Como realizar reuniões eficazes no trabalho

Como evitar que as reuniões sejam uma perda de tempo

As reuniões são uma das maneiras mais comuns de as pessoas se comunicarem no trabalho. Quando bem feitas, as reuniões podem reduzir mal-entendidos, gerar novas idéias, reforçar objetivos comuns da equipe e resolver problemas. Na maioria das organizações, as reuniões são uma parte importante do processo de tomada de decisão. Mas um líder inteligente também sabe que toda vez que convoca uma reunião, seus funcionários são afastados do trabalho para o qual foram contratados. Quando não são planejadas e executadas adequadamente, as reuniões podem deixar as pessoas frustradas, tidas como certas e sobrecarregadas.

Os participantes devem sair das reuniões sentindo-se fortalecidos e inspirados, não confusos e desiludidos. Aqui estão algumas dicas e sugestões para ajudá-lo a liderar reuniões eficazes e agradáveis no local de trabalho. Quando planejadas com cuidado, as reuniões terminam com todos sentindo que algo significativo foi realizado.

A realização de reuniões eficazes começa com a escolha do espaço certo para se reunir. Certifique-se de reservar sua sala de reuniões com antecedência para que esteja disponível quando você precisar.

9 maneiras de realizar uma reunião de trabalho eficaz e produtiva

1. Escolha o local certo para a reunião.

Escolha o local certo para a reunião e certifique-se de que reservou um tempo razoável antes e depois da reunião para que possa preparar a sala, cumprimentar os convidados e responder às suas perguntas depois. Ao criar espaço antes e depois da parte principal da reunião, você evitará aquelas situações embaraçosas em que as pessoas aparecem antes de você estar pronto ou a reunião ultrapassa o horário e você tem que sair correndo da sala para que o grupo agendado depois de você possa comece na hora certa.

2. Entenda que tipo de reunião você terá (e siga esse objetivo).

Vai ser uma reunião colaborativa onde todos deverão participar da discussão ou vai ser uma reunião onde você estará falando mais? De modo geral, existem três tipos principais de reuniões com base no fluxo de informações.

Reuniões de disseminação de informações: O líder apresenta fatos, explica uma nova direção de política ou demonstra um processo ou procedimento. Pode haver tempo para os participantes fazerem perguntas após a apresentação principal, mas na maioria das vezes, as informações fluem de cima para baixo.
Reuniões de coleta de informações: O líder busca contribuições e feedback dos participantes. Por exemplo, os presidentes de subcomitês podem ser solicitados a fornecer as conclusões de seu grupo. Ou talvez o líder da reunião precise de ideias para ajudar a melhorar os processos de manufatura ou administrativos e queira dar aos funcionários a chance de apresentar suas ideias. Nesse tipo de reunião, o fluxo de informações é dos participantes do grupo até o líder.
Reuniões colaborativas: sessões de brainstorming, workshops interativos, planejamento estratégico e reuniões cujo objetivo é gerar ideias para resolver um problema ou desenvolver um plano para o futuro, convocando um fluxo mútuo de informações para frente e para trás. Nesses tipos de sessões, o líder da reunião geralmente atua como um facilitador que mantém as coisas funcionando sem problemas e canaliza a energia criativa do grupo em soluções úteis que atendem a toda a organização.

3. Circule uma agenda com antecedência.

Ao enviar uma pauta para todos os participantes da reunião com antecedência, as pessoas podem se preparar adequadamente para sua função. Eles saberão quais questões estão sendo discutidas, sobre quais seções devem falar e quem mais estará na reunião. É simplesmente anti-profissional e ineficaz esperar que as pessoas compareçam a uma reunião para a qual não podem se preparar. Você está organizando uma reunião de negócios, não uma festa surpresa, portanto, forneça informações claras.

