Como criar um cronograma de projeto preciso e estimativa de custo

Aprenda como fazer melhores estimativas de projeto - e torná-las mais rápidas.

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Por que a precisão é importante

Como gerentes de projeto, muitas vezes somos pressionados a criar estimativas muito rapidamente e com muito poucas informações. Pior, somos pressionados a dizer o que os patrocinadores executivos querem ouvir: "Tenho apenas US $ 15.000 para essa atualização do banco de dados. Você pode fazer isso, certo? E deve ser feito em dois meses também!"

No entanto, se dissermos sim, e isso simplesmente não for possível, isso torna as coisas piores. Não parecemos muito bem dois meses e quinze mil dólares depois, quando voltamos e pedimos outros dez mil dólares e mais um mês. E, no entanto, 3 meses e $ 25.000 era o melhor que alguém poderia fazer, e poderíamos saber disso desde o início.

O mundo profissional espera estimativas ruins

Infelizmente, muitas organizações se acostumaram a aceitar estimativas baixas e perceber que a maioria dos projetos ultrapassará o orçamento e será entregue com atraso. De acordo com o Project Management Institute, 55% de todos os projetos não apresentam resultados satisfatórios. A porcentagem de projetos que apresentam resultados satisfatórios dentro do prazo e do orçamento está bem abaixo disso.

Os gerentes de projeto também passaram a acreditar que não podemos fazer estimativas realistas ou, mesmo que pudéssemos, não podemos fazê-lo dentro do tempo de que dispomos. E, se pudéssemos, o chefe não gostaria de ouvir.

Para simplificar, o mundo profissional espera estimativas ruins.

Por que precisamos de boas estimativas

Isso significa que teremos uma boa aparência se pudermos fazer boas estimativas. Agora, vou ser honesto, apresentá-los não será fácil. Será um desafio convencer nossos chefes de que precisamos de boas informações e tempo suficiente para fazer uma estimativa. Entregar estimativas realistas significará, em primeiro lugar, apresentar orçamentos de projeto mais altos e cronogramas mais longos - mais argumentos. Mas veja o que acontece do outro lado: começamos a entregar nossos projetos no prazo e dentro do orçamento - ou quase isso. E nós somos os únicos a fazer isso.

Isso vale seu peso em ouro.

A venda da senhora Justice é um sinal de sua cegueira para agendas pessoais, status, suborno e outros elementos que nos desviam da verdade.

Por trabalho próprio (retocado), via Wikimedia Commons

Eliminando preconceitos

Na estimativa, o viés é uma pressão que nos leva a fazer uma estimativa muito baixa ou muito alta. Então a primeira coisa que temos a fazer é querer fazer uma estimativa precisa. Basta lembrar que, ao final do projeto, você quer olhar para trás e dizer: Minha estimativa estava certa; minha gestão foi boa e eu cumpri a meta.

Na verdade, uma maneira de entender o preconceito é pensar que é algo que o desvia consistentemente . No arco e flecha, um vento cruzado vai soprar as flechas do alvo na direção do vento. Isso é preconceito. Compensamos o preconceito estando cientes da pressão e nos recusando a nos deixar nos afastar.

Aqui estão algumas coisas que podem nos confundir e o que fazer com cada uma delas:

• Orçamentos exigidos ou impostos e declarações de fundos disponíveis. Um orçamento exigido ou imposto é uma declaração de quanto os patrocinadores do projeto, ou o cliente, estão dispostos a gastar. Uma declaração de fundos disponíveis indica quanto dinheiro está no orçamento. Deixe claro que nada disso tem nada a ver com uma estimativa. Não saiba essa quantia antes de estimar (como a senhora cega da justiça na Figura 2) ou, se você souber, reserve-a. Depois de fazer sua estimativa realista, você pode apresentar uma comparação entre o orçamento estimado e o orçamento necessário.
• Pensamento desejoso ou ressentido. Se gostamos de nosso chefe, queremos ajustar o trabalho ao que ele diz que pode pagar. Se acharmos que nosso chefe não é realista, vamos querer exigir o dobro. Essas são reações humanas naturais de amizade ou ressentimento. Por favor, coloque-os de lado. Concentre-se no orgulho profissional que vem com a criação de uma estimativa realista e precisa do trabalho a ser feito e seu custo e tempo.
• Querendo usar apenas uma cópia de um orçamento de projeto antigo. Não copie simplesmente uma estimativa de outro projeto. Haverá dois erros se você fizer isso. Primeiro, essa estimativa pode não ter sido precisa. Sempre use declarações e cronogramas de custos reais precisos, não estimativas anteriores. Em segundo lugar, não existem dois projetos iguais. Mesmo que o seu projeto seja muito semelhante a um projeto anterior, concentre-se nas diferenças, não nas semelhanças.
• Estimando todo o projeto como uma coisa só. Isso não funciona. Estimativas precisas são baseadas em detalhes. Pense em quanto custará cada peça do projeto e quanto tempo demorará. Você obterá uma imagem mais precisa. Além disso, se um item for alto e outro baixo, tudo ficará equilibrado.

