Como usar o gráfico pert para gerenciamento de projetos

O que é PERT?

PERT, a técnica de avaliação e revisão do projeto, é um método para o planejamento detalhado do projeto que inclui estes dois componentes:

• A média PERT: Uma técnica de estimativa precisa de tempo e custo, usando média estatística.
• O gráfico PERT: um gráfico que permite a programação detalhada de todas as atividades do projeto.

PERT foi desenvolvido pela NASA, mas não é ciência de foguetes. A matemática é simples - adição e subtração - e é feita por qualquer programa de software de gerenciamento de projeto, de qualquer maneira. A lógica também é simples.

• Estimamos o tempo de cada tarefa levando em consideração estimativas otimistas, prováveis ​​e pessimistas.
• Elaboramos um calendário de planejamento que inclui todas as atividades de trabalho e também considera as dependências entre as atividades, ou seja, quais atividades precisam ser realizadas antes que outras possam ser realizadas.

Vejamos cada um desses dois elementos da técnica PERT: estimativa PERT e o gráfico PERT. Terminaremos falando sobre como transformar um gráfico PERT em um cronograma de projeto do mundo real, chamado de Gráfico de Gantt.

Índice

• Estimativa PERT

  Calcule uma estimativa realista do tempo que levará para fazer cada tarefa

• O gráfico PERT

  Apresentando o gráfico PERT clássico

• Termos no gráfico PERT

  Um glossário para PERT

• Do gráfico PERT ao mundo real

  Vamos pegar nossas tarefas e colocá-las em um calendário!

• Usando PERT em seu projeto, a

  estimativa PERT e o cronograma reduzem custos e complicações

Estimadores otimistas e pessimistas

Alguns estimadores são otimistas, outros são pessimistas. Use PERT para obter uma estimativa realista de qualquer um!

Sid Kemp

Estimativa PERT

Quando você pergunta a alguém, "quanto tempo vai demorar para fazer este trabalho?" você geralmente obtém uma resposta tendenciosa. Algumas pessoas são constantemente pessimistas, imaginando - ou dizendo a você - que o trabalho vai demorar mais do que provavelmente demorará. Dessa forma, eles ficam bem quando terminam mais cedo. Outros são constantemente otimistas, imaginando-se mergulhando e fazendo o trabalho cheio de energia renovada, sem encontrar problemas. Suas estimativas são irrealisticamente baixas, porque ninguém tem boa energia e boa sorte o tempo todo.

Para tornar as coisas mais difíceis, as pessoas não sabem que fazem isso. Geralmente é um hábito inconsciente.

Como, então, obtemos uma estimativa realista? Fazemos isso fazendo três perguntas sobre cada trabalho a ser feito e, em seguida, realizando um cálculo especial denominado média PERT.

O que estamos estimando?

Queremos estimar o tempo que levará para concluir cada pequena parte de nosso projeto. A estimativa e o planejamento do PERT devem ser feitos em um nível detalhado, usando a Lista de Atividades, que é criada a partir da Estrutura Analítica do Projeto. O PERT não faz parte da estimativa inicial, antes de a EAP ser criada. É parte da estimativa detalhada, contando com o plano de escopo do projeto com a EAP sendo feita em um nível detalhado, e a lista de atividades sendo concluída também. Estimamos o esforço (quantidade de trabalho) necessário para completar cada tarefa e o número de pessoas designadas para a tarefa.

É melhor que cada trabalhador crie sua própria lista de atividades e estimativa PERT. Como gerente de projeto, você pode ensinar cada pessoa da equipe a fazer isso. Ou, se já estiverem familiarizados com ele, podem trabalhar em pares, perguntando um ao outro as perguntas de estimativa PERT e também verificando o trabalho um do outro.

