Como delegar tarefas a subordinados

Delegar responsabilidades demonstra a fé do supervisor em seus subordinados.

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A Arte da Delegação

Com orçamentos enxutos e menos funcionários para fazer a mesma quantidade de trabalho, os empregadores tiveram que aprender a trabalhar com menos. O fato é que os desafios econômicos dos últimos anos exigiram mudanças na forma como os empregadores conduzem os negócios. Os gerentes tiveram que delegar tarefas a subordinados e reatribuir o trabalho devido à grande carga de trabalho que não pode mais ser realizada por uma pessoa. O local de trabalho não é o que costumava ser. Os empregadores aprenderam uma nova maneira de fazer negócios antigos enquanto continuam a crescer. A arte de delegar é uma ferramenta usada com frequência por gerentes ao longo dos anos porque eles sabem que não podem fazer tudo. Quando o trabalho é delegado de maneira adequada, os gerentes podem atender às metas da organização de maneira eficiente e eficaz. Subseqüentemente,os funcionários se beneficiam por poderem brilhar à medida que crescem e se desenvolvem profissionalmente com a experiência.

Qual é a definição de delegação?

"Delegação", conforme definido pelo Free Merriam-Webster Dictionary, é "o ato de delegar poderes para agir em nome de outra pessoa".

Que tarefas você pode delegar aos subordinados?

No local de trabalho, os supervisores geralmente delegam responsabilidades, tarefas específicas ou deveres a um funcionário. A delegação de tais tarefas permite que este funcionário tome certas decisões que normalmente não tomaria. O ato de capacitar um funcionário a executar uma tarefa ou assumir uma responsabilidade é um grande recurso para qualquer organização porque permite que os funcionários ganhem uma valiosa experiência de trabalho. A experiência prática adquirida ao realmente fazer o trabalho, em vez de observar os outros fazê-lo, pode ser gratificante.

Em algumas organizações, os supervisores relutam em delegar responsabilidades. Para esses supervisores, é necessário ter o controle total de tudo que está sob sua autoridade. Outros levam essa filosofia de controle mais longe, presumindo que a única maneira de fazer algo certo é fazer você mesmo. Pensar que se pode fazer tudo sozinho é uma tolice, pois exige o esforço de toda a equipe para ter realmente sucesso. Os motivos pelos quais os supervisores delegam responsabilidades aos subordinados variam. O resultado final, entretanto, pode ser recompensador para o funcionário, supervisor e o local de trabalho.

Por que os supervisores delegam?

Os supervisores optam por delegar tarefas aos subordinados por vários motivos. Razões comuns para delegar são:

Oportunidade de crescimento profissional - Os funcionários aos quais são delegadas novas responsabilidades têm a oportunidade de se destacar em uma tarefa que foi confiada aos seus cuidados e direção. Os supervisores que delegam certas tarefas estão selecionando alguém que pode realizar o trabalho de uma maneira que levará a um resultado bem-sucedido.
Treinamento cruzado - supervisores inteligentes sabem que uma organização eficaz inclui uma equipe bem treinada que pode intervir para cobrir quando o supervisor está ausente devido a doença ou férias. Delegar tarefas permite essa oportunidade.
Novos projetos e tarefas para o empregador - Se a organização recebeu uma nova responsabilidade, os supervisores podem considerar a nova tarefa uma grande oportunidade para a delegação de novas responsabilidades. Uma vez que a tarefa delegada deve ser uma que o supervisor faria, a nova tarefa pode ser algo novo para a organização que pode exigir a diligência do subordinado com a supervisão do supervisor. Embora o supervisor não deva ser autoritário ou escrutinando cada movimento, o supervisor deve se colocar à disposição caso o subordinado com a nova tarefa delegada precise de alguma ajuda ou orientação.
Pessoal limitado na organização - O pessoal reduzido devido às restrições orçamentárias exige que as organizações reatribuam tarefas de tempos em tempos. Os supervisores costumam avaliar seus funcionários quanto a seus pontos fortes e fracos para determinar a melhor pessoa para realizar a tarefa delegada. Como os supervisores serão sobrecarregados para continuarem a ser "ativos" em grande parte do trabalho, muitas vezes torna-se necessário delegar algumas responsabilidades aos subordinados.
Necessidade de demonstrar apoio à equipe - A delegação de responsabilidades demonstra a confiança que o supervisor tem para que seus subordinados sob sua supervisão assumam a responsabilidade.

