

4. Siga as conclusões com apoios

É aqui que seu esboço será útil.

Cada parágrafo deve começar com uma conclusão. A seguir, você fornecerá as evidências que sustentam essa conclusão. Cada conclusão deve ter duas ou três declarações de apoio.

Se você tem uma longa lista de declarações de apoio, você precisa repensar seu esboço. Talvez você esteja tentando encaixar duas ou três conclusões diferentes em uma única conclusão. Tente reagrupar seus pontos em dois ou até três títulos em vez de colocá-los todos em um único título.

5. Está tudo bem para começar no meio

Quando você está viajando, não pode começar no meio de uma viagem. Felizmente, quando você está escrevendo, não há problema em começar no meio.

Às vezes, temos bloqueio de escritor. Simplesmente não conseguimos encontrar a maneira certa de começar. Quando isso acontecer, olhe para o seu esboço. Encontre a parte com a qual você se sente mais confortável. Escreva essa parte. Depois de fazer isso, o resto fluirá facilmente.

Você pode reorganizar as partes do relatório ou apresentação mais tarde para obter o fluxo correto.

Vá de primeira classe. Sempre escreva com estilo.

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Viajando com Estilo

Em uma viagem, é sempre bom viajar com estilo - se você puder pagar.

Felizmente, não custa nada escrever com estilo. Você deve sempre escrever com estilo, porque como você escreve ou fala pode ser tão importante quanto o que você diz.

Aqui estão algumas dicas para escrever e apresentar com estilo.

6. Use o inglês simples

Esqueça as palavras da moda e o jargão. Você pode estar tentando soar como um insider ou tentando impressionar seu público, mas pode acabar soando apenas pomposo.

Use uma linguagem comum que todos possam entender. Use um tom coloquial, tanto quanto possível. Este conselho não é apenas para apresentações, mas também para relatórios escritos e memorandos.

7. Seja conciso e direto

Mantenha simples. Dê a conclusão e as declarações de apoio e, em seguida, prossiga. Não seja repetitivo. Não preencha a apresentação. Não o sobrecarregue com truques.

Se você estiver usando gráficos ou tabelas, limite a quantidade de informações sobre cada um ao essencial.

• Tente ter apenas uma a três colunas em um gráfico - cinco deve ser o máximo. Você sempre pode fornecer os dados restantes em outro gráfico ou tabela.
• O leitor ou visualizador deve ser capaz de ver o gráfico ou tabela de relance. Você pode fornecer tabelas detalhadas no apêndice de seu relatório ou em uma apostila separada.

8. Não abuse do Power Point

Só porque o software Power Point vem com muitos sinos e assobios, não significa que você tenha que usar todos eles em uma apresentação. Você não quer deslumbrar o seu público; você deseja informá-los.

Mantenha os slides mínimos. Às vezes, uma palavra ou uma frase curta é suficiente. O objetivo do slide é servir como uma dica para o ponto que você deseja apresentar e focar a atenção do público no tópico.

• Você não quer que as pessoas leiam seus slides enquanto você fala.
• Além disso, quando há muito texto em um slide, o texto se torna muito pequeno para ser visto pelos que estão no fundo da sala.

Se forem necessários dois ou três slides para completar o ponto que você deseja enfatizar, repita o cabeçalho em cada slide. Repetir o cabeçalho permite que o público saiba que você ainda está defendendo o mesmo ponto. Por exemplo, digamos que eu queira relatar uma lista de números de vendas para doze mercados principais. Meu cabeçalho é “Números de vendas” e eu o repetiria para cada slide, com apenas três ou quatro mercados listados em cada slide.

9. Certifique-se de que sua formatação funcione bem

Não deixe que os slides pareçam "muito ocupados". Se você quiser usar fotos ou efeitos especiais, reduza-os ao mínimo.

Decida um esquema de formatação e seja consistente em todo o seu relatório ou apresentação. Sua revisão final deve incluir uma verificação de formato.

• Use apenas uma fonte. Se você variar o tamanho da fonte, seja consistente. Por exemplo, um cabeçalho pode estar em uma fonte maior. Nesse caso, verifique se você usou o mesmo tamanho de fonte para todos os cabeçalhos.
• Você está usando recuos ou marcadores? Em caso afirmativo, verifique se esse formato é usado de maneira uniforme e se o número de espaços indentados é o mesmo.
• Você está usando efeitos especiais no PowerPoint? Nesse caso, escolha apenas um efeito especial e use-o de maneira consistente. Por exemplo, declarações de suporte podem surgir, mas não cabeçalhos ou conclusões.

Se você estiver usando um formato de esboço, não passe dos dois níveis. Se o fizer, seu texto ficará tão à direita que parecerá que está prestes a cair da página.

10. Faça do espaço em branco seu amigo

Páginas densas de texto não são fáceis de ler. Os espaços brancos são como as pequenas áreas de descanso à beira da estrada.

Mantenha seus parágrafos curtos. Mantenha seus gráficos curtos. Use recuos para destacar as declarações de apoio das conclusões.

Você deve guiar o seu público até o destino.

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Chegando ao destino

Você está quase lá - apenas mais algumas paradas e sua jornada estará completa.

Aqui estão algumas dicas para uma “aterrissagem feliz”.

11. Escreva para o seu público

Você escreveu para o seu público? Você considerou o que eles já sabem e o que querem saber? Você abordou algum equívoco que eles possam ter? Você está dizendo a eles informações que eles ficarão felizes em ouvir ou eles vão querer refutá-lo?

Reveja seu texto com essas perguntas em mente e faça as alterações necessárias. Você deseja antecipar perguntas e objeções e respondê-las no decorrer do relatório ou durante a apresentação.

