Índice:
- Como fazer um modelo de fatura
- Aba de controle
- Guia Configuração de imposto sobre vendas
- Guia Termos de Vendas
- Guia Método de Envio
- Tabela de métodos alternativos de envio
- Guia Vendedor
- Guia de configuração do cliente
- Guia de fatura
- Configurando seu modelo de fatura
- Como redigir uma fatura
Modelo de fatura
Eric Cramer
Minha esposa decidiu que queria ficar em casa depois do nascimento de nosso segundo filho, então decidimos começar um negócio baseado em casa especializado em convites para clientes. Um dos desafios para começar um negócio são todos os custos iniciais. Uma maneira de economizar dinheiro é criar suas próprias faturas no Microsoft Excel, porque o software de faturamento pode ser muito caro. Muitos modelos de faturas estão disponíveis para download online; no entanto, eles são muito básicos e requerem mais toques no teclado para preencher cada fatura. Além disso, depois de preencher cada fatura, você terá que excluir manualmente todos os dados para usá-los novamente. É por isso que gosto de fazer meus próprios modelos para torná-los mais eficientes e úteis.Adicione algumas guias extras e você pode cortar a parte de entrada de dados e adicionar uma macro que apaga automaticamente o modelo de fatura para que esteja pronto na próxima vez que você precisar. Outra razão pela qual fazer seu próprio modelo faz sentido é que você pode personalizá-lo mais facilmente para o que deseja nele.
Como fazer um modelo de fatura
Abra uma nova pasta de trabalho no Excel. Salve-o como uma pasta de trabalho habilitada para macro. Insira quatro guias adicionais na pasta de trabalho para que você tenha sete ao todo. As seis guias à direita conterão os dados que serão puxados para a guia principal.
Captura de tela da guia Controle
Eric Cramer
Aba de controle
A guia “Controle” abriga todos os links de células das caixas suspensas que controlam o que cada caixa suspensa está exibindo.
- Clique com o botão direito na guia da extrema direita, renomeie-a como “Controle” e pressione Enter.
- Na célula A1, rotule a planilha como “Guia de Controle”.
- Na célula A4, digite “Enviar para o mesmo endereço”.
- Na célula A6, digite “Nome do cliente”.
- Na célula A8, digite “Vendedor”.
- Na célula A10, digite “Método de envio”.
- Na célula A12, digite “Termos de Venda”.
- Na célula A14, digite “Data de vencimento”.
- Na célula A16, digite “Código do imposto sobre vendas”.
- Nas células B4, B6, B8, B10, B12, B14 e B16, coloque um negrito em volta de cada uma delas e sombreie-as em verde claro para significar que essas caixas serão acionadas automaticamente.
Captura de tela da guia Configuração do imposto sobre vendas
Eric Cramer
Guia Configuração de imposto sobre vendas
A guia “Configuração do imposto sobre vendas” é uma ótima maneira de configurar todos os códigos de imposto sobre vendas que você precisará usar ao criar uma fatura para um cliente. Para Design Studio Creations, temos apenas um local e a maioria de nossas vendas é em Illinois, portanto, só precisamos configurar um código de imposto. Muitas empresas precisarão configurar vários códigos fiscais. Eu configurei todos os 50 estados e 1 código de imposto local nesta guia. No entanto, eu criei todas as taxas de impostos; não use nenhuma das taxas que eu inseri. Consulte o departamento de receita do seu estado para saber qual deve ser a taxa de imposto sobre vendas adequada.
- Clique com o botão direito na próxima guia, renomeie-a como “Configuração do imposto sobre vendas” e pressione Enter.
- Na célula A1, rotule a planilha como “Tabela de taxas de imposto sobre vendas”.
- Na célula A4, digite “Não”. Este é apenas um espaço reservado na tabela para nos dar a capacidade de usar a função Vlookup e puxar dados para a guia principal.
- Na célula B4, digite “Código de estado”.
- Na célula C4, digite “Taxa”.
- Na célula A5, digite “1” e deixe o resto da linha em branco.
