Como traçar um plano de gerenciamento de projeto

O Plano do Projeto: O quê e por quê?

Um plano é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Para ser honesto, a maioria dos projetos falha, mesmo aqueles com bons planos. Mas um projeto sem um plano é inútil. A equipe do projeto tem certeza de entregar uma coisa quando o cliente deseja outra, atrasar ou ultrapassar o orçamento. Um bom plano de projeto pode nos preparar para o sucesso, evitando todos esses problemas e muitos outros também.

Um plano de projeto nos prepara para gerenciar o projeto. O que exatamente isso significa? Com um plano, seremos capazes de:

• siga as etapas do plano
• coordenar os esforços de uma equipe com muitas habilidades
• ser flexível o suficiente para lidar com mudanças, incluindo novas boas ideias e lidar com problemas
• entregar os resultados desejados dentro do prazo e do orçamento

Como gerente de projeto, meu objetivo é mais do que a satisfação do cliente - é o deleite do cliente. E o plano de gerenciamento do projeto é minha ferramenta mais importante.

Um bom plano de gerenciamento de projeto cobre todos os aspectos de um projeto. De acordo com o Project Management Institute (PMI), existem nove áreas que devemos planejar e administrar para ter sucesso em um projeto. Ande comigo e mostrarei o que são e como traçar um plano de gerenciamento de projeto para seu próximo projeto.

Eu ensinei mais de 4.000 gerentes de projetos e escrevi quatro livros sobre gerenciamento de projetos. Você não precisa ler todos eles. Na verdade, se você seguir as etapas deste artigo, estará muito à frente da maioria dos profissionais que conheci!

Índice

• Um plano completo vale a pena

  Um projeto com um plano é concluído mais cedo, a um custo menor.

• O plano de projeto mais simples: escopo, tempo e custo

  Planeje o que você entregará, quando fará e quanto custará.

• Elementos Cruciais de um Grande Plano de Projeto

  Aprenda como planejar os seis fatores de processo (p) que garantem o sucesso do projeto

• Elabore seu próximo plano de projeto

  Seguindo as etapas neste artigo, você pode delinear seu próximo plano de projeto.

• Use seu plano de projeto todos os dias

  Seu plano guia seu projeto - todos os dias!

Um plano completo vale a pena

Quando terminar de ler este artigo, você saberá como criar um plano de gerenciamento de projeto completo, cobrindo nove questões que precisam de planejamento e gerenciamento.

Parece muito trabalhoso - mas não é necessariamente verdade.

Posso traçar um plano como este em cerca de 45 minutos para um pequeno projeto. E, se o fizer, esse projeto provavelmente levará 5 horas, em vez de 8, e encantará o cliente, em vez de frustrá-lo. Efetivamente, acabei de dobrar minha receita com um plano de projeto. Estou trabalhando de maneira mais inteligente - reduzi a frustração e o desperdício.

Claro, um plano de projeto para um grande projeto leva mais tempo. Mas sempre compensa. O tempo gasto no planejamento acaba economizando mais tempo no projeto do que o necessário - sempre.

Na verdade, a economia pode ser enorme. Certa vez, fui chamado para resgatar um projeto com um orçamento de US $ 10 milhões. Já era um desastre total - US $ 1,5 milhão gasto, nada para mostrar e meses perdidos. As ações da empresa também iriam despencar se o produto saísse tarde. Ensinei a equipe como criar um plano de projeto e elaboramos o plano juntos. Menos de um mês depois, tínhamos um novo plano que usava as melhores habilidades de cada membro da equipe e cada consultor, e o novo produto foi programado para entrega no prazo de acordo com o novo plano de projeto.

Claro, esse plano custou cerca de US $ 10.000 para ser criado. Mas isso economizou US $ 10 milhões para a empresa e ajudou-a a ganhar cerca de cem milhões de dólares nos anos seguintes.