12. Amarre tudo junto com um resumo

O sumário executivo não é um local para repetir os dados mostrados na parte principal do relatório ou na apresentação. É um lugar para recontar a história. É um lugar para amarrar tudo junto.

Em uma apresentação escrita, o resumo geralmente precede o texto. Em uma apresentação, ela virá no final. É um resumo.

Evite usar números no resumo. Em vez disso, relate o significado por trás dos números. Acesse os destaques e discuta as implicações das informações que você forneceu.

Você não precisa apresentar os fatos na mesma ordem que usou para o relatório. Isso é uma repetição, não um resumo. Mencione os fatos na ordem que melhor conta a história. Elimine as informações tangenciais ou sem importância.

Use o resumo para explicar quaisquer contradições nos dados. Se você não consegue explicar contradições nos dados, você não está pronto para enviar seu relatório ou fazer a apresentação. Trabalhe com os dados até encontrar as respostas.

13. Alcance seu objetivo

Para onde você quer que seus leitores e ouvintes vão? Seu objetivo é defender um curso de ação? Você quer que seu público chegue a uma determinada conclusão?

Você pode ter definido seu objetivo antes de começar a escrever, mas às vezes o objetivo não é claro até que você tenha trabalhado com os dados. Quando tiver concluído seu primeiro rascunho, revise seu trabalho e edite para garantir que está cumprindo seu objetivo.

Pense em você como pegando seu público pela mão e conduzindo-o passo a passo para onde você quer ir. Quando você chega às suas conclusões ou recomendações finais, quer que seu público acene com a cabeça sim, sim, sim. Você os trouxe exatamente onde gostaria que estivessem.

Você está contando uma história, não vomitando um monte de dados. O público deve ser capaz de ver como todas as peças da história se encaixam. Como o enredo de uma história, cada informação leva ao final.

Ao apresentar cada novo fato, mostre como ele se encaixa com os outros fatos fornecidos anteriormente.

É hora de comemorar um ótimo trabalho.

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Aproveite a viagem

Se você seguiu os conselhos acima, se sentirá confiante ao enviar seu relatório ou memorando ou ao entregar sua apresentação. Tão importante quanto, seu público ficará feliz.

Então agora você pode ter aquele mai-tai na praia. Você ganhou.

© 2016 Catherine Giordano

Eu agradeço suas perguntas e comentários.

Catherine Giordano (autora) de Orlando Flórida em 12 de setembro de 2016:

Obrigado, Larry Rankin. Estou feliz que você gostou.

Larry Rankin de Oklahoma em 12 de setembro de 2016:

Análise de processo maravilhosa.

Catherine Giordano (autora) de Orlando Flórida em 25 de agosto de 2016:

teahes12345 É tão bom ter um professor me dizendo que meu ensaio sobre como escrever relatórios e apresentações melhores (especialmente em Power Point) são úteis. A parte que mais gosto é a parte sobre olhar para um relatório ou apresentação como uma jornada e o escritor / apresentador como um guia que conduz o público à conclusão.

Dianna Mendez em 25 de agosto de 2016:

Achei suas dicas sobre PowerPoint excelentes. Essas são as informações que dei aos alunos para apresentações e ajudam a apontar os destaques. Seu artigo fornece aos leitores informações valiosas que o levarão ao sucesso.

Catherine Giordano (autora) de Orlando Flórida em 21 de agosto de 2016:

AudreyHowitt: Thamks por me deixar saber que você gosta das habilidades que ensinei neste artigo.

Catherine Giordano (autora) de Orlando Flórida em 21 de agosto de 2016:

heidithorne: Muito obrigado por mostrar sua apreciação. Estou feliz que você achou uma de minhas dicas úteis.

Audrey Howitt da Califórnia em 21 de agosto de 2016:

Que artigo informativo - há grande habilidade em apresentações de negócios eficazes -

Heidi Thorne da área de Chicago em 21 de agosto de 2016:

Algumas ótimas dicas sobre slides do PowerPoint e espaços em branco. Compartilhando aqui na HP!

Catherine Giordano (autora) de Orlando Flórida em 21 de agosto de 2016:

ChitrangadaSharan: Obrigado por seu comentário. Parece que você já sabia a maior parte disso, mas espero que tenha aprendido uma ou duas dicas. Como você disse, escrever bons relatórios e apresentações é uma habilidade empresarial importante.

Chitrangada Sharan de Nova Delhi, Índia, em 21 de agosto de 2016:

A apresentação de negócios é uma habilidade que muitos profissionais possuem, enquanto outros a aprendem com a experiência.

Você explicou, ponto a ponto, como escrever relatórios e apresentações melhores. Realmente impressionante.

Tenho certeza de que ajudará muitos profissionais preocupados.

Obrigado por compartilhar!

Catherine Giordano (autora) de Orlando Flórida em 21 de agosto de 2016:

FlourishAnyway: Eu concordo. Apresentações de PowerPoint excessivamente ocupadas são mais irritantes do que informativas. É função do palestrante preencher os detalhes. O texto no PowerPoint serve apenas para focar a atenção do visualizador no tópico. As imagens devem ser usadas apenas se acrescentam algo à apresentação, não apenas para ter imagens. Obrigado por seu comentário.

FlourishAnyway dos EUA em 21 de agosto de 2016:

Ótimas dicas aqui para relatórios e apresentações de negócios. Um dos meus problemas favoritos é um slide de PowerPoint lotado que está tão ocupado que a atenção do público é desviada para a leitura em vez de ouvir. Não há razão para o orador, realmente.