- Na célula A6, insira um “2”. Destaque A5: A6, clique e puxe a pequena caixa do lado direito da área destacada para numerar a coluna corretamente. Você só precisa descer tantas linhas quantas forem os códigos de imposto sobre vendas. Aconselho avançar uma ou duas linhas, caso precise adicionar mais códigos. É melhor inserir logo acima da última linha e, em seguida, adicionar uma nova linha na parte inferior para manter as fórmulas nas outras guias corretas.
- Começando em B5 e C5, insira o nome do código do imposto sobre vendas e a taxa, respectivamente.
- Destaque A4: C5 e mude a cor de fundo para uma cor escura. Além disso, altere a cor do texto para branco ou outra cor clara. O motivo de você colorir a linha 5 é para lembrá-lo de não inserir nada nessa linha.
- Destaque de A6 até a coluna C na última linha da tabela de impostos e aplique uma cor clara. Escolho amarelo claro para me lembrar que esta é uma área em que os dados devem ser digitados manualmente. Lembre-se de sombrear algumas fileiras extras na parte inferior para permitir o crescimento futuro.
- Além disso, coloque uma borda em negrito ao redor de toda a área.
- Altere a formatação na coluna C para porcentagem com duas casas decimais. Se você não tiver certeza de como fazer isso, clique no botão “%” no menu “Home” do Excel e clique no botão decimal com a seta apontando para a esquerda duas vezes.
Captura de tela da guia Termos de vendas
Eric Cramer
Guia Termos de Vendas
A guia “Termos de venda” é o local para definir seus termos de faturamento. As empresas que optam por oferecer crédito a seus clientes, normalmente oferecem prazos líquidos de 30 dias. Algumas empresas oferecem um desconto de 1 a 2 por cento se você pagar em 10 dias. Muitas vezes, as empresas de manufatura terão prazos de 45-60 dias a partir da data da fatura. Se você conseguir que todos os seus clientes paguem adiantado, esse é o melhor caminho a percorrer, embora isso muitas vezes não seja prático. Em nosso negócio de convites de casamento, minha esposa e eu exigimos um pagamento inicial de 50% quando você assinar um contrato conosco, com o saldo remanescente sendo devido quando você retirar seu pedido. Esse também é um ótimo lugar para inserir códigos de desconto se você planeja oferecer um desconto aos clientes se o pedido atender a determinados requisitos.
- Clique com o botão direito na próxima guia e renomeie-a como “Termos de venda”.
- Na célula A1, digite “Termos de Venda” como título da planilha.
- Na célula A4, digite “Não”. Este é o mesmo tipo de coluna da guia “Configuração de imposto sobre vendas”.
- Na célula B4, insira “Descrição dos termos de venda”.
- Na célula C4, digite “Quando Vencimento”.
- Na célula D4, digite “Desconto”.
- Na célula A5, digite “1” e deixe o resto da linha em branco.
- Na célula A6, insira um “2”. Destaque A5: A6 e puxe a caixinha no lado direito da área destacada. Deixe algumas linhas extras para expansão futura.
- Insira todas as informações do termo do cliente que você planeja usar. Veja a foto da minha planilha à direita para ver quais termos usei.
- Destaque A4: D5 e pinte o fundo com uma cor escura. Altere a cor da fonte para uma cor mais clara, como branco. Altere o formato nas células A4: D4 para centralizar o formato.
- Destaque A6 no canto inferior direito de sua mesa e mude o fundo para uma cor mais clara. Use uma borda fina ao redor de cada coluna para tornar a tabela mais atraente.
- Altere o formato na coluna D para porcentagem com duas casas decimais, repetindo as mesmas etapas que você fez na guia “Configuração do imposto sobre vendas”.
Captura de tela da guia Métodos de envio
Eric Cramer
Guia Método de Envio
A guia “Método de envio” pode ou não ser relevante para o seu negócio. A maioria de nossos clientes pega seus convites em nossas instalações; no entanto, despachamos alguns pedidos por ano. À medida que nosso negócio cresce, pretendemos que essa tendência mude e se torne mais prevalente. Se você souber quais serão seus custos de envio, poderá configurá-los nesta guia e puxar essas informações para a guia principal. Tudo que você precisa fazer é adicionar uma coluna para o custo de envio, o que pode exigir vários códigos para FedEx, UPS e USPS etc. Você também precisaria adicionar uma coluna à esquerda da descrição do método de envio com números que contam para o lado. Em seguida, use um Vlookup na guia principal que analisa o método de envio e adiciona automaticamente o total à fatura.
