Como gerenciar e orientar com eficácia um estagiário de verão

Comece bem o primeiro dia de folga de um estagiário, apresentando-se

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Estagiários Eficazes

Um programa de estágio de qualquer tamanho tem o potencial de ser um grande trunfo para uma empresa. Você consegue mão de obra barata ou gratuita, e seu novo contratado entra em suas portas com a mente aberta e ansioso para provar seu valor. Então, por que a maioria dos estagiários se sente subutilizada e por que muitos gerentes relatam não obter muito valor dos estagiários que trabalham para eles? A maior parte disso decorre de práticas ineficazes por parte da administração que não capacitam os estagiários para um ótimo trabalho.

Eficácia desde o primeiro dia

Você se lembra do seu primeiro dia como estagiário? Se você fez um estágio, provavelmente estava muito nervoso no primeiro dia e não tinha ideia do que esperar. Como mentor ou gerente de um estagiário, você precisa estar preparado muito antes do primeiro dia, porque sabe o que o espera. Você sabe o que precisa que seu estagiário faça e conhece a cultura e as atitudes que deseja que eles sigam para ter sucesso. As etapas a seguir colocarão vocês dois em posição de fazer isso acontecer.

1. Apresente-se a si mesmo e à empresa

Isso deveria ser óbvio, mas você precisa dedicar tempo na manhã em que seu estagiário chegar para conhecê-los. Nada inicia pior um estágio do que sentar em uma mesa (ou pior, não saber onde sentar ou nem mesmo ter uma mesa ainda!) Esperando que alguém lhe diga o que fazer.

Encontre-os imediatamente e diga-lhes quem você é. Dê-lhes um resumo da empresa e da equipe com a qual trabalharão. Eles podem já saber um pouco disso, mas dá a vocês dois um lugar para começar com as coisas mais fáceis.

2. Aprenda sobre eles

Durante o primeiro dia e provavelmente nas primeiras semanas, os estagiários estarão mais ouvindo. Faça um ponto no início do estágio para dar-lhes tempo para falar sobre algo não relacionado aos negócios. Onde eles vão para a escola? Esse estágio é fora do estado para eles ou eles vão ficar em casa? Essa pessoa tem um tempo limitado para realizar tarefas para você antes de retornar à escola; você terá que se esforçar para acelerar o processo de construção de relacionamento.

3. Aprenda sobre suas habilidades e objetivos

Antes que você possa liberá-los, passe algum tempo com eles para entender quais habilidades você pode usar fora do currículo deles. Examine as habilidades listadas no currículo e peça-lhes que as expandam. Vocês dois podem começar a falar.

Como falar com estagiários

Basicamente, converse com estagiários como você faz com seus colegas, com algumas considerações extras. A maioria dos estagiários é uma combinação de confiante e inseguro. Eles estão ansiosos para provar a si mesmos, mas não sabem como. Implemente algumas das estratégias e frases abaixo quando estiver ajudando o estagiário da sua empresa durante o trabalho de verão.

"Você provavelmente já sabe disso, mas…"

Essa é uma ótima maneira de iniciar qualquer frase para um estagiário se você não tiver certeza de como proceder na situação. Isso é útil se você estiver pensando: "Certamente alguém já disse isso a ele, então vou pular." ou "Vou ofendê-la assumindo que ela ainda não sabe disso?" ou "Isso deveria ser tão óbvio que ninguém precisa ouvir, certo?" Você tira a pressão do aluno começando por mostrar que tem confiança nele, mas ainda pode comunicar informações importantes para mantê-lo na direção certa.

Explique como se eu tivesse cinco

Ok, talvez não cinco. Mas certifique-se de explicar como se eles tivessem entre 18 e 22 anos. Eles provavelmente têm experiência limitada em um escritório, em um grande projeto, na frente de um cliente e falando por siglas. Não é culpa deles, é por isso que estão aprendendo agora. É sua função facilitar a transição da faculdade para a sua empresa para que o estagiário possa se concentrar em produzir ótimos resultados.

