Como se manter organizado com uma lista de verificação

Este artigo explicará como usar as listas de verificação para se manter organizado.

mohamed_hassan, CC0, via PIxabay

Você sente que perdeu o controle?

Você já teve um daqueles dias em que sai do trabalho com a sensação de não ter conquistado nada?

Sua mesa parece mais bagunçada do que quando você chegou.
Sua caixa de entrada atingiu o limite máximo na semana passada.
Post-it cobrem a tela do computador.
Não sobra espaço para seus pés embaixo da mesa.
E aquela reunião matinal finalmente terminou há uma hora.

Ficar organizado é um desafio. A informação nos bombardeia de todas as direções. Mensagens de texto, mídia social, e-mail, respostas a formulários da web, solicitações de reuniões, conversas, chamadas telefônicas e correio padrão disputam nossa atenção.

Não é de admirar que os níveis de estresse sejam altos. A American Psychological Association (APA) relata que 39% dos americanos em 2017 sofreram de estresse "um tanto significativo" a "significativo" causado por "uma carga de trabalho muito pesada" no local de trabalho.

Desorganização do local de trabalho

Papéis irrealistas ou incertos também estiveram entre os cinco principais estressores do local de trabalho na pesquisa da APA em 2017. Esses aspectos negativos, junto com o excesso de trabalho, tornam difícil manter o controle do seu trabalho.

E não são apenas os funcionários de escritório que lutam com uma sobrecarga de tarefas e restrições de gerenciamento de tempo. Comerciantes, varejistas e artistas também lutam para fazer as coisas acontecerem.

A maioria dos locais de trabalho fornece uma descrição de cargo que destaca deveres e tarefas. Às vezes, eles estão desatualizados ou não cobrem tudo o que você faz. E embora possam comunicar uma lista de responsabilidades, carecem de especificações.

Mesmo quando um local de trabalho tem procedimentos documentados passo a passo, você ainda pode ter muito o que fazer. Saber como priorizar e gerenciar uma carga de trabalho pesada com uma lista de verificação traz benefícios. E as listas de verificação servem como uma ferramenta organizacional essencial.

Se você estiver se sentindo sobrecarregado no trabalho, organize-se com a ajuda de uma lista de tarefas pendentes. No início de cada manhã, anote tudo o que você precisa fazer. Seja específico.

Mantenha uma lista diária que se prolonga

Uma lista de tarefas e atividades diárias:

Atua como um lembrete
Ajuda você a priorizar seu dia
Mostra se você está se comprometendo demais
Economiza seu tempo

Gerencie seu tempo e prioridades para cima

Uma lista de verificação também auxilia no fluxo de trabalho. Se você é uma secretária ou assistente pessoal que responde a mais de um gerente de linha, uma lista de verificação ajuda a gerenciar para cima. Inclua uma coluna em sua lista para registrar uma estimativa de tempo para a conclusão de cada tarefa.

Incentive seus gerentes a registrar as tarefas que lhe atribuem em sua lista de tarefas pendentes. A lista de verificação amplia sua consciência sobre sua carga de trabalho. Eles veem o que mais você precisa fazer e quando é necessário. A lista gerencia suas expectativas.

Mesmo se você tiver apenas um gerente de linha, uma lista de verificação é uma evidência vital de sua carga de trabalho. Use sua lista de tarefas para:

Descubra processos de trabalho mais eficientes
Alivie sua carga de trabalho
Peça ajuda
Argumente por um assistente ou novo membro da equipe

No entanto, o que estou prestes a compartilhar com você não é apenas uma lista comum de tarefas pendentes. É um organizador de lista de verificação.

O que você precisa para criar sua lista de verificação

Notebook (eu recomendei usar um livro tamanho A5).
Pelo menos quatro canetas coloridas, como verde, amarelo, roxo e vermelho
Régua (opcional)
Adesivos de estrelas (qualquer cor)

Quando você tiver concluído todas as tarefas na página, dê a si mesmo uma estrela.

Organizador da lista de verificação de 7 etapas

Abra seu caderno na primeira página disponível.
Escreva a data de hoje no topo.
Anote tudo o que você precisa fazer antes de ir para casa.

* Inclua novas tarefas, mesmo aquelas que você não precisa concluir naquele dia.

* Use uma linha por tarefa.

* Priorize cada tarefa com canetas coloridas (consulte o guia de cores abaixo).

Dica: Você pode querer dividir algumas funções em várias tarefas para gerenciá-las mais facilmente.
Ordene uma linha reta em cada tarefa conforme você a conclui. Ou coloque uma marca no final da linha.
Comece uma nova lista em uma nova página amanhã.
Revise seu livro todos os dias e encontre as páginas sem estrelas. Avalie todas as tarefas inacabadas. Se você precisar levar uma tarefa para uma nova página, conclua a tarefa na página antiga para não voltar a revisá-la.
Recompense-se com uma estrela quando a lista de um dia for concluída. Coloque o adesivo de estrela na página onde você possa vê-lo facilmente. Quando você recompensa seus esforços visualmente, também indica que cada item da página foi concluído. Uma página sem estrela tem negócios inacabados.