- Clique com o botão direito na próxima guia e renomeie-a como “Métodos de envio”.
- Na célula A1, insira “Tabela de métodos de envio”.
- Na célula A4, insira “Métodos de envio”.
- Começando na célula A6, insira todos os métodos de envio que deseja configurar. Deixe algumas linhas extras na parte inferior para expansão futura.
- Altere o plano de fundo e a cor da fonte nas células A5: A6 para uma cor mais escura com uma fonte mais clara.
- Destaque de A6 para baixo e mude a cor de fundo para uma cor mais clara.
- Destaque a mesa inteira e adicione uma borda fina ao redor dela.
Tabela de métodos alternativos de envio
Número de controle | método de envio | Custo | |
---|---|---|---|
1 |
Cust. Pegar |
Livre |
|
2 |
USPS |
5,25 |
|
3 |
FedEx |
7,50 |
|
4 |
UPS |
7,75 |
|
5 |
Entrega |
8,00 |
Captura de tela da guia Lista de vendedores
Eric Cramer
Guia Vendedor
A guia “Vendedor” é uma lista de todos os seus vendedores. Isso é ótimo para incluir em todas as suas faturas para que você saiba quem a criou, caso haja alguma dúvida no futuro. Esta é uma guia opcional, especialmente para empresas realmente pequenas que não têm funcionários, mas é um bom marcador para crescimento futuro.
- Clique com o botão direito do mouse na próxima guia e renomeie-a como “Vendedor”.
- Na célula A1, insira “Lista de vendedores”.
- Na célula A4, digite “Nome do vendedor”.
- Começando na célula A6, insira todos os nomes de seus vendedores na lista.
- Mesma formatação das outras guias, cabeçalho mais escuro com texto claro e uma área clara onde os dados devem ser digitados.
Captura de tela da guia Configuração do cliente
Eric Cramer
Guia de configuração do cliente
A guia “Configuração do cliente” é uma ótima ideia para empresas que têm clientes recorrentes, porque todas as informações de endereço serão armazenadas nessa guia. Na guia principal, haverá uma caixa suspensa que permite selecionar o nome do cliente e todo o resto será preenchido automaticamente. Você poderá marcar ou desmarcar uma caixa se o endereço de envio for o mesmo que o endereço do cliente.
- Clique com o botão direito na próxima guia e renomeie-a como “Configuração do cliente”.
- Na célula A1, insira “Tabela de configuração do cliente”.
- Na célula A4, digite “Não”.
- Na célula B4, digite “Nome do cliente”.
- Na célula C4, digite “Endereço”.
- Na célula D4, digite “Endereço 1”.
- Na célula E4, digite “Cidade”.
- Na célula F4, digite “Estado”.
- Na célula G4, digite “Zip”.
- Na célula H4, digite “Telefone”.
- Altere a largura da coluna I para 0,5.
- Na célula J4, digite “Endereço”.
- Na célula K4, digite “Endereço 1”.
- Na célula L4, digite “Cidade”.
- Na célula M4, insira “Estado”.
- Na célula N4, digite “Zip”.
- Na célula O4, digite “Telefone”.
- Destaque C3: H3 e clique no botão mesclar células. Insira “Informações do cliente”.
- Destaque J3: O3 e clique no botão mesclar células. Digite “Enviar para”.
- Destaque A3: H3 e mude o fundo para vermelho escuro e a cor do texto para branco. Da mesma forma, destaque J3: O3 e altere o fundo para um azul escuro e a cor do texto para branco.
- Na célula A5, digite “1”.
- Na célula A6, digite “2”.
- Destaque A5: A6 e puxe a pequena caixa no lado direito da área selecionada e puxe-a para baixo em um monte de linhas. Eu escolho descer para a linha 40, mas com o passar do tempo você precisará adicionar mais. Lembre-se de deixar algumas linhas extras na parte inferior para facilitar a inserção de mais linhas.