As três perguntas PERT

Em vez de perguntar "Quanto tempo vai demorar para fazer este trabalho", faça três perguntas:

• Se o trabalho correr bem, sem problemas, quanto tempo vai demorar? (A resposta otimista)
• Se você estiver fazendo isso quando estiver cansado e tiver problemas, quanto tempo levará? (A resposta pessimista)
• Dadas essas respostas, quanto tempo provavelmente levará? (A resposta provável)

Faça as perguntas nesta ordem, obtendo a resposta provável por último. Dessa forma, as pessoas, que sempre são habitualmente otimistas ou pessimistas, vão se ajustar e dar uma resposta realista que é na verdade muito realista. Com um pouco de prática, qualquer um pode ficar realmente bom nisso.

Inserimos todas as três estimativas em uma planilha, sob os títulos, "Pessimista", "Provável" e "Otimista", conforme mostrado na Tabela 1.

Calculando a Média PERT

Usar três números como estimativas para cada item detalhado deixaria um planejador louco! Evitamos isso resolvendo as três estimativas em um único número, a média PERT. A lógica é que o tempo Provável é mais provável do que pessimista ou otimista, mas todos os três números importam. Usando O, L e P para Otimista, Provável e Pessimista, esta é nossa equação: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Tempo estimado. Provável é multiplicado por quatro porque estamos dizendo que é quatro vezes mais provável que o tempo real corresponda ao tempo provável do que seja o tempo Otimista ou Pessimista.

De onde diabos vem o 6? (Todos perguntam quando eu ensino isso em uma classe.) Isso é simples: temos um total de seis pontos de dados: 4 Likelies, 1 Optimistic e 1 Pessimistic. Para obter uma média, dividimos o total pelo número total de pontos de dados. (Veja a barra lateral sobre Muitos tipos de médias, e tudo fará sentido.)

A média PERT é mostrada na coluna da direita da Tabela 1.

Muitos tipos de médias

Algumas pessoas pensam que só existe uma maneira de calcular uma média: somamos todos os itens e dividimos pelo número total de itens. Em estatística, esse é, na verdade, um dos três tipos comuns de média e é chamado de média . Existem também a mediana e a moda . Mesmo pessoas familiarizadas com estatísticas podem pensar que existem apenas três tipos de médias. Mas, na verdade, há pelo menos mais uma dúzia.

Por exemplo, em esportes olímpicos que são julgados, a pontuação final é calculada da seguinte maneira: Elimine as pontuações mais alta e mais baixa e tire a média média do restante das pontuações. Isso elimina o preconceito proveniente de juízes do país de origem e do principal rival. Esse é um tipo especial de média.

A média PERT, que conta a pontuação provável como quatro vezes mais provável do que o momento otimista ou pessimista, é outro tipo de média de centralização. É baseado em uma ideia simples de que o evento provável é, de fato, mais provável do que os eventos extremos. Quatro vezes mais provável foi escolhido com base na teoria estatística, trabalhando com a curva normal e desvio padrão.

Tabela # 1: Calculando o tempo médio PERT para uma tarefa

Para cada tarefa, o trabalhador fornece 3 estimativas: Otimista, Provável e Pessimista. A planilha calcula a Média PERT como (Otimista + 4xProvável + Pessimista) / 6. Neste caso, (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7,5.

Tarefa	Otimista	Provável	Pessimista	PERT Média
Instalando o Framistat	3	6	18	7,5

Você usa PERT?

Figura 1: um nó de gráfico PERT

Este é o formato de um único nó em um gráfico PERT. Cada atividade recebe um nó. Antigamente, os gerentes de projeto os usavam para somar o cronograma do projeto - manualmente!

Sid Kemp

O gráfico PERT

Estranhamente, o gráfico PERT quase nunca é visto mais, embora seja a peça central de cada cronograma detalhado do projeto.