Figura 1: O Triângulo de Ferro

O Triângulo de Ferro: Um aumento de escopo exige mais tempo e mais dinheiro.

Sid Kemp

O plano de projeto mais simples: escopo, tempo e custo

O plano de projeto mais simples tem pelo menos três elementos: escopo, tempo e custo. Ou, em inglês simples:

• Escopo: O que estamos fazendo?
• Tempo: quanto tempo vai demorar? Quando começaremos e quando terminaremos?
• Custo: quanto custará?

Digamos que um cliente contrate minha equipe para construir um site para eles. Se eu disser: "Em duas semanas terei o site que você deseja pronto por US $ 1.200", esse será o resumo do escopo, do tempo e do custo do projeto. Mas preciso traçar o plano completo para ter certeza de que o site que estamos construindo é o que o cliente deseja e que podemos realmente concluí-lo em duas semanas por US $ 1.200.

Escopo, Tempo e Custo são chamados de "Triângulo de Ferro", conforme mostrado na Figura # 1. Por quê? Porque o ferro não estica e, uma vez que um triângulo tem dois lados fixos, o outro lado não pode mudar sem quebrar o triângulo. O Triângulo de Ferro é uma forma de lembrar aos clientes que eles não podem receber mais do que pagaram. Se concordarem em um determinado escopo por um certo tempo e custo, não poderão voltar mais tarde e dizer: "Quero mais". Se o fizerem, mostramos a eles o diagrama do Triângulo de Ferro e dizemos: "Você não pode esticar um triângulo de ferro. Se quiser mais resultados, precisamos de mais tempo para fazer o trabalho e vai custar mais dinheiro também."

Vamos examinar mais de perto cada um desses três elementos.

Escopo: O que estamos fazendo?

Pode parecer simples: estamos criando um site. Mas o cliente pode estar presumindo que haverá um vídeo, dezesseis páginas e um carrinho de compras, embora sua oferta afirme claramente que um site de US $ 1.200 tinha até cinco fotos, seis páginas, nenhum vídeo e nenhum carrinho de compras. Portanto, para fazer uma declaração de escopo, que é a primeira seção do plano do projeto, escrevemos o que entregaremos.

E também anotamos o que não vamos entregar. Os clientes tendem a se lembrar de que você disse "sim" a tudo que eles queriam, mesmo quando você disse "não". Então, digamos que o cliente solicitou um vídeo e você disse: "Ficarei feliz em criar um link para um vídeo, se você fornecer um. Mas a criação de um vídeo não está incluída no preço de US $ 1.200 e não pode ser feito em dois semanas. " Se isso aconteceu na reunião de planejamento, certifique-se de que esteja também no plano do projeto, em uma seção chamada "exclusões". Podemos ser educados. Não precisamos dizer "OUÇA: NÃO HÁ VÍDEO." Mas podemos dizer: "O plano atual de US $ 1.200 não inclui qualquer produção de vídeo. Se você quiser um vídeo no site, podemos produzir um vídeo de 3 minutos e adicioná-lo por mais US $ 350 depois que o site estiver pronto.Levará mais uma semana para criar o vídeo. "

Outro erro comum nas declarações de escopo é se o suporte está incluído. Um cliente pode presumir que, assim que o site estiver ativo, você fará alterações e adições gratuitamente. Sua declaração de escopo deve incluir o suporte que você fornecerá e excluir explicitamente qualquer suporte que você não fornecerá.

Uma boa declaração de escopo apresenta todas as premissas claramente, para que você possa ter certeza de que todos os envolvidos no projeto têm o mesmo objetivo em mente. Conforme o projeto avança, você vai lembrar às pessoas a declaração de escopo para manter todos na mesma página. E quando terminar, você comparará seus resultados com sua declaração de escopo. Você vai entregar tudo o que o cliente deseja e garantir a satisfação do cliente!

Tempo: quanto tempo vai demorar?