- Sombreie todos os números que você acabou de puxar de um vermelho escuro com uma cor de fonte branca.
- Bloqueie B5: O5 para evitar a entrada de dados a partir daí.
- Começando em A6, insira todas as informações do cliente que você possui. Se você não tiver informações de envio, deixe essa seção em branco. É uma boa ideia na célula C6 colocar um “Painel Congelar” para bloquear os cabeçalhos das colunas e linhas de modo que fiquem visíveis o tempo todo.
Captura de tela da guia Fatura
Eric Cramer
Guia de fatura
Finalmente, chegamos à guia Fatura. Tudo o que resta fazer é criar o layout da fatura como desejamos e adicionar alguns menus suspensos e pesquisas. A forma como deseja que a sua fatura apareça é com você, é totalmente personalizável.
- Renomeie a guia final como “Fatura”.
- Realce as células A1: J46 e altere a cor de fundo para branco. Adicione uma borda fina ao redor de toda a área destacada.
- Na célula F1, digite “Fatura nº:” e aperte o botão “Aumentar recuo” no menu “Home” do Excel sete vezes. Altere o tamanho da fonte para 20 e formate-o como negrito. Mudei para a fonte “Bookman Old”, mas isso depende totalmente de você.
- Na célula I1, insira o número da sua fatura inicial. Cada vez que você emite uma fatura, você precisará alterar o número da fatura. Outra guia útil que você pode querer adicionar é um registro de faturas, onde você mantém controle de todas as suas faturas.
- Na célula I2, insira a seguinte fórmula: = today () que mostrará a data atual.
- Se quiser inserir a logomarca da sua empresa na nota fiscal, acesse o menu “Inserir” do Excel e clique no botão imagem. Isso abrirá uma janela permitindo que você navegue para selecionar a imagem do seu logotipo. Arraste a imagem para que fique no centro entre a data e a parte inferior da linha 11.
- Na célula B4, altere o formato para negrito e insira o nome da sua empresa. Insira seu endereço, cidade, estado, CEP, número de telefone, endereço de e-mail e site nas linhas abaixo do nome de sua empresa. Combine cidade, estado e CEP em uma linha.
- Realce as células A1: J11 e altere o plano de fundo para a cor que desejar. Altere a cor da fonte, se necessário. Além disso, adicione uma borda fina ao redor desta seção.
- Destaque a coluna A e altere a largura da coluna para 2,5.
- Destaque as colunas B e C e altere a largura da coluna para 8,5.
- Destaque a coluna D e altere a largura da coluna para 12.
- Destaque a coluna E e altere a largura da coluna para 16.
- Destaque a coluna F e altere a largura da coluna para 9,5.
- Destaque a coluna G e altere a largura da coluna para 12,15.
- Destaque a coluna H e altere a largura da coluna para 9.
- Destaque a coluna I e altere a largura da coluna para 15.
- Destaque a coluna J e altere a largura da coluna para 2,5.
- Na célula B13, altere o formato para negrito e insira “Para:”
- Para concluir a próxima etapa, clique no ícone do Microsoft Office e selecione “Opções do Excel” na parte inferior do menu. Uma caixa de diálogo aparecerá, sob o título “Opções principais para trabalhar com Excel”, marque a caixa “Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções”. Agora clique na guia do desenvolvedor. Clique na seta suspensa no ícone da pasta com as ferramentas espalhadas por ele. Clique no botão “Inserir controles”, selecione o ícone da caixa de combinação, que é o segundo ícone da esquerda. Desenhe a caixa de combinação na célula B14. Faça com que tenha o mesmo tamanho da linha e estique-o para que entre na coluna D. Clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação e selecione “Format Control”, o que abrirá uma caixa de diálogo. Para o intervalo de entrada, vá para a guia “Configuração do cliente” e realce B5 até o final da sua lista. Na caixa de link de célula, vá para a guia “Controle” e clique em B6.Sempre marco a caixa 3-D porque parece mais limpa e clico em ok.