Esta seção apresenta vários termos que provavelmente são novos para você. Você pode querer lê-lo e, em seguida, ler a próxima seção, Termos do Gráfico PERT, e depois voltar e ler esta seção novamente. Dê a si mesmo um pouco de tempo com isso, e tudo fará sentido. Também é uma boa ideia consultar a Figura 2: um gráfico PERT simplificado, enquanto você lê

O gráfico PERT foi desenvolvido como uma ferramenta de cálculo. Na década de 1970, os gerentes de projeto preenchiam todos os nomes de cada atividade e as estimativas PERT para o tempo. Cada tarefa na Lista de atividades do projeto receberia uma caixa, chamada de nó no gráfico PERT. Um nó de amostra é mostrado na Figura # 1. Em seguida, eles desenham setas indicando dependências, como quando uma tarefa não pode ser iniciada até que outra seja concluída. Em seguida, eles fariam um passe para a frente, somariam o tempo para todas as tarefas futuras , para calcular uma programação de início antecipado, incluindo as datas de início antecipado e início tardio. Se seguirmos o cronograma de início antecipado, começaremos cada tarefa do projeto o mais rápido possível. Em seguida, o gerente de projeto adicionaria fazer um passe para trás , somando tudo de trás para frente, a partir do final do projeto, e calculando a última data em que cada tarefa poderia terminar (a data de Tardio) e a última data em que cada tarefa poderia começar (a data de Início Tardio).

Se, por exemplo, a Tarefa 2 não pode ser iniciada até que a Tarefa 1 seja concluída, então a Tarefa 2 depende da Tarefa 1. Digamos que a Tarefa 1 é "Enviar Framistat" e a Tarefa 2 é "Instalar o Framistat". Claramente, não podemos instalar o Framistat até que ele tenha sido enviado e ele chegue. A tarefa 1 começa no dia 1 e leva 4 dias. A data de Início Antecipado para a Tarefa 1 é o Dia 1 e a Duração é 4, então o Fim Antecipado é o Dia 4. A Tarefa 2 pode começar um dia depois, no Dia 5. A passagem para frente nos permite calcular o tempo de cada tarefa desta forma, determinando as datas de início e término antecipado. O retrocesso começa no final do projeto e subtrai a Duração do Término Tardio para calcular a data de Início Tardio para cada tarefa.

Para algumas tarefas, a data de início antecipada e a data de início tardia são diferentes. Essas tarefas flutuam. Em português simples, isso significa que você pode iniciar a tarefa em uma determinada data ou pode deixá-la flutuar por um certo número de dias e iniciá-la a qualquer momento até a data de início tardia. Não importa, porque o projeto será feito no mesmo dia, de qualquer forma.

Outras tarefas têm folga zero. A data de início antecipada é igual à data de início tardia. Se uma dessas tarefas começar com um dia de atraso, ela terminará com um dia de atraso e atrasará alguma outra tarefa. Isso vai até o final do projeto, e o projeto será entregue com um dia de atraso. As tarefas com folga zero estão no caminho crítico. Isso significa que queremos garantir que cada uma dessas tarefas seja realizada a tempo. Não há flutuação: o atraso no início de qualquer tarefa no caminho crítico atrasará a entrega do projeto.

O gráfico PERT é calculado sem referência a um calendário real. O dia 1 é a primeira data do projeto e a última data é determinada por quanto tempo levará para fazer todas as tarefas na ordem correta.

Com todas essas informações, eles poderiam construir um gráfico de Gantt, que é um calendário fácil de visualizar baseado no gráfico PERT.

Agora, usamos um software de gerenciamento de projetos. Inserimos as datas de início e término do projeto e, em seguida, os tempos estimados PERT para cada tarefa. Usamos programas gráficos bonitos para criar links ou dependências entre as tarefas. Clicamos em um botão de calcular e, no gráfico de Gantt, aparece o calendário do projeto, em cores, com marcos. Você não está feliz por ter um computador?

Se isso não fizer sentido para você, verifique a lista de Termos da Programação PERT abaixo.

Você pode visualizar um gráfico PERT em qualquer software de gerenciamento de projeto, mas ninguém o faz, porque são difíceis de ler. E ninguém nunca imprime um - exceto como papel de parede gigante. Lembre-se de que cada tarefa do projeto tem uma caixa própria, como a caixa da Figura 1. E mesmo um projeto pequeno provavelmente terá dezenas de tarefas. Grandes projetos têm dezenas de milhares de tarefas - ou mais.