Pode parecer simples dizer: "Posso construir um site em duas semanas." Mas o que isso realmente significa? Um bom planejamento e estimativa de tempo de projeto é muito mais do que uma reivindicação como essa. Aqui estão algumas questões a serem consideradas:

• Esforço é o número total de horas que nós e nossa equipe trabalharemos.
• A duração é o tempo total que o projeto levará, do início ao fim.
• Duração e esforço não têm uma relação simples. Por exemplo, podemos entregar mais cedo com mais pessoas trabalhando no mesmo projeto ao mesmo tempo. Ou podemos precisar de mais tempo aguardando a entrega das informações do cliente, ou porque estamos trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo.

Se estamos fazendo um projeto que é muito rotineiro para nós e nossa equipe, podemos estimar o tempo comparando com um projeto anterior semelhante. Mas tome cuidado para não fazer suposições sobre o projeto. Verifique as diferenças de escopo com cuidado, pois uma pequena diferença no escopo pode fazer uma grande diferença no tempo. Por exemplo, se todos os seus sites anteriores foram hospedados em um host da Web e este cliente deseja que você use um host diferente, pode demorar muito mais.

Existem algumas outras armadilhas do tempo também. E se o cliente não entregar o texto do site no início do projeto? E se eles não aprovarem seus gráficos e páginas rapidamente? Isso pode aumentar a duração do projeto. E, a menos que você se comunique com muita clareza, o cliente não saberá que é ele quem está atrasando seu próprio projeto.

Custo: quanto custará?

O plano de custo mais simples é o tempo e os materiais: horas de trabalho multiplicadas pela taxa de serviços, mais o custo de todos os itens que você está comprando para o cliente. Freqüentemente, isso é suficiente. Mas você também deve incluir os termos de faturamento e uma declaração de como os estouros de custo serão tratados.

Quando seu plano de projeto inclui escopo, tempo e custo, você tem o básico no lugar. O plano está feito? Longe disso! Escopo, tempo e custos são resultados de fazer um bom trabalho, não cometer erros e cuidar dos problemas assim que eles acontecem. Portanto, precisamos planejar esses fatores de processo também.

Figura 2: O Triângulo de Ferro é Suportado por 6 Fatores de Processo

Podemos entregar o escopo no prazo e dentro do orçamento apenas se gerenciarmos outras seis áreas de processo também.

Sid Kemp

Elementos Cruciais de um Grande Plano de Projeto

Não basta planejar o triângulo de ferro. Se apenas planejarmos e gerenciarmos o escopo, o tempo e o custo, as coisas darão errado antes que percebamos. Iremos falhar, entregaremos com atraso ou estouraremos o orçamento. Na verdade, a última vez que alguém pensou que um plano de projeto com escopo, tempo e custo estava completo foi há cerca de 50 anos.

A Figura 2 acima mostra como o Triângulo de Ferro, os três fatores de Resultados (r), dependem de seis outros fatores do Processo (p). Garantimos a entrega bem-sucedida dos resultados no prazo e dentro do orçamento, gerenciando todos os nove fatores, os três (r) fatores descritos acima e estes seis (p) fatores, também:

• Qualidade: o que o torna bom?
• Risco: o que pode dar errado e o que faremos a respeito?
• Recursos Humanos: Quem fará o trabalho e quem fará qual trabalho?
• Comunicações: Como vamos nos manter em contato e ficar na mesma página?
• Aquisição: o que compraremos e como o obteremos?
• Integração: como vamos manter todas essas nove áreas juntas e como vamos gerenciar a mudança?

Agora, você pode não precisar traçar um plano para cada uma dessas nove áreas. Mas você precisa perguntar se precisa traçar um plano para cada área. Qualquer área que precise de um plano e não o tenha é construída com base em suposições e suposições. É quase tão provável de sucesso quanto um avião preso com arame e goma de mascar. Portanto, aqui está um guia rápido para as seis áreas de processo (p) de um plano de gerenciamento de projeto bem definido.