Quando surgem perguntas

Não é suficiente encerrar instruções prolixas sobre como realizar uma tarefa com: "Alguma dúvida? Não? Ok, vejo você na reunião semanal com tudo pronto." É claro que eles não terão perguntas inteligentes nesse momento; eles ainda não entraram na essência do trabalho. O que eles precisam saber é o que fazer mais tarde, quando se depararem com um problema. Eles deveriam destacá-lo e seguir em frente? Pergunte ao Google? Pergunte ao gerente? Você? Uma habilidade importante a ser desenvolvida por todo funcionário é a solução autônoma de problemas, mas você precisa definir um esquema que seja aceitável em sua empresa.

Projetos de Estágio de Qualidade

Encontrar trabalho para estagiários pode ser difícil. Temos a tendência de lançar tarefas servis para eles para evitar gastar o tempo de que precisamos para explicar como fazer tarefas mais complicadas. Isso é normal às vezes quando o trabalho precisa ser feito, mas tente incorporar os três tipos de tarefas a seguir à sua carga de trabalho.

1. O projeto em andamento

Cada um de seus estagiários deve ter um projeto longo de baixa prioridade acontecendo no fundo de sua carga de trabalho. Este é um projeto que pode demorar um pouco para aprender como fazê-lo e não necessariamente tem que forçar os limites do que eles podem fazer ou desenvolver uma habilidade. Na verdade, o objetivo é que esse projeto seja algo que eles possam fazer de forma autônoma. Este projeto é essencial para todo estagiário, pois sempre haverá indisponibilidade entre os projetos de maior prioridade. Ou ficarão presos em um projeto de alta prioridade quando não houver ninguém disponível para ajudá-los.

Pense nisso: você provavelmente tem muitas tarefas de baixa prioridade um tanto enfadonhas que realiza quando está preso a algo mais importante, ou precisa de algo entorpecente após uma manhã altamente envolvente. Uma estrutura de tarefas semelhante pode tornar seus estagiários mais produtivos.

2. O projeto digno de currículo

Sua estagiária pode estar trabalhando por um salário ruim, trazendo café para todos e escrevendo memorandos idiotas todos os dias, porque é isso que ela quer fazer pelo resto da vida. Se for esse o caso, então continue dando a ela tarefas como essa, para que, quando terminar, tudo o que ela possa colocar em seu currículo seja "entrada de dados" e "gerenciamento de arquivos". O mais provável é que ela tenha feito esse estágio para enfrentar um desafio e ganhar experiência. Essa experiência precisa ser traduzida em realizações em preto e branco que ela pode colocar em formulários de emprego no futuro.

Você conhece seu setor e o que os gerentes de contratação desejam ver. Você está em uma ótima posição para ajudar os estagiários abaixo de você a desenvolver habilidades para serem contratados mais tarde: talvez na sua empresa, se for adequado, ou talvez em outro lugar. Encontre um projeto que eles tenham as habilidades iniciais para lidar, que possa ser finalizado antes de saírem, e que tenha resultados reais que eles possam registrar em um currículo e discutir em futuras entrevistas de emprego. Dê a eles algo para possuir.

3. O Projeto Get-out-There

A forma exata desse projeto varia amplamente de acordo com a indústria. Mas se você puder tentar encontrar um projeto que tire os estagiários de suas mesas e fale com as pessoas ou veja coisas. No mínimo, deve ser um projeto que exija que eles interajam com outras pessoas além de seu mentor, provavelmente fora de sua equipe. Se você realmente não consegue encontrar algo, pode ser apenas participar de reuniões com o cliente e apenas observar.

No final do estágio

Carta de recomendação

Candidatar-se a empregos ou pós-graduação geralmente requer uma carta de recomendação de um empregador anterior. Isso pode parecer muito bom vindo de alguém com quem um estagiário trabalhou e conhece.

O futuro deles na sua empresa

A menos que tenha sido uma experiência totalmente miserável para eles, a maioria de seus estagiários ficará ansiosa para saber se você os quer de volta no próximo verão ou se há probabilidade de haver uma oferta de emprego de tempo integral na mesa após a formatura. Antes do último dia do estagiário, convide-os para uma discussão sobre como eles veem seu futuro e se a empresa tem alguma vaga em aberto que seria uma boa opção. Pode não haver algo imediatamente disponível, mas ajude-os a compreender os próximos passos para seguir uma carreira na empresa.