- Na célula B15, insira a seguinte fórmula:
- Na célula B16, insira a seguinte fórmula:
- Na célula B17, insira a seguinte fórmula:
- Na célula F13, altere o formato da célula para negrito e digite “Enviar para:”
- Na guia “Desenvolvedor” do Excel, clique no ícone “Inserir controles” e clique na caixa de seleção. Desenhe-o na célula F12. Altere a descrição para “Enviar para o mesmo”. Agora precisamos vincular a caixa de seleção à guia "Controle", então clique com o botão direito na caixa de seleção e selecione "Formatar controle". Isso abrirá uma caixa de diálogo que está procurando o “Cell Link”, que é a célula B4 na guia “Controle”. Clique na caixa de seleção 3-D e clique em OK.
- Na célula F14, insira a seguinte fórmula:
- Na célula F15, insira a seguinte fórmula:
- Na célula F16, insira a seguinte fórmula:
- Na célula F17, insira a seguinte fórmula:
- Destaque B19: C19 e clique no botão “Merge & Center” na guia “Home” do Excel. Insira “Vendedor” na célula.
- Na célula D19, digite “Método de envio”.
- Na célula E19, digite “Nº do pedido de compra do cliente”.
- Destaque F19: G19 e clique no botão “Merge & Center” na guia “Home” do Excel. Insira “Condições de pagamento” na célula.
- Destaque H19: I19 e clique no botão “Merge & Center” na guia “Home” do Excel. Insira “Data de vencimento” na célula.
- Destaque B19: I19 e mude a cor de fundo para uma cor escura e a cor da fonte para uma cor mais clara. Adicione uma borda branca fina ao redor de cada uma das células.
- Destaque B20: I20 e mude a cor de fundo para uma cor mais clara.
- Em B20, insira uma caixa suspensa e estique-a para corresponder ao título acima. Clique com o botão direito na caixa suspensa e selecione “Format Control” no menu. O “Intervalo de entrada” é de A5 até o final da sua lista na guia “Vendedor”. O “Cell Link” é a célula B8 na guia “Controle”. Marque a caixa 3-D e clique em OK.
- No D20, insira outra caixa suspensa. O “intervalo de entrada” deve ser A5 até o final da sua lista na guia “Métodos de envio”. O “Cell Link” é a célula B10 na guia “Controle”. Marque a caixa 3-D e clique em OK.
- Em F20, insira outra caixa suspensa. O “Intervalo de entrada” deve ser B5 até o final da sua lista na guia “Termos de venda”. O “Cell Link” é a célula B12 na guia “Controle”. Marque a caixa 3-D e clique em OK.
- Na célula H20, insira a seguinte fórmula:
- Isso fará com que a data de vencimento seja calculada automaticamente com base nas condições de venda. Altere a cor de fundo para a mesma que você usou na parte superior da fatura.
- Na célula B22, digite “Qty”.
- Na célula C22, digite “Nº do item”.
- Destaque D22: G22 e mescle as células como uma. Digite “Descrição” na célula.
- Na célula H22, insira “Preço unitário”.
- Na célula I22, digite “Linha Total”.
- Destaque as células B22: I22 e altere a cor de fundo para uma cor escura e a cor da fonte para uma cor mais clara. Além disso, adicione uma borda fina branca ao redor de cada célula. Altere o formato para negrito.
- Realce as células D23: G23 e mescle-as. Copie a célula e copie-a para a célula D38.
- Na célula I23, insira a seguinte fórmula e copie-a até I38: = H23 * B23
- Destaque B23: H38 e mude a cor de fundo para uma cor mais clara. Além disso, adicione uma borda fina ao redor de cada célula.
- Destaque I23: I38 e mude a cor de fundo para uma cor clara, mas diferente da anterior. Além disso, adicione uma borda fina ao redor de cada célula. Altere o formato da célula para moeda.
- Destaque G39: H39, mescle as células e altere o formato para negrito. Além disso, altere o alinhamento da célula para justificado à direita. Altere o plano de fundo da célula para corresponder à cor que você usou para sombrear I23: I38. Copie esta célula até o G44.
- Na célula G39, insira “Subtotal”.
- Na célula G40, insira “Desconto”.
- Na célula G41, insira “Total tributável”.