Qualidade: o que o torna bom?

Perguntas-chave: Quais são as partes mais importantes do produto final para o cliente? O que os encantaria? Como podemos ter certeza de que fazemos um ótimo trabalho nesses itens específicos?

Risco: o que pode dar errado? E o que podemos fazer sobre isso?

A maneira mais simples de criar um plano de risco é perguntar: O que deu errado nas últimas cinco vezes que fizemos um projeto como este? Podemos obter uma lista como:

• Entregamos tarde porque alguém ficou doente.
• O cliente demorou três dias para entregar a aprovação dos gráficos, e os recebemos na sexta-feira, e tivemos que trabalhar o fim de semana todo para terminar.
• O cliente não nos informou a senha do site e começamos três dias atrasados.
• O cliente adorou o site, mas nunca pagou a conta.

Algum desses soa familiar? Bem, faça sua própria lista como esta e anote como você pode prevenir o problema, reduzir as chances de ele acontecer ou lidar bem com ele, se acontecer. Aqui estão as soluções de gerenciamento para cada um desses riscos:

• Treine duas pessoas da equipe para fazer todas as tarefas ou tenha um consultor de plantão para preencher uma lacuna na equipe.
• Eduque o cliente antes do início do projeto, dizendo-lhe o quão rápido esperamos aprovações ou solicitações de mudança, e que o atraso do cliente atrasa a data de entrega do projeto.
• Faça um checklist de tudo o que precisamos do cliente, entregue ao cliente e não inicie o projeto até que tenhamos tudo em mãos.
• Exigir um pagamento inicial. Para clientes sem histórico comprovado de pagamentos, exija depósito.

Um plano de risco pode ser muito mais complicado do que isso. Na verdade, os gerentes de projeto de serviço pesado planejam os riscos usando estatísticas! Mas se você fez uma lista de riscos e planejou como prevenir ou lidar com cada um, você está correndo muito acima da média.

Recursos Humanos: Quem está na equipe e o que cada pessoa fará?

Aqui, o mais importante é ter certeza de que temos uma equipe com todas as habilidades necessárias para a realização do trabalho. Mas, em projetos grandes e complicados, o Planejamento de Recursos Humanos do Projeto pode incluir coisas como contratação, retenção, horas extras, programações de feriados e regras sindicais.

Comunicações: Como vamos nos manter em contato e ficar na mesma página?

A maioria dos projetos atrasa porque as decisões cruciais não são tomadas a tempo e o trabalho para. Há uma cena no filme Aviator, sobre Howard Hughes, em que ele começa a enlouquecer, e centenas de trabalhadores ficam parados, esperando por instruções, enquanto Hughes tenta decidir o formato certo para o joystick. Infelizmente, essa cena é muito familiar para nós, gerentes de projeto, mesmo quando ninguém está enlouquecendo!

Também vi projetos falharem porque diferentes membros da equipe receberam diferentes versões do plano. Certa vez, decidimos retirar um determinado módulo de um produto e o cliente concordou. Mas ninguém disse ao programador, e ele literalmente ficou acordado a noite toda tentando fazer funcionar. Não preciso dizer como o programador se sentiu na manhã seguinte, quando dissemos que ele ficou acordado a noite toda sem motivo. Digamos apenas que erros de comunicação como esse não geram lealdade! Com comunicação deficiente, metade da equipe pensa que estamos fazendo um cavalo e a outra metade pensa que estamos fazendo um burro. Quando o projeto é concluído, temos algo com cabeça de cavalo e rabo de burro, e isso faz o gerente de projeto parecer o traseiro de um cavalo!

Portanto, a comunicação é fundamental. E isso é ainda mais verdadeiro hoje em dia, quando muitos projetos são feitos por web, e-mail e telefone. Freqüentemente, trabalhamos com membros da equipe que vivem em fusos horários diferentes e falam idiomas diferentes. Nesses casos, um plano de comunicação é a chave para o sucesso. Basta perguntar a cada pessoa quando e como entrar em contato com ela e anotar as diretrizes para reuniões, conversas e solicitações de aprovação ou mudança.

