Como delegar efetivamente no trabalho

Você está se afogando em um mar de papelada?

No final de cada dia de trabalho, você se encolhe com a quantidade de coisas que ainda não foram riscadas de sua lista de tarefas pendentes?

Você está se sentindo oprimido por todos os compromissos que assumiu com outras pessoas?

Ao mesmo tempo, enquanto você está estressado com o que tem de fazer, fica ansioso por deixar que outras pessoas o ajudem?

Se isso soa como você, então é hora de aprender a arte da delegação eficaz.

O trabalho está se acumulando na sua mesa? Isso é um sinal de que você precisa começar a priorizar seu tempo e delegar mais trabalho à sua equipe.

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Delegar é Crucial

Se você está em uma posição de liderança no trabalho, deve aprender a delegar tarefas à equipe de maneira justa e eficaz, caso contrário será você quem ficará sobrecarregado e começará a ter um desempenho inferior.

O motivo mais comum pelo qual as pessoas não delegam mais trabalho a outras pessoas, mesmo quando estão enterradas sob uma montanha de papelada, é o medo de deixar ir. Delegar uma tarefa a um funcionário, amigo ou membro da família significa que você deve renunciar à sua necessidade de controlar o resultado.

Qual é a definição de delegar?

De acordo com vários dicionários, o verbo delegar significa enviar ou nomear deputado ou representante; comprometer (poderes, funções, etc.) com outro; para transferir poder a alguém ou atribuir autoridade. Com definições como essa, é de se admirar que algumas pessoas tenham medo de delegar trabalho a outras pessoas, mesmo quando estão sobrecarregadas?

A delegação eficaz, entretanto, não significa abrir mão do controle ou do papel de liderança. Trata-se de escolher as pessoas certas para fazer o trabalho certo, de modo que todos alcancem objetivos comuns.

Como você decide quais tarefas devem ser atribuídas a outra pessoa e quais devem ser mantidas em seu fólio de trabalho? Ao escolher projetos que você precisa que alguém conclua em seu nome, lembre-se de que liderança não é descarregar projetos chatos que você não quer fazer. Pessoas que passam a responsabilidade dessa maneira tendem a gerenciar por autoridade, em vez de dar o exemplo. Se você está distribuindo tarefas que não tocaria com uma vara de três metros, sua equipe saberá disso. Delegação eficaz é saber quais são suas prioridades de trabalho - não suas preferências - e então decidir onde seu tempo e energia são mais necessários. Aqui estão alguns exemplos de tarefas que devem ser delegadas:

• Separe os empregos que roubam o tempo e os recursos de que você precisa para lidar com problemas maiores.
• Delegue projetos nos quais você não seja bom. A verdadeira liderança não significa que você precisa ser um especialista em tudo. Ser um líder é descobrir quem são os especialistas em seu meio e então recrutá-los para ajudá-lo a realizar o trabalho. Por que gastar 8 horas brincando com um programa de design gráfico quando há alguém em seu departamento que conhece o software de design de dentro para fora e pode fazer o trabalho em 1/10 do tempo?
• Não se prenda a tarefas que não o desafiem a trabalhar mais, de forma mais inteligente e eficiente. Preste atenção aos "projetos de improviso" que podem enganá-lo e fazê-lo se sentir ocupado sem realmente levá-lo adiante.

Os líderes eficazes sabem que delegar tarefas é uma habilidade essencial de gerenciamento de tempo.

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Como delegar trabalho a outras pessoas pode melhorar suas chances de ser promovido?

Atribuir trabalho a outras pessoas dá a você a chance de concentrar seus esforços em projetos que mostram seus talentos naturais.

• Dê à sua equipe tarefas que os desafiem e façam com que se sintam como se estivessem fazendo uma contribuição significativa para a empresa. (Porque eles são!)
• Sempre, sempre, sempre reconheça e dê o devido crédito às pessoas que concluíram as tarefas que lhes foram atribuídas. Nunca assuma o crédito pelo trabalho de outra pessoa, mesmo se você for um líder de projeto. A maneira mais rápida de minar sua habilidade de liderar é deixar de agradecer e reconhecer os esforços de outras pessoas.
• Compreenda a descrição do cargo da pessoa que você está pedindo para ajudá-lo. Você tem autoridade para pedir a ajuda deles ou eles se reportam a outra pessoa? Aprecie o fato de que a pessoa para quem você pede ajuda pode ter que dizer não porque se reporta a outra pessoa. Tente manter as linhas de comunicação abertas com todas as partes afetadas por sua solicitação. Não coloque as pessoas em uma situação difícil ou as ameace com "Tudo bem, vou falar com seu chefe e ele fará você fazer isso!"

Você não é o único que ganha quando delega tarefas para sua equipe.

Seus funcionários também ganham porque têm a chance de desenvolver suas próprias habilidades. Quando um membro da equipe enfrenta com sucesso um projeto difícil, sua autoconfiança aumenta. Ao fornecer projetos desafiadores à sua equipe, você está dizendo a ela “Eu acredito em você. Eu sei que você pode fazer isso!" Delegar pode ser uma maneira maravilhosa de expressar sua fé em seus funcionários. Entregar a um funcionário uma tarefa tão fácil de fazer que um macaco poderia fazer tem o efeito oposto. Diz: “Não acho que você seja capaz de outra coisa senão o trabalho braçal”. Delegar tarefas a um grupo de pessoas como um projeto em equipe também é uma ótima maneira de estimular sentimentos de conexão, responsabilidade compartilhada e inclusão no local de trabalho.

© 2016 Sally Hayes