Como criar um fluxograma básico

Os fluxogramas são diagramas que representam do início ao fim de como um fluxo de trabalho, processo ou algoritmo funciona. Esses gráficos são usados ​​para documentar, projetar e analisar em todas as áreas de negócios.

Criado por Joshua Crowder

Como planejar um fluxograma

Criar um fluxograma para um processo é fácil. Você só precisa ter as ferramentas certas e um pouco de imaginação. Para baixar uma planilha com ferramentas de fluxograma, clique aqui. O arquivo contém todos os símbolos básicos que a maioria dos profissionais será capaz de ler e compreender. Existem mais de 80 símbolos que você pode usar, mas não adianta aprendê-los se seus espectadores não souberem o que eles representam. Dito isso, o arquivo contém os símbolos mais populares.

Antes de começar, você realmente só precisa saber o quão descritivo você deseja ser. Traçar grandes processos com muitos detalhes pode ser trabalhoso. Recomenda-se desenhar um gráfico algumas vezes à mão antes de usar ferramentas eletrônicas.

Etapa 1: Considere a direção do fluxo

Quando você inicia um processo, há um retângulo arredondado chamado terminal que fornece uma fila ao usuário. O melhor lugar para iniciar o processo é colocando o terminal de início no canto superior esquerdo do gráfico. Não existem regras reais sobre como você deve criar fluxogramas, mas descobri que é melhor iniciar um processo no canto superior esquerdo e encerrar o processo no canto inferior direito da área do gráfico.

Começar da área superior esquerda e mover para a área inferior direita mostra um fluxo claro para a atividade. Algumas pessoas usam uma abordagem de cima para baixo e isso é bom, desde que seja consistente.

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Etapa 2: adicionar pistas do fluxograma

Ao criar um fluxograma, você realmente não quer que seus dados estejam espalhados. Os itens em seu processo serão mais fáceis de entender se você agrupá-los. Abaixo está um exemplo de um fluxograma sendo separado por "faixas". Embora não seja obrigatório e às vezes seja difícil de seguir, usar as pistas manterá seu gráfico organizado.

Geralmente, ao usar raias como este em um fluxograma, o nome do gráfico é geralmente denominado um fluxograma de raia.

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Etapa 3: use os símbolos de início, parada e transição

Para iniciar um fluxograma, você precisa ter um terminal. Este símbolo inicia o processo de fluxo e também o interrompe. Não há realmente nenhuma outra razão para ter mais de dois terminais.

Você pode chegar a um ponto em que não pode mais ajustar os dados do gráfico em uma página. Neste ponto, você usaria um conector fora da página. Portanto, em vez de usar um terminal para encerrar o processo, você usa um conector fora da página e uma referência a ele como "a". Ao começar na próxima página, faça referência a esse conector fora da página com o "a" com outro conector fora da página. A referência o ajudará a identificar onde continuar novamente.

O conector anon-page funciona da mesma forma, mas é usado quando não há espaço suficiente em uma página para desenhar uma seta para outra parte do processo. Nesse caso, você pula a seta e usa uma referência de conector na página para se aproximar da outra parte do processo. Um exemplo é se você tiver vários processos que salvam em um disco, mas o disco está localizado na parte superior da página quando os processos que precisam ser salvos estão todos na parte inferior da página. Nessa situação, pode ser uma boa ideia usar o conector na página para evitar que as linhas confundam outras partes de seus processos.

De acordo com as diretrizes gerais de fluxograma, essas formas são os únicos símbolos que representam um ponto inicial ou final em um fluxograma.

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Etapa 4: conectar símbolos com linhas

As linhas são o que você usa para conectar seus símbolos. Uma linha reta representa ir de uma parte do processo para outra. Uma linha reta só se move em uma linha direta e nunca implica o retorno do processo. →

Há também uma linha bidirecional e um link de comunicação e ambos possuem duas setas. A linha bidirecional mostra um processo que pode ir em qualquer direção ou para frente e para trás. Você pode usar uma linha bidirecional para salvar um programa de computador em disco, mas aponte para onde você estava para que o processo possa continuar. O link de comunicação mostra uma linha de comunicação de computador para computador, computador para servidor. telefone a telefone, fax a telefone ou mesmo pessoa a pessoa.

O fluxograma não se restringe ao uso das linhas acima. Mais linhas estão disponíveis para gráficos de fluxo mais avançados.

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Etapa 5: adicionar símbolos de armazenamento

Abaixo estão os símbolos que representam algum tipo de armazenamento. O disco é usado quando você está salvando algum tipo de processo do computador, conforme declarado anteriormente.

Outro símbolo de armazenamento é a fita, geralmente conhecido como símbolo de dados sequenciais. Isso é usado para fazer backup de um servidor. Normalmente, a fita é considerada um disco de backup que é removido para armazenamento seguro ou um disco que é usado para recuperar informações. Você pode realmente fazer referência a uma unidade flash com este símbolo.

O símbolo do triângulo com o lado plano para cima é para armazenamento manual de arquivos. Você indicaria dentro do triângulo como os arquivos são classificados (por exemplo, "A" para alfabeticamente, "N" por nome).

Símbolos de armazenamento

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Etapa 6: adicionar símbolos de processo

Um símbolo retângulo colocado no lado comprido representa um processo computadorizado. Você gostaria de usar este símbolo quando qualquer tipo de tarefa controlada por programa é usada. Se essa tarefa envolver salvar, o processo do computador deve atualizar um disco. O trapézio funciona como um processo manual. Pode ser qualquer ação física, como uma inspeção ou tarefa que requeira movimento. O formato do diamante é para a tomada de decisões. Você deve certificar-se de colocar sim / não e as setas nas posições adequadas.

Símbolos de processo

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Etapa 7: adicionar símbolos de entrada e saída

Por último, temos os símbolos que representam os dados de entrada e saída. Você tem a oportunidade de mover um único documento ou vários documentos durante o processo. O trapézio representa uma entrada com chave. Isso realmente assume a forma de um teclado e representa qualquer entrada de dados digitada.

Símbolos de entrada e saída

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Gráfico de exemplo 1: Explicação

O exemplo abaixo mostra um processo que representa a vida útil de um pedido em uma empresa que distribui resina plástica. Como você pode ver, a via que foi discutida anteriormente mantém o processo organizado, permitindo que o usuário do documento saiba onde ele está no processo.

Exemplo 1 Fluxograma. Este processo foi escrito para processamento de pedidos de distribuição de resina plástica. Quando surgem problemas e o processo não atinge o ponto final, ele permanece recíproco até que um pedido seja concluído.

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Gráfico de exemplo 2: Explicação

O exemplo 2 mostra um processo da mesma empresa. Em mais detalhes, este gráfico mostra as etapas exatas executadas para iniciar uma cotação do cliente no sistema CRM. Como você pode ver, o processo continua em outra página com um conector fora da página.

Fluxograma do Exemplo 2

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Em conclusão

Espero que você tenha se beneficiado deste breve tutorial. Eu não queria dar muitas das minhas regras porque o fluxograma não deveria ter muitas restrições. Seu trabalho é tornar o processo aparente no papel para que o público saiba o que está acontecendo em sua cabeça. Dito isso, mantenha seus fluxogramas simples, a menos que as pessoas precisem de mais detalhes. Não há nada pior do que funcionários gastando tempo em gráficos que ninguém terá tempo para aprender. Ok, tem pior…

© 2018 Joshua Crowder