Agora você sabe como evitar as pressões que criam preconceitos. Vejamos algumas dicas para fazer uma boa estimativa.

Muitas vezes, as pessoas no trabalho discutem sem ouvir. Trazer estimativas realistas para nossos chefes pode ser um desafio em sua cultura corporativa.

Tambako the Jaguar (CC BY-ND), via flickr

Dicas para fazer uma boa estimativa

Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para fazer uma boa estimativa:

• Certifique-se de saber o que o projeto deve entregar. Sem um escopo claramente definido, uma estimativa precisa é impossível.
• Dê a si mesmo o máximo de tempo possível. Suas primeiras estimativas com um novo método serão lentas. Depois disso, você saberá de quanto tempo precisa.
• Obtenha boas informações. Não envie apenas alguns e-mails. Reserve um tempo para conversar com as pessoas, para explicar o que você está fazendo, para ter certeza de que entendem e para ter certeza de que pensam sobre o que você está pedindo e lhe dão boas informações.
• Concentre-se primeiro nas peças únicas. Cada projeto possui alguns elementos únicos. Faça uma estimativa cuidadosa primeiro. Em seguida, você pode copiar o orçamento real do projeto anterior e os cronogramas para as peças que são mais rotineiras.
• Não deixe nada de fora. Uma vez que o viés é eliminado, os maiores erros de estimativa surgem simplesmente por esquecer uma parte do plano do projeto.

Processo e técnicas de estimativa

Em um projeto de médio ou grande porte, podemos criar duas estimativas. A primeira, ou estimativa inicial, é feita depois de termos uma declaração de escopo clara, mas antes de ser elaborada exatamente na Estrutura Analítica do Projeto. A estimativa inicial pode ser criada em comparação com os projetos anteriores, pelo Método Bucket ou por uma técnica sofisticada (e cara) chamada Delphi de banda larga modificada.

Após a EAP e a lista de atividades serem concluídas, estimativas muito precisas são criadas usando PERT, a Técnica de Avaliação e Revisão do Projeto. A relação entre o processo de planejamento do projeto e a estimativa inicial e tardia é descrita mais detalhadamente em Técnicas de Estimativa de Tempo e Custo de Gerenciamento de Projeto: Visão geral.

Onde quer que você esteja no processo de planejamento do projeto e qualquer técnica de estimativa que você use, todos os métodos neste artigo para evitar distorções e tornar a estimativa fácil de aplicar.

Fazendo uma boa estimativa - rápido

Ao fazer suas primeiras estimativas, você desejará configurar as coisas para fazer isso mais rápido da próxima vez. Veja como:

• Organize e armazene seus dados. Você usará dados reais de projetos anteriores (cronogramas e orçamentos) com frequência. Certifique-se de que está disponível, bem organizado e, se possível, em formatos padrão e pesquisáveis. O ideal é que ele esteja em um formato fácil de copiar, como um banco de dados, uma planilha ou um documento editável, em vez de um documento pronto para impressão, como um arquivo PDF.
• Faça uma lista de contatos. Você descobrirá que certas pessoas são realmente úteis. Eles entendem o tipo de dados que você deseja. Alguns serão outros gerentes de projeto. Alguns serão contadores. Alguns serão fornecedores que ficarão felizes em fazer uma estimativa rápida, na esperança de que você compre deles. Faça uma lista de contatos de pessoas que são especialmente boas em fornecer informações sobre estimativas e anote suas áreas de especialização.
• Crie modelos. Crie seus próprios modelos de estimativa, formulários e planilhas. Isso tornará as coisas realmente mais rápidas da próxima vez. Certifique-se de limpar todos os dados da estimativa atual do seu modelo - você não quer que erros apareçam. Ter esses modelos também torna muito fácil treinar outras pessoas para ajudá-lo a fazer suas estimativas mais rapidamente.
• Forme uma equipe. A maneira mais rápida de verificar os números é fazer com que uma pessoa leia a fonte, enquanto a outra verifica o documento final. Você também pode dividir partes do projeto e fazer com que os funcionários calculem seu próprio tempo e custos. Isso é muito mais preciso e também incentiva a apropriação da estimativa, de modo que eles tentem viver de acordo com o que disseram que poderiam fazer.

Por último, quando o projeto estiver concluído, compare o que realmente aconteceu no projeto com sua estimativa. Se sua estimativa estava correta, você tem um ótimo processo. Se sua estimativa estava errada - e está tudo bem, às vezes estará - então pesquise e descubra o porquê e atualize seus modelos para melhorar seu processo.

Você será um avaliador rápido e preciso em nenhum momento. Bem, não, isso não é preciso. Isso é exagero tendencioso. Você será um avaliador rápido e preciso muito em breve, e mais cedo se der o seu melhor!