Como organizar seus registros financeiros

Ano após ano, vivi com o estresse de pilhas de papel desorganizadas espalhadas pela casa. Havia pequenas pilhas aqui e ali, na entrada, na cozinha e na minha mesa. Eu tinha um sistema de caixa de entrada / saída, mas não funcionou de forma eficaz. Contas se perdiam, declarações raramente chegavam aos arquivos e eu nunca conseguia encontrar o que precisava quando precisava. Da maneira mais básica, minhas finanças não estavam organizadas adequadamente.

Gerenciar suas finanças de forma eficaz requer um sistema para controlar todas as suas contas, demonstrações financeiras, apólices de seguro e outros documentos importantes. Não exige que você guarde cada pedaço de papel, recibo ou nota que passa por suas mãos. Abaixo está um guia para ajudá-lo a determinar o que você precisa segurar e o que pode destruir. Depois de esclarecer esses requisitos, você pode limpar seus arquivos antigos e pilhas de papéis e configurar um sistema rápido e simples de acompanhar diariamente.

Sistema de arquivamento doméstico

O que deve ser arquivado? O que deve ser jogado fora?

A maioria de nós economiza muita papelada, o que se torna um fardo para administrar. Não é necessário salvar todos os recibos de caixa eletrônico ou contas de cabo. Quantas vezes você precisou deles para referência? Crie o hábito de examinar toda a correspondência todos os dias e se livrar de tudo o que você não precisa. Mantenha-se constantemente atualizado sobre o fluxo de papel que entra em casa, através do escritório ou empilhado sobre a mesa.

Depois de estabelecer um sistema funcional, levará apenas alguns minutos por dia para mantê-lo em ordem.

Aqui está uma rápida olhada em alguns dos documentos financeiros que você precisa guardar e arquivar, e aqueles que você pode jogar fora. Lembre-se de que, ao "jogar fora" essa trituração e reciclagem, é o caminho mais responsável - para a proteção de sua identidade e do planeta.

• Recibos de pagamento: depois de verificar a exatidão dos recibos de pagamento, eles não são necessários. Você pode salvar o mais recente, caso precise dele como comprovante de emprego ao solicitar um empréstimo.
• Extratos bancários, cheques cancelados: salve e arquive extratos bancários de três anos fiscais completos. Eles serão necessários se você for auditado e podem servir como recibo para comprovar contas pagas. Cheques cancelados devem ser salvos por pelo menos um ano. Quando as declarações e verificações não forem mais relevantes, queime ou destrua-as.
• Contas de serviços públicos: Não há necessidade de economizar contas de serviços públicos por meses ou anos. Quando uma conta chegar, certifique-se de que você recebeu o crédito do último pagamento e, em seguida, jogue fora ou rasgue a conta antiga. Salve apenas o mais atual.
• Extratos de cartão de crédito: Assim como acontece com as contas de serviços públicos, verifique se você foi creditado no último pagamento e guarde apenas o extrato mais atualizado. Não há necessidade de entupir seus arquivos com extratos antigos de cartão de crédito, a menos que esses cartões tenham sido usados ​​para despesas dedutíveis de impostos.
• Apólices de seguro e contas: guarde-as para o momento em que estão em vigor. Políticas canceladas e declarações relacionadas podem ser descartadas.
• Recibos de depósito, recibos de cartão de débito e comprovantes de caixa eletrônico: salve-os somente até a chegada do próximo extrato bancário para que você possa conferi-los e verificar os valores. Contanto que eles não representem uma despesa dedutível de impostos e não sejam necessários como prova para uma ação judicial, você pode descartá-los.
• Registros de propriedade: os registros de imóveis precisam ser mantidos durante o período de propriedade. Se houver uma chance de que os registros sejam necessários para fins fiscais, salve-os após uma transferência de propriedade ou venda.
• Registros de investimento: Todos os registros de investimento e extratos bancários relacionados a investimentos devem ser salvos. Se suas declarações forem cumulativas, você pode manter apenas as mais recentes e destruir a papelada desatualizada.