4. Convide as pessoas certas.

Você já esteve sentado em uma reunião e se perguntou por que diabos você estava lá? As questões discutidas não afetam o seu departamento, você não tem a experiência ou o conhecimento especializado necessário para contribuir com a discussão ou tem um prazo apertado para um projeto departamental próprio e simplesmente não tem tempo a perder. Sim, infelizmente, alguns gerentes planejam reuniões com a mentalidade de 'quanto mais, melhor' e, em vez de convidar apenas as pessoas que mais precisam discutir as questões da agenda, um convite geral é enviado e pessoas de todos os cantos da organização são esperado para comparecer.

Se você deseja planejar uma reunião eficaz, seja seletivo ao redigir sua lista de participantes. Uma forma de decidir se alguém deve comparecer a uma reunião é perguntar a si mesmo se a pessoa terá de cumprir alguma das decisões tomadas na reunião. Se a resposta for sim, inclua essa pessoa na lista de convidados.

Os planejadores de reuniões mais eficazes são aqueles que valorizam o tempo dos participantes tanto quanto valorizam o seu próprio.

5. Defina o tom no início.

Chegue cedo e tenha seus materiais organizados antes do início da reunião. Configure e teste seu equipamento AV antes que os participantes comecem a chegar. No momento em que eles entram pela porta da sala de reuniões, você deve ter tido tempo para fazer uma rápida verificação de aparência e estar pronto para recebê-los com um sorriso amigável e uma saudação amigável. Deixe os participantes da reunião à vontade e certifique-se de que eles saibam que sua presença é apreciada - quando a reunião começar, eles estarão mais propensos a prestar atenção e permanecer envolvidos com o que está acontecendo.

6. Escolha a configuração de sala certa para a reunião.

O tipo de reunião que você está tendo (para fornecer informações, coletar informações ou solução de problemas) o ajudará a decidir como organizar as mesas e cadeiras. Por exemplo, em uma reunião de divulgação de informações em que uma pessoa está fazendo a maior parte - senão tudo - da palestra, seria apropriado organizar as mesas e cadeiras no estilo de sala de aula com os participantes voltados para a frente. Em uma reunião que é mais interativa, como uma reunião de resolução de problemas em que você deseja que as pessoas possam falar e ouvir umas às outras, um cenário de ferradura (um quadrado ou retângulo com assentos e cadeiras em três dos quatro lados) seria ser adequado.

7. Certifique-se de que está devidamente descansado e cheio de energia.

Como líder da reunião, você define o tom de como a reunião será conduzida. Se você está sufocando bocejos ou se arrastando pela sala como se as baterias estivessem morrendo, não pode esperar que os outros na sala continuem engajados e interessados no que você está dizendo.

8. Forneça refrescos adequados.

Se você tiver uma reunião longa que ocupará a maior parte da manhã ou da tarde, sempre que possível, é uma boa ideia oferecer algum tipo de bebida leve, como chá, café, frutas e biscoitos para ajudar a equilibrar a maré. No mínimo, forneça água. Se você não puder fornecer refrescos, faça uma pausa durante a reunião para que as pessoas possam comer seus próprios lanches ou pegar algo no quiosque de café.

9. Obtenha prática extra sobre como conduzir reuniões eficazes, fazendo cursos e programas de treinamento.

As dicas e sugestões apresentadas neste artigo sobre como realizar uma reunião eficaz foram inspiradas por uma organização que ensina habilidades de oratória e liderança há quase 100 anos: Toastmasters International. Em uma reunião Toastmasters, você não apenas aprende como acalmar seus medos de falar para uma audiência, mas também como planejar e presidir uma reunião, administrar o tempo de maneira eficaz, lidar com distrações e dar feedback e apoio significativos aos seus colegas. Você até aprende como manter a calma e pensar com calma quando as coisas não saem como planejado.

Ao desenvolver suas habilidades de planejamento de reuniões e eventos como parte de seu compromisso contínuo com o desenvolvimento profissional, você estará se preparando para o sucesso à medida que avança em sua carreira. Quem não ama um funcionário que consegue organizar com maestria uma reunião produtiva e agradável?