Se ninguém mais usa um gráfico PERT, por que aprender sobre eles? Existem duas razões muito boas. Primeiro, todos os termos do gráfico PERT são essenciais para um bom gerenciamento de projetos. Você precisa saber como trabalhar com a Análise do Caminho Crítico e manter o cronograma sob controle, ou seu projeto será entregue com atraso. Em segundo lugar, você pode querer apenas obter a certificação como um Profissional de Gerenciamento de Projetos, e a PERT certamente estará no teste!

Figura 2: Um gráfico PERT simplificado

Este gráfico PERT simplificado mostra as Tarefas 1 - 5, cada uma das quais não pode ser iniciada até que a tarefa anterior seja concluída, no caminho crítico, e a Tarefa 6, que deve ser feita após a Tarefa 1 e antes da Tarefa 5, com flutuação

Sid Kemp

Termos do gráfico PERT

O gráfico PERT precisa de seu próprio glossário. Aqui vamos nós!

• As datas no gráfico PERT começam no Dia 1, o primeiro dia do projeto, e terminam na data de término do projeto, que é calculada quando fazemos a transferência para a frente. O gráfico PERT não está em um calendário do mundo real. Isso vem depois, após a conclusão da análise PERT.
• Uma dependência entre duas tarefas diz que essas duas tarefas estão vinculadas. O tipo mais comum de dependência é término para início. Isso significa que a Tarefa A deve ser concluída antes de iniciarmos a Tarefa B. Por exemplo, devemos fazer as compras e levar a comida para casa antes de prepararmos o jantar. Existem outros tipos de dependências, como quando as tarefas devem começar ao mesmo tempo ou terminar ao mesmo tempo. Mas 90% de todas as dependências são do início ao fim, criando uma cadeia de tarefas necessária para concluir o projeto. Dependências também são chamadas de links.
• Early Start é a primeira data em que uma determinada tarefa pode ser iniciada. A primeira tarefa em um projeto tem uma data de início antecipada de um. Mas uma tarefa que está vinculada a essa tarefa não pode ser iniciada até que a primeira tarefa seja concluída e assim por diante.
• A duração é o número de dias (ou horas) que levará para concluir uma tarefa.

• Término antecipado é a primeira data em que uma tarefa pode ser concluída. Para qualquer tarefa, término antecipado = início antecipado + duração.
• Forward Pass é um cálculo executado em cada tarefa, determinando sua data de início e término antecipado. O passe para a frente também determina a duração total do projeto e a data de conclusão do projeto.
• Duração total do projeto é o tempo que todo o projeto levará, todas as tarefas, do início ao fim, conforme calculado pelo passe de encaminhamento. É igual ao comprimento do caminho crítico.
• Data de término do projeto é o número do dia em que o projeto será concluído. Um projeto sempre começa no primeiro dia. Portanto, um projeto com uma duração de 50 dias terminará no Dia 50, que é a data de término do projeto.
• Passar para trás é um segundo cálculo para cada tarefa no projeto, começando na data de término do projeto e voltando para a primeira tarefa. Ele calcula a data de término tardio e a data de início tardio de cada tarefa.
• Data de término tardio é a última data em que uma tarefa pode terminar sem atrasar o projeto.
• Data de início tardio é a última data em que uma tarefa pode ser iniciada sem atrasar o projeto.
• Float é o número de dias que podemos deixar uma tarefa flutuar sem iniciá-la após a data de início antecipada. Pode ser calculado de duas maneiras. Float = Data de início tardia - Data de início antecipada e também Float = Data de término tardio - Data de término antecipado.
• O caminho crítico são todas as tarefas que têm folga zero, ou seja, tarefas que têm a mesma data de início antecipada e data de início tardia. Obviamente, sua data de término antecipado é igual à data de término tardio também. Cada uma dessas tarefas deve começar e terminar no prazo para que o projeto termine no prazo.

