Índice:
Julie DeNeen 2012
Na era da Internet, parece que escrever memorandos saiu de moda. Quem precisa enviar um memorando quando você pode enviar uma mensagem de texto ou enviar um e-mail? Mas o fato é que ainda existem muitos motivos para enviar um, e se você quiser parecer profissional, há regras a seguir. Veja como fazer isso corretamente.
Situações que exigem um memorando em papel
- Envio de documentos por fax para organizações que exigem cópias impressas em vez de e-mail (consultórios médicos, repartições governamentais, etc.)
- Envio de um pacote, livro ou documento que requer uma nota explicando os itens de ação para o receptor
- Uma mensagem privada que não é apropriada para enviar por e-mail
- Uma entrega em massa de informações para funcionários distribuídos em suas caixas de correio (se um sistema de e-mail para todo o trabalho ainda não estiver instalado)
Lembre-se de que, mesmo que você possa enviar informações por e-mail, usar um formato de memorando informal no e-mail é uma forma profissional de comunicação.
O título
Todos os memorandos começam com a palavra "memorando" ou "memorando". Se você usa o Microsoft Word, encontre um modelo que se adapte ao estilo de sua empresa ou organização. Muitos escritórios usam um arquivo de cabeçalho personalizado para seus negócios. Em seguida, você deseja incluir as informações mais importantes no início para que sejam fáceis para o leitor.
- Para quem é
- De quem é
- A data
- Quem mais pode ter recebido o memorando
- A linha de assunto
Julie DeNeen 2012
O corpo
Escrever o corpo de um memorando é bastante simples. Diga o que você precisa dizer com o mínimo de palavras possível. Se você puder usar subtítulos e listas em negrito, vá em frente e faça isso, pois isso tornará mais fácil para o seu leitor obter informações importantes rapidamente. Use as mesmas regras e gramática que usaria se estivesse escrevendo um artigo online. Não use gírias como "vou" ou "quero". Evite acrônimos como "LOL" ou "TTL". São muito informais até para um memorando informal.
Use a verificação ortográfica em seu programa Word e certifique-se de que não há erros de digitação e frases estranhas. Coloque todas e quaisquer nomes e lugares em maiúscula, mas não coloque as palavras no título em maiúscula (com exceção da primeira palavra).
No final do seu documento, assine como faria com uma carta. Mesmo que você coloque as informações "de" no cabeçalho, é bom assiná-lo. Como a maioria dos memorandos são copiados impressos, deixe um espaço para assiná-los. Se você enviar por e-mail, não é necessário.
Julie DeNeen 2012
Diferentes tipos de memorandos
- Diretivas: este tipo instrui seus colegas de trabalho sobre uma nova ação que você deseja que eles sigam.
- Respostas: este tipo geralmente é escrito como resultado de uma mudança em um item de ação. Se seu memorando diretivo estava anunciando uma mudança no horário da reunião semanal, um memorando de resposta pode ser de um colega de trabalho que está em conflito.
- Relatórios de viagem: este tipo fornece informações resumidas sobre uma reunião, viagem de negócios ou outro empreendimento que exige que um membro da equipe informe um supervisor ou um grupo maior.
- Relatórios de campo: este tipo é geralmente em resposta a uma inspeção.
- Notas de crédito: este tipo é um formato muito diferente, pois geralmente descreve informações financeiras relacionadas a serviços ou mercadorias. Verifique os modelos de notas de crédito do Microsoft Word para ver o formato.
Um memorando que deu errado!
Como sempre…
Lembre-se de que nenhuma informação escrita pode ser recolhida. Certifique-se de ser cuidadoso em seu texto para parecer profissional e factual, mesmo que seja um memorando informal. Com a prática, você também se tornará um especialista em escrever memorandos!