Como lidar com o roubo de funcionários

Como lidar com o roubo de funcionários

Autor

Roubo de funcionário: pode acontecer com você

Se você é proprietário de uma pequena empresa, confiar em seus funcionários é necessário e arriscado. Por um lado, você precisa de pessoas que possam auxiliá-lo em todos os aspectos do funcionamento do negócio, desde a interação com clientes e clientes até lidar com fornecedores, receber pagamentos, contabilidade, rastreamento de despesas e estocagem de prateleiras. No entanto, mesmo alguns funcionários com currículos e referências impressionantes podem ser desonestos. Quando esse funcionário está encarregado de receber pagamentos, comprar itens relacionados aos negócios e / ou balancear contas, a tentação de roubar seus negócios pode ser muito grande. Alguns funcionários são adeptos de esconder seu roubo, mas outros simplesmente se envolvem em fraudes.

As estatísticas sobre roubo de funcionários são surpreendentes, se não chocantes.

Em 2011, uma pesquisa da National Retail Federation descobriu que as perdas resultantes de roubo de funcionários, furtos em lojas, erros de papelada e fraude de fornecedor somaram US $ 34,5 bilhões, ou 1,41 por cento das vendas no varejo. Desse total, 43,9% foram atribuíveis ao roubo de funcionários, significativamente mais do que perdas com furtos em lojas (35,7%).

Embora alguns roubos de funcionários possam ser categorizados como relativamente pequenos (roubo de material de escritório, uso de equipamentos da empresa para uso pessoal), perdas mais significativas ocorrem com a falsificação de registros de horas, o roubo de informações comerciais proprietárias, como listas de clientes e adulteração de contas e registros para colocar mais dinheiro no bolso do funcionário.

Infelizmente para este autor, descobri que uma funcionária de confiança que trabalhava em meu escritório de advocacia desde o dia em que ele foi aberto estava pagando a mais na folha de pagamento e usando o cartão de crédito empresarial para uma grande variedade de compras pessoais em um período de 5 meses em 2019 Ela era minha única funcionária e eu havia trabalhado com ela quando éramos ambos contratados por outra empresa no ano anterior. Essa funcionária era responsável pelo recebimento de clientes, folha de pagamento (para nós dois), contas a receber e também atuava como minha secretária e paralegal. Ela tinha acesso a um cartão de crédito e contas correntes da empresa. O funcionário também montou, a meu pedido, nossos serviços de folha de pagamento, site, publicidade e marketing. Ela me disse várias vezes: "Quero que você se concentre em praticar a advocacia - cuidarei de todo o resto".Essas palavras voltaram para me assombrar quando o roubo de seu funcionário me custou pouco mais de US $ 20.000 em cinco meses.

Cinco sinais de roubo por funcionário

O que fazer se você descobrir ou suspeitar de roubo por funcionário

1. A menos que você pegue o funcionário em flagrante (consulte o item 7 abaixo), relate imediatamente a suspeita de roubo ao departamento de recursos humanos, se houver, e coordene com o departamento, seguindo todo e qualquer procedimento do manual do funcionário publicado. Você pode querer discutir o assunto com seu departamento de contabilidade, se tiver um, também.
2. Se o funcionário tiver acesso a cartões de crédito empresariais, dinheiro, contas bancárias, contas de clientes ou mercadorias, restrinja ou congele imediatamente o acesso. Isso inclui relatar a suspeita de roubo aos bancos e remover o funcionário como um signatário ou agente autorizado em todas as contas. Restrinja o acesso dos funcionários às instalações da empresa e a todos e quaisquer locais em que seus negócios sejam realizados, se possível.
3. Se você não tiver um departamento de recursos humanos e / ou não tiver um manual do funcionário publicado, providencie a presença de um terceiro em uma chamada telefônica ou reunião com o funcionário suspeito de roubo.
4. Prepare-se para um telefonema ou reunião com o funcionário, obtendo evidências de que você possui documentos ou apóia uma suspeita de roubo.
5. Suspender ou demitir imediatamente o funcionário, dependendo de suas evidências e se houver um manual do funcionário, após seguir as políticas e procedimentos publicados. É sugerido que você tenha uma terceira pessoa presente durante esta reunião ou telefonema.
6. Denuncie o roubo ao departamento de polícia imediatamente.
7. Se você pegar o funcionário em ato de roubo, chame a polícia imediatamente antes de permitir que o funcionário saia.
8. Comunique imediatamente o roubo a clientes ou clientes se o funcionário tiver tido acesso a informações confidenciais, incluindo, mas não se limitando a números de previdência social, números de contas bancárias e / ou números de cartão de crédito.
9. Se o funcionário tiver um laptop fornecido para ele ou outro dispositivo portátil no qual informações confidenciais do cliente ou do cliente estejam armazenadas, assegure imediatamente a devolução de tal computador ou dispositivo (s). Todos os bens da empresa devem ser devolvidos, incluindo telefones celulares, cartões de sócio e quaisquer outros métodos pelos quais as despesas da empresa podem ser feitas (por exemplo, cartões de crédito de combustível).