Do gráfico PERT ao mundo real

Em um gráfico PERT, o projeto começa no Dia 1 e termina na data de término do projeto, que calculamos conforme construímos o gráfico PERT no passe para frente. Mas quando é o dia 1? E quando o projeto será concluído? A resposta para isso vem colocando o gráfico PERT em um calendário do mundo real. Isso é mais difícil do que parece. Mesmo após a conclusão do gráfico PERT, a criação de um cronograma de trabalho do mundo real, ou Gráfico de Gantt, para o nosso projeto, requer levar estes itens em consideração:

• O calendário de trabalho, incluindo fins de semana e feriados, quando não há trabalho feito.
• Resolvendo conflitos de recursos. E se um funcionário com uma habilidade específica for atribuído a duas tarefas ao mesmo tempo? Ou, se um local de trabalho ou equipamento, como uma sala de reuniões ou uma escavadeira, for necessário para duas tarefas diferentes ao mesmo tempo? Esses conflitos precisam ser resolvidos e isso pode estender o cronograma.
• Nivelamento de recursos. Se uma empresa está designando um certo número de funcionários para todo o projeto, isso pode não corresponder ao projeto planejado no gráfico PERT. O gráfico PERT pode mostrar que, em uma semana, precisamos de apenas 10 pessoas e, na semana seguinte, precisamos de 50. Não podemos pagar 40 pessoas para ficar sentados sem fazer nada durante a primeira semana. O nivelamento de recursos ajusta as tarefas para que possamos usar todas as pessoas que temos disponíveis o tempo todo, mas também pode estender a duração do projeto.
• Escolha de uma data de início ou de término. A gerência então escolhe se o projeto começará em uma determinada data. Ou opta por terminar em uma determinada data e, portanto, deve iniciar em uma determinada data. Essa data costuma ser afetada por considerações práticas, como dinheiro disponível para o projeto em um novo ano fiscal. E isso tem consequências para a duração do projeto. Um projeto de dois meses começando em 15 de setembro provavelmente terminará em 15 de novembro. O mesmo projeto iniciado em 15 de novembro provavelmente não terminará em 15 de janeiro, já que temos que considerar o feriado de Ação de Graças nos EUA, o Natal e o Ano Novo.

Quando colocamos o projeto em um calendário do mundo real, o chamamos de gráfico de Gantt. O gráfico de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento e relatórios que guiará o projeto para o sucesso.

Usando PERT em seu projeto

Quando dou aulas de gerenciamento de projetos, descubro que qualquer pessoa que estudou gerenciamento de projetos aprendeu PERT, mas quase ninguém o usou. Isso é compreensível - parece um verdadeiro aborrecimento criar três estimativas de tempo para cada tarefa e fazer todo esse pensamento. Ele parece fazer sentido para apenas fazer uma rápida lista de afazeres e saltar dentro e começar a trabalhar.

Pode parecer assim, mas não é verdade. A realidade é que a estimativa e o planejamento PERT levam muito pouco tempo e valem muito a pena. Na verdade, a estimativa e o planejamento PERT podem economizar muito tempo e aborrecimento em cada projeto.

Quando ensino uma equipe de projeto para fazer as estimativas PERT, eles acham que será um incômodo, mas acabam gostando. O fundamental é que imaginem fazer o trabalho, encontrar problemas e resolvê-los. Eles olham seriamente para o que é otimista, realista e pessimista. Como resultado, eles ficam animados para se sentar e fazer o trabalho. E eles também sabem o que está à frente deles. Freqüentemente, eles veem os problemas e tomam nota para resolvê-los com antecedência, para fazer um pouco de pesquisa e verificar as coisas com antecedência.

Existem dois resultados em ter uma equipe criando um gráfico PERT. Uma é que a administração tem um plano de trabalho e cronograma de projeto muito real e confiável. A outra é que cada membro da equipe esteja claro, pronto para começar e animado com o trabalho. Quando o trabalho começa, a equipe funciona como uma máquina bem oleada. Os problemas foram previstos e a equipe trabalhou antes que os problemas causassem atrasos. A equipe geralmente descobre que está trabalhando antes do planejado e todos - a equipe, os gerentes e o cliente estão satisfeitos com o trabalho e os resultados.