Reserve um tempo para examinar todo o seu papel - incluindo arquivos antigos - para limpar tudo o que não é mais necessário. Isso tornará a tarefa de organizar seus registros financeiros mais fácil e menos confusa. Em última análise, você terá um sistema de arquivamento organizado que permitirá que você encontre o que precisa a qualquer momento.

The Bill Payer, conjunto de organização financeira doméstica.

Configurar um sistema de arquivamento

Existem vários tipos diferentes de sistemas de arquivamento a serem considerados. Dependendo das suas necessidades, pode ser necessário qualquer coisa, desde um arquivo portátil de acordeão a um pequeno arquivo. Depois de limpar todo o excesso de papelada financeira, avalie quanto espaço você precisará para armazenar o restante de seus arquivos. Vá um pouco maior do que o necessário atualmente, para que não precise se preocupar em mudar para um sistema maior posteriormente e possa arquivar documentos de forma rápida e fácil.

Eu uso um sistema de arquivamento tradicional simples com guias para cada categoria (consulte a seção acima para as categorias gerais). Além disso, tenho arquivos separados para armazenar papéis importantes para cada um de meus filhos, contas médicas e seguros. Cada apólice de seguro e declaração relacionada também têm seu próprio arquivo.

Configure uma estação de pagamento de contas. Pode ser uma pequena caixa de armazenamento simples contendo tudo que você precisa para pagar suas contas, um organizador de arquivos de mesa ou um produto de organização baseado em calendário projetado especificamente para esta tarefa. Mesmo que você pague a maioria de suas contas online, inevitavelmente precisará pagar contas estranhas da maneira "antiquada" e solicitar seu talão de cheques, selos etc. Em vez de um único arquivo "a ser pago", eu uso um sistema baseado em calendário. Pagar o máximo possível de contas online ajuda a manter o papel no mínimo e posso marcar minha agenda para os pagamentos vencidos também.

Documentos que devem ser armazenados em um cofre

Para estar seguro, considere armazenar os seguintes documentos importantes, muitas vezes insubstituíveis, em um cofre alugado ou à prova de fogo em sua casa.

• Certidões de nascimento, óbito e casamento
• Papéis de liquidação, custódia e divórcio
• Documentos de adoção ou cidadania
• Escrituras de propriedade, títulos de veículos motorizados
• Ações, títulos de poupança dos EUA
• Contratos de hipotecas e terras ou quaisquer acordos juridicamente vinculativos
• Papéis militares
• Patentes, direitos autorais
• Uma lista do inventário da sua casa, incluindo fotos e recibos.

Em caso de emergência

Você é o único em sua família que cuida do pagamento das contas e dos processos financeiros? Seu cônjuge ou outro ente querido conseguiria encontrar a papelada necessária na sua ausência?

Reserve um tempo para configurar um arquivo "Em caso de emergência" que explica o seu sistema, esclarece onde as informações legais e de seguros importantes são armazenadas e instruções sobre como encontrar o que pode ser necessário em uma emergência. Inclua números de telefone importantes, como os do seu contador, advogado e corretor de investimentos. Marque o arquivo de forma clara para que possa ser encontrado facilmente na sua ausência. Mantenha-o atualizado regularmente.

Faça um compromisso

A chave para fazer qualquer sistema de arquivamento funcionar e manter seus registros financeiros bem organizados é assumir o compromisso de mantê-lo atualizado diariamente. Depois que o sistema estiver pronto, reserve alguns minutos todos os dias para classificar correspondências, arquivar extratos e ficar em dia com suas contas.

Em breve, você terá estabelecido um hábito que é essencial para sua saúde financeira a longo prazo e terá reduzido parte do estresse gerado pelo gerenciamento de suas finanças.

Vídeo útil sobre como organizar sua papelada