- Na célula G42, insira “Imposto sobre vendas”. Adicione uma caixa suspensa ao lado esquerdo da célula que tem o “Intervalo de entrada” de B5 até o final da lista na guia “Configuração do imposto sobre vendas”. O “Cell Link” precisa ser definido como B16 na guia “Controle”.
- Na célula G43, insira “Frete / Frete”.
- Na célula G44, insira “Total devido”.
- Insira a seguinte fórmula na célula I39: = Soma (I23: I38)
- Insira a seguinte fórmula na célula I40:
- Isso fará uma pesquisa na guia “Termos de venda”, puxará o valor do desconto, se houver, e o multiplicará pelo “Subtotal”.
- Insira a seguinte fórmula na célula I41 para determinar o total tributável: = SUM (I39: I39)
- Insira a seguinte fórmula na célula I42 que puxará a taxa de imposto sobre vendas correspondente e chegará ao valor em dólares:
- A célula I43 é uma célula que requer uma entrada manual. Altere a cor desta célula para a mesma cor que você usou para o corpo principal do detalhe da informação.
- Insira a seguinte fórmula na célula I44 para determinar o valor total devido: = SUM (I41: I43)
- Destaque I39: I42 e altere a cor de fundo para corresponder ao que você usou acima para determinar o total da linha. Além disso, mude a célula I44 para a mesma cor.
- Destaque I39: I44 e adicione uma borda fina ao redor de cada célula e altere o formato para moeda com duas casas decimais.
- Destaque A1: J46 e defina a área de impressão. Certifique-se de que a fatura será impressa em uma única página.
Toques finais para o modelo de fatura
Eu sugiro fortemente adicionar uma macro para limpar a guia “Fatura” de forma que ela esteja pronta para uso na próxima vez que você precisar. Na guia “Desenvolvedor” do Excel, clique no botão “Criar Macro”, e uma caixa de diálogo será aberta. Nomeie a macro “ClearInvoice” e clique em OK. Clique na guia “Controle” e digite “Falso” na célula B4. Nas células B6, B8, B10, B12 e B16, insira um “1” em cada célula. Isso redefinirá as caixas suspensas para que fiquem em branco. Volte para a “Fatura” e no celular, E20 aperte a tecla “Excluir”. Destaque B23: H38 e pressione a tecla “Delete”. Clique na célula I43 e pressione a tecla “Delete”. Finalmente, clique na célula N1 e aperte o botão parar macro. Na guia “Desenvolvedor” no Excel, adicione um botão clicando no botão “Inserir controles”. Atribua sua macro a ele e altere o nome no botão para “Limpar fatura”.
Configurando seu modelo de fatura
Depois de percorrer cada guia e adicionar os dados necessários, é hora de preencher as informações da sua empresa na seção superior da guia “Fatura”. Adicione seu logotipo inserindo uma imagem e arrastando-a para o canto superior direito da fatura, onde está o marcador. Atribua à sua fatura um número inicial e o formulário estará pronto para uso.
Captura de tela da fatura concluída
Eric Cramer
Como redigir uma fatura
Criar uma fatura é simples com o seu novo modelo de fatura. Selecione um cliente na caixa suspensa. Se o cliente precisar ser configurado, vá para a guia “Configuração do cliente” e insira suas informações lá. Marque a caixa de endereço “Enviar para o mesmo” se o endereço de entrega do cliente for igual ao endereço de cobrança. Selecione o vendedor apropriado, o método de envio, insira o número da OC do cliente e selecione suas condições de pagamento. Em seguida, insira os detalhes do que você está cobrando do cliente. Selecione o código de imposto sobre vendas apropriado e insira o custo de qualquer frete a ser cobrado do cliente. Sugiro imprimir duas cópias ao criar uma fatura, uma para o cliente e outra para seus registros. Além disso, é uma boa ideia iniciar um registro de faturas para manter o controle do último número de fatura usado.Isso tornará o cálculo de suas vendas no final de cada mês muito mais simples.
Ao trabalhar no Excel, lembre-se de que um pouco de configuração no front end pode economizar muito tempo e trabalho no back end. Sinta-se à vontade para adicionar mais a este modelo ou simplificá-lo, como desejar.