Como gerenciar seu e-mail com mais eficiência no trabalho

Não seria bom se sua Caixa de entrada pudesse se parecer com a pilha de papel à direita, não a da esquerda? Veja como começar a classificar seu e-mail.

Como lidar com o e-mail com eficácia no trabalho

Você acha que recebe muitos e-mails no trabalho? Você revira os olhos e suspira quando abre sua conta de e-mail e encontra centenas de mensagens esperando para serem abertas, digitalizadas, excluídas ou tratadas?

Alguns dias parece que leva mais tempo para atender às tarefas de e-mail do que para realmente realizar qualquer trabalho. O e-mail não foi feito para tornar nossos dias de trabalho mais ocupados. O e-mail foi desenvolvido como forma de agilizar a entrega de mensagens importantes e reduzir o excesso de desperdício de papel. Mas a realidade é que a tecnologia de e-mail não é uma panacéia para melhorar a eficiência das comunicações comerciais. Por quê? Porque, como todas as tecnologias, o e-mail depende totalmente de como você escolhe usá-lo para atender às suas necessidades. O ditado "entra lixo, sai lixo" se aplica ao modo como você usa (ou abusa) suas contas de e-mail de trabalho.

Em seu livro Gerenciando seu e-mail: pensando fora da caixa de entrada, a especialista em comunicações Christina Cavanagh fornece dicas sobre como:

Controle e filtre com eficácia o que vai parar na sua caixa de entrada

Identifique e gerencie mensagens triviais e de baixo valor que criam confusão em sua caixa de entrada

Entenda e gerencie os problemas causados pelo e-mail em grupo e listas de distribuição

O livro também oferece dicas e sugestões úteis sobre como evitar problemas jurídicos causados pelo uso inadequado de e-mail no local de trabalho. Aqui estão alguns lembretes simples para ajudá-lo a evitar as armadilhas comuns de e-mail.

1. Lembre-se sempre de que os e-mails são registros permanentes.

Não existe correio eletrônico excluído. Mesmo que um e-mail pareça ter sido removido do seu sistema, você não tem como saber se a sua mensagem foi excluída pelo destinatário. Na verdade, depois de enviar um e-mail, não há como saber o que acontecerá com ele. Ele pode ser encaminhado, copiado ou salvo como uma captura de tela. Use o e-mail comercial apenas para mensagens profissionais e legítimas. Sempre evite incluir em seus e-mails relacionados ao trabalho qualquer informação que você não queira que seja publicamente conhecida ou examinada por seus supervisores.

2. Nunca deixe seu e-mail sem supervisão.

Sempre proteja sua conta de e-mail com senhas e certifique-se de que seus programas de e-mail não fiquem abertos em seu laptop ou computador desktop. Cavanagh observa que, se outra pessoa acessar sua conta de e-mail para enviar informações ofensivas, potencialmente ilegais ou prejudiciais em seu nome, pode ser muito difícil provar que você não é o autor da mensagem.

3. Seja transparente sobre as políticas da sua organização em relação ao uso, armazenamento e monitoramento de e-mail no local de trabalho.

Use banners no final dos emails para notificar os usuários (remetentes e destinatários) sobre seus direitos e responsabilidades legais em relação às transmissões de emails. Banners podem ser usados para notificar os usuários de email se e como suas transmissões de email serão monitoradas. Um trecho de Gerenciando seu e-mail fornece um exemplo de texto para um banner notificando os usuários da rede de e-mail do governo sobre os limites de privacidade:

Na próxima vez que você enviar ou receber um e-mail de uma empresa ou órgão governamental, observe atentamente se eles usam um banner de divulgação em seus e-mails.

Aquele e-book grátis que você ganhou por se inscrever em um boletim informativo realmente vale a desordem extra em sua caixa de entrada?

4. Pare de se inscrever para assinaturas de e-mail que você nunca vai ler.

Certa vez, tive uma conta de e-mail extra semelhante a esta. Continuei adiando o tratamento dos e-mails e eles continuaram se acumulando. Acabei decidindo simplesmente encerrar toda a conta. Eu o havia configurado para ler boletins eletrônicos, feeds e outras assinaturas gratuitas, mas simplesmente não tive tempo de ler todas as cartas eletrônicas gratuitas nas quais havia me inscrito.

5. Use o e-mail com menos frequência.

Controlar o número de emails que você gera ajuda a controlar a quantidade de emails que você recebe de volta.

Se você deseja reduzir a quantidade de lixo eletrônico e informações inúteis que recebe, fique atento à quantidade de e-mail que envia para outras pessoas. Cavanagh observa que o que mais amamos no e-mail é também o que mais odiamos nele. Ela diz: "Adoramos porque podemos enviar a mesma mensagem para muitas pessoas com um único toque de tecla; odiamos porque recebemos muitas dessas mensagens".

Desde o uso do recurso "responder a todos" em vez de reservar um tempo para selecionar os destinatários apropriados, até o encaminhamento de correntes de cartas "inspiradoras ou engraçadas", a maioria de nós se envolveu em práticas inadequadas de e-mail que nos deixam e aos nossos colegas de trabalho. Tente adotar alguns bons hábitos de e-mail, como estes:

Mantenha suas mensagens curtas e diretas.

Mantenha suas listas de distribuição atualizadas e remova destinatários de e-mail que não façam mais parte de um departamento ou estejam ativamente envolvidos em um projeto compartilhado.

Não use as listas de distribuição de sua organização para promover projetos pessoais ou a próxima campanha de arrecadação de fundos de seu filho. Compartilhe esses tipos de avisos no refeitório ou em um quadro de avisos comum.

O que você acha? Quais são os seus maiores problemas de gerenciamento de e-mail? Compartilhe suas idéias nos comentários.

Lembrete: não dependa muito do e-mail!

Não importa o quão eficiente você se torne no gerenciamento de seu e-mail e evite que ele tome conta do seu dia de trabalho, às vezes um telefonema pessoal é a melhor maneira de lidar com uma situação. Mas se pensar em pegar o telefone e falar com um ser humano de verdade o deixa nervoso, relaxe, você está em boa companhia. Existem muitas pessoas que preferem enviar uma mensagem de texto ou um e-mail do que falar por telefone. Um artigo online na The Science of Us oferece algumas dicas e percepções de psicólogos sobre por que alguns de nós têm medo de fazer ligações e o que podemos fazer para superar esse medo.

Psicólogos explicam a ansiedade do seu telefone e como superá-la

Dica bônus para envio de e-mail: se uma das coisas que está deixando você louco sobre o uso de e-mail é o fato de que as pessoas demoram uma eternidade para responder às suas mensagens, talvez seja hora de examinar o final de sua mensagem. Você está encerrando sua mensagem de e-mail com uma frase de chamariz clara e específica ou sua conclusão é muito insatisfatória?

Em vez de encerrar uma mensagem longa com: "O que você acha desse plano?" tente fazer uma pergunta mais específica. Você pode tentar perguntar: "Qual dos cinco pontos que listei você acha que devemos implementar imediatamente?" Você está fazendo uma pergunta específica que se relaciona a pontos que você fez em seu e-mail e está criando um senso de urgência ao perguntar quais itens precisam de mais atenção no momento.