Aquisições: o que compraremos e como o obteremos?

Alguns projetos não têm necessidades de aquisição. Se não estivermos comprando, alugando ou arrendando nada, e não contratarmos os serviços de um subcontratado, podemos pular esta seção. Mas, se estivermos fazendo qualquer uma dessas coisas, precisamos coordenar contratos, cartas de acordo, seguro, cumprimento de regulamentações e assim por diante com o plano do projeto. É assim que traçamos um Plano de Aquisições do Projeto.

Integração

Ao traçar um plano de projeto, a integração tem dois significados. A primeira é a seguinte: precisamos ter certeza de que todas as partes do plano se encaixam. Suponha que o cliente solicite páginas adicionais no site e nós concordemos. Em seguida, adicionamos dez horas de trabalho. Mas atualizamos o custo para refletir as mudanças no escopo e no tempo? E se essas 10 horas contarem como horas extras e, de acordo com as regras de Recursos Humanos, tivermos que pagar hora e meia? Todas as nove áreas se unem e, quando traçamos o plano do projeto, temos que verificar tudo.

Mesmo se verificarmos tudo, isso não é suficiente. Projetos mudam no meio, para. Portanto, a segunda parte da integração vem depois do planejamento - é gerenciar o controle de alterações durante o projeto para manter tudo sob controle.

Esquematize seu próximo plano de projeto

Seguindo as etapas neste artigo, você pode traçar seu próximo plano de projeto. Se você já planejou um projeto antes, provavelmente pode torná-lo muito melhor, apenas prestando atenção às nove áreas.

O Project Management Institute chama essas nove áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Mas eu encorajo você a manter as coisas simples. O bom senso é muito mais importante no gerenciamento de projetos do que o conhecimento. Reserve um tempo para pensar nas coisas em termos dessas nove áreas que precisarão de gerenciamento, e o que você descobrirá será ótimo.

Claro, alguns planos de projeto são muito mais fáceis do que outros. A singularidade do projeto é um fator chave: quanto mais rotineiro for um projeto, mais fácil será planejá-lo. E, claro, o tamanho, a complexidade e a pressão para reduzir custos ou entregar rapidamente também demandam planejamento. Se precisar de mais ajuda, você pode dar uma olhada em meu livro Project Management Made Easy ou verificar os recursos disponíveis no PMI.

Use o seu plano de projeto todos os dias

O maior motivo para o fracasso do projeto é a falta de um bom plano. Parabéns! Você superou esse problema. Agora, você está pronto para cometer o segundo maior erro, que é jogar o plano na gaveta, começar a trabalhar e não fazer bom uso do trabalho que você fez.

Quando você está dirigindo em um lugar onde nunca esteve antes, você ajusta o GPS em seu carro, então o ignora e simplesmente dirige até estar completamente perdido. Claro que não!

No entanto, é isso que muitos gerentes de projeto fazem. Usar seu plano de projeto todos os dias e todas as semanas é como ouvir seu GPS. A cada dia, deixe seu plano lhe dizer:

• o que fazer hoje
• o que fazer a seguir
• o que dizer a sua equipe para fazer
• quando entrar em contato com seu cliente e o que dizer
• quais riscos observar e prevenir ou gerenciar

A cada semana, compare o trabalho que você concluiu com o seu plano e resolva quaisquer problemas que surgirem. Se você apenas controlar o tempo e o custo em relação aos resultados, descobrirá que está atrasado e com orçamento excedido. Mas se você ficar de olho nos seis fatores do processo também, detectará problemas antes que eles estourem seu orçamento, criem grandes atrasos e aprofundem seu projeto. Com um bom plano definido, você está no caminho do sucesso.