Evite o roubo de funcionários em sua empresa

Etapas que você pode tomar para prevenir ou minimizar o roubo por funcionários

Contratar funcionários é uma prática delicada. Você pode consultar um advogado trabalhista para garantir que suas práticas de contratação não sejam discriminatórias. Um advogado também pode ajudá-lo a desenvolver um manual do funcionário que trate de situações como roubo de funcionário. Um acordo de não concorrência também pode ser aconselhável para proteger segredos comerciais e listas de clientes.

Seja proativo na prevenção de perdas desde o início. Isso, junto com práticas legais e cuidadosas de triagem de funcionários, pode fornecer algum seguro para o pequeno empresário.

Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para prevenir ou minimizar o roubo de funcionários:

• Solicite e entre em contato com pelo menos três referências profissionais listadas por um funcionário em potencial antes de contratar
• Se o funcionário tiver acesso a dinheiro e / ou contas, realize auditorias regulares e equilibre os livros com frequência (não menos que uma vez por mês)
• Explicar e fazer com que o funcionário assine as políticas e procedimentos de emprego relativos ao uso autorizado de cartões de crédito da empresa e ao pagamento com fundos da empresa de quaisquer compras relacionadas a negócios
• Explicar e fazer com que o funcionário assine as políticas e procedimentos de emprego que proíbem o uso de cartões de crédito da empresa e o pagamento com fundos da empresa para quaisquer despesas pessoais
• Considere solicitar a um advogado que redija um acordo executável de não concorrência para proteger listas de clientes proprietários e estratégias de marketing da empresa
• Considere a exigência de pré-autorização de qualquer despesa para uma compra relacionada a negócios superior a cem dólares em qualquer transação única e para qualquer situação em que várias transações relacionadas a negócios excedam três em uma determinada semana
• Considere exigir que cada funcionário (não em um relógio de ponto) contabilize as horas gastas diariamente em tarefas de trabalho com uma descrição de cada tarefa
• Se você concordar em pagar pelo seguro saúde ou outras despesas (por exemplo, serviço de telefone celular), considere providenciar o pagamento direto ao provedor, em vez de reembolsar o funcionário diretamente

Conheça seus direitos se um funcionário tiver roubado você

Autor

Roubo de funcionário: o take-away

As lições que aprendi com o roubo de funcionários foram difíceis. Na data de redação deste artigo, o assunto se encontra em um processo penal. Ainda não decidi se devo perseguir meu ex-funcionário em processos judiciais civis.

Este pequeno empresário pode nunca recuperar as perdas que sofri. Certamente não recuperarei as inúmeras horas gastas em arquivamento de relatórios na polícia e no FBI, reuniões com instituições bancárias e de cartão de crédito, acompanhamento de clientes para alertá-los sobre o furto e lidar com o potencial comprometimento de informações confidenciais de clientes. Desta vez, e o tributo emocional que isso custou, excede em muito a quantia real de dinheiro roubado de meu pequeno negócio.

Desde que descobri o roubo do funcionário, descobri que muitos outros amigos e colegas passaram por situações semelhantes com eles. Embora eu acredite que a prevenção completa seja difícil de alcançar, as pequenas empresas certamente podem tomar certas medidas para minimizar o risco de perda.

Quão comum é o roubo por funcionário?

Conversando com estranhos: o que devemos saber sobre pessoas que não conhecemos

Pode ser necessária ação legal em caso de roubo por funcionário

Autor

© 2020 Stephanie Marshall