Como formatar e escrever uma carta comercial profissional

Uma carta comercial é um ritual diário para alguns.

Por Petar Miloševi? (Trabalho próprio), CC-BY-SA-3.0, via Wiki Commons

A comunicação empresarial é a chave para administrar uma empresa lucrativa e respeitada. Uma carta comercial é um ritual diário para muitas empresas e seus funcionários. Uma carta comercial pode fazer ou quebrar um negócio e, obviamente, uma carta bem escrita é mais capaz de selar o negócio.

Exemplo de formato de carta comercial profissional. Os números referem-se aos componentes principais de uma carta comercial.

Teresa Coppens, 2012

Principais componentes de uma ótima carta comercial

Existem dez componentes principais de uma ótima carta comercial:

Endereço do remetente
Encontro
Endereço do destinatário
Uma boa primeira impressão (saudação)
Motivo da escrita (o corpo da carta)
Terminando ao pé da letra
Referindo-se a contato futuro
Encerramento da carta
Gabinetes
Iniciais dos digitadores

1. Endereço do remetente

Esse componente costuma ser incluído no papel timbrado da empresa. No entanto, se você não estiver usando papel timbrado, o endereço do remetente aparecerá justificado à esquerda a 5 centímetros do topo da página. Inclua apenas o endereço, cidade e código postal seguido de um número de telefone de contato, número de fax e endereço de e-mail, se aplicável. A fonte apropriada para sua carta deve ser formal e fácil de ler. A fonte amplamente aceita é Times New Roman, tamanho 12 que é uma fonte conservadora.

2. Data

Este componente é usado para indicar a data em que a carta foi escrita. Se você demorou vários dias para redigir a carta, use a data em que a carta foi concluída. Ao escrever para empresas nos Estados Unidos, use o formato de data americano, que coloca o mês antes do dia (12 de abril de 2012). A linha de dados deve ser justificada à esquerda e aparecer uma linha abaixo do Endereço do Remetente.

3. Endereço do destinatário

Deixe uma linha em branco após o endereço do remetente, seguida do endereço do destinatário, que também deve ser justificado à esquerda. Para endereços internacionais, digite o nome do país em letras maiúsculas na última linha. Você deve, se possível, escrever para uma pessoa específica. Ligue para a empresa ou fale com funcionários da empresa, se você não souber o nome da pessoa. Inclua um título pessoal preciso, como Sra., Sra., Sr. ou Dra. Em caso de dúvida sobre a preferência de uma mulher quanto ao título pessoal, use a Sra.

4. Uma boa primeira impressão (saudação)

Sua primeira impressão no leitor será a saudação de sua carta. Certifique-se de que o nome e o cargo da pessoa estão corretos e escritos corretamente. Se não foi possível encontrar o nome da pessoa, use “Prezado Senhor ou Senhora:” Se não tiver certeza do sexo da pessoa, você pode usar o nome completo em uma saudação. Por exemplo, você pode escrever Caro Chris Williams: se não tiver certeza do sexo de Chris. O nome em sua saudação deve ser o mesmo usado para o endereço do destinatário. Deixe uma linha em branco após a saudação.

5. Motivo para escrever uma carta comercial (o corpo da carta)

As cartas comerciais podem ser escritas por vários motivos, como:

Inquérito (para pedir informações)
Pedido (para pedir a alguém para fazer algo)
Desculpas (para pedir desculpas)
Reclamação (para reclamar de um problema)

Ao escrever uma carta de consulta ou solicitação, você pode começar sua carta dizendo: "Você poderia…" ou "Eu ficaria muito grato se você…" Ao dar más notícias ou pedir desculpas, você deve ser diplomático e educado, dando o motivo para o problema. “Infelizmente, não poderemos processar seu pedido a tempo devido a…” ou “Infelizmente, não poderemos nos encontrar com você neste momento devido a compromissos anteriores opressores”.

Use um formato de bloco ao escrever sua carta. Não indente parágrafos, mas sim um espaço simples. Deixe um espaço em branco entre os parágrafos. É muito importante, ao escrever uma carta comercial, lembrar que a concisão é fundamental. No primeiro parágrafo, abra de maneira amigável e, em seguida, declare seu propósito por escrito. O próximo parágrafo deve fornecer detalhes que justifiquem o motivo da escrita. Um terceiro parágrafo pode fornecer informações básicas e detalhes de apoio.

6. Encerrando a Carta Comercial

O parágrafo final deve reafirmar o propósito da carta e, se necessário, solicitar algum tipo de ação. “Entre em contato conosco se tiver mais perguntas.” “Eu gostaria de me encontrar com você em sua conveniência para discutir mais este assunto.” Da mesma forma, se os documentos devem ser incluídos, isso deve ser indicado no parágrafo final. “Encontre em anexo…”

7. Permitindo contato futuro

O parágrafo de encerramento também deve se referir a contatos futuros, como, "Espero encontrar com você na próxima quarta-feira"

8. Encerramento da Carta

O encerramento de sua carta depende de seu relacionamento com o destinatário. 'Atenciosamente' é muito mais formal do que 'Atenciosamente'. Se o leitor for bem conhecido por você, então 'Atenciosamente', pode ser usado. Após o fechamento apropriado seguido por uma vírgula, deixe quatro linhas para sua assinatura e digite seu nome e cargo.

9. Gabinetes

Se houver anexos com a letra, indique-o escrevendo 'Enc.' uma linha abaixo do fechamento. Se vários documentos forem incluídos, é apropriado nomear cada documento.

10. Iniciais dos datilógrafos

Se você escreveu a carta, mas outra pessoa a digitou ou se você digitou a carta para outra pessoa, as iniciais do datilógrafo aparecem após os anexos. Se você for o remetente e digitou a carta sozinho, omita as iniciais do digitador.

Não tenha pressa!

As cartas comerciais profissionais seguem um contorno formal que lhes confere uma aparência elegante. No entanto, o conteúdo é a característica mais importante que garantirá um resultado positivo para o propósito de sua carta. É imperativo que sua ortografia e gramática sejam imaculadas. Portanto, revise seu trabalho duas ou três vezes antes de enviar. Certifique-se de que seu fraseado seja educado, diplomático e direto ao ponto. Os executivos têm limitações de tempo e provavelmente não perderão tempo lendo prosa que divaga e leva muito tempo para chegar ao ponto. Reserve um tempo para seguir as diretrizes deste artigo e edite cuidadosamente o seu conteúdo conciso, e uma carta profissional será o resultado.