O ponto principal para a maioria dos supervisores é que eles não podem fazer tudo sozinhos. Qualquer supervisor que pensa que pode é um tolo, porque é preciso a contribuição de todos da equipe para que uma organização seja bem-sucedida. Os supervisores devem se lembrar de que, quando seus funcionários brilham, eles também brilham. Além disso, ao confiar certas responsabilidades aos funcionários, o supervisor está demonstrando sua confiança e fé na equipe. Cada funcionário de uma organização tem uma contribuição a dar para o sucesso da organização. Pensar que as metas alcançadas ou o sucesso experimentado não são devidos aos funcionários que ajudam a atingir essas metas é falta de visão do supervisor. Uma grande liderança é necessária para liderar e dar bons exemplos para a equipe. Contudo,é preciso o esforço de toda a equipe para ter sucesso. Delegar tarefas à equipe apropriada ajudará o supervisor a conduzir outros ao seu próprio desenvolvimento profissional.

Selecionando a pessoa certa para o trabalho

Depois que um supervisor determina a necessidade de delegar uma responsabilidade, a próxima etapa será selecionar a melhor pessoa para a tarefa. A delegação de tarefas aos funcionários deve ser feita de forma a garantir uma experiência bem-sucedida para o funcionário encarregado da nova oportunidade. Embora certamente haja muitos níveis de responsabilidades e significância das tarefas reatribuídas, há algumas coisas semelhantes a serem consideradas por parte do supervisor. Algumas coisas úteis a serem consideradas ao decidir delegar responsabilidades são:

Nunca delegue uma tarefa a um subordinado com raiva. Deixe as cabeças mais frias prevalecerem examinando verdadeiramente a natureza do trabalho e quem na equipe tem a capacidade de ser bem-sucedido em executá-lo. Delegar uma tarefa nunca deve ser feito com raiva ou como punição.
Selecione a pessoa com experiência e treinamento relevantes. A fim de selecionar a melhor pessoa para a tarefa, os supervisores devem dar uma olhada na experiência, educação e treinamento que cada membro da equipe tem. Uma vez que o supervisor deseja que o funcionário seja bem-sucedido, é importante selecionar o funcionário que tem a capacidade de executar as tarefas delegadas.
Não aceite um não como resposta. Uma vez que a oportunidade de assumir a responsabilidade pode ser um tanto assustadora para o funcionário selecionado, será necessário oferecer a tarefa de forma solidária para que o funcionário saiba que não será "jogado para os lobos". Em vez disso, o supervisor deve estar em comunicação constante para mostrar apoio a esse funcionário e sua fé de que ele fará o trabalho.
Recompense o bom desempenho. Delegar uma tarefa é uma oportunidade de premiar o bom desempenho e oferecer uma nova ocasião para ver um funcionário brilhar e crescer profissionalmente.
Não deixe que preconceitos pessoais sejam o fator determinante para a seleção do funcionário. Os supervisores devem sempre selecionar o funcionário de uma maneira que seja apenas para fins comerciais. Deixar todos os preconceitos de fora da seleção do funcionário é fundamental, pois essa tarefa pode ser vista como uma vantagem. A delegação não deve ser uma ocasião para mostrar favoritismo.

A comunicação é crucial

Uma vez que a decisão de delegar tenha sido tomada, e o subordinado tenha sido selecionado, será importante que os supervisores consultem o funcionário periodicamente para oferecer qualquer suporte ou orientação necessária. A comunicação com esse funcionário torna-se crucial porque oferece mais uma oportunidade de mostrar a fé que confiou ao funcionário a responsabilidade delegada. Os supervisores podem optar por exigir que esses funcionários forneçam atualizações regulares sobre o andamento da tarefa. Além disso, durante as reuniões regulares e a reunião anual de avaliação de desempenho, os supervisores podem dar algum feedback importante sobre como a responsabilidade delegada está progredindo. Os funcionários apreciarão a oportunidade de fornecer feedback ao supervisor.

A delegação pode fortalecer o local de trabalho

Conforme mencionado acima, cada funcionário no local de trabalho tem uma contribuição valiosa a dar para atingir os objetivos do local de trabalho. Os laços fortalecidos que existirão entre supervisores e funcionários serão um resultado direto da experiência que o funcionário ganha ao ser encarregado de uma tarefa delegada. A necessidade de o funcionário e o supervisor trabalharem juntos para comunicar quaisquer problemas que estejam ocorrendo será satisfeita quando o funcionário e o supervisor se reunirem regularmente para discutir o trabalho que está sendo feito. A relação de trabalho pode certamente ser melhorada, pois a confiança é estabelecida regularmente entre o supervisor e o subordinado. Os empregadores que utilizam a delegação pelos motivos apropriados e para os indivíduos que podem lidar com a responsabilidade terão mais sucesso devido ao desempenho unificado de supervisores e subordinados.