Os adesivos com estrelas significam que os itens da lista foram concluídos ou transportados para outro dia.

Priorize sua lista com cores

As tarefas vermelhas têm um senso de urgência. Eles devem ser concluídos naquele dia.
Tarefas azuis são repetitivas.
Tarefas verdes são para projetos longos. Você espera que eles levem mais de uma semana para serem concluídos.
Tarefas pretas são tarefas gerais que você pode encontrar na descrição de seu trabalho.

Você pode usar outras cores para categorização posterior. Por exemplo, você pode querer usar cores diferentes para diferenciar entre tarefas repetitivas diárias e semanais.

Fique organizado em casa com sua lista de verificação

Um organizador de lista de verificação funciona em qualquer lugar. Você pode querer manter dois cadernos: um para o trabalho e outro para sua vida pessoal.

Mantenha sua casa limpa e seu gramado aparado adicionando tarefas à lista de verificação do organizador de sua casa. Você também pode usá-lo para:

Organize seu casamento
Busca de emprego
Planeje a festa de aposentadoria do tio Ben
Priorizar e pagar contas
Organize suas próximas férias no exterior

Você pode usá-lo para gerenciar a maioria dos tipos de eventos ou circunstâncias de vida.

Organizadores de lista de verificação digital

Você tem um processo de local de trabalho que exige verificação frequente? Considere automatizar seu organizador de lista de verificação para uso em um smartphone ou tablet. Crie um formulário PDF ou experimente um dos aplicativos listados abaixo.

Formulário do organizador da lista de verificação em PDF

Os locais de trabalho onde os clientes acessam as instalações geralmente começam o dia com uma auditoria do local para inspecionar equipamentos e instalações. Crie uma lista priorizada, como a abaixo, para um funcionário designado marcar ou comentar. Depois de concluído, o funcionário salva e envia por e-mail a lista de verificação de auditoria para um gerente ou oficial de OH&S.

Lista de verificação de aplicativos para PC, smartphones e tablets

Se você não quiser carregar um notebook, esses aplicativos também podem ajudá-lo a se organizar.

O iOS da Apple vem com um aplicativo Reminder padrão. Use isso como um processo alternativo para mantê-lo organizado.

Acha que o aplicativo Apple Reminder está limitando ou não está usando um dispositivo IOS? Experimente Todoist: Lista de Tarefas e Gerenciador de Tarefas. Está disponível gratuitamente em vários dispositivos, mas também vem com uma opção premium. Faça login no aplicativo com sua conta do Google ou do Facebook ou crie uma nova. Eu o uso no meu PC com Windows 10.

Outros aplicativos de lista de verificação e organizacionais (alguns têm uma pequena taxa ou contêm compras no aplicativo) incluem:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (uma lista de tarefas gamificada)
OmniFocus 2
2Do (lista de tarefas, tarefas e notas)

Apps versus listas de verificação em papel

Os aplicativos automatizam as listas de verificação. Eles tornam mais fácil compartilhar e integrar seu fluxo de trabalho com outras pessoas, programas e processos de trabalho. No entanto, quando um sistema de computador trava ou falta energia, um organizador de lista de verificação manual mantém você no controle.

Uma lista de verificação em papel é uma ferramenta essencial para emergências. Considere manter uma cópia impressa de sua lista de verificação digital à mão.

Se você está no controle da segurança do seu local de trabalho, mantenha uma prancheta e uma cópia impressa das listas de verificação de segurança e saúde no local de trabalho em um local de fácil acesso. Também pode ser uma boa ideia ter uma lista de verificação para procedimentos de blecaute.

Mantenha listas de verificação em papel para quando houver falta de energia.

Por que você deve se manter organizado com uma lista de verificação

Usando um organizador de lista de verificação, como uma lista de tarefas a fazer, você retoma o controle de seu trabalho. Em vez de se lembrar constantemente de tudo que você precisa fazer, anotar suas tarefas libera seus pensamentos para se concentrar no trabalho em questão.

Um organizador de lista de verificação também se estende além da lista de tarefas diárias. Use-o para concluir um processo específico, como uma verificação de saúde e segurança ocupacional ou auditoria do local. Ou organizar tudo o que você precisa fazer para relaxar e aproveitar um fim de semana fora.

Ao tornar as listas de verificação parte do seu dia, você alivia o estresse no local de trabalho. Você também pode usar uma lista de tarefas para:

Apresentar um caso de negócios para mais recursos
Atualizar uma descrição de cargo e atribuir responsabilidades

Acima de tudo, as listas de verificação ajudam a gerenciar e organizar visualmente um processo ou coisas que você precisa fazer. Como resultado, esse tique final tira um monte de pressão de você.

Como você se mantém organizado? Você usa listas?

Will English em 01 de maio de 2013:

desorganizado? Isso sou eu todos os dias lol. É de se admirar que eu ainda esteja são. Na verdade eu tenho um iphone e uso o app "Reminder" o tempo todo, não sei como sou organizado graças a ele, mas ajuda muito. Bom hub.